Impulsionamento da transformação digital.
Como a Healthgrades simplificou os processos e aumentou a eficiência para impulsionar os negócios.
Objetivos
Simplificar os processos internos e o gerenciamento de projetos em toda a empresa
Resultados
Economia de US$ 28.960,00 por ano em recursos graças à visualização de capacidade centralizada do volume de trabalho e das horas disponíveis da equipe
Redução de 40% nos erros cometidos por ano
Economia total de US$ 330 mil todos anos referentes às horas do pessoal
Ao buscar serviços de saúde de qualidade, os pacientes costumam ser deixados de lado na sala de espera figurativa.
A Healthgrades fornece informações de confiança sobre médicos e hospitais para que consumidores e fornecedores criem conexões mais significativas. Além disso, a empresa oferece suporte a mais de 1.500 hospitais e 400 sistemas de saúde enquanto desenvolve novos relacionamentos, melhora o acesso dos pacientes e aumenta a popularidade da marca e a fidelização dos clientes.
“Com cinco escritórios nos Estados Unidos, precisávamos de um jeito melhor de gerenciar nossos processos internos”, afirma Chris Besting, vice-presidente de distribuição de campanhas.
“O desejo de aprimorar nosso planejamento e gerenciamento de projetos nos levou naturalmente para o Workfront.”
Chris Besting
Vice-presidente de distribuição de campanhas da Healthgrades
De processos físicos a revisões digitais
A Healthgrades dependia de uma ferramenta de gestão de projetos interna para gerenciar o trabalho. No entanto, ficou cada vez mais aparente a necessidade de um sistema de gestão de trabalho mais robusto. As equipes dependiam parcialmente de fichas de trabalho impressas e notas adesivas para coletar feedback sobre projetos de marketing. As atualizações de status eram feitas por email.
No caso de projetos de marketing individuais, a Healthgrades costumava usar versões em PDF impressas que passavam de mesa em mesa para serem marcadas com edições. Esse PDF era enviado por email para o cliente dar feedback.
A Healthgrades encontrou no Workfront a solução de revisão digital integrada de que precisava. Agora, a equipe gerencia uma lista de tarefas digital para monitorar todas as edições e os feedbacks na versão digital para minimizar movimentações desnecessárias e fazer com que todo projeto avance tranquilamente.
“A maneira como trabalhávamos não nos ajudava a administrar os negócios com a eficiência com que desejávamos realizar nossos projetos”, diz Besting. “O desejo de aprimorar nosso planejamento e gerenciamento de projetos nos levou naturalmente para o Workfront.”
“O Workfront se tornou nossa plataforma centralizada para os serviços de marketing.”
Melissa Treinen
Líder de design de produção da Healthgrades
Visibilidade que leva à flexibilidade
Com o Workfront, a Healthgrades tem a visibilidade necessária para otimizar os fluxos de trabalho de marketing. Agora, a equipe sabe o status do projeto e quem está trabalhando nele. Em vez de depender de uma só pessoa para notificar o pessoal sobre de quem é a vez de trabalhar em uma tarefa, a notificação alerta automaticamente o próximo membro da equipe na sequência.
Os processos anteriores eram manuais e exigiam que os membros da equipe estivessem sempre presentes no escritório. Os fluxos de trabalhos que a Healthgrades implementou quando começou a utilizar o Workfront geraram flexibilidade para as pessoas e encontrarem um melhor equilíbrio entre vida e trabalho. Agora, os projetos podem ser feitos por outra pessoa da equipe quando alguém tira férias.
“Agora, temos certeza de que qualquer um pode entrar no Workfront, encontrar o projeto e começar a trabalhar nele”, declara Melissa Treinen, líder de design de produção.
Essa transparência também ampliou o lado organizacional da empresa. A Healthgrades usa o Workfront para fazer muito mais do que apenas gerenciar o trabalho de clientes. Ao implantar o Workfront na organização inteira, a Healthgrades usou modelos, fluxos de trabalho e processos personalizados criados na plataforma para facilitar a adaptação e gerenciar tudo, desde a implementação inicial até a integração e o treinamento de novos funcionários.
“O Workfront se tornou nossa fonte da verdade para os serviços de marketing”, afirma Treinen.
“Costumávamos passar horas digitando edições. Agora, consigo focar mais no gerenciamento de projetos em vez de tentar descobrir o que as edições significam.”
Kristina Walton
Gerente sênior de projetos integrados na Healthgrades
Melhoria na colaboração interna e com clientes
Os clientes da Healthgrades confiam que a empresa proporcionará campanhas inovadoras, interessantes e eficazes. Para conseguir isso, os membros da equipe da Healthgrades geralmente colaboram estreitamente com os clientes, impulsionando um relacionamento de trabalho interativo e produtivo.
Conforme a Healthgrades trabalha com os clientes durante o processo criativo, o Workfront facilita o monitoramento, a edição e a revisão em tempo real. Os clientes gostam do processo simplificado e colaborativo porque ele agiliza a conclusão. Os clientes podem marcar edições diretamente nas versões, e a equipe consegue implementar essas edições imediatamente. Por causa disso, a Healthgrades conseguiu diminuir 40% dos erros na produção, o que significa um produto melhor para os clientes.
Mais importante ainda, embora existam muitas ferramentas que atendam às necessidades básicas de gestão de projetos, a Healthgrades não estava buscando uma solução genérica. O Workfront proporciona a flexibilidade e a personalização necessárias para os processos exclusivos da Healthgrades, fornecendo relatórios e fluxos de trabalho para as necessidades específicas da empresa.
“Com o Workfront, conseguimos fazer a transformação digital das nossas ofertas de serviços, o que correspondia à transformação digital pela qual nossos clientes estavam passando. Isso nos ajudou a suprir as demandas dos nossos clientes.”
Chris Besting
Vice-presidente de distribuição de campanhas da Healthgrades
O acompanhamento de mudanças também ajuda os clientes a lidar com elas
As empresas estão sempre passando por mudanças. Novos produtos são lançados, práticas recomendadas são compartilhadas e ideias inovadoras mudam a direção. As empresas mais bem-sucedidas encontram maneiras de lidar com o caos inevitável.
A maneira como o trabalho é feito também está mudando. A gestão de trabalho digital não é mais um diferencial, e as pessoas esperam que as interações digitais com as empresas correspondam àquelas que elas têm no dia a dia.
“Com o Workfront, conseguimos fazer a transformação digital das nossas ofertas de serviços, o que correspondia à transformação digital pela qual nossos clientes estavam passando. Isso nos ajudou a suprir as demandas dos nossos clientes”, diz Besting.
Hoje, com todas as tarefas e cronogramas gerenciados usando modelos personalizados de projetos no Workfront, as pessoas têm a flexibilidade e a liberdade para trabalhar de qualquer lugar. Além disso, a integração do Workfront com o Slack permite que as equipes colaborem em qualquer projeto diretamente das ferramentas que usam todos os dias para se comunicar, não importa onde estejam.
“Agora, muitas conversas acontecem no Slack, sejam elas individuais ou em equipes. Preciso da integração do Workfront com o Slack”, afirma Mike Clark, gerente sênior de programa. “Essa integração nos permite tornar o Workfront uma plataforma centralizada.”
“Melhoramos a eficiência do nosso fluxo de trabalho de marketing e estamos sempre nos aprimorando”, conclui Besting. “Não temos mais dúvidas sobre o que é cada coisa. Agora, temos a visibilidade e a eficiência para falar sobre a nossa evolução como empresa.”
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