員工最終決定著企業的成敗。在 CHG Healthcare，「以人為本」是公司的核心價值觀，公司持續不懈地改善員工、客戶和社群的生活。CHG 致力於不斷提高員工的工作效率，這促使其重新思考關鍵的行銷流程（包括傳統的專案管理職責和系統），並採用 Adobe Workfront 來提高工作的可見度、透明度、協作性和品質。
CHG Healthcare 行銷專案管理主管 Amy Pett 表示：「我們的企業文化以人為本。我們過去常以員工對工作的感受來衡量成功與否，這仍然非常重要，但 Workfront 為我們提供了數據支援。」
CHG Healthcare 成立於 1979 年，是醫療保健人員配備領域的領先企業，也是全美最大的臨時醫生服務提供者。公司透過其值得信賴的品牌——CompHealth、Weatherby Healthcare、RNnetwork、Foundation Medical Staffing 和 Global Medical Staffing，為全美的醫療保健機構提供醫生、專職醫療人員和護士的臨時和長期職位安排。
面臨的挑戰
在 CHG 以人為本的文化中，行銷專案成功與否往往取決於員工的感受，因為專案協調員只有一個任務管理工具來擷取內部品牌和傳播團隊的工作請求。所有的產品規劃都記錄在 Microsoft Excel 中，而開發工作則記錄在 JIRA 中，這就使得行銷和 Web 開發路線圖的建置與正在進行的工作分離開來，不相連通。
三年前，CHG 建立了正式的專案管理團隊和標準，隨後任命了一名專案負責人，他開始尋找一個能夠改進創意工作流程、提供資源產能可見度並支援產能規劃的系統來取代現有系統。此外，該公司還希望為創意專案和 Web 開發行動方案使用相同的工作管理解決方案。
「我很快便意識到，我們需要做的不僅僅是更換一個創意系統。我們需要更好地連接不同團隊的工作，同時規劃未來的專案，」Pett 回憶說。
Adobe Workfront 解決方案
時至今日，Workfront 已成為 CHG 的行銷營運記錄系統。他們使用該數位平台擷取、追蹤和管理工作請求，為員工定期提供的軟資訊增添了定性數據。現在，近 100 名 CHG 行銷員工（包括內部創意代理機構、Web 開發、企業傳播和公共關係部門的員工）仰賴該工作管理解決方案，來支援企業和 CHG 旗下觸達醫療保健提供者受眾的六個品牌提出的要求。雖然該公司最初只向創意團隊成員和請求者推廣 Workfront，但很快就看到了將 Web 開發團隊流程增添到解決方案中的價值，以便更好地溝通、記錄、連接和報告所有行銷工作的狀態。
集中管理工作和產能規劃
CHG 使用 Workfront 自動執行和加速工作的整個生命週期，有助於以第一線員工為優先。該企業工作管理平台可集中和標準化請求，連接數位工作流程，改善協作，並使團隊能夠專注於正確的任務。
例如，CHG 已在 Workfront 中自動生成了近六種創意內容申請表。現在，根據問題的回答，系統會套用正確的範本，並將工作指派給正確的員工。自從在 Workfront 中實施了請求佇列後，CHG 已經顯著減少了行銷人員為私下請求插隊的同事所做的順水人情。
Pett 表示：「Workfront 有助於我們真正做到以人為本——那些在第一線工作的人員。」
除了改進流程，CHG 還利用 Workfront 的數據深入瞭解工作量趨勢，以便專案經理可以更高效地管理產能。為了支持以人為本的文化，CHG 現在擁有即時、可靠的利用率數據，可以更快地識別工作量產能失衡，從而幫助發現參與度和成功問題。
Pett 說：「一位專案經理工作效率非常高，如果沒有 Workfront，我們根本不會知道她在超負荷工作。她的工作節奏難以為繼，她本會身心俱疲，但由於我們能夠及時轉移她的部分工作量，她的心情愉快了許多。她現在還在其他方面做出了重要貢獻，因為她有產能來增加價值，而且她很感激公司滿足了她的需求，使她能實現更好的平衡。」
在許多情況下，Workfront 使 CHG 能夠更清楚地意識到專案經理一次指派的工作量。行銷任務現在以更易於管理的增量進行分配，例如，3 項任務在週末前完成，4 項任務在下週完成——而不是一股腦指派 15 項任務，並且截止日期都是月底。Pett 表示：「Workfront 有助於我們更高效地對工作進行分組，同時用數據來證明團隊人數和機會增長的合理性。」
敏捷式與瀑布式專案管理
Workfront 敏捷專案管理功能還有助於 CHG 專案經理更好地平衡工作量，幫助員工適應優先順序的變化，並加強團隊協作。為諸多品牌提供支援的 CHG 專案經理會為每個品牌設立專案，並將其納入行銷團隊的待辦事項清單。Web 開發團隊是一個關係緊密的 Scrum 團隊，在 Workfront 中執行為期兩週的衝刺。詳細資訊會被輸入到多個 Workfront 自訂表單中。專案經理邊執行待辦事項邊做規劃，使用 Scrum 板管理日常任務和追蹤工時，以便進行產能規劃。
Pett 說：「我們透過 Workfront 管理所有的 scrum 儀式——衝刺規劃、每日站會、待辦事項優先順序排定或梳理、分鏡腳本製作、估算、迭代審核、回顧。」
對於 CHG 專案經理而言，Workfront 的許多功能簡化了敏捷專案管理。例如，敏捷團隊視圖允許專案經理建立和組織敏捷團隊，檢視和管理團隊的待辦事項，規劃當前和未來的衝刺，以及回顧過去的衝刺。團隊待辦事項清單用於將所有請求和計劃任務彙集到一個地方，提供對工作量的完全可見度，並允許產品經理根據需要管理和改變 Web 開發的優先順序。
此外，Workfront 中的衝刺規劃使 CHG 產品經理能夠輕鬆設定和管理每個衝刺，包括用任務填充衝刺、選取團隊產能和關注點、設定衝刺時間框架，以及對任務進行顏色編碼。燃盡圖可即時顯示和衡量團隊的衝刺進度，並根據進度提供預計完成日期。互動式分鏡腳本可顯示工作從「規劃中」到「進行中」到「等待核准」再到「完成」的過程，同時隨著任務的進展顯示已完成任務的數量和小時數。
除 Web 開發外，CHG 企業傳播團隊和公共關係 (PR) 團隊還使用 Workfront 管理社交媒體、部落格、電子郵件行銷活動等的編輯式行事曆和發佈要求。所有消費者電子郵件 A/B 測試也會在 Workfront 的自訂展示板上進行追蹤。
同樣的工作管理解決方案非常適合敏捷式開發專案和採用更傳統的瀑布式方法管理的創意工作。透過對這兩種模式的有效支援，CHG 可以在 Workfront 中將組合板用於大型專案（如品牌更新）。
即時儀表板和報告
專案經理和行銷人員現在可以在 Workfront 中輕鬆檢視和追蹤現有工作、計劃工作和最近完成的工作。更快地存取重要的專案詳細資料和截止日期，有助於快速發展的醫療保健人員配備公司保持專注。以前的報告只列出正在進行的工作，現在 CHG 提供了更多細節，包括待定等級和工作保留。
據 Pett 所說，「管理者和申請人都可以自由進入 Workfront，查看專案請求，進行更新，提出問題，以及更新或檢視任務狀態。以前，他們必須找到某人才知道發生了什麼。」
優點
目前，由六名 CHG 專案經理和協調員組成的團隊每年在 Workfront 中管理著約 200 個專案。然而，隨著品牌的增加，工作預計也會增加。對於 CHG 專案經理來說，職業晉升是部署 Workfront 帶來的意想不到的好處。其中一人被評為鼓舞人心的領導者和部門 MVP。三人獲得了晉升，每次晉升都會提到 Workfront 為行銷部門帶來的價值，這進一步加強了 CHG 員工的能力並將他們緊密聯繫在一起——這也是公司踐行「以人為本」價值觀的最好證明。自實施 Workfront 以來，CHG 在行銷方面整體取得了以下效益：
- 提升了可見度和透明度
以前，CHG 的行銷人員對未來三週內可能開展的工作知之甚少。現在，有了一個為期三個月的預測，專案經理可以看到品牌團隊正在考慮的所有工作並為之做準備。Pett 表示：「跨不同部門的可見度和透明度確實帶來了變化。現在，我們跨所有通道進行建置時都有了清晰的思路。」
- 引入了產能規劃
每週五上午，專案經理都要參加產能會議，審核上一週的任務並預測下一週的任務。團隊會檢查 Workfront 報告，討論完成任務過程中遇到的問題或障礙。憑藉對當前和未來工作以及趨勢的洞察力，專案經理可以做出更明智、更平衡的工作分配。此外，產能數據現在已被納入招聘決策的考慮因素，有助於證明團隊人數的增長和新機會的合理性。
- 改進了工作定義和品質
透過在 Workfront 中預測工時（而不是工作數量），專案經理更加清楚每個專案的情況，以及如何為其規劃工作排程。創意和 Web 開發人員可以瞭解哪些工作可以快速完成，哪些工作需要更多關注，從而確保每個人都有合適的時間來完成更多內容推動型任務。隨著團隊的發展，工作節奏也在不斷加快。以前，員工只能對工作要求做出反應，而現在，專案經理可以對專案進行規劃和預測，因此團隊成員能知道接下來會有哪些任務，並確保有相應的資源來支持這些任務。Pett 表示：「這樣不僅工作重點更加突出，工作品質也更高，從而可以帶來更好的銷售機會。」
- 提高了協作和效率
Workfront 將 CHG 的工作流程連接起來，使每個人都能瞭解創意和網路團隊的優先事項。反過來，部門的工作重點更加突出，效率也更高。由於 Workfront 提供了良好的可見度，更有效的工作得以更快完成，團隊之間的協作也大為改善。當網路團隊過渡到 Workfront 時，CHG 能夠磨練其敏捷和 Scrum 儀式，因此他們現在已經對程序性事務熟稔於心。
- 提高了員工參與度
Pett 認為，Workfront 最大的優勢之一是，由於員工可以存取即時、準確的數據，因此他們的參與度更高，工作起來也更愉快。他們還相信，專案經理會轉移任務，以便更好地平衡他們的工作。
「隨著 CHG 專案管理角色的演變，擁有一套營運記錄系統讓我們能夠成功從接收訂單轉型為戰略規劃合作夥伴。對於像我這樣做了很多年的專案經理來說，Workfront 是一個巨大而令人興奮的變化，」Pett 總結道。
