Donner accès aux bons outils aux bonnes personnes

Pour Josh Blackwood, la productivité ne renvoie pas à la capacité à accomplir une tâche, mais à accomplir la bonne tâche. Bien que cette différence puisse sembler infime, elle peut avoir un impact considérable sur les résultats d’une entreprise.

Josh Blackwood est Principal Technology Solutions Consultant for HRO (Human Resources Outsourcing) chez ADP, l’un des quatre principaux services d’ADP qui utilisent Adobe Workfront.

Il se présente également comme un « réparateur » (de motos et de processus dysfonctionnels et, lorsqu’il se lance dans une réparation, sa priorité est de disposer du bon outil.

Josh Blackwood a débuté sa carrière dans l’IT, puis a gravi les échelons pour se hisser à la tête de ces équipes. Durant son ascension professionnelle, il s’est pris d’intérêt pour la gestion de projets et a obtenu la certification PMP. Une telle évolution de carrière pourrait intimider certaines personnes. Pour Josh Blackwood, cela a été une aventure exaltante.

Un seul outil pour tous les besoins

Lorsqu’il a été recruté comme Project Manager chez ADP, Josh Blackwood supervisait un projet hautement visible et important. Sa réussite a contribué à le propulser à son poste actuel, où il crée des solutions pour des initiatives majeures et souvent complexes dans le domaine de l’externalisation des ressources humaines (HRO).

La HRO englobe l’ensemble des solutions RH d’externalisation du spectre d’ADP. À titre de référence, la principale d’entre elles est TotalSource, un outil de gestion du capital humain (avantages sociaux, paie, onboarding, etc.).

Josh Blackwood prend en charge ces solutions de A à Z et doit veiller à ce que les besoins de l’entreprise soient toujours comblés. Selon lui, le portefeuille d’ADP fournit tout le nécessaire aux entreprises, qui se concentrent ainsi sur leurs domaines d’expertise sans se préoccuper des fonctions administratives.

Avec une telle mission, les projets peuvent être complexes et contraignants.

Josh Blackwood et son équipe ont compris la nécessité de s’équiper d’un outil adapté pour gérer leur gamme de solutions centralisées. C’est là que Workfront est entré en jeu.

Mettre en place un référentiel

Avant l’adoption de Workfront, les projets étaient gérés au cas par cas, c’est-à-dire sans standards, méthodologie ou suivi cohérents. Le groupe pâtissait également d’un manque de transparence et de visibilité sur les projets exécutés en interne.

Josh Blackwood décrit Workfront comme la source de données fiable et unique d’ADP, l’emplacement central où chacun et chacune dépose l’intégralité de ce qui est pertinent pour l’activité. Tout le monde utilise la même source d’informations et parle le même langage, ce qui améliore l’efficacité, l’attention et la priorisation des tâches.

Josh Blackwood utilise désormais Workfront pour gérer les projets et les initiatives de HRO, depuis leur préparation et leur hiérarchisation jusqu'à leur exécution et au reporting. Tout passe par Workfront et les résultats se font sentir.

Lorsque Josh Blackwood a débuté chez ADP, l’équipe était en train de changer de plateforme pour une autre initiative, ce qui représentait un projet extrêmement ambitieux. Jusqu’à 130 personnes étaient parfois réunies lors de longues et nombreuses réunions. Avec l’aide de Workfront, l’équipe a pu constituer un groupe plus restreint d’une cinquantaine de personnes.

Workfront permet aux parties prenantes de suivre la progression du projet en temps réel. L’équipe de Josh Blackwood ne perd donc plus de temps à leur communiquer les dernières avancées. Comme tout est à jour dans l’outil, chaque réunion rassemble les personnes réellement concernées.

En définitive, le temps qui n’a pas été perdu en discussions interminables a été mis à profit pour les activités essentielles.

Josh Blackwood poursuit : « L’un des principaux avantages réside dans le changement de priorité des réunions, au cours desquelles différents services peuvent désormais examiner des problèmes concrets au lieu de simplement faire un état d’avancement des projets. Nous avons ainsi plus de temps pour trouver de vraies solutions. »

Repenser les rapports basés sur les KPI et la priorisation des projets avec Workfront

Josh Blackwood se souvient qu’avant d’utiliser Workfront, ADP n’avait qu’une vague idée de la manière de créer des rapports basés sur les KPI. Il n’y avait pas de processus formalisé. Workfront a aidé ADP à standardiser le reporting, et donc à clarifier ces indicateurs de réussite auprès des équipes.

La collecte des informations de HRO s’effectue via des formulaires personnalisés intégrés dans l’outil. Des menus déroulants facilitent la sélection des KPI à mesurer, comme l’augmentation du chiffre d’affaires. L’outil fournit également une vue détaillée des modifications apportées aux initiatives KPI, pour une évaluation claire des objectifs.

Cette visibilité a en outre contribué à réduire les coûts.

Par exemple, l’équipe HRO envoie des kits papier au personnel des entreprises clientes d’ADP. Alors que ce processus s’effectuait auparavant en plusieurs phases, Workfront a permis de prioriser l’envoi des kits. Autrement dit, la bonne quantité de kits est envoyée, ce qui diminue ainsi les coûts d’impression et d’expédition.

Non seulement les rapports sont plus structurés et transparents, mais la grande clarté qu’offre Workfront permet d’atteindre plus facilement les KPI.

Workfront a également aidé l’équipe HRO à mettre les résultats des projets en corrélation avec les objectifs stratégiques de l’entreprise, ce qui a simplifié davantage la priorisation des projets.

« Si vous ne définissez pas d’emblée vos critères de réussite, votre projet ne se terminera jamais », constate Josh Blackwood.

Grâce à Workfront, Josh Blackwood sait dans quelle mesure chaque projet achevé contribue au succès de la HRO et de l’entreprise tout entière.

Workfront est utilisé pour configurer les projets, définir les critères de réussite, puis analyser les performances par rapport aux initiatives stratégiques globales.

Tout cela contribue à la transparence : les projets correctement menés et tous leurs impacts sont évalués, et les points à améliorer sont plus clairs.

Soutenir les équipes internes avec une vision stratégique

D’après Josh Blackwood, les gens apprécient de pouvoir mener à bien leurs différentes tâches en s’appuyant sur une approche unifiée. La préparation des projets et la gestion des demandes ont été simplifiées. De plus, Workfront a permis de standardiser des processus uniques pour différents services, ce qui constitue un changement interne positif.

L’interface intelligente est également utile.

« L’ergonomie de l’interface a favorisé l’adoption de la solution, contribuant ainsi à renforcer son utilisation et, par conséquent, la visibilité. Elle n’est pas lourde et intimidante. Inutile d’avoir un diplôme en informatique pour gérer un projet dans Workfront. Vous pouvez créer un plan de projet simple avec un minimum de connaissances », se réjouit Josh Blackwood.

La stratégie est trop souvent limitée par les outils qui la rendent tangible. Workfront a changé la donne pour Josh Blackwood et son équipe.

L’extrême souplesse de Workfront apparaît clairement lorsque les priorités évoluent chez ADP. En effet, le personnel peut facilement mettre à jour les anciens paradigmes dans l’outil pour les adapter aux nouveaux besoins organisationnels.

Conclusion

Chez ADP, Josh Blackwood a troqué sa casquette de gestionnaire d’un projet opérationnel d’envergure pour celle d’architecte et de stratège de la HRO. Grâce à Workfront, son équipe et lui ont pu se concentrer sur la bonne tâche en la mettant en corrélation avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.

En sa qualité de « réparateur », Josh Blackwood a rapidement pris davantage de décisions étayées par des données, contribuant ainsi à la croissance du chiffre d’affaires.

Au final, ce sont les personnes qui utilisent l’outil qui font le travail, et non l’outil. Confier un outil de pointe à des mains compétentes, voilà la clé d’un résultat optimal. C’est précisément de cette manière que Josh Blackwood a appréhendé la rationalisation de son activité et l’augmentation du chiffre d’affaires : en adoptant Workfront.