La signature électronique décolle dans la division RH.

Airbus rationalise ses flux documentaires RH en intégrant Adobe Sign dans Workday.

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Fondé en

1970

Nombre d’employés : 134 000
Paris, France
www.airbus.com

45 000

Signatures électroniques apposées chaque année sur les contrats RH

Produits:

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Objectifs

Augmenter l’efficacité et la rapidité des processus RH tout en améliorant l’expérience des collaborateurs et des candidats.

Réduire le nombre de modèles de document gérés.

Assurer l’intégration transparente avec Workday et les autres outils et processus RH en place.

Se conformer aux directives du RGPD et des autres réglementations locales.

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Résultats

Délai de signatures des documents d'intégration ramené à 15 minutes au lieu de plusieurs heures, voire plusieurs jours.

Réduction du nombre de modèles, qui passe de 400 à un volume gérable de 20 modèles par pays.

Rationalisation de 45 000 signatures par an grâce à l’intégration d’Adobe Sign avec Workday.

Conformité mondiale assurée par l’intermédiaire de pistes d’audit fiables et d’un stockage sécurisé.

Simplification des opérations internationales complexes

Le gigantisme et la complexité font partie de l’ADN du fleuron de l’aéronautique Airbus Group. Présente dans 7 pays avec un effectif de 134 000 salariés, l’entreprise construit des appareils figurant parmi les plus avancés de la planète : avions de ligne, systèmes de défense, satellites et hélicoptères.

 

Au milieu de cette complexité, Antoine Durand, Architecte du système de GRH Workday d’Airbus Group, a introduit un peu de simplicité. Cet architecte du système de gestion des ressources humaines (GRH) Workday d’Airbus Group a aidé les services RH à engager leur transition vers le digital et à adopter un outil unique de signature électronique pour gérer les documents de recrutement.

 

« Nous sommes une grande entreprise internationale qui utilise une multitude d'outils dans différents pays et divisions, explique Antoine Durand. Mais nous cherchons constamment à améliorer notre efficacité, et c'est toujours mieux d'accomplir nos tâches avec un seul outil qu'avec plusieurs. »

 

L’efficacité des équipes RH est d’autant plus importante qu’elles travaillent à distance et doivent être productives avec moins de ressources. Même si certaines avaient la possibilité de signer les documents par voie électronique, la majorité faisait tout manuellement — à l'encre et au papier. Ce qui était lent et onéreux. Elles entraient les données dans les modèles un à un, puis envoyaient les documents pour signature à plusieurs destinataires, qui devaient alors les imprimer, les signer, les numériser et les retourner. De plus, sans la possibilité de suivre ces workflows, les équipes RH perdaient parfois toute trace des documents.

 

Par ailleurs, la quantité de modèles à gérer était considérable. « Lorsque nous avons inventorié tous les documents, nous avons découvert que les équipes utilisaient environ 400 modèles par pays pour être en conformité avec leurs exigences locales, indique Antoine Durand. Mon objectif était d’accélérer et de simplifier le processus RH, tout en créant une meilleure expérience pour les collaborateurs et les candidats. »

 

Airbus avait besoin d’une solution de signature électronique qui s’intègre facilement avec Workday et permette aux utilisateurs de tout faire sans quitter cette interface. L’entreprise devait aussi réduire le nombre de modèles et les rendre plus gérables, ainsi qu’assurer sa conformité avec les directives du RGPD et celles des comités d’entreprise régionaux.


« Nous pouvions intégrer Adobe Sign dans nos processus RH et l’utiliser en toute transparence dans l’écosystème Workday. »

 
Antoine Durand

Architecte du système de GRH Workday, Airbus Group


Lancement des signatures électroniques dans quatre pays

La solution Adobe Sign a séduit Antoine Durand, qui s’est immédiatement lancé dans ce projet.

 

« Nous pouvions intégrer Adobe Sign dans nos processus RH et l’utiliser en toute transparence dans l’écosystème Workday, souligne-t-il. Nous avons décidé de faire les choses en grand et de le déployer simultanément dans nos quatre principaux pays de production : la France, l’Allemagne, l’Espagne et le Royaume-Uni. »

 

La plus grande difficulté s’est présentée au tout début du projet. Les documents de recrutement étaient tous différents, avec des en-têtes et pieds de page locaux, des logos spécifiques à chaque division et des clauses régionales. Avec l’aide des équipes RH, Antoine Durand a ramené les 400 versions à seulement 20 modèles pour chaque pays, tous faciles à gérer et personnalisables via Adobe Sign et Workday.

 

« En facilitant la prise en compte des obligations légales de chaque pays, nous avons diminué les coûts RH et simplifié le recrutement, en particulier pendant la pandémie, développe Antoine Durand. Les équipes n’ont plus besoin de mettre à jour un à un des centaines de documents à chaque changement de contenu. »

Une fois les modèles prêts, les services RH ont pu commencer à utiliser Adobe Sign. Pour envoyer des contrats de travail aux candidats, par exemple, ils n’ont qu’à choisir le modèle approprié dans Workday et laisser le système renseigner automatiquement toutes les données nécessaires, comme les informations sur le candidat et le contenu spécifique à chaque pays ou division. Ensuite, ils envoient les documents à signer, sans quitter l’interface Workday. La version signée est automatiquement enregistrée dans Workday, où elle peut être consultée par les partenaires RH, les responsables et les collaborateurs.

 

« L’intégration entre Adobe Sign et Workday rationalise les processus RH et protège les documents en créant une source de données fiable et unique pour les formulaires de recrutement, les évaluations de performance, etc., affirme Antoine Durand. Elle améliore aussi considérablement l’expérience des candidats et des employés. »

 

Cette nouvelle approche est non seulement bénéfique pour la marque Airbus et sa réputation de leader technologique, mais aussi pour ses recrutements et la rétention des talents. Le fait de pouvoir signer les documents RH par voie électronique, partout et sur tous les appareils, est rassurant pour les employés et les candidats. Ils savent qu’ils travaillent pour une entreprise qui investit dans l’efficacité et la productivité.


« Sur une année, nous traitons 15 000 documents RH pour un total de 45 000 signatures électroniques. Adobe Sign nous permet d’être plus efficaces en accélérant les processus avec un dispositif moderne et fluide de gestion des signatures. »

 
Antoine Durand

Architecte du système de GRH Workday, Airbus Group


Une standardisation mondiale qui garantit la rapidité, l’efficacité et la fluidité du processus RH

Aujourd'hui, plus d’un tiers des employés Airbus en France, en Allemagne, en Espagne et au Royaume-Uni utilisent la solution de signature électronique pour les RH. En une journée, ce sont en moyenne 100 documents qui sont signés et traités via Adobe Sign et Workday, impliquant 200 à 500 employés.

 

« Sur une année, nous traitons 15 000 documents RH pour un total de 45 000 signatures électroniques, précise Antoine Durand. Adobe Sign nous permet d’être plus efficaces en accélérant les processus avec un dispositif moderne et fluide de gestion des signatures. »

 

Maintenant, les équipes RH envoient des documents électroniques aux candidats et obtiennent des signatures en seulement 15 minutes, au lieu de passer des heures voire des jours à attendre que toutes les parties impriment, signent, numérisent et renvoient leurs contrats. Elles suivent le statut des documents et vérifient leur transmission, ce qui accroît la sécurité et évite les pertes de documents. La piste d’audit complète assure, de surcroît, la conformité d’Airbus avec les réglementations.

 

Mais Antoine Durand ne compte pas s’arrêter là. Il prévoit de déployer les signatures électroniques pour d’autres processus RH, comme les formulaires de congés de longue durée, les fins de contrat de travail et les lettres de référence. Airbus pourra ainsi abandonner les autres flux documentaires et outils de signature numérique isolés disséminés dans toute la division RH. Antoine Durand ambitionne également de déployer Adobe Sign outre-Atlantique, au Canada, afin de digitaliser d’autres processus et d'améliorer l’expérience des employés partout dans le monde.

 

Si Antoine Durand ne compte pas s'arrêter en si bon chemin, il est satisfait du travail déjà accompli. « Nous avons franchi une grande étape avec l’adoption d’une solution de signature électronique unique par les RH de quatre pays, dit-il. C’est très profitable à une entreprise de la taille et de l’envergure d’Airbus ».

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