Cómo Thermo Fisher Scientific optimizó el trabajo en un período de cambios vertiginosos.
Los cambios suelen producirse lentamente, pero hay momentos cruciales en los que la adaptación debe ser más inmediata.
Productos:
Objetivos
Centralizar el trabajo y optimizar los flujos de trabajo
Acelerar la creación y distribución de contenido
Simplificar los procesos legales y de cumplimiento
Resultados
Adaptación rápida al trabajo remoto y al cambio de prioridades
Reducción de la duración general de los proyectos en un 20%
Reducción del 24% en el objetivo de duración de las revisiones legales
En cada espacio de trabajo alrededor del mundo se sintió el impacto de los cambios repentinos ocasionados por el inicio de la pandemia de COVID-19. En el caso de Thermo Fisher Scientific, líder global en servicios científicos, esto se tradujo en un cambio abrupto del lugar de trabajo, las metodologías de trabajo y las formas de mantener el flujo de creación de contenido y las aprobaciones legales durante un período tan crítico para la empresa y su clientela.
Subir el ritmo durante una pandemia
Aunque la pandemia causó una caída en muchos sectores, el ámbito médico se vio obligado a ampliar sus servicios rápidamente para cubrir la demanda de innovación e información lo antes posible. Con su suministro de diagnósticos, equipos de protección personal (EPP), instrumentación e incluso la producción de vacunas y tratamientos, Thermo Fisher Scientific es uno de los principales fabricantes de equipos para ciencias naturales, por lo que debía ponerse manos a la obra de inmediato. Después de todo, querían seguir impulsando el avance de la ciencia.
Cuando el trabajo pasó a ser remoto casi de un día para otro, la Gerente de Operaciones de Marketing Amy Zakrzewski y su equipo se dispusieron a encontrar formas de mejorar la productividad y de mantener la conexión del personal y la centralización del trabajo. También tenían que desarrollar y acelerar la entrega de contenido digital centrado en la clientela del mercado internacional. El proceso estaba demorado a causa de las aprobaciones legales que habían adoptado recientemente, por lo que el equipo de Thermo Fisher Scientific debía garantizar que el cumplimiento de estos requisitos adicionales no extendiera de forma significativa el tiempo de salida al mercado del contenido.
Zakrzewski y su equipo estuvieron a la altura de esta tarea. Enfrentaron las incertidumbres de la pandemia como oportunidades de crecimiento y se asociaron con Adobe Workfront para administrar el trabajo y satisfacer las demandas cada vez mayores de contenido.
“En una organización tan grande, es imposible prestar atención a todo. Adobe Workfront nos ofrece la posibilidad de extraer la información adecuada y mostrársela a las personas correctas en el momento oportuno para que puedan hacer su trabajo sin tener que preocuparse por nada más ”.
Amy Zakrzewski
Gerente de Operaciones de Marketing, Thermo Fisher Scientific
Asumir los cambios y optimizar el trabajo
Mientras muchas empresas se apresuraban por configurar sistemas y flujos de trabajo nuevos para adaptarse al trabajo remoto, Thermo Fisher Scientific centralizó y optimizó el trabajo mediante Adobe Workfront. Adobe Workfront, un sistema de gestión de trabajo diseñado para brindar agilidad y personalización, permitió que la empresa se adaptara rápidamente al trabajo remoto y al cambio de prioridades. Y sus funciones de pruebas en línea, planificación de la capacidad, automatización de los flujos de trabajo y creación de informes ayudaron a Thermo Fisher Scientific a alcanzar la excelencia operativa.
El equipo ajustó sus flujos de trabajo y logró satisfacer las necesidades nuevas y existentes que se vieron exacerbadas por la rápida embestida de la pandemia. Gracias a las integraciones de Adobe Workfront, los creadores de contenido y los expertos en marketing pudieron colaborar fácilmente en todas sus tareas creativas, incluso en la revisión y aprobación del trabajo creativo, y así agilizar la creación y la entrega del contenido.
Además de acelerar la creación del contenido para seguir el ritmo de las demandas del mercado, Thermo Fisher Scientific simplificó el proceso legal y de cumplimiento, obtuvo más claridad sobre la función de todos en la empresa y automatizó todas las tareas posibles. También agregaron un proceso nuevo de revisión legal y solo extendieron dos días los plazos de su flujo de trabajo.
Para facilitar y agilizar estas aprobaciones legales, Zakrzewski y su equipo crearon paneles de control para las partes interesadas donde se almacenan todos los documentos y la información pertinentes. Estos paneles de control permiten que los usuarios autorizados vean los proyectos y que todos accedan a los datos que necesitan para hacer su trabajo.
“Ahora podemos brindar a nuestro equipo legal toda la información pertinente y orientarlos acerca de dónde pueden encontrar al instante la información adicional que necesitan”, dijo Zakrewski. “En el panel de control, pueden completar las revisiones más rápido”.
La posibilidad de recopilar y consolidar los comentarios de las pruebas en un informe también ayudó a Thermo Fisher Scientific a mantener a sus socios y proveedores informados sobre las nuevas pautas legales y así acortar los plazos de aprobación legal. Además, al automatizar las tareas manuales, optimizar los formularios de recepción y aprobaciones legales y realizar verificaciones de cumplimiento, el trabajo comenzó a avanzar más rápido que nunca. El objetivo de duración de las revisiones legales se redujo en un 24%, casi un 50% más veloz que el promedio de la empresa. Esto a su vez condujo a una reducción del 20% en la duración total de los proyectos. Y Thermo Fisher Scientific pudo seguir avanzando hacia su misión: ayudar a su clientela a convertir al mundo en un lugar más sano, más limpio y más seguro, incluso, o mejor dicho especialmente, durante una pandemia global.
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