Desde hace más de 80 años, Seiko Epson Corporation (Epson) ha sido un referente en materia de innovación. La empresa inició su andadura como un pequeño fabricante de precisión de piezas para relojes, pero desde entonces ha crecido hasta convertirse en uno de los nombres más destacados en el ámbito de la robótica, los proyectores, los semiconductores y los sensores. Para gran parte de la clientela y el personal de oficina, Epson es una empresa famosa por la fiabilidad de sus impresoras y fotocopiadoras en el sector de la impresión comercial e industrial. La EP-101 fue la primera miniimpresora del mundo, y hay dispositivos de Epson en viviendas y oficinas de todo el globo.

Recientemente, Epson empezó a ampliar sus servicios también al personal que trabaja en oficinas satélite, el cual puede alquilar un espacio de oficina durante unos minutos o unas horas para hacer una conferencia telefónica, conectarse al wifi o tener una breve reunión.

Algunas de estas oficinas satélite ahora incluyen impresoras de Epson con Epson Print Admin, que permite al personal imprimir documentos de forma más segura antes de reunirse. Además, con la API de servicios de PDF de Adobe incluida en los servicios de Adobe Acrobat, Epson ayuda al personal a imprimir archivos de Microsoft Office de forma rápida, sencilla y precisa.

“A medida que nos adentramos en una era en la que el teletrabajo y los espacios de oficina distribuidos se vuelven más habituales, el personal necesita espacios de trabajo fiables y seguros esté donde esté”, afirma Tatsuya Mine, representante técnico de Epson. “La API de servicios de PDF de Adobe nos ha ayudado a mejorar los servicios de impresión para que las oficinas satélite compartidas sean igual de seguras y funcionales que cualquier edificio de oficinas”.

Impresión más segura y sencilla

Epson Print Admin adopta un nuevo enfoque altamente seguro para la impresión empresarial. Solo las personas registradas pueden imprimir, copiar o escanear documentos, y los trabajos de impresión solo se liberan de la cola de impresión cuando alguien inicia sesión en la impresora. Para iniciar sesión, hay que introducir un nombre y una contraseña o pasar una tarjeta de identificación por el lector de tarjetas. Las oficinas satélite querían un sistema aún más universal que permitiera a cualquier persona registrada acceder a la impresión sin tener que recordar contraseñas ni llevar consigo una tarjeta.

Epson incorporó un sistema de reconocimiento facial desarrollado para algunas oficinas satélite ubicadas en Japón por Panasonic System Solutions Japan en Epson Print Admin. Lo único que tienen que hacer las personas registradas es situarse ante una tableta y dejar que el sistema de reconocimiento facial inicie su sesión.

“La seguridad es vital, sobre todo cuando hay personal de distintas empresas compartiendo el mismo espacio de oficina”, explica Hiroshi Matsumoto, responsable de equipo de Epson. “El reconocimiento facial preserva la privacidad de los documentos impresos con mayor facilidad y seguridad que una contraseña o una tarjeta de identificación. Aún estamos en fase de pruebas, pero pronto podría haber reconocimiento facial en otras oficinas satélite de todo Japón”.

Las oficinas satélite también solicitaron una versión sin controladores de Epson Print Admin, ya que así se reducen las actualizaciones y los riesgos para la seguridad de los controladores y el software instalados. Sin embargo, esta versión sin controladores solo podía imprimir documentos PDF, no los documentos de Microsoft Office que tanto se usan en las empresas. El personal tenía que convertir los documentos de Microsoft Office a PDF en sus dispositivos personales para poder subirlos a la nube e imprimirlos. Con el fin de aumentar la eficiencia y la comodidad del personal, Epson quería que los documentos de Microsoft Office se convirtieran automáticamente antes de imprimirlos.

“Cuando le comentamos a Microsoft que necesitábamos convertir documentos a PDF con rapidez y precisión, nos recomendaron la API de servicios de PDF de Adobe”, relata Koki Togashi, directivo de Epson.

Con la función Crear PDF, ahora el personal puede seleccionar cualquier documento de Microsoft Office en la interfaz de Epson Print Admin y convertirlo automáticamente en un archivo PDF de alta fidelidad, lo que elimina muchos de los errores de conversión que podrían producirse con otros tipos de herramientas de conversión a PDF. Basta con seleccionar los parámetros de impresión y pulsar el botón de imprimir.

“Al incorporar la API de servicios de PDF, hemos simplificado mucho más el proceso de impresión, dado que ya no hace falta convertir ningún documento manualmente”, explica Togashi. “Además, al eliminar los pasos manuales, el proceso es el doble de rápido. Al no tener que esperar tanto a que se impriman sus documentos, el personal puede pasar más tiempo en la oficina satélite poniéndose al día con su trabajo”.

Innovación en los servicios de impresión para oficinas modernas

Desde la incorporación de la API de servicios de PDF, el número de personas que utilizan estaciones de Epson Print Admin de forma recurrente se ha incrementado, lo que indica que la plantilla móvil está satisfecha con este servicio. Aunque de momento Epson solo crea documentos PDF, las API de Adobe permitirán a la empresa incorporar otros servicios en el futuro, desde la edición de PDF hasta el reconocimiento óptico de caracteres (u OCR, por sus siglas en inglés).

“Trabajar con la API de servicios de PDF fue sencillísimo, ya que incluye documentación y referencias claras que nos permitieron incorporar rápidamente a nuestro flujo de trabajo la función Crear PDF”, afirma Takeshi Yamada, ingeniero jefe de Seiko Epson Corporation. “Con la ayuda de Adobe, hemos desarrollado nuevas formas de gestionar las necesidades de documentos impresos y digitales del personal distribuido de la empresa”.

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