Interne Freigaben und Unterschriftsprozesse im Personalwesen beschleunigen.
Alle Dokumentenprozesse im Employee Life Cycle digital bündeln.
Einfach skalierbarer Roll-out in einer globalen Organisation.
Ergebnisse
Signaturvorgänge von bis zu 288 Stunden im Schnitt auf zehn Stunden verkürzt.
Nahtlose Integration in die Verarbeitung von Dokumenten ohne Medienbrüche.
Cloud-Ansatz und intuitives Bedienkonzept minimieren Support- und Schulungsbedarf.
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Digitale Lösungen für ein gutes Leben
Für viele Menschen war es vielleicht noch nie so wichtig wie in diesen Zeiten, es Leib und Seele einfach mal gut gehen zu lassen – ob zu Hause oder nach längerer Zeit wieder im Lieblingsrestaurant. Gastronom:innen, Hotelbetreiber:innen und Kiosk-Besitzer:innen spielen für unser Lebensgefühl eine wichtige Rolle. Wie wichtig sie ist, das zeigte sich in den vergangenen Lockdowns, in denen die Gastronomie geschlossen hatte und schmerzlich vermisst wurde. Digitale Lösungen der METRO AG vereinfachen viele Prozesse von selbstständigen Unternehmer:innen im Alltag. So unterstützt das Handelsunternehmen den digitalen Wandel kleiner und mittelgroßer Betriebe durch DISH, eine Plattform, die Online-Bestellungen, Online-Reservierungen, Weblisting und vieles mehr für Gastronom:innen anbietet. Intern findet das Thema Digitalisierung in vielen Prozessen statt, wie beispielsweise bei der Unterschriftenabwicklung im gesamten Zyklus eines Mitarbeiters (Employee Life Cycle). Mithilfe von Adobe Acrobat Sign können Unterschriften auf Arbeits- und Lieferverträgen statt mit Papier und Stift nun elektronisch erfolgen.
„Wie werden wir die ganzen Papierformulare los?“
Das Ziel der METRO AG: Alle Dokumentenprozesse rund um den Employee Life Cycle vom Eintritt bis zum Austritt aus dem Unternehmen digital zu bündeln – und zwar ab der ersten Vertragsunterschrift. Dies ließ sich mit den früher üblichen Signaturvorgängen, die auf Papier und Umlaufmappe angewiesen waren, nicht realisieren. „Daher haben wir uns gefragt: ‚Wie werden wir die ganzen Papierformulare los?‘ Elektronische Unterschriften mit Adobe Acrobat Sign waren für uns die Antwort“, erinnert sich Thomas Oploh, der sich als Head of HRIT Project Management mit der digitalen strategischen Ausrichtung der IT im Personalwesen der METRO AG befasst.
„Grandiose Usability“ bringt eine internationale Organisation zusammen
Seit August 2017 ist Adobe Acrobat Sign bei der METRO AG regulär im Einsatz. Die Cloud-Architektur von Acrobat Sign ist aus Sicht von Thomas Oploh der beste Lösungsansatz für das angestrebte Szenario. Ursprünglich hatte das IT-Team eine Eigenentwicklung favorisiert, die alle geschäftlichen Daten lokal hostet. Doch der Aufbau und Betrieb einer stationären Lösung für eine international aufgestellte Organisation erwies sich als unverhältnismäßig groß im Vergleich zu einem viel leichter ausrollbaren web-basierten Tool. Daher stellte die METRO AG die Entwicklungen ein und setzte auf Acrobat Sign.
„Der Roll-out von Adobe Acrobat Sign als solches ist gar keiner. Es ist weder eine aufwändige Implementierung noch eine große Schulung nötig. Wir legen praktisch nur den User an. Die Bedienung erklärt sich nahezu von selbst. Die Usability ist einfach super“, so Thomas Oploh, für den dieses in jeglicher Hinsicht intuitive Konzept den Ausschlag für Acrobat Sign gab.
„Der Roll-out von Adobe Acrobat Sign als solches ist gar keiner. Die Usability ist einfach super.“
Thomas Oploh
Head of HRIT Project Management, METRO AG
Zunächst führte die Personalabteilung der METRO AG elektronische Unterschriften ein. Ob Einstellung, Fortbildung, Gehaltserhöhung oder Altersvorsorgevertrag – bei nahezu allen Signaturvorgängen im Rahmen des Employee Life Cycles von bisher 40.000 in- und ausländischen METRO-Beschäftigten ist Adobe Acrobat Sign im Einsatz.
Wegen der guten Erfahrungen hat der Handelskonzern die Digitalisierung der Unterschriften auch auf den Einkauf ausgeweitet. Lieferant:innen, die sowohl deutsche als auch immer mehr internationale METRO-Großmärkte mit Ware beliefern, unterzeichnen einfach auf einem Display die entsprechende Vereinbarung, die sie via Adobe Acrobat Sign per E-Mail erhalten haben.
Alles fertig in zehn Stunden statt zehn Tagen
Als Product Owner für Adobe Acrobat Sign innerhalb der METRO AG ist Thomas Oploh auch für die Roll-outs jenseits des Personalwesens zuständig. Insgesamt zählt er konzernweit aktuell 1.400 Beschäftigte, die Unterschriftsprozesse für rund 200 verschiedene Dokumentenarten mit Acrobat Sign anstoßen. Für inzwischen über 20.000 Signaturvorgänge im Jahr kommt die digitale Lösung zum Einsatz. Bei jedem einzelnen spart sie den Beschäftigten viel Zeit. Zum Teil bis zu 28-mal schneller können Sie den Prozess jetzt erledigen.
„Im Schnitt liegen mit Adobe bereits nach zehn Stunden alle nötigen Unterschriften vor. Das ist kein Vergleich zu früher, als ein Vorgang inklusive Postversand bis zu zehn Werktage benötigte“, nennt Thomas Oploh einen klaren Vorteil des digitalen Tools.
Einen weiteren Mehrwert sieht der IT-Fachmann im konsistenten Workflow, der zeitraubende Medienbrüche abgelöst hat. „Adobe Acrobat Sign leistet bei uns einen ganz wesentlichen Beitrag zur Digitalisierung. Statt Dokumente auszudrucken und wieder einzuscannen, können wir sie jetzt nahtlos weiterverarbeiten und in elektronische Archive übernehmen.“
Auf diese Weise erleichtert Adobe Acrobat Sign der METRO AG, eine moderne, flexible Arbeitsorganisation zu verwirklichen. Das zeigte sich nicht erst zum Beginn der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020, wurde damals aber besonders deutlich. „Dank der Verfügbarkeit elektronischer Unterschriften, konnten viele Beschäftigte übergangslos ins Homeoffice wechseln. Ohne Acrobat Sign wäre das so nicht möglich gewesen“, betont Thomas Oploh.
Aus Sicht des IT-Fachmanns hat Adobe Acrobat Sign eine früher umständliche Aufgabe in etwas verwandelt, das Zeichnungsberechtigte gern, schnell und nebenbei erledigen. Bei neuen Beschäftigten unterstreicht dies das Bild des modernen Arbeitgebers. Kurzfristig beauftrage Lieferant:innen freuen sich, dass sich die vertraglichen Formalitäten ad hoc regeln lassen.
„Adobe Acrobat Sign ist ein tolles IT-Produkt, das mich in allen Punkten überzeugt.“
Thomas Oploh
Head of HRIT Project Management, METRO AG
Mehr Zeit für moderne Kundenerlebnisse
Daher interessieren sich immer mehr Abteilungen für den Einsatz von Adobe Acrobat Sign, das innerhalb der METRO kontinuierlich neue Nutzer:innen gewinnt. Rückfragen erreichen Thomas Oploh praktisch nie. Das entlastet nicht zuletzt auch den IT-Support, der somit an anderer Stelle dazu beitragen kann, dass METRO-Beschäftigte jeden Tag aufs Neue mit bestmöglicher IT-Ausstattung moderne Kundenerlebnisse im Großhandel schaffen. Insgesamt lautet das klare Fazit von Thomas Oploh deshalb: „Adobe Acrobat Sign ist ein tolles IT-Produkt, das mich in allen Punkten überzeugt.“
