Aprende más sobre los flujos de trabajo y la gobernanza de los sistemas de gestión de contenido en AEM Sites
Cómo alcanzar la libertad creativa sin perder la coherencia.
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¿Qué son los flujos de trabajo para la gestión de contenido?
Automatización de contenido para una publicación fluida
Adobe Experience Manager para flujos de trabajo conectados
Qué es la gobernanza de contenido y por qué es importante
Funciones de gobernanza en Adobe Experience Manager Sites
Flujos de trabajo automatizados y gobernanza de contenido simplificados
Software de gestión de contenido: flujos de trabajo y gobernanza en Adobe Experience Manager Sites
Domina los flujos de trabajo de los sistemas de gestión de contenido. Descubre qué son los flujos de trabajo para la gestión de contenido en sitios web, propiedades digitales y aplicaciones, y cómo administrarlos.
Conoce las funciones de Adobe Experience Manager Sites que ayudan a los equipos web a gestionar el contenido del sitio: conectar flujos de trabajo con distintos equipos, localizar recursos creativos existentes y mantener directrices de marca rigurosas para textos y materiales creativos.
AEM Sites acelera la publicación, gestiona el contenido del sitio web y garantiza la coherencia mediante la automatización.
Gestionar sitios web empresariales implica desafíos operativos complejos. Sin la tecnología adecuada, publicar y administrar contenido a escala puede volverse lento y abrumador. Por ejemplo, cuando los cambios en un sitio están listos para publicarse, pueden quedarse en una cola de espera por falta de revisiones, aprobaciones o activaciones automatizadas en el sistema de gestión de contenido (CMS).
Las plataformas que respaldan estos sitios necesitan flujos de trabajo eficientes para la gestión de contenido y una sólida gobernanza que permita a cientos de personas crear, administrar y publicar miles o incluso millones de páginas, todo ello manteniendo ese voluminoso repositorio de contenido alineado con las directrices de marca, las normativas locales y las regulaciones de seguridad. Esto aplica tanto si se utiliza un CMS tradicional, uno descentralizado o modelos de diseño web responsivo.
Adobe Experience Manager Sites es el sistema de gestión de contenido empresarial líder del sector. Permite a los equipos de marketing, creativos y de TI crear, gestionar y entregar el contenido adecuado a cualquier propiedad digital con una velocidad extraordinaria. Impulsa algunos de los sitios empresariales más grandes del mundo, con propiedades en múltiples idiomas, presencia en numerosos países y distribución en distintos canales. Estos clientes logran de forma consistente escala masiva y alta eficiencia:
mejoró el tiempo de carga de las páginas en 400%.
creó y lanzó un nuevo sitio en solo 8 semanas.
En esta guía, explicamos:
- Qué son los flujos de trabajo para la gestión de contenido en sitios web, propiedades digitales y aplicaciones, y cómo automatizarlos.
- Qué es la gobernanza del contenido para sitios web, propiedades digitales y aplicaciones, y por qué resulta fundamental.
- Cómo los flujos de trabajo y la gobernanza en Adobe Experience Manager Sites agilizan el proceso de publicación.
¿Qué son los flujos de trabajo para la gestión de contenido?
Los flujos de trabajo de gestión de contenido en un CMS son los pasos que deben seguir las páginas y los recursos antes de su publicación. Su objetivo es optimizar los procesos de creación y administración de contenido web, garantizando que todo sea de alta calidad, cumpla con las normativas vigentes y esté alineado con los objetivos de la empresa. Por ejemplo, es posible utilizar flujos de trabajo automatizados para iniciar revisiones del contenido de sitios web o aplicaciones, prepararlo para su vista previa, verificar el formato y estilo de marca, obtener la aprobación de los responsables y, finalmente, programar la publicación.
Un CMS adecuado permite definir y crear pasos automatizados que guían a los equipos a través de los siguientes procesos:
Creación
¿Cómo crean el contenido del sitio web y la aplicación quienes lo producen, y cómo lo cargan en el CMS?
Revisión
¿Quién del equipo necesita revisar el contenido del sitio web y la app antes de publicarlo?
Aprobaciones
¿El contenido del sitio web y la app requiere aprobación del liderazgo o del equipo legal antes de publicarse?
Edición y revisiones
¿Cuáles son los procesos para actualizar el contenido del sitio web?
Publicación
¿Cómo se organiza y publica el contenido cuando está listo para salir en vivo?
Archivado y retiro
¿Qué sucede cuando el contenido queda desactualizado o hay que eliminarlo?
Automatización de contenido para una publicación sin fricciones
Si trabajas con un equipo amplio de creadores de contenido web o estás escalando la producción con IA generativa, el volumen puede resultar abrumador. Necesitas límites claros, pero sin frenar el rendimiento del equipo. En Adobe Experience Manager Sites, puedes automatizar los flujos de trabajo de contenido del sitio web para mantener la creación de contenido en movimiento de manera eficiente.
Experience Manager Sites permite dividir las tareas complejas de creación y publicación en acciones, reglas y procedimientos específicos según los roles de cada usuario. Los flujos de trabajo automatizados eliminan gran parte de los retrasos innecesarios y los problemas de comunicación que de otro modo podrían surgir.
Imagina que alguien del equipo de marketing reúne el texto y los recursos para una nueva página del sitio web. Una vez que se crea el contenido, Experience Manager Sites notifica automáticamente al equipo de corrección, por correo electrónico o a través de la bandeja de entrada de Adobe Experience Manager, que el texto está listo para su aprobación, al mismo tiempo que informa al equipo de diseño y marca sobre el contenido actualizado. Después de revisar la página y resolver todos los comentarios, los flujos de trabajo automatizados alertan al equipo legal de que hay nuevo contenido a punto de publicarse y que requiere revisión y aprobación final. Una vez que el contenido del sitio recibe el visto bueno definitivo, se puede publicar de forma automática.
La bandeja de entrada de Experience Manager es un panel personalizable que centraliza todas las tareas y flujos de trabajo asignados a cada usuario. Permite hacer seguimiento de proyectos, gestionar aprobaciones y consultar el estado de cada elemento en vista de lista o calendario.
Experience Manager Sites puede asignar tareas automáticamente a los integrantes del equipo, para que quienes crean contenido no tengan que mover manualmente los elementos a lo largo del proceso de revisión. Esto ahorra tiempo, garantiza que se sigan los procedimientos establecidos y evita que el trabajo pase por alto las aprobaciones y plazos necesarios.
Amplía y conecta flujos de trabajo con integraciones en Adobe Experience Manager
Adobe Experience Manager permite gestionar iniciativas de marketing a gran escala con todos los flujos de trabajo centralizados en un solo lugar.
Imagina que tienes un formulario de captación de leads en tu sitio de Experience Manager que registra el nombre, correo electrónico, empresa, intereses y otra información relevante del visitante. Los flujos de trabajo pueden orquestar el proceso de enviar esa información a tu solución CRM, activar una campaña de nurturing en tu plataforma de gestión de campañas y crear una tarea para que alguien del equipo de ventas haga seguimiento con el prospecto. Estas automatizaciones eliminan tareas manuales, reducen la posibilidad de errores humanos y garantizan la precisión de los datos.
Experience Manager Sites forma parte de Adobe Experience Cloud, por lo que se integra de forma nativa con toda la suite de soluciones de Adobe. Además, es altamente extensible: permite a quienes desarrollan personalizar y ampliar las capacidades de la plataforma mediante su enfoque API-first, con soporte para integraciones personalizadas y de terceros. Esta arquitectura lo convierte en un CMS descentralizado de alto rendimiento. A través de la API de Experience Manager, es posible importar y publicar contenido en sistemas externos de manera sencilla, en distintos formatos como HTML, JSON y XML, utilizando el framework de reescritura de contenido.
Experience Manager Sites ofrece el marco esencial para un CMS empresarial escalable, pero su verdadero potencial para gestionar la complejidad, ganar velocidad y garantizar el cumplimiento normativo se activa con la integración nativa con Adobe Experience Manager Assets. Esta integración aporta los siguientes beneficios:
1. Mayor velocidad y calidad en la creación de contenido web.
Integrar el CMS con una sólida solución de gestión de activos digitales (DAM) transforma la cadena de suministro de contenido: va más allá de los flujos de publicación convencionales para acelerar la producción de contenido web. Te explicamos cómo:
Descubrimiento y enriquecimiento de activos.
- Localiza contenido de alto valor con rapidez mediante la exploración y el descubrimiento de activos en un único repositorio. Este repositorio se enriquece con etiquetado y clasificación basados en IA generativa para agilizar la búsqueda de activos.
- Realiza búsquedas con procesamiento de lenguaje natural y filtros avanzados entre millones de activos.
- Centraliza todo el contenido del sitio web en un único lugar incorporando cualquier tipo de activo, incluidos los formatos 3D y otros medios enriquecidos, dentro de una plataforma unificada.
Preparación de activos y automatización de la entrega.
- Reduce el tiempo de comercialización automatizando los traspasos clave de activos en los flujos de trabajo de creación de contenido web.
- Genera de forma dinámica millones de variaciones de contenido a partir de activos digitales existentes para crear experiencias digitales personalizadas o localizadas en cualquier canal.
- Funciones de medios dinámicos como el recorte inteligente detectan y recortan automáticamente los activos hacia el punto focal, y optimizan o ajustan el tamaño del contenido según el canal de entrega o el ancho de banda disponible, lo que garantiza la mejor experiencia visual posible y tiempos de carga más rápidos.
Análisis de activos e información sobre el rendimiento
- Accede a datos de uso de activos para identificar cuáles están rindiendo bien y cuáles pueden reutilizarse.
- Analiza el rendimiento de los activos en todos los canales mediante integraciones de analíticas propias y de terceros.
2. Gobernanza integral de contenido y marca.
La gobernanza del CMS, centrada en las páginas y la estructura general, se fortalece con la gobernanza detallada del DAM, orientada a los activos individuales que conforman esas páginas. Esto protege la marca de riesgos legales y reputacionales. Te explicamos cómo:
Reducción de riesgos legales y de marca.
- Las funciones de gestión de derechos digitales (DRM), como la marca de agua y las credenciales de contenido, previenen el uso indebido de activos y sus posibles consecuencias legales.
- El equipo de administración puede gestionar con facilidad las fechas de vencimiento de los activos y asegurarse de que los activos desactualizados se eliminen automáticamente del DAM, protegiendo así la integridad de la marca.
- La gobernanza del contenido se refuerza con flujos de trabajo personalizables que garantizan la aprobación de todos los activos por parte de la marca antes de su distribución.
Integridad de activos y colaboración.
- La integridad de los activos se mantiene con herramientas como el control de versiones y la detección de duplicados, que conservan los repositorios ordenados y actualizados.
- Los flujos de trabajo personalizables permiten asignar tareas a las personas adecuadas, y las actualizaciones quedan disponibles de inmediato sin necesidad de descargar una aplicación adicional.
Qué es la gobernanza de contenido y por qué es importante
La gobernanza de contenido comprende las reglas y lineamientos que regulan el ciclo de vida del contenido, garantizando que se mantenga actualizado y alineado con las estrategias, los lineamientos de marca y los requisitos legales o normativos. Otra dimensión clave de la gobernanza es comunicar con claridad estos requisitos y asignar la responsabilidad de cada etapa del proceso de validación a las partes correspondientes dentro de la organización.
El objetivo principal de la gobernanza de contenido es garantizar que el contenido publicado en el sitio web sea de alta calidad y cumpla con las normativas vigentes. La gobernanza asegura que el contenido sea claro, coherente con el tono de la marca, inclusivo, preciso y consistente. Esto aplica tanto al contenido interno como al contenido generado por usuarios (UGC) que la marca decida promover.
La gobernanza en el contexto del CMS contempla los siguientes aspectos:
Estrategia de contenido
¿Este contenido está alineado con la estrategia de negocio y de campaña de la empresa?
Roles y permisos
¿Qué usuarios o grupos tienen autorización para editar este contenido?
Estándares y directrices
¿Este contenido cumple con los requisitos de marca y legales?
Procesos de flujo de trabajo
¿Este contenido recibió las aprobaciones necesarias para su publicación?
Gestión del ciclo de vida del contenido
¿Este contenido sigue vigente, o es necesario actualizarlo o archivarlo?
Seguridad de datos y privacidad
¿Este contenido cumple con las leyes y regulaciones de protección de datos en los mercados donde opera la empresa, y garantiza la protección adecuada de los datos y la privacidad de los usuarios?
Gestión de tecnología e infraestructura
¿Este contenido o plataforma responde a las necesidades tecnológicas de la organización?
El objetivo principal de la gobernanza de contenido es garantizar que el contenido publicado en el sitio web sea de alta calidad y cumpla con las normativas vigentes. Una gobernanza sólida asegura que el contenido sea claro, coherente con el tono de la marca, inclusivo, preciso y consistente.
Otro beneficio de una gobernanza de contenido bien implementada es la mejora de la experiencia del cliente. Cuando el contenido resulta fragmentado o inconsistente, los usuarios tienden a abandonar el sitio en busca de otras fuentes. Mantener un sitio web cuidado y profesional en todos sus niveles implica que el contenido, en todas las propiedades web y aplicaciones, sea coherente con los lineamientos de la marca, para que los clientes la reconozcan fácilmente.
Sin estos controles, la organización queda expuesta a riesgos considerables. Permitir que contenido desactualizado, inexacto o inconsistente permanezca en el sitio puede dañar la reputación de la marca, generar confusión entre los clientes y derivar en posibles consecuencias legales.
Caso de éxito
Descubre cómo los flujos de trabajo integrados permiten a Kyndryl alojar, traducir y mantener propiedades web en 41 países y 25 idiomas, preservando una experiencia de marca coherente en todo momento.
Las funciones de gobernanza en Adobe Experience Manager Sites agilizan la publicación y garantizan el cumplimiento normativo
Adobe Experience Manager Sites potencia el trabajo de los equipos creativos sin perder de vista una identidad visual unificada en todas las propiedades web que se administran. Cuando los roles están bien definidos a lo largo del proceso de publicación, las aprobaciones avanzan con mayor rapidez. El equipo creativo puede subir su trabajo, recibir retroalimentación y validaciones de inmediato, y publicar en cuestión de horas, no días ni semanas.
Otra ventaja de usar Experience Manager Sites es la posibilidad de gestionar los permisos con un nivel de granularidad muy preciso. En sitios pequeños, basta con diferenciar entre administradores, editores y colaboradores. Sin embargo, en sitios empresariales de mayor envergadura, los permisos suelen asignarse a nivel de página o incluso de activo. Esto resulta clave para los sistemas de gestión de contenido empresarial.
Experience Manager Sites incluye un sistema de control de acceso y permisos que permite definir quién puede ver o editar el contenido del sitio web o la aplicación, sin dejar de otorgar a cada persona y equipo los permisos adecuados para crear experiencias personalizadas y de alto impacto a escala empresarial. Por ejemplo, es posible habilitar a los equipos regionales para editar y actualizar el contenido de su región, manteniendo al mismo tiempo el control sobre las plantillas y la identidad de marca. La plataforma ofrece registros de acceso y auditoría que facilitan la revisión de los cambios realizados por los usuarios, incluyendo qué se modificó y quién lo hizo, ya sea para auditorías o para el seguimiento de versiones.
Por ejemplo, es posible dar acceso a los equipos de producto móvil y desarrollo al contenido compartido de la aplicación móvil sin otorgarles control sobre el sitio web principal. O bien, permitir que la agencia creativa personalice una página de destino específica sin habilitarle el acceso al sitio completo ni a la biblioteca de activos. Con este nivel de control de acceso granular, los equipos pueden ofrecer contenido personalizado sin comprometer la gobernanza crítica.
"La escalabilidad es clave para nosotros. Experience Manager nos permite ampliar la creación de contenido e incorporar nuestras cuatro divisiones y equipos de edición locales para mantenernos al ritmo del crecimiento del sitio, sin perder el control de la marca. Hoy gestionamos más de 55 millones de páginas en 65 sitios web, en más de 30 idiomas, desde un único lugar."
Lisa Ingemann Simonsen, directora sénior de Plataformas Web Globales, Grundfos
Fuente: Adobe
Flujos de trabajo automatizados y gobernanza de contenido simplificados con Adobe Experience Manager Sites
Experience Manager Sites facilita la gestión integral de todas las propiedades digitales a escala empresarial: múltiples regiones, distintos idiomas y plataformas diversas, todo centralizado en un solo lugar. El motor de flujos de trabajo y la gobernanza de contenido de este sistema de gestión de contenido ayudan a los equipos a administrar aprobaciones complejas, planificación de contenido y procesos de publicación, para ofrecer las experiencias que los clientes esperan, sin importar dónde se encuentren.
Explora más recursos para descubrir cómo Adobe Experience Manager Sites puede llevar el contenido del sitio web a la vida a velocidad máxima en todas las propiedades digitales.
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