Dépasser les attentes en matière de contenu d’apprentissage.

IBM crée une documentation de formation multicanal de grande qualité à l’aide d’Adobe Technical Communication Suite.

Logo de l’entreprise

Fondé en

1911

Employés : 350 600
www.ibm.com

Développement des cours

20 %

plus rapide grâce à un système de création et de gestion de contenu personnalisé

Produits :

Objectifs

Automatiser la création de supports pédagogiques multicanaux de haute qualité qui répondent aux besoins et aux attentes en constance évolution des utilisateurs finaux

Permettre aux PME de contribuer facilement au contenu des cours de formation

Éliminer la nécessité de maintenir à jour plusieurs versions du contenu source

Simplifier la mise en conformité avec les exigences en matière d’accessibilité technologique

Résultats

Développement des cours 20 % plus rapide grâce à un système de gestion et de création de contenu personnalisé

Permet aux créateurs de cours de générer plusieurs types de sortie à partir d’une seule source de contenu

Accélère la création de contenu en permettant à des experts de contribuer au contenu à l’aide de leurs outils préférés

Mise à jour automatique des métadonnées du contenu au niveau des modules et des cours, quel que soit le type de fichier de la source

L’automatisation améliore la productivité de l’apprentissage

Déjà réputé pour la qualité et la sophistication technique de ses produits et services, IBM applique des normes tout aussi élevées en matière de formation et d’éducation externes et internes. Les équipes de formation d’IBM, issues de toutes les unités commerciales mondiales, collaborent pour créer et mettre à jour plusieurs centaines de cours chaque année sur une gamme complète de compétences, notamment l’intelligence artificielle (AI), Watson, le cloud, la blockchain, le mobile, l’analyse, la finance, la sécurité et les compétences professionnelles.

Les concepteurs de cours utilisent souvent des sources provenant d’experts (PME), qui préfèrent créer du contenu avec des applications familières telles que Microsoft PowerPoint et Word. Le défi pour les concepteurs de cours est de convertir rapidement le matériel source en une formation efficace à diffuser dans de multiples formats de sortie. Pour rationaliser et simplifier le processus, IBM Learning Development a mis au point la solution personnalisée IBM Class Author, qui fournit une suite d’outils permettant d’automatiser les conversions de documents et diverses tâches fastidieuses et répétitives des utilisateurs, ainsi que des modèles permettant de mettre en œuvre une bonne conception de l’apprentissage.

« IBM Class Author permet aux concepteurs de cours de créer des contenus d’apprentissage professionnels et évolutifs destinés à être diffusés dans des salles de classe réelles ou virtuelles dans le monde entier, ou des supports pour des formations simples sur le web, quels que soit le public, le sujet ou la langue », explique Paul Jagger, responsable du développement économique et commercial pour IBM Learning Development en Europe. « Même lorsque plusieurs auteurs travaillent sur un projet, IBM Class Author permet de garantir une conception cohérente de tous les supports, ce qui facilite le déploiement, la diffusion et la maintenance ultérieure du contenu pédagogique. »

« La solution IBM Class Author, utilisée en association avec Adobe FrameMaker et Microsoft PowerPoint, permet de produire des supports de cours d’excellente qualité visuelle », indique Tom Reed, responsable du développement de l’éducation, IBM Cloud. « En outre, l’utilisation de cette combinaison de produits augmente la productivité des concepteurs de cours. Cette solution s’est avérée précieuse pour notre département de développement des cours. »\

« Si nous n’avions pas standardisé avec la combinaison IBM Class Author et Adobe FrameMaker, les temps de développement des cours seraient plus longs et la qualité des livrables serait réduite. Adobe FrameMaker permet aux développeurs de cours de consacrer plus de temps à la qualité du contenu et moins de temps au formatage de routine. »

Julian Cable Spécialiste des outils didacticiels et rédacteur technique pour IBM Learning Development

Évoluer au rythme des exigences professionnelles

IBM a conçu Class Author pour fonctionner avec Adobe Technical Communication Suite. Il associe beaucoup des fonctions standard de produits tels qu’Adobe FrameMaker et Adobe Acrobat Pro DC à des outils IBM crées à l’aide du kit de développement Adobe FrameMaker.

IBM a mis en œuvre FrameMaker il y a près de 20 ans, lorsque l’entreprise avait besoin d’une solution de création de bureau distribuée pour remplacer des technologies de grand systèmes vieillissantes. Au fur et à mesure de l’évolution de ses besoins commerciaux, IBM a créé Class Author pour l’intégrer à FrameMaker, car il traite efficacement les documents longs, organise le contenu au niveau du livre, traite de manière transparente plusieurs sorties à partir d’une source unique en utilisant du texte conditionnel et importe les images par référence au lieu de les intégrer aux documents.

IBM Class Author importe automatiquement les présentations Microsoft PowerPoint, avec les diapositives et les notes de l’orateur, et les documents Microsoft Word dans FrameMaker sur la base de modèles prédéfinis. IBM Class Author peut également rétablir le contenu au format des présentations Microsoft originales ou aux documents pour que les contributeurs puissent mettre à jour le contenu en utilisant leurs applications préférées.

« En automatisant les tâches répétitives et fastidieuses avec Adobe FrameMaker, IBM a réduit de près de 20 % le temps de développement du contenu des cours » observe Julian Cable, Spécialiste des outils didacticiels et rédacteur technique pour IBM Learning Development. « Si nous n’avions pas standardisé avec la combinaison IBM Class Author et Adobe FrameMaker, les temps de développement des cours seraient beaucoup plus longs et la qualité des livrables serait réduite. Adobe FrameMaker permet aux développeurs de cours de consacrer plus de temps à la qualité du contenu et moins de temps au formatage de routine. »

Évolutif, réutilisable et accessible

L’approche souple et modulaire d’IBM permet aux concepteurs de cours de générer plusieurs livres de sortie FrameMaker à partir du même matériel source d’origine. Grâce au texte conditionnel de FrameMaker, les concepteurs de cours peuvent marquer chaque élément de contenu en fonction des fins spécifiques associées, par exemple en fonction du public ou du type de sortie, éliminant ainsi le besoin de copies multiples du contenu. IBM Class Author peut ensuite synchroniser les paramètres de texte conditionnel sur l’ensemble d’un livre FrameMaker afin de générer différents formats de sortie de production, tels que des guides de l’étudiant au format PDF ou des guides de l’instructeur, ou encore des fichiers pouvant être imprimés pour une formation en classe ou diffusés sous forme numérique pour les cours en ligne, de plus en plus nombreux, proposés par IBM.

Par exemple, IBM a conçu, développé et dispensé un programme de formation pour aider plus de 430 employés actuels d’une importante organisation du secteur public britannique à passer à la technologie IBM actualisée. L’équipe de formation a également élaboré des cours légèrement différents pour présenter la technologie aux nouveaux employés.

« En utilisant le traitement conditionnel d’Adobe FrameMaker et les capacités d’IBM Class Author, IBM a considérablement rationalisé la phase de développement des cours du projet en permettant de développer des supports pour les deux publics d’employés en un seul endroit, au lieu de devoir développer des modules sur des sujets donnés séparément pour différents publics », explique Julian Cable. « Cela a permis d’élaborer et de dispenser le cours de formation dans un délai très court. »

Gestion simplifiée des métadonnées

Chaque cours de formation IBM inclut de nombreux éléments de métadonnées, tant au niveau global du cours qu’au niveau des modules individuels. Cependant, la synchronisation des métadonnées entre plusieurs fichiers était un défi. Chaque module d’apprentissage comprend des métadonnées sur un cours ou un exercice d’atelier spécifique. Les métadonnées des cours incluent des informations telles que la description du cours, les objectifs d’apprentissage, le calendrier et les listes de titres de cours ou d’ateliers.

Un cours ou un module utilise généralement les métadonnées plusieurs fois pour des sorties telles que les résumés, les préfaces et les tables des matières. Toutefois, la mise à jour et le recoupement manuels des métadonnées peuvent prendre jusqu’à deux jours pour les cours les plus volumineux. IBM Learning Development a éliminé les tâches manuelles fastidieuses en créant une fonction « Informations sur le cours » pour IBM Class Author à l’aide du kit de développement FrameMaker.

« Les métadonnées sont désormais stockées dans un seul fichier principal XML qui peut être mis à jour une seule fois, puis propagé automatiquement à tous les livres Adobe FrameMaker et aux fichiers Microsoft Word et PowerPoint associés à un cours », explique Julian Cable. « IBM Class Author dispose même d’une fonction de traitement par lots qui utilise la création structurée dans Adobe FrameMaker pour appliquer toutes les modifications de métadonnées à un cours entier en un seul clic. »

« La solution IBM Class Author, qui s’appuie sur Adobe FrameMaker et Adobe Acrobat Pro DC, nous permet de développer des contenus de formation en classe et en classe virtuelle qui répondent aux exigences d’accessibilité de manière efficace et rentable. »

Julian Cable

Spécialiste des outils didacticiels et rédacteur technique pour IBM Learning Development

Durabilité et accessibilité du cours

Outre l’accélération des cycles de développement et de révision des documents, l’éditeur WYSIWYG de FrameMaker accroît la valeur du contenu existant. IBM a actualisé des volumes significatifs de contenu parfois de plus de 10 ans à l’aide d’IBM Class Author pour mettre à jour le contenu automatiquement vers la dernière version de modèle de cours FrameMaker.

Adobe Technical Communication Suite et IBM Class Author prennent également en charge la conformité d’IBM à la section 508 de l’U.S. Rehabilitation Act et d’autres législations internationales pour améliorer l’accès aux technologies de l’information pour les personnes porteuses de handicaps. Par exemple, les supports d’apprentissage destinés aux personnes malvoyantes doivent fournir des alternatives texte/audio pour les images des documents.

IBM Class Author affecte automatiquement les descriptions d’images aux diapositives de présentation plutôt que de demander à un auteur d’écrire un texte alternatif. Le contenu du texte alternatif est alors automatiquement propagé dans FrameMaker et est utilisé pour produire des documents de sortie PDF entièrement accessibles.

« La solution IBM Class Author, qui s’appuie sur Adobe FrameMaker et Adobe Acrobat Pro DC, nous permet de développer des contenus de formation en classe et en classe virtuelle qui répondent aux exigences d’accessibilité de manière efficace et rentable. » explique Julian Cable.

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