Lo que determina en última instancia el éxito de una empresa es su personal. Priorizar a las personas es uno de los valores esenciales de CHG Healthcare, una organización consagrada a tener una influencia decisiva en las vidas de su personal, sus clientes y las comunidades en las que opera. El compromiso de CHG para mejorar continuamente la productividad del personal les llevó a replantearse procesos de marketing críticos, lo que incluía los sistemas tradicionales de gestión de proyectos y las responsabilidades en lo referente a esta actividad, así como a adoptar Adobe Workfront para aumentar la visibilidad del trabajo, la transparencia, la colaboración y la calidad.

“Nuestra cultura se centra mucho en las personas”, declara Amy Pett, directora de Gestión de Proyectos de Marketing de CHG Healthcare. “Solíamos calibrar el éxito en base a la opinión del personal sobre su trabajo, y aunque esto es algo que sigue siendo muy importante, Workfront nos ha proporcionado los datos necesarios para respaldarlo”.

Fundada en 1979, CHG Healthcare es una empresa líder en el ámbito de los recursos humanos sanitarios y el mayor proveedor de personal suplente o interino en Estados Unidos. Mediante sus marcas de confianza (CompHealth, Weatherby Healthcare, RNnetwork, Foundation Medical Staffing y Global Medical Staffing), la empresa proporciona puestos de trabajo temporales e indefinidos para profesionales de la medicina, personal paramédico y profesionales de la enfermería en centros sanitarios de todo Estados Unidos.

El reto

En la cultura centrada en las personas de CHG, el éxito de los proyectos de marketing se solía determinar en función de la opinión del personal al respecto, ya que las personas encargadas de coordinar los proyectos solo tenían una herramienta de gestión de tareas para registrar las solicitudes de trabajo procedentes de los equipos internos de comunicación y construcción de marca. Toda la planificación de los productos se registraba en Microsoft Excel y, el desarrollo, en JIRA, por lo que la elaboración del cronograma de desarrollo del marketing y la web iba por un lado, y el trabajo en curso por otro, lo que hacía que ambos procesos permanecieran aislados y desligados.

Tras haber establecido oficialmente unos estándares y un equipo para la gestión de proyectos hace tres años, en CHG nombraron a una directora de proyectos, quien empezó a investigar cómo sustituir el sistema existente por otro que mejorara los procesos del flujo de trabajo creativo, proporcionara visibilidad sobre la capacidad de los recursos y posibilitara la planificación de la capacidad. Además, la empresa esperaba poder usar la misma solución de gestión del trabajo para los proyectos creativos y para las iniciativas de desarrollo web.

“Pronto me di cuenta de que no bastaba con sustituir un sistema creativo, sino que necesitábamos conectar mejor el trabajo de los distintos equipos a la hora de planificar proyectos futuros”, recuerda Pett.

La solución de Adobe Workfront

Si damos un salto hasta el presente, ahora Workfront es el sistema de registro de las operaciones de marketing de CHG. Esta plataforma digital se utiliza para registrar, monitorizar y gestionar las solicitudes de trabajo, e incorpora datos cuantitativos a la información cualitativa que el personal aporta con regularidad. Ahora, aproximadamente 100 miembros del personal de marketing de CHG (distribuidos entre agencias creativas internas, equipos de desarrollo web, de comunicaciones corporativas y de relaciones públicas) confían en esta solución de gestión del trabajo para poder satisfacer las solicitudes procedentes tanto de la empresa como de la familia de seis marcas de CHG que llegan a las audiencias del ámbito de la prestación de servicios sanitarios. Al principio, la empresa implementó Workfront solo para los miembros del equipo creativo y las personas solicitantes, pero pronto constataron el valor que aportaría incorporar los procesos de los equipos de desarrollo web a la solución para mejorar la comunicación, la documentación, las relaciones y las notificaciones del estado de todo el trabajo de marketing.

Planificación centralizada del trabajo y la capacidad

En CHG emplean Workfront para automatizar y acelerar todo el ciclo de vida del trabajo, lo que ayuda a priorizar al personal que está en primera línea. Esta plataforma de gestión del trabajo de la empresa centraliza y estandariza las solicitudes, conecta flujos de trabajo digitales, mejora la colaboración y centra a los equipos en las tareas adecuadas.

Por ejemplo, en CHG han automatizado en Workfront casi media docena de formularios de solicitud de trabajo creativo. Ahora, a partir de las respuestas a una serie de preguntas, el sistema aplica la plantilla adecuada y asigna el trabajo al personal apropiado. Desde que implementaron las colas de solicitudes en Workfront, en CHG han reducido de forma considerable el número de favores adicionales que las personas del equipo de marketing hacen a otros miembros del personal con los que habían hablado o contactado por correo electrónico.

“Workfront nos ayuda a priorizar a las personas que están trabajando en primera línea”, afirma Pett.

Aparte de mejorar los procesos, en CHG utilizan los datos de Workfront para obtener información sobre las tendencias en la carga de trabajo, de forma que el equipo de gestión de proyectos pueda gestionar la capacidad con mayor eficacia. En respaldo de su cultura que prioriza a las personas, en CHG ahora disponen de datos de utilización fiables y en tiempo real que pueden ayudar a detectar problemas de implicación y de éxito, ya que permiten identificar con mayor rapidez desequilibrios en la capacidad de la carga de trabajo.

Según Pett, “Había una gestora de proyectos tan eficiente que, de no haber contado con Workfront, nunca habríamos sabido que estaba por encima de su capacidad. Su ritmo de trabajo era insostenible y se habría acabado desgastando profesionalmente, pero como pudimos ajustar a tiempo parte de su carga de trabajo, su satisfacción ha aumentado. Ahora ella también contribuye de otras formas importantes, pues tiene la capacidad de aportar valor y agradece que la empresa reaccionara ante su necesidad de un mayor equilibrio”.

En muchos casos, Workfront ha posibilitado que en CHG sean más conscientes de la cantidad de trabajo que asigna en cada momento el equipo de gestión de proyectos. Ahora, las tareas de marketing se distribuyen en incrementos más manejables: por ejemplo, se asignan tres tareas para el final de la semana y cuatro para la siguiente, en vez de asignar 15 tareas para final de mes. “Workfront nos ayuda a agrupar el trabajo de forma más eficiente y, además, a utilizar los datos para justificar el crecimiento en los equipos y las oportunidades”, declara Pett.

Gestión de proyectos con metodologías ágiles y en cascada

Además, las prestaciones de Workfront para la gestión de proyectos conforme a metodologías ágiles ayudan al equipo de gestión de proyectos de CHG a equilibrar mejor las cargas de trabajo, contribuyen a que el personal se adapte a los cambios en las prioridades e impulsan la colaboración en equipo. El equipo de gestión de proyectos de CHG configura proyectos para cada una de las muchas marcas a las que da servicio y los incorpora a la lista de tareas pendientes del equipo de marketing. El equipo de desarrollo web gestiona un sólido equipo de scrum que lleva a cabo sprints quincenales en Workfront. Los datos se introducen en varios formularios personalizados de dicha plataforma. El equipo de gestión de proyectos planifica sobre la marcha y lleva a cabo la lista de tareas pendientes mediante el tablero de scrum para gestionar las tareas diarias y hacer un seguimiento de las horas dedicadas a cada una con el fin de planificar la capacidad.

“Gestionamos todos los eventos de scrum (planificación de sprints, reuniones rápidas diarias, la priorización o barrido de las tareas pendientes, la creación de guiones gráficos, la estimación, la revisión de las iteraciones y las retrospectivas) a través de Workfront”, comenta Pett.

El equipo de gestión de proyectos de CHG simplifica la gestión de proyectos conforme a metodologías ágiles gracias a muchas de las prestaciones de Workfront. Por ejemplo, las visualizaciones ágiles de los equipos permiten al personal de gestión de proyectos crear y organizar equipos ágiles, consultar y gestionar las tareas pendientes de cada uno, planificar los sprints actuales y futuros, y revisar los anteriores. Las listas de tareas pendientes de los equipos sirven para recopilar todas las solicitudes y tareas que quedan por hacer en un solo lugar, lo que aporta una visibilidad total de las cargas de trabajo y permite al personal de gestión de productos gestionar y modificar las prioridades de desarrollo web según convenga.

Además, la planificación de sprints en Workfront permite al personal de gestión de productos de CHG configurar y gestionar cómodamente cada sprint, lo que incluye rellenar los sprints con tareas, seleccionar la capacidad y el foco de atención de cada equipo, definir plazos para los sprints y codificar las tareas con colores. Los diagramas de evolución muestran y miden en tiempo real el progreso de un equipo en un sprint, y también proporcionan las fechas de finalización previstas en función del ritmo. Los guiones gráficos interactivos muestran la transición del trabajo por todas las fases, desde “en planificación” hasta “en curso”, “en espera de aprobación” y “finalizado”, y también reflejan el número de tareas y horas completadas a medida que estas avanzan.

Aparte del personal de desarrollo web, el equipo de comunicaciones corporativas y el de relaciones públicas (RR. PP.) de CHG también usan Workfront para gestionar los calendarios editoriales y los requisitos de publicación en redes sociales, blogs y campañas por correo electrónico, entre otros medios. Las pruebas A/B de correos dirigidos a clientes también se monitorizan en su totalidad en tableros personalizados de Workfront.

La misma solución de gestión del trabajo es ideal tanto para los proyectos de desarrollo conforme a metodologías ágiles como para el trabajo creativo que se gestiona siguiendo una metodología más tradicional en cascada. Con un respaldo eficaz para ambos modelos, en CHG pueden utilizar un tablero combinado de Workfront para proyectos grandes como, por ejemplo, actualizaciones de la imagen de marca.

Paneles e informes en tiempo real

Ahora, los equipos de gestión de proyectos y de marketing pueden visualizar y monitorizar con facilidad el trabajo existente, el que se ha planificado y el que se ha completado recientemente en Workfront. La agilización del acceso a datos y plazos importantes de los proyectos ayuda a esta empresa ágil de recursos humanos sanitarios a no desviarse de su propósito. Mientras que antaño un informe solía constar de una lista de trabajos en curso, ahora en CHG disponen de información más detallada, como la clasificación de las tareas pendientes y la preservación del trabajo.

Según Pett, “La gerencia y las personas solicitantes tienen la libertad de entrar en Workfront, ver la solicitud de un proyecto, hacer una actualización, plantear una pregunta, y actualizar o ver el estado de una tarea. Antes, tenían que preguntar a alguien para saber qué estaba pasando”.

Ventajas

En la actualidad, un equipo de seis personas del equipo de gestión y coordinación de proyectos de CHG gestiona aproximadamente 200 proyectos al año en Workfront. Sin embargo, a medida que vayan creciendo las marcas, la expectativa es que ese trabajo también se amplíe. Una de las ventajas inesperadas de la implementación de Workfront para el personal de gestión de proyectos de CHG ha sido el crecimiento profesional. A un miembro se le ha reconocido como líder inspirador y la persona más valiosa del departamento. Además, se ha promocionado a otras tres personas, y en todos esos casos han citado Workfront como el valor que han contribuido a aportar al departamento de marketing y que ha potenciado y conectado aún más al personal de CHG, lo cual testimonia el lema corporativo de priorizar a las personas. Desde la implementación de Workfront, en todos los ámbitos del marketing se han logrado las siguientes ventajas:

• Incremento de la visibilidad y la transparencia
  Antes, el personal de marketing de CHG tenía poca idea del trabajo que les llegaría en las tres semanas siguientes. En cambio, ahora el equipo de gestión de proyectos puede consultar y preparar una previsión a tres meses para todo el trabajo que contemplen los equipos de construcción de marca. “La visibilidad y la transparencia entre los distintos departamentos han sido realmente decisivas. Ahora podemos ir desarrollando todos los canales con claridad”, afirma Pett.
• Introducción de la planificación de la capacidad
  Cada viernes por la mañana, el equipo de gestión de proyectos asiste a una reunión de capacidad para revisar las asignaciones de la semana anterior y prever las siguientes. El equipo consulta los informes de Workfront y analiza los problemas o impedimentos para llevar a cabo las tareas. Al contar con información sobre el trabajo y también las tendencias presentes y futuros, el personal de gestión de proyectos elabora asignaciones de trabajo más inteligentes y equilibradas. Además, ahora los datos sobre la capacidad se tienen en cuenta a la hora de tomar decisiones sobre la contratación, lo que contribuye a justificar el crecimiento del equipo y las nuevas oportunidades.
• Mejora de la definición y la calidad del trabajo
  Al hacer previsiones en horas (en vez de en número de tareas) en Workfront, el equipo de gestión de proyectos se forma una idea más acertada de lo que entra en cada proyecto y cómo planificar un calendario de trabajo. El personal de desarrollo web y creativo tiene visibilidad sobre lo que se puede llevar a cabo con rapidez y lo que requerirá más atención, y ahora se asegura de que todo el mundo disponga de la cantidad adecuada de tiempo para llevar a cabo las tareas más enfocadas en el contenido. Del mismo modo que los equipos han evolucionado, lo mismo ha sucedido con el ritmo laboral. Mientras que antes el personal tenía que reaccionar ante las solicitudes de trabajo, ahora el equipo de gestión de proyectos los planea y prevé, por lo que los miembros del equipo saben qué tareas llegarán y cuáles son los recursos disponibles para poder llevarlas a cabo. “Está mejor enfocado y el trabajo presenta una mayor calidad, lo que impulsa una mejora de las oportunidades”, declara Pett.
• Aumento de la colaboración y la eficiencia
  Workfront ha ligado los flujos de trabajo de CHG, lo que permite a todo el mundo comprender las prioridades del equipo web y creativo. A su vez, está más centrado y es más eficiente. Se lleva a cabo un trabajo más eficaz y con mayor rapidez, y la colaboración entre equipos ha mejorado gracias a la visibilidad que ofrece Workfront. Cuando el equipo web efectuó la transición a Workfront, en CHG pudieron perfeccionar sus eventos ágiles y de scrum, por lo que ahora funcionan como una máquina.
• Mayor implicación del personal
  Según Pett, entre los mayores logros de Workfront se encuentra el hecho de que el personal está más comprometido y satisfecho porque puede acceder a datos exactos y en tiempo real. Asimismo, posee la certeza de que el equipo de gestión de proyectos modificará las tareas para equilibrarle mejor el trabajo.

“Ahora que hemos transformado la función de gestión de proyectos en CHG, contar con un sistema de registro de las operaciones nos ha permitido hacer la transición de simplemente recibir pedidos a convertirnos en un partner de planificación estratégica. Para quienes, como yo, llevamos toda la vida gestionando proyectos, Workfront supone un cambio enorme y sumamente interesante”, concluye Pett.

Recomendado para ti

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/es/fragments/customer-success-stories/cards/generic-collection

Ver todas las historias de clientes

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/fragments/customer-success-stories/contact-footer