Voorbereiding voor de implementatie

Bepaal wie er deel gaan uitmaken van je kernteam.

Voor een succesvolle implementatie is het belangrijk dat je de juiste mensen selecteert voor je kernteam. In de gids voor het kernteam hieronder vind je uitgebreide informatie over de rol van elk teamlid, maar hier is een kort overzicht.

• De leden van het kernteam zijn de primaire aanspreekpunten voor Workfront tijdens de implementatie.
• De leden van het kernteam zijn verantwoordelijk voor het volgende:
  • Actief deelnemen aan de implementatie, inclusief werksessies met je Workfront-consultant.
  • Het dagelijkse werk aansturen om wekelijkse mijlpalen te halen.
  • Zorgen voor voorlichting en ondersteuning van je eindgebruikers.
  • Een plan voor verandermanagement uitvoeren. Daarbij laat je je eindgebruikers weten dat Workfront eraan komt en zorg je dat ze de waarde van Workfront begrijpen.
  • De toegewezen on-demand trainingen voltooien.
• Als je team of afdeling zich aansluit bij een bestaande actieve instance van Adobe Workfront, is het belangrijk om je Global System Administrator op te nemen in je kernteam. Zo zorg je voor een goede afstemming van de governance in je hele organisatie.

Verzamel de reeds aanwezige documentatie.

Als je je Workfront-consultant voorziet van documenten waarin je werkprocessen staan beschreven, kan die direct prescriptieve aanbevelingen doen. Steek echter niet te veel energie in het samenstellen van documentatie. Als je niet beschikt over documentatie, hoef je die niet speciaal te maken. Je Workfront-consultant begeleidt je en doet aanbevelingen op basis van onze best practices, zelfs als je team de processen nog niet eerder heeft gedefinieerd.

De volgende documentatie is vooral nuttig:

• Procesdiagrammen en stroomdiagrammen – Door je processen visueel in kaart te brengen, kunnen we een goed inzicht krijgen in hoe je team momenteel werkt.
• Voorbeeldformulieren voor intake – Hoe bereikt het werk je team? Als je een geformaliseerd proces hebt met een aanvraag- of intakeformulier, is het erg handig als we daar een voorbeeld van krijgen. Maar als werk op informele wijze binnenkomt – via e-mail, ad-hoctelefoontjes of op een andere manier – laat dat ons dan weten.
• Voorbeeldsjablonen voor projecten – Beheert jouw team het werk met behulp van projectplannen? Zo ja, deel dan enkele voorbeelden van belangrijke projecten die je team uitvoert.
• Voorbeeldrapportage – Heeft je team belangrijke bedrijfsmetrics waar je naartoe werkt? Rapporteer je wekelijks, maandelijks of per kwartaal over deze belangrijke metrics? Voorbeelden van periodieke rapporten geven ons een beeld van de data die we voor je in Workfront moeten vastleggen en van de geautomatiseerde rapporten die we moeten genereren om het werk van je team te ondersteunen.

Bereid je voor op week één van de Workfront-implementatie.

Ons Workfront Professional Services-team kijkt ernaar uit om met je samen te werken. Hieronder vind je enkele taken die je moet uitvoeren ter voorbereiding op de implementatie. Heb je nog andere vragen, neem dan contact op met je Account Executive. Hij of zij zal ervoor zorgen dat je beschikt over alles wat je nodig hebt, zodat je helemaal klaar bent voor de implementatie.

• Bekijk de sponsorvideo's van je Workfront-projectmanager vóór ons 'planningsgesprek'. – Deze video's geven informatie over je Workfront-implementatieteam, het implementatieschema, de rol van de sponsor, het samenstellen van je kernteam en meer.
• Geef het Workfront-implementatieteam toegang tot je instance van Workfront. – Zo kan het team hun profiel instellen en enkele voorbereidende stappen voor de configuratie uitvoeren, zodat dat we meteen aan de slag kunnen.
• Plan en voer een planningsgesprek. – Maak een afspraak met je Workfront-projectmanager om de implementatie te plannen aan de hand van wekelijkse sessies en onze beoogde lanceerdatum.
• Plan en houd je welkomstgesprek. – Tijdens dit gesprek stellen we je kernteam voor aan je implementatieconsultant, nemen we de tijdlijn van het project door, bespreken we de doelstellingen en training en nemen we een eerste verkenning door met je Workfront-consultant.