Seguros Rivadavia digitaliza y optimiza gracias a Adobe Acrobat Sign

Introducción

En 2020, en el marco de las restricciones por la pandemia de Covid 19, las empresas debieron adaptarse a la fuerza al nuevo panorama y gestionar sus operaciones en un escenario social y económico imprevisto y cambiante. A su vez, las compañías de seguros tuvieron que reinventarse para seguir operando y administrando documentación crítica que necesitara la firma de los clientes para tener validez. Ante este escenario, la necesidad principal fue obtener documentación digital que respaldara la ejecución de las operaciones en materia de seguros con el fin de evitar incumplimientos, tanto con los asegurados, como con los terceros en sus reclamos, algo que generaría grandes perjuicios económicos a las aseguradoras.

Ese fue el desafío al que se tuvo que enfrentar Seguros Rivadavia y por el cual confió en las fortalezas de las soluciones Adobe con el apoyo de Nexsys y Citarella. A partir del reto que significaba seguir operando sus pólizas y evitar que los asegurados y terceros se presenten en las oficinas, encontraron en la plataforma Adobe Acrobat Sign una solución que les permitió a sus clientes firmar los documentos necesarios de manera remota, ágil, intuitiva, de fácil uso y con respaldo legal.

Por otra parte, al tratarse de una compañía cuya cultura estaba tomando el camino de la digitalización y una progresiva despapelización, una vez flexibilizados los controles por la disminución de casos de Covid 19 y el avance de la vacunación, Seguros Rivadavia aumentó el uso de esta plataforma.

Estrategia de transformación

En principio, la aseguradora adquirió 20.000 transacciones para utilizar, principalmente, en las áreas de Siniestros de Asegurados y Reclamos y Mediaciones de Terceros, dentro de la Gerencia de Dirección Técnica, y sumó 20.000 más al año siguiente. De acuerdo al monitoreo de Adobe, actualmente llevan alrededor de 50.000 transacciones adquiridas entre los 28 Centros de Atención y la Casa Central, con más de 260 usuarios activos. Esta cifra debió también su crecimiento a que nuevas áreas de la empresa comenzaron a utilizarla, lo que implicó, en consecuencia, un aumento en el uso de la potencialidad de la herramienta.

En ese sentido, un punto importante de esta solución radica en la posibilidad de explotar su escalabilidad, razón por la cual se adquirieron transacciones en lugar de usuarios. De esta manera, se pudo expandir el uso de la solución dentro de la empresa sin que eso signifique un costo extra.

El primer caso de aplicación de Adobe Acrobat Sign fue en el área de siniestros y reclamos. Cuando otro sector de Seguros Rivadavia lo necesitó, simplemente se asignó un nuevo usuario y se siguieron utilizando las transacciones adquiridas originalmente. Esto mejoró la operatividad y redujo los costos.

¿Cómo se aplicó?

En julio de 2020, Seguros Rivadavia comenzó a buscar un proveedor de soluciones digitales que se adapte a sus necesidades. Esa búsqueda finalizó tres meses después, momento en el que decidieron contratar Adobe Acrobat Sign. Al momento, se trata del tercer año consecutivo en el que se utiliza la herramienta.

En la preventa, Nexsys y Citarella mostraron al cliente la aplicación en funcionamiento de manera práctica, a través de un caso de uso y con documentación del propio cliente para que puedan ver los resultados a modo de prueba. Es importante destacar que la firma de documentación con su correspondiente marco legal es un proceso delicado, razón por la cual el cliente necesitó y recibió un firme acompañamiento durante el proceso.

En este caso, el tiempo de implementación total de las potencialidades y resultados que Adobe Acrobat Sign brindó a Seguros Rivadavia fue de 6 meses.

Los beneficios de la implementación:

• Buscar una solución digital para que los usuarios puedan completar y firmar documentos.
• Facilitar las operaciones.
• Encontrar validez probatoria en las transacciones realizadas.
• Contar con una herramienta que brinde trazabilidad de los documentos.
• Lograr que los usuarios puedan hacer todo el proceso de forma digital desde cualquier lugar, sin necesidad de que sea de forma presencial.
• Posibilitar que los usuarios, sin ser conocedores de informática, firmen la documentación desde cualquier dispositivo móvil sin inconvenientes.
• Poner a disposición de los clientes una herramienta intuitiva, ágil y fácil de usar.

Algunos resultados

• Optimización de los tiempos
  La firma digital agilizó y mejoró los tiempos en las operaciones realizadas, tanto con asegurados como con terceros.
• Cumplimentación de las normativas
  La herramienta cumple con la normativa específica y el documento firmado se verifica, lo que hace presumir que proviene del suscriptor del certificado asociado y que no fue modificado.
• Trazabilidad
  La herramienta informa dónde está el flujo, quién lo adquirió, quién lo tiene que firmar, y toda la metadata en tiempo real. Así, se puede conocer qué parámetros se hicieron, si alguien realizó alguna modificación y, además, cumple con todas las normas internacionales en cuanto a la seguridad en materia del uso de información personal.
• Asistencia Remota
  Se redujo el caudal de la presencia de terceros y asegurados en los centros de atención.
• Practicidad
  Tanto para el uso interno como externo.
• Múltiples usos
  Esta aplicación se utiliza en siniestros de asegurados directos, siniestros de terceros y los relacionados a seguros intermediados por productores asesores de seguros.
• Evitar errores
  Una de las principales ventajas que esta herramienta otorgó a Seguros Rivadavia es la posibilidad de minimizar los errores que las gestiones en papel podían arrastrar. Con la solución digital, el acompañamiento se realiza durante todo el proceso para evitar confusiones en los usuarios.
• Escalabilidad
  Al contar con transacciones y no usuarios, la herramienta pudo pasar a simplificar la cotidianidad de otras áreas de la empresa sin que eso signifique un costo extra.

Una vez solucionada la situación urgente

Si bien la necesidad que movilizó al cliente a contactar a Citarella tuvo que ver con el impacto de la pandemia, hay que mencionar que, cuando se flexibilizó el aislamiento, Seguros Rivadavia continuó utilizando Adobe Acrobat Sign.

Al tener todos sus procesos digitalizados y lograr reducir los tiempos de procesamiento de la documentación (ya que la plataforma solicita la firma a través de correo electrónico para que los usuarios de ubicaciones distantes puedan cumplir con sus trámites), el cliente avanzó con la adquisición de nuevas transacciones.

Esto también forma parte de un cambio cultural por parte de Seguros Rivadavia, a partir de entender a la transformación digital como un punto de partida para todas aquellas empresas que buscan disminuir el impacto ambiental, aumentar su eficiencia operativa y reducir costos. Para ello, contar con el respaldo de socios como Nexsys y Citarella es fundamental para dar con las soluciones precisas para las situaciones indicadas.

Próximos pasos

A partir de descubrir los usos y posibilidades que la herramienta ofrece, Seguros Rivadavia planea ampliar su utilización por fuera de los afiliados. Por ejemplo, además de los procesos internos, uno de los nuevos usos proyectados es en las gestiones con los productores que quieran comenzar a vender seguros de la compañía.

Así, actualmente se están diseñando los procesos para toda la documentación que implica esta nueva función. Desde las altas hasta las modificaciones en los contratos, todo podrá gestionarse y firmarse desde Adobe Acrobat Sign.