Accélérer les processus de signature pour accompagner la transformation du groupe

« Comment légitimement se revendiquer entreprise innovante et promouvoir le digital vis-à-vis de nos clients sans nous-mêmes disposer de la signature électronique ? » s’interroge Blandine Bruno, Senior Legal Counsel chez Saint-Gobain.

Saint-Gobain est un fleuron industriel français, spécialisé dans la production, la transformation et la distribution de matériaux et services pour les marchés de l’habitat et de l’industrie. Avec plus de 166 000 collaborateurs présents dans 75 pays, le groupe ambitionne d’être le leader mondial de la construction durable. Dès la fin 2018, Saint-Gobain se met en ordre de marche en initiant un programme, « Transform and Grow », qui recentre les activités du groupe autour de ses objectifs et simplifie son organisation.

« Ce plan de transformation impactait fortement l’activité RH et notamment les fonctions Support du groupe : rien qu’en France, nous allions évoluer au rythme d’une cinquantaine de modifications contractuelles par mois pendant 12 mois », explique Guillaume Baudrand. Aujourd’hui directeur projet digitaux RH pour la distribution chez Saint-Gobain, il occupait alors la fonction d’Adjoint RH aux fonctions Support au siège de Saint-Gobain.

Simplifier la dématérialisation des processus RH

Le besoin exprimé porte sur la simplification du processus de signature des documents et sur l’accélération du processus de recrutement. Jusque-là, une mutation impliquait de prendre physiquement plusieurs rendez-vous avec le salarié et les parties prenantes pour signer le contrat. En cas de recrutement, l’entreprise envoyait le contrat par voie postale et le candidat devait revenir pour le signer en présentiel. Ces processus étaient d’autant plus longs et fastidieux qu’ils demandaient un suivi de la part des équipes RH. Pour mener cette transformation à bien, une approche nouvelle s’imposait.

Rapidement, d’autres fonctions manifestent leur intérêt pour la signature électronique. « Il y a eu une démultiplication des initiatives locales, faisant émerger le besoin d’intégrer une solution standardisée et conforme à nos exigences de sécurité », explique Daniel Battaia, Chef de Projet Digital Senior, chez Saint-Gobain, chargé de la maîtrise d’œuvre et de l’assistance à la maîtrise d’ouvrage du projet d’intégration de l’e-signature.

Une solution sécurisée et dimensionnée pour un déploiement massif à l’international

Déjà utilisée par certains pays pour des fonctions diverses, Adobe Acrobat Sign bénéficie alors de retours d’expériences positifs. Si elle répond parfaitement aux attentes métiers, la solution doit passer par les fourches caudines de la DSI du groupe. « La cybersécurité est une priorité absolue chez Saint-Gobain. Nous avons une équipe dédiée, qui a évalué Acrobat Sign pour valider sa conformité. Sans leur accord, aucune solution ne peut être intégrée », ajoute Daniel Battaia.

Les autres critères de validation ont porté sur:\

1. La facilité d’interconnexion d’ Acrobat Sign avec les outils existants en vue d’une dématérialisation complète des processus,
2. L’ergonomie de la solution afin de faciliter sa prise en main,
3. Sa capacité de déploiement à l’international,
4. La fiabilité de l’éditeur,
5. La conformité et l’évolutivité de la solution face aux règles juridiques.

Choisie pour être la solution de signature électronique référente du groupe Saint-Gobain, en France et à l’international, Acrobat Sign passe du statut de solution recommandée à celui de solution standardisée pour toutes les entités du groupe. « C’est un positionnement fort de la Direction Digitale et IT du Groupe », estime Daniel Battaia. Acrobat Sign a depuis été interfacé avec plusieurs autres solutions du groupe : des CRM Salesforce, un logiciel de paie, la Gestion Électronique des Documents et bientôt, une solution Contrat’Tech pour accélérer la dématérialisation des processus Achats. « Je suis persuadé que sa facilité d’interconnexion avec les autres solutions est une des grandes forces d’Acrobat Sign », ajoute-t-il.

Une simplification des processus qui séduit de nombreuses fonctions

La dématérialisation des documents chez Saint-Gobain s’est faite en deux temps : d’abord en transmettant des documents numérisés, qui étaient imprimés, signés à la main et à nouveau numérisés pour être transmis par voie électronique. Ensuite, en remplaçant le scan par la signature électronique avec Acrobat Sign. « La question majeure est la fiabilité et la recevabilité de la signature électronique devant les tribunaux. Acrobat Sign a démontré techniquement sa conformité à la réglementation eIDAS et au décret d’application associé, avec des engagements et des garanties d’Acrobat. Il n’y a aucun doute sur la valeur de la signature électronique avec Acrobat Sign », estime Blandine Bruno.

Après les RH, les achats, le juridique, le contrôle de gestion, le marketing, les départements informatiques ou encore le service de gestion de la mobilité internationale s’emparent de la solution. Les confinements successifs et la simplicité d’usage d’Acrobat Sign accélèrent sa prise en main : l’e-signature facilite la continuité de l’activité et contribue à fluidifier et sécuriser les échanges contractuels.

Des gains tangibles de productivité et d’efficacité

Acrobat Sign aide ainsi les équipes à être plus efficaces. La préservation de l’intégrité du document garantit ainsi que toutes ses pages ont bien été signées ou paraphées, éliminant le risque d’archiver un contrat incomplet. « Le risque d’erreur ou de perte est réduit. On gagne en fiabilité. Et tout le monde en bénéficie : les juristes bien sûr, mais aussi les assistantes par exemple, qui ont moins d’administratif à gérer », explique Blandine Bruno.

Ces gains de productivité sont renforcés par la réduction des délais de signatures : ils sont passés de 2 semaines à 24h pour les contrats de mutation dans le cadre de la transformation du groupe. « Nous n’aurions pas réussi à suivre le rythme des 50 modifications contractuelles mensuelles sans Acrobat Sign », assure Guillaume Baudrand.

Le bénéfice clé pour Saint-Gobain n’est pourtant pas dans le gain de temps. Il réside dans la traçabilité et le suivi des documents. « On se libère l’esprit de tâches sans valeur telles que le suivi du document et les relances », abonde Blandine Bruno. Une fois le document édité, les équipes disposent d’un tableau de bord qui leur indique l’état du document, sa date d’envoi, s’il a été signé et l’identité du signataire, avec la possibilité d’automatiser les éventuelles relances.

Améliorer l’attractivité de Saint-Gobain et le recrutement des meilleurs profils

La traçabilité procure des bénéfices palpables dans de nombreuses situations. Dans le cas d’un recrutement, la simplicité de l’outil et les gains de réactivité dans les échanges contribuent à attirer les meilleurs profils : « Proposer la signature électronique renforce l’attractivité et l’image dynamique du groupe. Nous avons un nombre certain de candidats qui ont signé avec nous parce qu’ils avaient des propositions concrètes plus rapidement », confie Guillaume Baudrand.

Du point de vue juridique, le suivi permet de s’assurer que la bonne version du contrat sera signée par les bonnes personnes. « Dans le cadre d’une signature de masse, on peut envoyer un document à 300 personnes en même temps à travers le monde. Le suivi et la relance automatisée font gagner un temps précieux et nous permettent de nous concentrer sur notre métier », estime Blandine Bruno.

Aujourd’hui, Acrobat Sign est utilisée par 3500 collaborateurs Saint-Gobain, répartis dans 24 pays et 13 fonctions différentes, pour un volume supérieur à 12 000 transactions par mois. Si la conduite du changement est facilitée par la simplicité d’usage d’Acrobat Sign, c’est désormais sur la transformation des processus que Saint-Gobain concentre son travail d’évangélisation. « La signature électronique avec Acrobat Sign s’enracine progressivement car elle n’apporte que des bénéfices. Nous mettons en place une équipe IT dédiée pour accompagner les entités du groupe qui souhaitent l’intégrer. A l’avenir, nous allons industrialiser son déploiement avec pour objectif d’optimiser l’ensemble de nos processus métier », confie Daniel Battaia.

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