Kollaboratives Arbeitsmanagement – Strategien und Praxisbeispiele
Alle Teamarbeiten mit einer leistungsstarken Lösung zentral verwalten.
Workflows effizient managen: Ein Einstiegsleitfaden.
Erfahrt, wie Adobe Workfront Teams dabei unterstützt, Hindernisse zu überwinden – für effiziente Zusammenarbeit, klare Kommunikation, schnellen Ressourcenzugriff, transparentes Fortschritts-Tracking, flexible Arbeitsbereiche und kürzere Durchlaufzeiten bei der Content-Lieferung.
Lest weiter und entdeckt Lösungen für die größten Arbeitsherausforderungen.
Unabhängig von Branche, Team oder Rolle – Arbeit ist der Kern dessen, was Unternehmen am Laufen hält. Deshalb kommt es nicht nur darauf an, dass Aufgaben erledigt werden, sondern auch darauf, dass die Menschen, die sie erledigen, ihre Arbeit als bedeutsam und erfüllend erleben.
Ein entscheidender Schritt dahin ist das Beseitigen von Hindernissen, die moderne Arbeitsabläufe ausbremsen. Viele Unternehmen verkomplizieren ihre Prozesse durch mangelnde Transparenz, fehlenden Strategiebezug, isolierte Systeme und fragmentierte Zusammenarbeit.
Kollaboratives Arbeitsmanagement ist die Antwort auf diese Herausforderungen.
Die größten Herausforderungen bei der Arbeit 2025.
Der Bedarf an Content wächst – doch ineffiziente Workflows bremsen Teams aus. 58 % der Marketing-Fachleute geben an, dass sie fast die Hälfte ihrer Zeit mit Reviews und Freigaben verbringen – statt mit der eigentlichen Content-Erstellung. Teams kämpfen mit wiederkehrenden Herausforderungen, die Lieferung und Zusammenarbeit verzögern, darunter:
- Silos zwischen Kreativ- und Marketingteams abbauen.
- Review- und Freigabeprozesse beschleunigen.
- Datenbasierte Entscheidungen ermöglichen, indem Arbeit mit der Strategie verknüpft wird.
- Durchlaufzeiten bei der Content-Lieferung verkürzen.
- Vollständige Transparenz und Planbarkeit bei komplexen Projekten sicherstellen.
In diesem Leitfaden stellen wir vier zentrale Schritte vor, mit denen eure Teams effektiver – nicht nur fleißiger – arbeiten können.
Alle Aufgaben an einem Ort bündeln.
Bereichsübergreifende Zusammenarbeit stärken.
Workflows intelligent automatisieren.
Alle Aufgaben an einem Ort bündeln.
Arbeit planen und nachverfolgen.
Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit stärken.
Workflows intelligent automatisieren.
Alle Aufgaben zentral bündeln
In großen Unternehmen laufen unzählige Projekte gleichzeitig – da fällt es schwer, den Überblick über abgeschlossene und noch offene Aufgaben zu behalten. Wer alle Arbeitsabläufe in einem zentralen Hub zusammenführt, schafft eine einheitliche Grundlage: das operative System of Record (OSR) – die verlässliche Datenbasis für alles, woran eure Mitarbeitenden täglich arbeiten.
Zentralisierte Arbeitsabläufe helfen dabei, doppelte Aufwände zu vermeiden und allen Beteiligten einen klaren Einblick in die Unternehmensaktivitäten zu geben. So lassen sich Aufgaben gezielt an der Unternehmensstrategie ausrichten – und alle Beteiligten konzentrieren sich auf die wirklich wichtigen Projekte und Initiativen.
Case Study: Xfinity Creative
Xfinity Creative, eine interne Agentur, stand vor der Herausforderung, die Content-Betreibung in einem vollständig remote arbeitenden Team zu skalieren – und gleichzeitig den administrativen Aufwand zu reduzieren, der die Kreativschaffenden von ihrer eigentlichen Arbeit abhielt. Mit Adobe Workfront als zentraler Informationsquelle wurde ein leistungsstarkes Toolkit aufgebaut, das das gesamte Content-Lifecycle-Management integrierte. Eine nahtlose Integration mit Adobe Creative Cloud for Business und Adobe Experience Manager Assets war entscheidend, um Routineaufgaben zu automatisieren und das Kreativteam von administrativen Aufgaben zu entlasten. Bereits im ersten Jahr steigerte diese Transformation die Liefergeschwindigkeit von Projekten um 700 % und verkürzte die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeitender um über 50 %.
Erfahrt mehr über die Reise von Xfinity Creative und wie das leistungsstarke Toolkit entwickelt wurde: Jetzt die ganze Geschichte lesen.
Arbeit planen und nachverfolgen
Sobald alle Arbeitsabläufe zentralisiert sind, könnt ihr den Blick nach vorne richten.
Wenn alle Projekte und Initiativen an einem Ort gebündelt sind, lassen sich Ziele klar definieren und eingehende Projektanfragen direkt darauf abstimmen. Projektverantwortliche behalten die Kapazitäten ihrer Teams im Blick, erkennen verfügbare Ressourcen und können den Bedarf gezielt planen. Vor allem aber haben alle Teammitglieder volle Transparenz über ihre Aufgaben – von der Planung bis zum Abschluss. So behalten sie stets den Überblick: wer woran beigetragen hat, welche Ressourcen als nächstes benötigt werden und wann mit dem Abschluss zu rechnen ist.
Case Study: Adobe
Das interne Team von Adobe benötigte eine zentrale Anlaufstelle, um wichtige digitale Aktionen wie Black Friday und das Back-to-School-Geschäft zu planen und umzusetzen – mit strikter Abstimmung über mehrere globale Regionen hinweg. Durch den Einsatz von Workfront konnte das Team unhandliche Tabellenkalkulationen hinter sich lassen und einen standardisierten, vorkonfigurierten Projektplan für alle Aktionen etablieren. Diese Zentralisierung der Planung verkürzte die SLAs für Promotions von 10 auf 6 Wochen – eine Beschleunigung der Markteinführung um 40 %. Darüber hinaus konnte das Team die Entwicklung von Aktionsplänen dank Kampagnenmanagement-Vorlagen um 97 % beschleunigen.
Weitere Informationen dazu, wie Adobe digitale Promotions beschleunigt, findet ihr hier: Zur vollständigen Story.
Funktionsübergreifende Zusammenarbeit stärken
Sobald die Arbeit zentralisiert und Planung sowie Nachverfolgung eingerichtet sind, solltet ihr sicherstellen, dass Teams und Abteilungen eng zusammenarbeiten, um Silos aufzubrechen.
Ein zentraler Arbeitsbereich fördert die nahtlose Zusammenarbeit im Team. Typische Silos, die den Arbeitsfluss verlangsamen – wie die Suche nach der richtigen Version für Reviews oder nach Assets für die Content-Erstellung – werden so von selbst beseitigt. Die Versionskontrolle für Reviews erfolgt direkt in Workfront, während das Asset-Management durch die Integration mit eurem Digital Asset Management (DAM)-System unterstützt wird. Um das volle Potenzial auszuschöpfen, solltet ihr sicherstellen, dass eure Teams gut eingeführt werden und verstehen, welche Möglichkeiten dieser zentrale Bereich für sie bietet.
Sobald eure Teams die Vorteile eines zentralen Arbeitsbereichs verstanden haben, könnt ihr den Review- und Genehmigungsprozess für Projekte deutlich effizienter gestalten. Teams können bei allen Aspekten ihrer Arbeit unkompliziert zusammenarbeiten – von Statusupdates über Feedback und Projektänderungen bis hin zu Entscheidungen. Und wenn ihr eure Work-Management-Lösung mit weiteren Kernanwendungen verknüpft – etwa mit Lösungen für Lieferung und Analytics –, können die Teams in ihren bevorzugten Tools bleiben und trotzdem an einem zentralen Ort zusammenarbeiten.
Fallstudie: BNY Mellon
BNY Mellon Investment Management ist in einem stark regulierten Finanzumfeld tätig. Das Unternehmen stand vor der Herausforderung, dass die manuelle Erstellung von E-Mails und die Compliance-Prüfung viel zu zeitaufwändig waren – pro E-Mail oft bis zu 16 Stunden. Durch die Integration von Workfront in die Marketing-Automationsplattform entwickelte das Demand-Operations-Team automatisierte, compliance-konforme Workflows. Dieses digitale Umfeld lieferte einen lückenlosen Prüfpfad für strenge Vorschriften und schuf einen einheitlichen Prozess für Marketing- und Compliance-Teams. Die gewonnene Effizienz ermöglichte es BNY Mellon, mehr E-Mails intern zu erstellen – mit einer Zeitersparnis von 6 Stunden pro E-Mail und tausenden Stunden pro Jahr.
Erfahrt mehr darüber, wie BNY Mellon Engagement und Effizienz gesteigert hat – jetzt die gesamte Story lesen.
Workflows intelligent automatisieren
Sobald ihr Arbeit zentralisiert, Projekte geplant und verfolgt sowie die Teamzusammenarbeit gefördert habt, sollte Automatisierung im Mittelpunkt stehen. Dieser systematische Ansatz hält alle Projekte auf Kurs und sorgt für einen reibungslosen Arbeitsfluss.
Mit etablierten Prozessen könnt ihr Workflows zwischen Mitarbeitenden und Systemen automatisieren und verknüpfen, Projekte konsequent vorantreiben und jeden Schritt im Workflow automatisieren. Vorgefertigte Vorlagen sparen beispielsweise wertvolle Zeit beim Einrichten von Projekten. Sobald ein Anfrageformular erstellt und ausgefüllt wird, benachrichtigt es eure Teams sofort über ein neues Projekt. Wird eine Aufgabe innerhalb dieses Projekts abgeschlossen, werden die Daten automatisch zwischen Systemen und Plattformen wie Adobe Experience Platform (AEP) synchronisiert. Die Person oder das Team, das für den nächsten Schritt verantwortlich ist, erhält automatisch eine Benachrichtigung, sobald dieser bereit ist.
Dieser Arbeitsansatz verschafft allen Beteiligten einen klaren Überblick: Wo stehen Projekte gerade? Wann ist die eigene Aufgabe dran? Wann ist sie fällig? Da alle Daten unternehmensweit und über integrierte Systeme geteilt werden, können Teammitglieder fundierte, datenbasierte Entscheidungen treffen.
Arbeit effizient zu erledigen ist nur die halbe Miete. Sind diese Ergebnisse nicht mit den zentralen Unternehmenszielen verknüpft, ist man zwar beschäftigt – aber nicht wirklich produktiv. Eine echte Work-Management-Lösung bietet daher einen zentralen Ort, um Unternehmensprojekte zu planen und zu verfolgen, die auf strategische Ziele einzahlen.
Das löst eine der hartnäckigsten Herausforderungen: Ergebnisse, die nicht mit der Strategie verknüpft sind. Führungskräfte erhalten Echtzeittransparenz und können so datenbasierte Entscheidungen treffen.
Echtzeittransparenz gewinnen
Wenn Arbeit zentralisiert ist, habt ihr endlich eine einzige verlässliche Informationsquelle. Statt mühsam Statusupdates einzuholen, können Führungskräfte Echtzeit-Daten zu Projektfortschritt, Ressourcenkapazität und Budgetverteilung auf einen Blick einsehen.
Moderne Work-Management-Plattformen bieten benutzerfreundliche, visuelle Tools – etwa Canvas-Dashboards und anpassbare Widgets –, die Insights aus allen Projekten bündeln. Chief Marketing Officers behalten den übergreifenden Fortschritt gegenüber Unternehmenszielen im Blick, während Managerinnen und Manager Teamauslastungen überwachen und sicherstellen, dass alle an den richtigen Prioritäten arbeiten.
Umsetzung mit strategischen Zielen verknüpfen
Ein effektives Arbeitsmanagementsystem geht weit über einfaches Aufgaben-Tracking hinaus – es bietet eine zentrale Lösung, die strategische Planung und Umsetzung miteinander verbindet. Ihr könnt euren gesamten Marketing-Lifecycle abbilden, von der ersten Idee bis zur Lieferung, und jedes Projekt direkt mit den übergeordneten Unternehmenszielen verknüpfen.
So entsteht eine klare, nachvollziehbare Verbindung: vom übergeordneten Ziel – etwa „Marktanteile erhöhen“ – bis hin zur einzelnen Aufgabe. Führungskräfte können Pläne ganzheitlich bewerten und sicherstellen, dass alle Maßnahmen auf die Unternehmensziele einzahlen.
Datenbasierte Entscheidungen für die Zukunft treffen
Mit allen Arbeitsdaten an einem zentralen Ort könnt ihr diese in einen Data Lake exportieren und mit anderen Unternehmensdaten – etwa aus Vertrieb, Finanzen oder Web-Analysen – in den Business-Intelligence-Tools eurer Wahl zusammenführen. So geht ihr vom reinen Tracking über zum präzisen Messen der tatsächlichen Auswirkungen auf euer Unternehmen.
Darüber hinaus reduziert der nachvollziehbare Review- und Freigabeprozess nicht nur Risiken, sondern vereinfacht auch Audits erheblich. Das verkürzt die Time-to-Market und liefert euch messbare Daten zur Prozesseffizienz.
Fallstudie: Lloyds Banking Group
Lloyds Banking Group musste ein starres Legacy-Workflow-System ablösen, um dem wachsenden Bedarf an Marketing-Content gerecht zu werden – ohne dabei strenge regulatorische Anforderungen zu vernachlässigen. Mit der Einführung von Workfront gelang es dem Team, Dateneingaben und andere wiederkehrende Aufgaben durch 76 individuelle Szenarien zu automatisieren.
Diese gezielte Automatisierung ermöglichte es dem Digital-Team, die Prozessschritte um 50 % zu reduzieren und die Time-to-Market für neue Kampagnen zu halbieren. Heute arbeiten Kampagnenverantwortliche, Content-Ersteller und Compliance-Teams reibungslos in einer flexiblen, nachvollziehbaren Umgebung zusammen.
„Die Lösung ermöglicht es dem Marketing-Team, flexibel zu bleiben und die vielfältigen Anforderungen an Content-Erstellung und -Review von Kampagnenverantwortlichen zu unterstützen, die mit den Marken, Kanälen und Medien des Unternehmens arbeiten."
Alle Details zur Erfolgsgeschichte von Lloyds Banking Group und zu den Vorteilen der Automatisierung findet ihr in der vollständigen Story.
Kollaboratives Arbeitsmanagement beginnt mit Workfront
Diese vier Schritte bilden das Fundament für eine Kultur der kollaborativen Zusammenarbeit. Im Kern eines jeden Schritts steht die Lösung, die all das erst möglich macht.
Workfront ist darauf ausgelegt, funktionsübergreifende Zusammenarbeit in unternehmensweiten Ökosystemen zu fördern. Vor allem aber ist es für die Menschen gemacht, die eure Marke ausmachen – und genau auf ihre Arbeitsweise zugeschnitten.
Dank der Integration mit anderen wichtigen Anwendungen ermöglicht Workfront euren Teams, in ihren bevorzugten Tools zu arbeiten und dabei in Echtzeit von überall aus zusammenzuarbeiten. Entscheidend dabei: Die tägliche Arbeit bleibt stets mit euren Kernstrategien verknüpft. Sobald ihr Ziele definiert und Projekte diesen Zielen zuordnet, lassen sich Abo-Varianten mühelos nebeneinander vergleichen. Mit Echtzeit-Reporting erhaltet ihr die richtigen Insights – genau dann, wenn ihr sie für fundierte Entscheidungen braucht.
„Adobe Workfront gehört mit seinen Enterprise-Funktionen zu den führenden Lösungen im Bereich kollaboratives Arbeitsmanagement."
The Forrester Wave™: Collaborative Work Management Tools, Q2 2025
Zum dritten Mal in Folge ist Workfront ein Leader im Bereich kollaboratives Arbeitsmanagement – eine Position, die durch den Fokus auf strategische Planung und unternehmensweite Lieferung gestärkt wird. Laut The Forrester Wave™ eignet sich Workfront besonders für größere Unternehmen mit bereichsübergreifenden Planungsanforderungen. Es ist außerdem ideal für alle, die von ersten Marketing-Anwendungsfällen zu einer umfassenden Unternehmensplanung wechseln möchten. Adobe wird in dieser Bewertung zudem als „Customer Favorite“ ausgezeichnet. Wir wissen genau, was es braucht, um die Arbeit auf die nächste Ebene zu heben – und wir begleiten euch dabei.
Erfahrt mehr über die Funktionen und Vorteile von Adobe Workfront und überzeugt euch selbst, warum unsere Anwendung zu den führenden Lösungen für Unternehmen zählt.
Quellenangaben.
2025 AI and Digital Trends Report, Adobe, 2025.
„Accelerating Content Time to Market“, Adobe-Kundenstory für Lloyds Banking Group, Juli 2023.
„Award-Winning Creativity from the Cloud“, Adobe-Kundenstory für Xfinity Creative, Dezember 2022.
„BNY Mellon Investment Management Reaches More Clients with More Relevant Messages Using Marketo Engage and Workfront," Adobe-Kundenstory für BNY Mellon, April 2023.
Growing Business with Faster Digital Promos, Adobe, 2025.
How Workfront Uses AI to Support Work Planning and Delivery for Enterprise, Forrester und Adobe, 2025.
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