A ferramenta certa nas mãos certas

Para Josh Blackwood, ser produtivo é muito mais do que concluir trabalhos. Trata-se de concluir o trabalho certo, uma diferença que pode parecer pequena, mas tem um impacto enorme nos resultados da empresa.

Blackwood é o consultor principal de soluções tecnológicas do departamento de terceirização de recursos humanos (HRO) na ADP, um dos quatro maiores departamentos da empresa a adotar o Adobe Workfront.

Ele também se descreve como “técnico de reparos” (de motos e de processos ineficientes), por isso, quando vai consertar algo, é importante para Blackwood ter a ferramenta certa.

Blackwood iniciou a carreira em TI e, com o tempo, passou a gerenciar as equipes da área. Mas, no caminho, desenvolveu interesse por gestão de projetos e se tornou um gerente de projetos certificado. Alguns podem achar brusca essa mudança de área, mas para Blackwood, foi algo empolgante.

Uma ferramenta completa para uma loja completa

Quando Blackwood foi contratado como gerente de projetos na ADP, ele supervisionou um projeto importante de alta visibilidade. O sucesso do projeto ajudou a alavancá-lo à sua função atual, sendo responsável por desenvolver soluções para iniciativas grandes e muitas vezes complexas de terceirização de RH.

Esse processo engloba todos os produtos de terceirização de RH no âmbito da ADP. Como referência, seu maior produto é o TotalSource, uma gestão de capital humano totalmente terceirizada, incluindo benefícios, folha de pagamento, integração etc.

Blackwood gerencia esses produtos do início ao fim e deve equilibrar com excelência as necessidades da empresa. Ele afirma que o portfólio da ADP funciona como uma loja completa para empresas, permitindo que se concentrem na sua especialidade em vez de questões administrativas.

Com uma missão como essa, os projetos podem ser desafiadores e complexos.

Blackwood e sua equipe perceberam que precisavam de uma ferramenta completa para gerenciar toda a sua linha de produtos. É aí que entra o Workfront.

Uma só fonte de verdade

Antes do Workfront, o trabalho era realizado de maneira ad hoc. Ou seja, não havia padrões, metodologia ou monitoramento consistentes. O grupo também tinha pouca visibilidade e transparência quanto ao trabalho que ocorria em toda a empresa.

Para Blackwood, o Workfront é a fonte única de verdade da ADP, o local comum para que todos reúnam os ativos mais importantes da empresa. Todo mundo trabalha com a mesma fonte de informações e fala a mesma língua, o que melhora a eficiência, o foco e a priorização.

Agora, Blackwood usa o Workfront para gerenciar projetos e iniciativas de HRO, desde o recebimento e a priorização até a conclusão e a criação de relatórios. Tudo é feito pelo Workfront, e os resultados falam por si.

Quando Blackwood começou na ADP, sua equipe estava trocando de plataforma para começar uma nova iniciativa, que era um projeto imenso. Logo, havia muitas reuniões de três horas envolvendo até 130 pessoas. No entanto, o Workfront reduziu esse número a um grupo mais concentrado de cerca de 50 pessoas durante o projeto.

Como o Workfront permite que os colaboradores vejam o andamento do projeto em tempo real, a equipe de Blackwood não precisa mais gastar tempo com atualizações. Tudo é atualizado na própria ferramenta para que as pessoas certas participem das reuniões certas.

Por fim, o tempo poupado em discussões sobre o trabalho deixou a equipe mais livre para se dedicar ao que realmente importa.

“Uma das maiores vantagens é que, agora, as reuniões podem ter um foco diferente”, explica Blackwood. “Em vez de somente compartilhar o andamento do projeto, podemos discutir questões importantes em diferentes departamentos. Isso nos dá mais tempo para encontrar soluções reais.”

Relatórios de KPIs e priorização de projetos reformulados no Workfront

Antes do Workfront, Blackwood relembra que havia uma ideia vaga de como relatórios de KPIs deveriam ser feitos, mas nenhum processo de verdade. O Workfront ajudou a ADP a padronizar a estrutura de relatórios de KPIs para facilitar a compreensão de sucesso internamente.

O departamento de HRO reúne informações por meio de formulários personalizados que são integrados à ferramenta. Menus suspensos incluem KPIs fáceis de selecionar para avaliar, por exemplo, o aumento da receita. A ferramenta também inclui uma exibição imersiva e detalhada das mudanças em iniciativas de KPI para que gerentes avaliem os objetivos com abrangência.

Além disso, essa visibilidade ajudou a reduzir os custos.

Por exemplo, o departamento de HRO envia kits impressos aos funcionários dos clientes da ADP. Anteriormente, isso era feito em várias fases. Mas com o Workfront, a equipe de Blackwood pode priorizar o envio dos kits para que a quantidade certa seja enviada, reduzindo os custos com impressão e correios.

Portanto, além de relatórios de KPIs com maior estrutura e transparência, os próprios KPIs são mais acessíveis graças à clareza que o Workfront oferece.

O Workfront também ajudou o departamento de HRO a conectar os resultados de projetos às principais metas da empresa, facilitando a priorização de projetos.

“Se não definirmos os critérios para o sucesso no início do projeto, ele nunca tem fim”, afirma Blackwood.

Se cada projeto concluído é como uma onda no sucesso do departamento de HRO, o Workfront ajuda Blackwood a enxergar até onde vai essa onda no âmbito da empresa.

Ele utiliza o Workfront para configurar projetos, definir os critérios de sucesso e analisar o desempenho em relação a iniciativas estratégicas gerais.

Tudo isso contribui para a transparência, assim o trabalho bem-feito é compreendido em sua totalidade e as áreas passíveis de melhoria ficam mais claras.

Capacitação de equipes internas com uma abordagem que prioriza a estratégia

Blackwood afirma que as pessoas gostam de ter uma só maneira de realizar diferentes trabalhos. Agora, o recebimento e as solicitações de projeto são mais fáceis, e graças ao Workfront, processos unificados para diferentes departamentos viraram o padrão, o que é uma mudança interna positiva.

Uma interface inteligente também ajuda.

“A aparência da interface incentivou a adoção, o que aumenta o uso e, consequentemente, a visibilidade do produto. Não é algo pesado e intimidador. Você não precisa entender de computação para executar um projeto no Workfront. É possível executar um plano de projeto básico com pouco conhecimento”, explica Blackwood.

A estratégia costuma depender das ferramentas que a viabilizam. O Workfront mudou isso para Blackwood e a equipe dele.

Quando o foco da empresa muda na ADP, é fácil perceber a flexibilidade do Workfront. Paradigmas anteriores podem ser atualizados com facilidade pela ferramenta conforme as novas necessidades organizacionais.

Considerações finais

Na ADP, Blackwood passou do gerenciamento de um projeto operacional grande à posição de arquiteto e estrategista de HRO como um todo. Tudo isso graças ao Workfront, que permitiu que ele e a equipe priorizassem os trabalhos certos ao conectá-los às metas estratégicas da empresa.

Como “técnico de reparos”, Blackwood conseguiu tomar mais decisões orientadas por dados em maior velocidade, o que ajudou a aumentar a receita.

No fim das contas, as mãos por trás da ferramenta é que fazem o trabalho, não a ferramenta. Os melhores resultados ocorrem ao colocar a melhor ferramenta em mãos capacitadas. E foi exatamente assim que Blackwood simplificou o trabalho e fez a diferença na receita: usando o Workfront como a ferramenta certa.