Reconocida creatividad desde la nube

Centralizar la fuente de confianza

Los ahorros no fueron el único factor que impulsó a Xfinity a internalizar su creatividad. “Para Xfinity, significó mucho más”, agrega Grove. “Verdaderamente tuvimos que construir una agencia totalmente funcional que pudiera brindar todos los servicios de Comcast a la marca Xfinity. No era solo un equipo de producción o un estudio en el sótano de Comcast”.

El equipo buscaba una solución empresarial para la gestión del trabajo que pudiera adaptarse al crecimiento de la agencia y gestionar con facilidad los flujos de trabajo creativos y administrativos, desde la recepción de proyectos, la incorporación y la capacitación hasta la creación de informes y paneles. “Necesitábamos encontrar la manera de centralizar la fuente de confianza para las campañas, un lugar donde la gente pudiera consultar todo e integrarse al proyecto”, dice Cruz.

Encontraron la respuesta en Workfront, una innovadora solución de gestión del trabajo que actúa como el sistema de registro de marketing de la organización y como nexo de todos los proyectos creativos que se emprenden.

Elegir Workfront como solución centralizada para Xfinity Creative fue una decisión obvia. “Decidimos casi desde el principio que Workfront sería la única plataforma central con la que gestionaríamos la agencia. Tenía todas nuestras asignaciones de recursos, actividades y estadísticas de proyectos, nuestros programas y nuestros pilares, así como todos los registros de jornada laboral y la situación de los empleados, ya fueran contratistas o de tiempo completo”, afirma Grove.

Luego, Cruz creó paneles para que los líderes de equipo pudieran ver los datos en tiempo real. “Podíamos ver literalmente todo en tiempo real, desde los datos financieros hasta cuántos proyectos estaban activos, organizados por tipo”. Los datos en tiempo real proporcionaron al equipo de liderazgo ejecutivo la visibilidad y la información estratégica que necesitaban para tomar decisiones rápidas sobre todo tipo de asuntos, desde recortar costos hasta satisfacer más eficientemente las necesidades de la clientela.

Los equipos creativos tienen más tiempo para crear

Usar Workfront como única fuente de confianza contribuyó a la principal prioridad del equipo: disponer de más tiempo para realizar el trabajo creativo galardonado. Workfront ayudó a optimizar los procesos de Xfinity Creative a tal punto que el equipo experimentó un aumento del 700% en la velocidad de entrega de proyectos en tan solo el primer año. Esta drástica transformación fue posible gracias a que el equipo se apoyó en gran medida en las impecables integraciones entre Adobe Workfront, Adobe Creative Cloud para empresas, y Adobe Experience Manager Assets para crear un conjunto de herramientas de gran potencia que automatiza las tareas repetitivas y aligera las cargas administrativas al equipo creativo.

Este conjunto de herramientas encajó a la perfección con su gestión del ciclo de vida del contenido. Workfront mantuvo al día a sus equipos y partes interesadas y permitió hacer pruebas, revisiones y aprobaciones in-app directamente desde los flujos de trabajo de Creative Cloud. Experience Manager Assets aportó la gestión de recursos y versiones impulsada por IA, lo que permite a los equipos y a las partes interesadas activar el contenido en todos los canales y dispositivos.

La naturaleza totalmente remota de la agencia también permitió al equipo creativo crecer más allá de las barreras geográficas, dio a los creativos flexibilidad para trabajar en el entorno en el que se sintieran más cómodos y facilitó el intercambio de ideas en cualquier momento y desde cualquier lugar. Los integrantes del equipo pueden dejar comentarios sobre los proyectos en tiempo real para dar a todos los participantes una visibilidad total en cualquier dispositivo conectado a la nube. Este tipo de capacidad de colaboración inmediata une al equipo de Xfinity distribuido por todo el país.

“Encontrar talento en todo el país ha sido una bendición. La realidad es que no habríamos podido ampliar nuestra escala como lo hicimos ni conseguir los talentos que captamos en una fase tan temprana si no hubiéramos tenido un enfoque virtual”, afirma Cruz.

“La musa de la inspiración llega cuando quiere llegar”, añade Grove. “Sí, las personas colaboraban con sus colegas, pero también estaban en su propio espacio y casi solos, y eso es bueno desde el punto de vista del pensamiento creativo. Les ayudó a ser un poco más audaces con las ideas en lugar de sentirse agobiados por el ajetreo y el bullicio del entorno publicitario, que puede distraer muchísimo a una persona creativa”.

Grove y Cruz confiaron en las potentes funciones de incorporación y capacitación a distancia de Workfront para crear su equipo en crecimiento. “A medida que digitalizábamos y virtualizábamos nuestras experiencias de incorporación y capacitación, necesitábamos asegurarnos de que todo el personal tuviera la misma experiencia y estuviera preparado para el éxito laboral”, expresa Cruz. “Workfront nos permitió personalizarlo todo según la función o el perfil de cada persona y asegurarnos de que recibieran el material que necesitaban”.

Incorporar a los empleados de forma fluida condujo a una cultura de equipo más fuerte desde el principio, y esto redujo el tiempo de incorporación en más del 50%: de 5 a 2 días. “Hasta el día de hoy, la gente me habla de lo estupenda que fue su experiencia de incorporación aquí y del apoyo que recibieron durante toda la primera semana. Para mí, eso es una victoria: el hecho de que hayamos retenido a tan grandes talentos durante tanto tiempo definitivamente habla bien de cómo optimizamos toda la experiencia de incorporación en Workfront”.

Crear un sinfín de integraciones en Workfront

Cuando el dúo invirtió por primera vez en Workfront, simplemente buscaba una solución de gestión del trabajo con integraciones de terceros. Ahora, después de más de dos años, han complementado Workfront con Frame.io. Están muy pendientes de las integraciones que Adobe adquirirá próximamente y planificando cómo implementarlas para conseguir una cadena de suministro del contenido más sólida y fluida.

“Para nosotros fue casi una cuestión de suerte disponer de un conjunto de herramientas tan integrado, pero también ha sido estratégico por parte de Adobe adquirir esta herramienta. Primero fuimos usuarios de Workfront, y habríamos utilizado Frame en nuestro flujo de trabajo independientemente de la integración”, confirma Grove.

El proceso de revisión y aprobación es una parte importante del flujo de trabajo del equipo, y hacerlo bien significa poner la felicidad de la clientela en primer plano. Las integraciones de Workfront Proof y Frame.io ayudan al equipo del estudio a gestionar las versiones de forma eficaz y dar seguimiento al progreso de videos y las entregas relacionadas, además de facilitar las revisiones por parte de los clientes.

“Las integraciones de Frame.io también han creado una experiencia increíble para nuestra clientela: pueden ver los videos uno al lado del otro y hacer las anotaciones necesarias, que se marcan automáticamente con la fecha y la hora; es muy fácil”, agrega Cruz. “La experiencia y la interfaz son divertidas, lo que realmente mejora esa relación con los clientes y ayuda a que nos vean como socios. Virtualizar el aspecto de colaboración de estos procesos y poder tener comunicación dentro de la herramienta ha mejorado la forma en que nuestros equipos creativos enfocan su [trabajo] diario”.

Superar los objetivos y las expectativas

El éxito del equipo creativo ha contribuido directamente a aumentar los ingresos de Xfinity, impulsar la banda ancha y captar nuevos clientes residenciales. El equipo superó sus objetivos de ahorro en el primer año: “Arrasamos nuestras metas”, afirma Cruz.

“Ahora estamos asumiendo más responsabilidad con las aplicaciones móviles y lo digital. También se ha hablado de incorporar la marca. Ir más allá de la publicidad es una gran victoria, y habla mucho de cómo nuestro trabajo ha repercutido en Comcast y Xfinity”, comenta Cruz.

Este enfoque ha provocado un cambio cultural dentro de la empresa: mientras que antes se consideraba a los equipos creativos y de marketing como receptores de pedidos, ahora se les valora como socios estratégicos de Xfinity. “Ha permitido a los equipos de marketing participar realmente en el proceso creativo”, añade Grove. “Trabajan codo con codo con nosotros, utilizan muchas herramientas similares y tienen acceso a la misma información que nosotros. Es mucho más colaborativo”.

El futuro de Xfinity Creative

El dúo tiene previsto integrar las funciones de creación de informes financieros con Workfront para poder tener una idea precisa del rendimiento en cuanto haya que hacer gastos en un proyecto. “Es muy importante introducir los datos de rendimiento de las campañas en Workfront y atribuir algunos de esos datos y análisis a cada proyecto”, afirma Cruz. “Queremos dar a los equipos datos retrospectivos para que puedan optimizar el rendimiento de las campañas en proyectos futuros”.

Y, como auténticos visionarios, los dos están poniendo atención no solo a los próximos pasos de Xfinity Creative, sino también a cómo estas integraciones cambiarán el futuro del trabajo. “Algo genial es que no es exclusivo para el sector del marketing o las telecomunicaciones”, dice Cruz. “No importa qué flujos de trabajo estén creando los equipos en todo el mundo, muchas de las mismas herramientas pueden aprovecharse de formas muy similares. Así es como el mundo creativo será mucho más eficiente. Esa es la parte más emocionante de que Adobe esté creando todo este ecosistema”.

• Obtén más información sobre el enfoque de Xfinity Creative en este webinar donde Ephraim Cruz comparte las prácticas recomendadas para ayudar a cualquier organización a gestionar los recursos creativos y aumentar la eficacia de los flujos de trabajo.