La compétitivité par les compétences.

Accélérer la signature de contrats conformes grâce à l’intégration d’Adobe Sign avec Dynamics 365.

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Date de création :

1995

25 000 personnes formées par an
800 cours dispensés par mois
Bristol, Royaume-Uni
www.lifetimetraining.co.uk

30

SECONDES

Tel est le délai de préparation des nouveaux contrats

Produits:

Objectifs

Améliorer les services auprès des clients internes et externes en numérisant les processus

Limiter les risques en réduisant les erreurs dues à la paperasse et les retards

Soutenir les initiatives écologiques en réduisant la consommation et les déchets de papier

Résultats

Workflows de signature de contrats RAPIDES ET CONFORMES

Préparation de nouveaux contrats en 30 SECONDES

RÉDUCTION du temps de traitement des contrats de 80 %

AUGMENTATION de la fiabilité des contrats de plus de 95 %

Le développement de compétences, une clé pour l’avenir du pays

La gestion des talents ne consiste pas simplement à attirer du personnel qualifié. Elle vise également à enrichir ces ressources par la formation et le développement des compétences. 

La société de formation britannique Lifetime Training, basée à Bristol, joue un rôle déterminant dans cette approche moderne de la gestion des talents. Depuis plus de 20 ans, l’entreprise propose des programmes de formation pour renforcer les compétences professionnelles et soutenir l’activité des entreprises. Elle figure aujourd’hui parmi les premiers organismes de formation du Royaume-Uni, où 25 000 personnes bénéficient chaque année de ses cours et programmes d’apprentissage. L’organisation de programmes d’apprentissage subventionnés dans des secteurs comme la santé et le sport, les loisirs, les services sociaux, l’hôtellerie-restauration et le commerce constitue l’essentiel de ses activités.

Le Royaume-Uni connaît une demande croissante dans le domaine de l’apprentissage. Si cet engouement a contribué à la réussite de Lifetime Training, ce ne fut pas sans un certain nombre de difficultés opérationnelles. En se développant, la société a en effet dû traiter chaque année davantage de contrats de travail et de formation. La rédaction d’épais contrats pour les stages de formation prenait de plus en plus de temps. Parallèlement, une nouvelle réglementation sur l’apprentissage, instaurée par l’administration britannique et assortie d’une taxe spécifique, a alourdi la tâche de l’entreprise de 200 à 300 dossiers supplémentaires par mois. 

« Notre processus de création de contrats était long et fastidieux, et nous voulions améliorer la première impression laissée aux stagiaires », explique Stacey Rowston, conseillère en formation chez Lifetime Training. « Nous devions trouver le moyen d’offrir une meilleure expérience client à une époque privilégiant l’immédiateté. » 

Tandis que Lifetime Training cherchait à déployer des fonctionnalités de signature électronique à l’échelle de l’entreprise, son choix s’est porté sur Adobe Sign — la solution de signature électronique d’Adobe Document Cloud — pour son excellente réputation, son intuitivité, sa convivialité et son intégration transparente avec Microsoft Dynamics 365. Adobe Sign n’exige qu’un minimum de formation du personnel, et ses fonctions de suivi et de traçabilité facilitent la mise en conformité avec les réglementations.


« Avec Adobe Sign, notre processus est efficace, conforme et révèle notre professionnalisme. La solution Adobe nous permet de nous démarquer et de conforter notre position de leader du secteur. »

 

Piran Scott
Directeur financier de division, Lifetime Training


La réponse aux exigences de conformité

La réglementation britannique sur l’apprentissage impose aux employeurs dont le chiffre d’affaires dépasse 3 millions de livres de reverser une partie de leur masse salariale pour financer des programmes d’apprentissage. Avant que leurs salariés ne débutent leur formation, les entreprises doivent remplir un contrat signé avec l’organisme de leur choix.

Pour faire face à cette charge de travail supplémentaire, Lifetime Training a déployé Adobe Sign, désormais intégré avec Microsoft Dynamics 365. Grâce à cette intégration, les utilisateurs peuvent envoyer, suivre et signer des contrats directement depuis le système CRM Dynamics 365, en tout lieu et à tout moment, sur quasiment tous les appareils. Les données Dynamics 365 s’inscrivent directement dans le contrat de taxe d’apprentissage créé dans Adobe Sign, ce qui limite la saisie et les erreurs. Une fois signé par l’employeur par voie numérique, le contrat finalisé contenant les données nécessaires est archivé dans le système CRM Dynamics 365.

Le workflow digital impliquant Adobe Sign et Microsoft Dynamics 365 aide Lifetime Training à se mettre en conformité avec la réglementation sur la taxe d’apprentissage. Ses agents ne peuvent générer de contrats qu’après avoir réuni les données d’apprentissage nécessaires, ce qui évite tout contrat non conforme. Les fonctions de suivi et de traçabilité fournissent de précieuses données attestant la conformité des documents. Lifetime Training met en outre ces données à profit pour affiner et optimiser continuellement les processus et workflows de ses programmes d’apprentissage.

« Avec Adobe Sign, notre processus est efficace, conforme et révèle notre professionnalisme », affirme Piran Scott, directeur financier de division chez Lifetime Training. « La solution Adobe nous permet de nous démarquer et de conforter notre position de leader du secteur. »


« Maintenant qu’Adobe Sign est intégré avec Microsoft Dynamics 365, nos agents peuvent remplir et envoyer un contrat tout en étant au téléphone avec un prospect. Ce dernier peut à son tour apposer sa signature électronique avant même de raccrocher. Ce processus est vraiment plus agréable. »

 

Piran Scott 
Directeur financier de division, Lifetime Training


Jusqu’à 90 % de gain de temps

Après l’essai concluant des programmes d’apprentissage, Lifetime Training a étendu l’utilisation d’Adobe Sign intégré avec Microsoft Dynamics 365 aux contrats destinés aux stages de formation. Avant le déploiement du workflow digital, ses employés devaient personnaliser les contrats et les demandes de prêt, les imprimer et les envoyer par voie postale aux futurs stagiaires, qui devaient à leur tour les examiner, les signer et les renvoyer. Les contrats complétés étaient alors numérisés et archivés dans le système informatique de Lifetime Training. 

Beaucoup de contrats retournés étaient néanmoins incomplets, voire non signés, quand ils ne se perdaient pas dans le courrier. Les agents de Lifetime Training devaient alors tout reprendre à zéro. Avec chaque mois jusqu’à 200 contrats de formation de 19 pages en moyenne, le processus prenait énormément de temps, sans parler de la quantité de papier consommée. 

Grâce au workflow digital réunissant Adobe Sign et Microsoft Dynamics 365, il ne faut pas plus de 30 secondes pour préparer et distribuer les contrats de formation par voie électronique, là où il fallait auparavant jusqu’à cinq minutes — soit un gain de temps de 90 %. De même, les contrats sont désormais complétés et retournés en l’espace de 24 heures. Comparé à la moyenne précédente de cinq jours, le workflow digital a permis d’écourter les délais de 80 %.

Les fonctionnalités de signature mobile et de rappel automatique quotidien d’Adobe Sign contribuent à réduire les délais de traitement. Les futurs apprenants peuvent signer des documents sur n’importe quel appareil, y compris un téléphone mobile, ce qui raccourcit les délais de signature. Des notifications peuvent même être envoyées automatiquement pour éviter les oublis. 

Jusqu’à 40 % des contrats imprimés contenaient des erreurs ou posaient des problèmes impliquant un suivi, tandis qu’Adobe Sign et Microsoft Dynamics 365 ont permis de ramener ce chiffre à moins de 5 % des contrats électroniques. Ces gains d’efficacité cumulés permettent aux employés de Lifetime Training de passer plus de temps à proposer des cours ou à aider les stagiaires à développer leur carrière. 

« L’ancien processus papier était devenu tellement long que nous risquions de perdre des prospects pressés par le temps au profit d’autres organismes de formation », assure Piran Scott. « Maintenant qu’Adobe Sign est intégré avec Microsoft Dynamics 365, nos agents peuvent remplir et envoyer un contrat tout en étant au téléphone avec un prospect. Ce dernier peut à son tour apposer sa signature électronique avant même de raccrocher. Ce processus est vraiment plus agréable. » 

« Grâce à Adobe Sign, la transformation digitale a permis à nos agents de quitter leur bureau pour se rendre sur le terrain et se consacrer à ce qu’ils savent faire de mieux : développer les ventes, fournir de précieux conseils d’orientation professionnelle et doper la compétitivité des entreprises britanniques », renchérit Stacey Rowston.

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