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Cosa sono i workflow di gestione dei contenuti?
Automazione dei contenuti per una pubblicazione senza interruzioni
Adobe Experience Manager per workflow connessi
Cos’è la governance dei contenuti e perché è importante
Funzionalità di governance in Adobe Experience Manager Sites
Workflow automatizzati e governance dei contenuti semplificati
Padroneggia i workflow dei sistemi di gestione dei contenuti. Scopri cosa sono i workflow per siti web, proprietà digitali e applicazioni e come gestirne la governance.
Scopri quali funzionalità di Adobe Experience Manager Sites supportano i team web nella gestione dei contenuti: dalla connessione dei workflow ai diversi team, alla ricerca di asset creativi esistenti, fino al rispetto delle linee guida del brand per testi e risorse creative.
AEM Sites accelera la pubblicazione, gestisce i contenuti del sito web e garantisce la coerenza grazie all’automazione.
La gestione di siti web enterprise comporta sfide operative complesse. Senza gli strumenti giusti, pubblicare e gestire contenuti su larga scala può risultare lento e difficile da controllare. Ad esempio, quando le modifiche a un sito sono pronte per la pubblicazione, possono accumularsi in un backlog per l’assenza di revisioni, approvazioni o attivazioni automatizzate nel sistema di gestione dei contenuti (CMS).
Le piattaforme che supportano questi siti richiedono workflow di gestione dei contenuti fluidi e una governance solida, per consentire a centinaia di persone di creare, gestire e pubblicare migliaia o milioni di pagine, mantenendo al contempo l’intero patrimonio di contenuti conforme alle linee guida del brand, alle normative locali e ai requisiti di sicurezza. Questo vale indipendentemente dal modello adottato: CMS headless, tradizionale o responsive web design.
Adobe Experience Manager Sites è il sistema di gestione dei contenuti enterprise leader di settore, che consente ai team di marketing, creativi e IT di creare, gestire e distribuire i contenuti giusti su qualsiasi proprietà digitale con velocità straordinaria. Supporta alcuni dei siti enterprise più grandi al mondo, con proprietà in più lingue, presenti in numerosi Paesi e su canali diversi. I clienti ottengono in modo costante scalabilità ed efficienza su larga scala:
pagine create 96 volte più in fretta.
tempo di caricamento delle pagine migliorato del 400%.
nuovo sito realizzato e lanciato in appena 8 settimane.
In questa guida spieghiamo:
I flussi di lavoro per la gestione dei contenuti in un CMS (Content Management System) sono le fasi che pagine e risorse devono attraversare prima della pubblicazione. Il loro scopo è ottimizzare i processi di creazione e gestione dei contenuti web, garantendo qualità, conformità e allineamento agli obiettivi aziendali. Ad esempio, è possibile utilizzare flussi automatizzati per avviare le revisioni iniziali di contenuti web o applicativi, gestirne l’anteprima, assicurare coerenza con il brand, ottenere l’approvazione degli stakeholder e pianificare la pubblicazione.
Il CMS giusto permette di definire e creare passaggi automatizzati che guidano attraverso i seguenti processi:
Come gli autori creano i contenuti per siti e app e li caricano nel CMS?
Chi nel team deve revisionare i contenuti di siti e app prima della pubblicazione?
I contenuti di siti e app richiedono l’approvazione del management o del team legale prima di andare online?
Quali sono i processi per aggiornare i contenuti del sito web?
Come vengono gestiti la preparazione e la pubblicazione dei contenuti quando sono pronti per andare online?
Cosa succede quando un contenuto diventa obsoleto o deve essere rimosso?
Gestire un team numeroso di creator di contenuti web o accelerare la produzione di contenuti con l’IA generativa può sembrare un’impresa impegnativa. Servono processi strutturati, ma senza rallentare il lavoro del team. Con Adobe Experience Manager Sites puoi automatizzare i flussi di lavoro per i contenuti del sito e mantenere alta l’efficienza nella creazione.
Experience Manager Sites consente di scomporre le attività più complesse di creazione e pubblicazione in azioni, regole e procedure specifiche, assegnate in base ai ruoli degli utenti. I flussi di lavoro automatizzati eliminano ritardi inutili e problemi di comunicazione che altrimenti potrebbero rallentare il processo.
Immagina che un membro del team marketing assembli testi e risorse per una nuova pagina del sito. Una volta creato il contenuto, Experience Manager Sites avvisa automaticamente il team di revisione — via e-mail o tramite la Casella in entrata di Adobe Experience Manager — che il testo è pronto per l’approvazione, informando nel contempo il team di design e brand degli aggiornamenti. Dopo la revisione e l’integrazione di tutti i feedback, i flussi automatizzati segnalano al team legale che il nuovo contenuto sta per andare online e richiede un’ultima revisione. Una volta ottenuto il via libera definitivo, la pubblicazione avviene in modo automatico.
La Casella in entrata di Experience Manager è una dashboard personalizzabile che raccoglie tutte le attività e i flussi di lavoro assegnati a un utente specifico. Permette di tenere traccia dei progetti, gestire le approvazioni e verificare lo stato di ogni elemento sia in visualizzazione elenco che calendario.
Experience Manager Sites può assegnare automaticamente le attività ai membri del team, eliminando la necessità di spostare manualmente i contenuti nel processo di revisione. In questo modo si risparmia tempo, si garantisce il rispetto delle procedure e si evita che approvazioni o scadenze vengano saltate.
Adobe Experience Manager ti permette di gestire iniziative di marketing su larga scala, centralizzando tutti i flussi di lavoro in un unico ambiente.
Immagina di avere un modulo di acquisizione lead sul tuo sito Experience Manager che raccoglie nome, e-mail, azienda, interessi e altre informazioni rilevanti del visitatore. I workflow possono orchestrare l’intero processo: trasferire i dati del lead nel CRM, avviare una campagna di nurturing nella soluzione di gestione delle campagne e creare un’attività per il team di vendita incaricato di fare il follow-up con il potenziale cliente. Queste automazioni eliminano le attività manuali, riducono il rischio di errori umani e garantiscono l’accuratezza dei dati.
Experience Manager Sites fa parte di Adobe Experience Cloud, il che significa che si integra in modo nativo con l’intera suite di soluzioni Adobe. Grazie all’approccio API-first, Experience Manager Sites è anche altamente estensibile: gli sviluppatori possono personalizzare ed estendere le funzionalità della piattaforma, supportando sia integrazioni personalizzate che di terze parti. Questa architettura gli consente di operare come CMS headless ad alte prestazioni . Con l’API di Experience Manager, gli sviluppatori possono importare e pubblicare contenuti su sistemi esterni con facilità, in vari formati tra cui HTML, JSON e XML, utilizzando il framework di riscrittura dei contenuti.
Experience Manager Sites fornisce il framework essenziale per un CMS enterprise scalabile, ma il suo vero potenziale — nella gestione della complessità, nel raggiungimento della velocità e nella conformità — si esprime appieno grazie all’integrazione nativa con Adobe Experience Manager Assets. Questa integrazione offre i seguenti vantaggi:
1. Creazione di contenuti web più efficace e veloce.
Integrare il CMS con una soluzione solida di gestione delle risorse digitali (DAM) trasforma la supply chain dei contenuti, andando oltre i semplici workflow di pubblicazione per accelerare la produzione di contenuti web. Ecco come:
Individuazione e arricchimento delle risorse.
Preparazione e distribuzione automatizzata delle risorse.
Analisi delle risorse e insight sulle prestazioni
2. Governance completa di contenuti e brand.
La governance del CMS, incentrata sulle pagine e sulla struttura complessiva, è rafforzata da una dettagliata governance del DAM che si concentra sulle singole risorse utilizzate all’interno delle pagine, proteggendo il brand da rischi legali e reputazionali. Ecco come:
Riduzione dei rischi legali e di brand.
Integrità delle risorse e collaborazione.
La governance dei contenuti comprende le regole e le linee guida che gestiscono il ciclo di vita dei contenuti, assicurando che rimangano aggiornati e in linea con le strategie aziendali, le linee guida del brand e i requisiti legali o normativi. Un aspetto fondamentale della governance consiste nel comunicare chiaramente questi requisiti e nell’assegnare la responsabilità di ogni fase del processo di validazione alle persone competenti all’interno dell’organizzazione.
L’obiettivo principale della governance dei contenuti è garantire che i contenuti pubblicati sul sito web siano di qualità elevata e conformi agli standard. La governance assicura che i contenuti siano chiari, coerenti con il tono del brand, inclusivi, accurati e omogenei. Questo vale sia per i contenuti interni sia per i contenuti generati dagli utenti (UGC) che il brand potrebbe promuovere.
La governance nel contesto del CMS considera i seguenti aspetti:
Strategia dei contenuti
Questo contenuto è in linea con la strategia aziendale e di campagna?
Ruoli e autorizzazioni
Quali utenti o gruppi hanno il permesso di modificare questo contenuto?
Standard e linee guida
Questo contenuto rispetta i requisiti del brand e le normative legali?
Processi del flusso di lavoro
Questo contenuto ha ricevuto le approvazioni necessarie per la pubblicazione?
Gestione del ciclo di vita dei contenuti
Questo contenuto è ancora attuale o deve essere aggiornato o archiviato?
Sicurezza dei dati e privacy
Questo contenuto è conforme alle normative sulla protezione dei dati vigenti nei paesi in cui operi e garantisce un’adeguata tutela della privacy degli utenti?
Gestione della tecnologia e dell’infrastruttura
Questo contenuto o questa piattaforma soddisfano le esigenze tecnologiche dell’organizzazione?
L’obiettivo principale della governance dei contenuti è garantire che quanto viene pubblicato sul sito web sia di alta qualità e conforme agli standard richiesti. Una governance efficace assicura che i contenuti siano chiari, coerenti con il tono del brand, inclusivi, accurati e uniformi.
Una governance dei contenuti ben strutturata migliora anche l’esperienza dei clienti. Contenuti frammentati o incoerenti spingono gli utenti ad abbandonare il sito in cerca di alternative. Per costruire un sito web curato e professionale a tutti i livelli, è fondamentale mantenere contenuti coerenti con le linee guida del brand su tutte le proprietà web e le app, così che i clienti riconoscano immediatamente l’identità aziendale.
Senza questi controlli, l’organizzazione è esposta a rischi concreti. Contenuti obsoleti, imprecisi o incoerenti possono danneggiare la reputazione del brand, generare confusione nei clienti e creare potenziali problemi legali.
Scopri come i flussi di lavoro integrati consentono a Kyndryl di ospitare, tradurre e gestire proprietà web in 41 paesi e 25 lingue, mantenendo al contempo un’esperienza di brand coerente.
Adobe Experience Manager Sites potenzia i team creativi preservando un’identità visiva coerente su tutte le proprietà web gestite. Quando i ruoli sono chiaramente definiti lungo l’intero processo di pubblicazione, le approvazioni avvengono con maggiore rapidità. I team creativi possono caricare il proprio lavoro, ricevere feedback e ottenere il via libera in tempi brevi, per poi pubblicare nel giro di poche ore anziché giorni o settimane.
Un altro vantaggio di Experience Manager Sites è la possibilità di gestire le autorizzazioni con estrema granularità. Per i siti di dimensioni ridotte, è sufficiente distinguere tra amministratori, editor e collaboratori. Per i grandi siti enterprise, invece, le autorizzazioni devono spesso essere assegnate a livello di pagina o addirittura di singolo asset. Si tratta di un elemento chiave per qualsiasi sistema di gestione dei contenuti enterprise.
Experience Manager Sites include un sistema di controllo degli accessi e delle autorizzazioni che consente di definire chi può visualizzare o modificare i contenuti di siti web e applicazioni, garantendo al contempo a singoli utenti e team i permessi necessari per creare esperienze personalizzate e di impatto a livello enterprise. Ad esempio, è possibile consentire ai team regionali di modificare e aggiornare i contenuti della propria area geografica, mantenendo al contempo il controllo centralizzato su template e brand. La piattaforma mette a disposizione log di accesso e audit che permettono di visualizzare con facilità tutte le modifiche apportate dagli utenti — cosa è stato modificato e da chi — per finalità di audit o di tracciamento delle versioni.
Ad esempio, è possibile consentire ai team di prodotto mobile e sviluppo di accedere ai contenuti condivisi dell’app mobile senza cedere loro il controllo del sito principale. Oppure permettere all’agenzia creativa di personalizzare una singola landing page senza concedere un accesso più ampio all’intero sito e alla libreria di asset. Grazie a questo livello di controllo granulare degli accessi, i team possono distribuire contenuti personalizzati senza compromettere la governance.
«La scalabilità è fondamentale per noi. Experience Manager ci permette di scalare la produzione di contenuti e di integrare le nostre quattro divisioni e i team di editing locali, per tenere il passo con la crescita dei contenuti del sito mantenendo il controllo del brand. Oggi gestiamo oltre 55 milioni di pagine su 65 siti web in più di 30 lingue, da un’unica piattaforma.»
Lisa Ingemann Simonsen, Global Web Platforms Senior Manager, Grundfos
Fonte: Adobe
Experience Manager Sites consente di gestire in modo semplice tutte le property digitali enterprise su più aree geografiche, in lingue diverse e su piattaforme separate — tutto in un’unica soluzione. Il motore di workflow e la governance dei contenuti del CMS aiutano i team a gestire processi di approvazione complessi, la pianificazione e la pubblicazione dei contenuti, per offrire le esperienze utente che i clienti si aspettano, ovunque si trovino.
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