Depuis 50 ans, Esri aide sa clientèle à résoudre des problèmes concrets en fournissant des technologies de cartographie, des systèmes d’information géographique (SIG) et des applications d’analyse de la géolocalisation afin d’inscrire les données dans un contexte géographique, ce que l’entreprise appelle The Science of Where®. Des géants du café ayant recours à la géolocalisation intelligente pour améliorer la durabilité de la production et des exploitations aux services de livraison de colis qui utilisent la technologie d’Esri pour tenir leurs délais et réduire leurs coûts en passant par les services publics qui suivent leurs assets en temps réel afin de dépanner rapidement leur clientèle, toutes ces entreprises font confiance à Esri. La technologie d’Esri est employée par 90 entreprises du Fortune 100, des administrations des 50 États américains et 87 établissements figurant dans le classement Forbes des 100 meilleures universités américaines.

Cette approche innovante des schémas et des relations vaut également pour la division marketing d’Esri, qui cherche à optimiser et simplifier ses processus.

« En tant qu’entreprise qui ne cesse de se développer depuis 50 ans en visant constamment l’excellence, nous savions que pour étoffer notre activité et toucher davantage d’entreprises et de particuliers, nous devions opérer notre propre transformation digitale afin d’accompagner notre croissance », explique Christina Sullivan, Marketing Leader.

Transformer des schémas d’excellence en nouvelles méthodes de travail au sein du service marketing

L’équipe marketing a compris que la puissance des workflows automatisés lui permettrait d’en augmenter le nombre et la qualité d’exécution et de simplifier l’ensemble du processus, de la création des e-mails à la diffusion des campagnes.

« Pour la division marketing, l’un des principaux enjeux de notre transformation était de bénéficier de visibilité, de transparence et de mesurabilité sur l’ensemble de notre travail. Nous avons commencé à chercher un outil qui nous aiderait à revoir nos méthodes. Nous en avons étudié plusieurs, mais c’est Adobe Workfront qui est arrivé en tête », indique Christina Sullivan.

La première étape de ce développement consistait à instaurer la confiance et à vanter les mérites des nouveaux processus et de la nouvelle solution, Workfront. L’équipe de gestion du changement d’Esri, dirigée par Norma Awad et Brian Sapp, a élaboré un plan exhaustif pour atteindre les résultats escomptés.

« Nous avons établi un plan efficace pour préparer nos équipes au changement, en cherchant avant tout à les sensibiliser et à susciter le désir, avec le soutien sans faille de la direction marketing, précise Norma Awad, Manager of Marketing Enablement. Cette démarche a été déterminante pour la réussite du projet. »

Dans un premier temps, les équipes ont simplifié leur processus de réception du travail en regroupant 74 systèmes de demande dans Workfront, leur nouveau système d’enregistrement marketing opérationnel.

L’équipe marketing a ensuite optimisé le processus de création et d’exécution d’e-mails en créant des workflows détaillés et des templates de projet dans Workfront, le but étant d’éviter les doublons et de réduire les délais de lancement.

Une fois le processus de création d’e-mails optimisé, l’équipe a transformé tous les autres processus marketing en workflows simplifiés.

Pour terminer, Esri a mis à exécution son plan de gestion du changement, qui comprenait plus de 2 000 heures de formation pour plus de 300 personnes des 16 équipes du service marketing. Des commentaires ont été recueillis à chaque étape de cette transformation, afin qu’un maximum de personnes collaborent dans Workfront et se familiarisent aux nouvelles méthodes de travail.

Mettre les projets à l’échelle pour plus d’efficacité

La possibilité de suivre et gérer les tâches dans Workfront permet à l’équipe marketing d’Esri de visualiser les relations entre les projets et d’identifier précisément les prochaines tâches à effectuer. Deux réunions de suivi mensuelles ont ainsi pu être supprimées, tandis que les révisions et validations hebdomadaires par la direction marketing se font entièrement dans Workfront. Le délai de validation des projets digitaux est passé de six semaines à une journée.

« Les templates de projet nous ont permis de déployer nos efforts de planification de projet à grande échelle, afin que tous les responsables de projet et membres de l’équipe travaillent de manière cohérente, déclare Linnie Ciepielowski, Marketing Process and Reporting Lead. « Nous ne perdons plus de temps à élaborer des plans de projet pour des tâches reproductibles et nos parties prenantes habituelles savent exactement à quoi s’attendre lorsqu’elles soumettent une demande. Les templates de projet nous permettent également de cibler des tâches spécifiques, au niveau desquelles les projets prennent systématiquement du retard, de manière à déterminer s’il faut attribuer des ressources supplémentaires, allonger les délais ou envisager de diviser la tâche en activités plus faciles à gérer. »

Des gains d’efficacité ont également pu être obtenus grâce à l’intégration Workfront pour Outlook, qui permet à Esri de gérer l’ensemble du cycle de vie d’un projet dans son principal outil de communication, Microsoft Outlook. Cette intégration a produit un changement immédiat sur les processus de validation, auparavant manuels et chronophages.

« Nous avons renforcé l’adoption de Workfront grâce à son intégration native à Outlook, affirme Brian Sapp, de l’équipe de gestion du changement. Notre personnel peut soumettre des requêtes en remplissant des formulaires adaptatifs et répondre aux notifications comme si elles se trouvaient dans Workfront. Il est devenu à l’aise avec Workfront en l’utilisant dans l’outil auquel il était habitué, Outlook. »

Les e-mails d’Outlook peuvent être convertis directement dans Workfront comme tâches ou mises à jour de projet, et les utilisateurs et utilisatrices peuvent y répondre directement depuis leur boîte de réception. L’intégration native Workfront pour Outlook permet d’éviter de passer d’un outil à l’autre, simplifie les échanges et fait avancer plus rapidement les projets marketing.

Tirer pleinement parti de la gestion du travail en intégrant les workflows d’équipe

Pour Christina Sullivan, tirer pleinement parti de la gestion du travail consiste à permettre au personnel de travailler sur ce qui compte vraiment.

« Grâce à Workfront, nos équipes de campagne bénéficient désormais d’une visibilité complète sur tous les aspects de leur campagne, y compris sur le travail de l’équipe en charge des canaux et du développement d’assets, se félicite Christina Sullivan. Cela permet aux responsables de campagne de se concentrer sur les aspects stratégiques et créatifs de leur campagne afin qu’elle ait plus d’impact. »

L’équipe marketing d’Esri utilise les projets Workfront pour gérer ses campagnes intégrées, offrant une visibilité totale sur chaque asset nécessaire pour donner vie à une campagne intégrée.

Non seulement les équipes marketing ont davantage de moyens, mais chaque partie prenante peut en outre apprécier la valeur de cette approche de système d’enregistrement intégré. Les informations nécessaires pour suivre l’avancement de l’équipe sont facilement accessibles : plus besoin de réunions ni d’appels téléphoniques interminables.

Les changements mis en œuvre ont dépassé le cadre des équipes marketing. Le service juridique d’Esri, par exemple, est désormais à même de fournir des données plus stratégiques, de réviser et valider les formulations et de veiller à ce que les assets aient obtenu les autorisations adéquates.

« Workfront nous a permis de renforcer la conformité de notre entreprise en intégrant le service juridique aux workflows plutôt qu’en lui demandant conseil une fois le projet terminé », analyse Pete Schreiber, Managing Attorney.

Identifier les besoins d’aujourd’hui et se préparer aux opportunités de demain

Esri s’est donné pour mission d’exploiter tout le potentiel de la technologie de géolocalisation et d’aider sa clientèle à tirer des insights plus précis de ses données. L’entreprise compte tirer parti de la puissance de la gestion du travail offerte par Workfront pour déployer ses processus à grande échelle et créer un système d’enregistrement marketing opérationnel.

« Disposer d’une source fiable et unique pour nos projets a été essentiel pour simplifier les workflows, réduire les délais de lancement et permettre à nos équipes de donner le meilleur d’elles-mêmes, souligne Linnie Ciepielowski. Avec Workfront comme système d’enregistrement marketing opérationnel, nous sommes non seulement capables de standardiser notre travail, mais aussi de le mesurer et de l’améliorer en permanence. »

Tout comme Esri applique la devise The Science of Where® pour libérer le plein potentiel des données dans chaque entreprise, les processus simplifiés de son service marketing offrent une visibilité sans précédent sur l’ensemble des tâches.

La division marketing d’Esri accompagne l’ensemble de l’entreprise dans ses efforts visant à déployer son application révolutionnaire dans de nouveaux secteurs et de nouvelles entreprises. L’utilisation de Workfront pour gérer le travail des 16 équipes de cette division permet à cette dernière d’évoluer rapidement, de travailler intelligemment et correctement et de collaborer efficacement.

« Depuis le déploiement de Workfront, notre équipe marketing bénéficie d’une meilleure visibilité, de processus plus transparents et de délais d’exécution écourtés, observe Marianna Kantor, Chief Marketing Officer chez Esri. Ce gain d’efficacité nous permet de nous concentrer sur les objectifs marketing les plus importants pour notre activité. »

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