Los revolucionarios avances en la medicina están transformando nuestro mundo a una velocidad vertiginosa, pero mantenerse al corriente del aluvión de nuevos tratamientos, tecnologías y estudios es un desafío descomunal para pacientes y sus familias, así como para profesionales de la salud y de la investigación.

Cada mes, más de 127 millones de personas acuden a WebMD y a Medscape en busca de información médica fiable, materiales de referencia detallados y herramientas relacionadas con la salud y el bienestar. WebMD proporciona noticias fáciles de entender, información, casos personales y herramientas que ayudan a la gente a comprender y gestionar mejor su salud. Medscape es la fuente de información médica número uno (noticias, artículos destacados, formación médica continua y herramientas farmacológicas de referencia) para profesionales de la salud como, por ejemplo, del ámbito de la medicina, de la enfermería, de la farmacia y estudiantes.

En ambas plataformas, el vídeo es una de las principales herramientas para transmitir información a las audiencias. WebMD y Medscape Studios producen más de 3000 vídeos al año (lo que supone un promedio de casi 60 vídeos por semana, y algo más de 8 vídeos al día). Los vídeos pueden abarcar desde documentales de casos personales, entrevistas con especialistas y debates de mesa redonda hasta animaciones explicativas, eventos en directo, webinars y videotutoriales.

A Zachary Bennett, el vicepresidente de WedMD y Medscape Studios, siempre le ha cautivado el carácter cautivador del vídeo. “Siempre he explorado formas de usar el contenido multimedia para transmitir mensajes”, afirma Bennett. “Las herramientas creativas cambian constantemente, desde las cámaras super-8 de mi infancia hasta las funciones de edición de los móviles. Sin embargo, a pesar de estos avances, la esencia sigue siendo la misma: las historias que contemos deben calar entre la gente. Y lo mejor es que, a día de hoy, tengo la posibilidad de trabajar con un equipo talentoso que se centra en educar al mundo sobre temas de salud”.

Según Bennett, los mayores desafíos residen en el volumen y la velocidad de producción de vídeo para WebMD y Medscape. El equipo de producción, integrado por 60 personas, tiene que trabajar conforme a estrictos estándares en varias divisiones y con cientos de tipos de contenido. No solo tienen que mantenerse al día con cada proyecto, sino que trabajan de forma continua para mejorar e innovar. En WebMD y Medscape también tienen una responsabilidad con sus audiencias para asegurarse de que los vídeos contengan la información más puntual y certera posible, lo cual puede requerir varios ciclos de revisión con especialistas en medicina.

Con Adobe Creative Cloud, Frame.io y Adobe Workfront, en WebMD crearon un flujo de trabajo de producción de vídeos eficiente, ágil y plenamente compatible con la flexibilidad del teletrabajo. Este flujo de trabajo remoto permitió al equipo de producción aumentar en el transcurso de tres años el número de vídeos que producía en un 40 %.

“Buscamos constantemente formas de eliminar los obstáculos para poder centrarnos en crear contenidos”, declara Bennett. “Cuando combinas el flujo de trabajo de producción de vídeo de Adobe con Frame.io y Workfront, las posibilidades son infinitas. Sé que la mayoría de la gente piensa que la gestión de proyectos no puede ser emocionante, pero con Adobe, lo es”.

Gestión de flujos de trabajo eficientes

WebMD basa su flujo de trabajo de producción de vídeos en las aplicaciones de Adobe. En concreto, en Adobe Premiere Pro y en After Effects. Funciones tales como Dynamic Link contribuyen a acelerar el proceso de edición al permitir al equipo de edición cambiar de forma eficiente los elementos gráficos sin tener que renderizar ni exportar de forma constante. Ahora bien, para el equipo de producción, una de las fases más laboriosas de la creación de vídeos implicaba simplemente la gestión del flujo de trabajo.

“Aunque nuestro equipo consta de poco más de 60 personas, cientos de ellas, tanto internas como externas, participan en la creación de contenidos, desde la planificación hasta la revisión, pasando por la publicación y la promoción”, relata Bennett. “Tenemos distintos ciclos de revisión para cada tipo de contenido, y tratar de hacer un seguimiento de todos ellos puede resultar difícil. Workfront transforma nuestra forma de gestionar los vídeos. En vez de enviarle a todo el mundo programaciones, notas y recordatorios por correo electrónico, podemos monitorizarlo todo en la aplicación y tenemos visibilidad de lo que sucede en todo momento”.

El equipo del estudio puede crear y gestionar cómodamente los cronogramas de cada tipo de producción de vídeo en un solo lugar, con un formato estandarizado para facilitar la planificación de los vídeos. Y lo más importante de todo es que Workfront le ofrece a Bennett visibilidad de las cargas de trabajo del equipo mediante informes fáciles de usar. Estos informes le muestran exactamente cuánto se tarda en producir los distintos tipos de proyectos, por lo que puede equilibrar las asignaciones en función de quién tiene tiempo e identificar los obstáculos que ralentizan al equipo.

“Workfront nos ayuda a encontrar formas de mejorar los flujos de trabajo y agilizar los plazos de entrega”, comenta Bennet. “Uno de los primeros proyectos que optimizamos fueron los vídeos para Twitter. Cuando empezamos, el proceso desde la concepción hasta la publicación llevaba 30 días, y conllevaba contratar talento, elaborar el guión, grabar o crear elementos gráficos, finalizar y realizar revisiones médicas. Pronto encontramos formas de acortar el proceso a 20 días en el caso de los vídeos grabados, y a tan solo siete en el de los vídeos más sencillos creados con elementos gráficos”.

Ediciones y revisiones remotas y ágiles

En WebMD y Medscape siembre habían necesitado hasta cierto punto funciones de producción y edición remotas. El personal de producción de vídeo suele viajar por todo el mundo para grabar todo tipo de contenidos, desde la elaboración del perfil de un paciente en Los Ángeles hasta entrevistas con especialistas en un congreso médico en Países Bajos. En WebMD y Medscape se han seguido muchos métodos para mantener la producción encarrilada (desde el envío de discos duros por correo postal hasta la carga de archivos en varios sitios de intercambio de archivos) con el fin de hacer llegar el material al personal de edición que trabaja en nuestra sede central de Nueva York.

Cuando estalló la pandemia, el equipo de edición estaba confinado fuera de la sede central debido a la cuarentena, pero el trabajo no podía detenerse. Tenían que descentralizarse y hacerlo con rapidez. Sin embargo, el servidor de Nueva York no era lo suficientemente rápido como para que todo el personal de edición pudiera editar y cargar archivos a través de una VPN. Bennett y su equipo empezaron de inmediato a probar sistemas remotos y pronto encontraron uno con LucidLink.

“Utilizar Premiere Pro con los Filespaces (espacios de archivos) de LucidLink es igual de sencillo que emplear un servidor local”, afirma Bennett. “Esto significa que nuestro equipo de edición puede estar en cualquier lugar y seguir exactamente el mismo flujo de trabajo que si estuviera en nuestro estudio, lo cual no solo nos ayudó en la transición al pleno teletrabajo durante la pandemia, sino también a ampliar nuestra base de talento al permitirnos contratar a personal de cualquier parte del mundo”.

Con Frame.io, en WebMD también aprovechan la agilidad y flexibilidad de los flujos de trabajo remotos para las revisiones de contenido. Antes, el personal de edición cargaba su trabajo a un servicio de intercambio de archivos como Microsoft SharePoint, Google Drive o Dropbox, y el equipo de revisión enviaba y recibía comentarios por correo electrónico.

Ahora, un miembro del equipo de edición carga un proyecto y todas las personas que colaboran en él reciben una notificación en la que se les indica que la última edición ya está lista para revisar. Todo el equipo de revisión puede añadir sus comentarios en el mismo lugar, por lo que puede leer los comentarios del resto del personal, contestarlos o votarlos; y el miembro del equipo de edición dispone de todas las correcciones consolidadas en un solo lugar, en vez de tener que lidiar con varios hilos de correos electrónicos. Además, Workfront automatiza el seguimiento de todo el proyecto, de forma que el personal de gestión de proyectos puede consultar cuándo se ha iniciado o terminado la revisión.

“Frame.io duplica la velocidad de nuestro flujo de trabajo de revisión”, afirma Bennett. “Todas las notas están recopiladas en un solo lugar, por lo que el miembro del equipo de edición dedica mucho menos tiempo a tratar de consolidarlas o de aclarar comentarios. Además, es sumamente fácil de usar. La mayor parte de nuestro equipo de revisión está compuesto por profesionales de la salud que no se dedican a crear vídeos, pero les resulta muy fácil aprender a trabajar con este programa. Pueden incluso revisar los vídeos en un dispositivo móvil, lo cual, para profesionales que tienen mucho ajetreo, resulta una ayuda enorme”.

Información médica precisa para audiencias diversas

Mediante una combinación de Frame.io y Workfront para revisar y gestionar los flujos de trabajo, Bennett trabaja para ampliar las revisiones de los vídeos para WebMD también a las revisiones de los vídeos educativos y profesionales de Medscape, así como para ampliar el flujo de trabajo empleado para los vídeos de WebMD al contenido de Medscape.

“Estoy ansiosos por ver cómo esta integración entre las soluciones continúa mejorando y abriendo nuevas posibilidades”, comenta Bennett. “Las revisiones son absolutamente esenciales para nuestro trabajo en WebMD y Medscape. Con las aplicaciones de Adobe para mejorar los flujos de trabajo internos y las revisiones, podemos concentrarnos en generar vídeos médicos importantes que sean certeros a la par que atractivos”.

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