Simplifier les processus internes et la gestion de projet dans l’ensemble de l’entreprise
Résultats
Réduction des coûts de main-d’œuvre de 28 960 dollars par an grâce à une vue centralisée des capacités de l’équipe en termes de charge de travail et d’heures disponibles
Diminution de 40 % des erreurs de production en glissement annuel
Réduction des coûts de 330 000 dollars chaque année en heure-personne
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La patientèle à la recherche de soins de santé de qualité est souvent reléguée à la salle d’attente.
Healthgrades fournit des informations fiables sur les médecins et les hôpitaux afin que le public et les prestataires puissent nouer des liens plus enrichissants. L’entreprise aide en outre plus de 1 500 hôpitaux et 400 systèmes de santé à établir de nouvelles relations, à améliorer l’accès de la patientèle et à développer la notoriété de leur marque ainsi que la fidélisation de leur clientèle.
« Avec cinq sites aux États-Unis, nous avions besoin d’une meilleure solution pour gérer nos processus internes », explique Chris Besting, VP of Campaign Delivery.
« Nous voulions donner une nouvelle dimension à la planification et à la gestion de projet. Workfront s’est imposé tout naturellement. »
Chris Besting
VP of Campaign Delivery, Healthgrades
Des processus papier à la révision digitale
Healthgrades utilisait un outil de gestion de projet interne pour l’aider à organiser ses tâches, mais la nécessité d’un système de gestion du travail plus robuste est devenue évidente. Les équipes utilisaient notamment des fiches de travail papier et des notes repositionnables pour recueillir des commentaires sur les travaux marketing. Les points sur l’avancement des projets étaient traités par e-mail.
Concernant les projets marketing, Healthgrades s’appuyait souvent sur des épreuves PDF imprimées, qui passaient d’un bureau à l’autre pour être annotées. Ces PDF étaient ensuite renvoyés à la cliente ou au client par e-mail.
Healthgrades avait besoin d’une solution de révision digitale intégrée, et l’a trouvée dans Workfront. L’équipe gère désormais une liste digitale lui permettant de suivre l’ensemble des modifications et commentaires directement sur l’épreuve digitale, ce qui réduit les allers-retours inutiles et garantit le bon déroulement de chaque projet.
« Notre manière de travailler ne nous aidait pas à gérer nos projets aussi efficacement que nous le voulions, se souvient Chris Besting. Nous voulions donner une nouvelle dimension à la planification et à la gestion de projet, et Workfront s’est imposé tout naturellement. »
« Workfront est devenu la source de données fiable et unique de l’ensemble des services marketing. »
Melissa Treinen
Production Design Lead, Healthgrades
Une visibilité qui augmente la flexibilité
Workfront offre à Healthgrades la visibilité nécessaire pour optimiser ses workflows marketing. L’équipe sait désormais où se trouve chaque projet et qui travaille dessus. Plutôt que de charger un membre de l’équipe d’indiquer aux autres que c’est à leur tour de travailler sur une tâche, une notification prévient automatiquement la personne suivante.
Les anciens processus étaient manuels et dépendaient de la présence physique de chaque membre de l’équipe. Il était donc difficile de s’absenter du bureau. Grâce aux workflows mis en œuvre par Healthgrades au début du déploiement de Workfront, les membres du personnel ont plus de souplesse dans leur travail et parviennent à mieux concilier vie professionnelle et vie privée : en cas d’absence, un ou une collègue peut facilement reprendre le projet.
« Maintenant, nous savons que n’importe quel membre de l’équipe peut accéder à Workfront, trouver le projet et le reprendre là où il en est », se réjouit Melissa Treinen, Production Design Lead.
Cette transparence s’étend également au côté organisationnel de l’entreprise. Avec Workfront, Healthgrades va bien au-delà de la simple gestion des projets client. Lors du déploiement de Workfront dans l’ensemble de l’entreprise, l’équipe a utilisé les templates, workflows et processus personnalisés qu’elle avait déjà créés sur la plateforme pour favoriser l’adoption et gérer l’ensemble du process, de l’implémentation initiale à l’onboarding en passant par la formation des nouvelles recrues.
« Workfront est devenu la source de données fiable et unique de l’ensemble des services marketing » affirme Melissa Treinen.
« Avant, nous passions des heures à saisir les modifications. Aujourd’hui, je peux davantage me consacrer à la gestion du projet plutôt qu’à essayer de comprendre le sens de chaque changement. »
Kristina Walton
Sr. Integrated Project Manager, Healthgrades
Amélioration de la collaboration interne et avec la clientèle
La clientèle de Healthgrades fait confiance à l’entreprise pour déployer des campagnes innovantes, engageantes et efficaces. Pour y parvenir, il arrive souvent que les membres de l’équipe de Healthgrades collaborent étroitement avec leur clientèle, entretenant des relations de travail interactives et productives.
Dans la mesure où Healthgrades travaille aux cotés de sa clientèle tout au long du processus de création, Workfront a facilité le suivi, la modification et la révision en temps réel. Cette collaboration simplifiée est très appréciée, car elle réduit les délais de réalisation. Les membres de la clientèle peuvent ajouter leurs modifications directement sur les épreuves et l’équipe peut les mettre en œuvre immédiatement. Healthgrades a ainsi enregistré une diminution des erreurs de production de 40 %, ce qui lui permet de fournir des produits de meilleure qualité.
Plus important encore, alors que de nombreux outils répondent aux besoins de base en matière de gestion de projet, Healthgrades ne souhaitait pas une solution universelle. Workfront offre la flexibilité et la personnalisation nécessaires aux processus uniques de Healthgrades, avec à la clé un reporting et des workflows correspondant parfaitement aux besoins spécifiques de son activité.
« Workfront nous a permis d’opérer la transformation digitale de nos offres de services, qui coïncidait parfaitement avec celle engagée par les membres de notre clientèle. Nous avons ainsi pu anticiper leurs exigences. »
Chris Besting
VP of Campaign Delivery, Healthgrades
S’adapter au changement pour aider la clientèle à gérer le changement
Dans toutes les entreprises, le changement est permanent : lancement de nouveaux produits, adoption de bonnes pratiques, idées novatrices débouchant sur de nouvelles orientations, etc. Les entreprises qui réussissent trouvent des solutions pour gérer l’inévitable confusion que cela suppose.
Les méthodes de travail évoluent elles aussi. La gestion digitale du travail n’est plus une option, et les gens s’attendent à ce que leurs interactions digitales avec les entreprises correspondent à celles qu’ils vivent au quotidien.
« Workfront nous a permis d’opérer la transformation digitale de nos offres de services, qui coïncidait parfaitement avec celle engagée par les membres de notre clientèle. Nous avons ainsi pu anticiper leurs exigences », indique Chris Besting.
Aujourd’hui, les tâches et les plannings étant gérés grâce à des templates de projet personnalisés dans Workfront, le personnel a suffisamment de souplesse et de liberté pour pouvoir travailler en tout lieu. De plus, grâce à l’intégration de Workfront à Slack, les équipes peuvent collaborer sur n’importe quel projet directement dans leur outils de communication habituels, où qu’elles se trouvent.
« Une grande partie des discussions ont désormais lieu sur Slack, que ce soit en équipe ou en individuel, donc Slack doit impérativement être intégré à Workfront, déclare Mike Clark, Sr. Program Manager. C’est grâce à cette intégration que Workfront devient notre source de données fiable et unique. »
« Nous avons optimisé nos workflows marketing, et ce n’est qu’un début, conclut Chris Besting. L’immobilisme n’est plus d’actualité. Nous avons désormais la visibilité et l’efficacité nécessaires pour discuter de notre évolution en tant qu’entreprise. »
