FCB Global migliora l’efficienza operativa della rete dell’agenzia utilizzando Adobe Workfront

Sono poche le agenzie di marketing che possono vantare oltre 100 anni di campagne di successo per i clienti. FCB (Foote, Cone & Belding) lavora per cambiare la cultura popolare dal 1873, lanciando programmi di marketing e pubblicità vincitori di premi per clienti rinomati in tutti i settori. FCB ha distribuito Adobe Workfront** globalmente per standardizzare e semplificare i processi dell’agenzia e permette ai dipendenti della rete globale di concentrarsi di più sul lavoro per i clienti e meno sulle attività di amministrazione che non apportano alcun valore. Ora i team di FCB di ben 13 unità aziendali utilizzano Workfront, la soluzione di gestione del lavoro basata sul cloud, per ottenere visibilità sui progetti ed eliminare i processi manuali, incrementando così la produttività del personale e le ore fatturabili.

FCB è una società di comunicazioni di marketing completamente integrata, globale e vincitrice di premi con alle spalle grande esperienza di creatività e successo. Basata su una profonda comprensione dei diversi mercati locali e delle diverse culture globali, FCB si concentra sul cambiamento significativo del comportamento dei consumatori per portare vantaggio ai suoi clienti, alle sue persone e alla società. Con oltre 8.000 persone in 109 operazioni in 80 Paesi, l’azienda fa parte dell’Interpublic Group of Companies.

La sfida

Quando il lavoro nella rete FCB è diventato sempre più basato su progetto, l’agenzia aveva bisogno di una soluzione efficiente e centralizzata per assicurarsi che tutti fossero consapevoli del lavoro da svolgere e delle tempistiche prefissate.

Diversi strumenti

I team di FCB tracciavano attività e progetti in diversi strumenti, tra cui Basecamp, Microsoft Word e Microsoft Excel. Ogni dipendente aggiornava manualmente i report sullo stato e tutte le comunicazioni avvenivano in maniera massiva via e-mail. Ad esempio, un ufficio inviava ai dipendenti un HotSheet giornaliero via e-mail per assicurarsi che ogni team fosse a conoscenza dello stato dei progetti digitali e cartacei dell’agenzia, ma alcuni rimanevano comunque indietro, cosa che causava un problema di risorse.

“Non riuscivamo ad assicurarci che i nostri ingegneri e i gruppi operativi avessero una visione chiara dei lanci imminenti e delle future release dei file”, ricorda Graham Johnson, EVP e responsabile capo dei prodotti in FCB Health. “Coglievamo spesso questi team alla sprovvista e, non avendo un piano adeguato, spesso non avevamo il tempo o le risorse necessarie.”

Anche assicurare comunicazioni e rapporti coerenti era complicato. I membri del team di FCB gestivano i fogli di lavoro tracciando i breakdown della disponibilità delle risorse e li inviavano per e-mail una o due volte al giorno tra uffici e reparti. Questo processo, che richiedeva oltre 20 ore a settimana, riduceva le ore fatturabili del personale.

Inoltre, ogni cliente aveva un modo diverso per tracciare le attività e il personale passava diverse ore di lavoro a completare ogni report manuale. Anche se FCB tracciava le ore di lavoro sui progetti, i dati venivano ritirati esclusivamente dal sistema finanziario dell’agenzia, che tracciava solo le ore effettive e approvate dal cliente.

“Non c’era una mappatura effettiva delle ore impiegate rispetto a quelle che erano state previste per i progetti e questo non ci ha permesso di essere in grado di negoziare più ore o sistemare in corsa eventuali problemi prima dell’inizio del lavoro del cliente”, dice Katherine Haven, vice presidente e direttrice delle operazioni strategiche, Project Management Office (PMO), per FCB.

Le opportunità per sviluppare operazioni più efficienti mentre il lavoro diventava sempre più focalizzato sui progetti a livello globale ha costretto FCB a trovare una piattaforma unica per la pianificazione dei progetti, l’assegnazione delle attività e la gestione delle risorse.

La soluzione Workfront

Anche se Workfront è una soluzione intuitiva e user-friendly, FCB credeva che il modo migliore per promuovere la standardizzazione e le buone prassi per condividere i successi e le lezioni apprese negli uffici fosse formare due amministratori di sistema dedicati perché supervisionassero l’onboarding delle agenzie della rete nella soluzione di gestione del lavoro, così come la manutenzione costante dell’istanza globale di FCB. Queste risorse collaborano con i nuovi team che stanno passando a Workfront per ottenere flussi di lavoro unici e assicurare rapidamente il successo.

Gli amministratori iniziano con l’identificazione gli utenti in ogni agenzia che possono lavorare con loro per comprendere le strutture e i processi del progetto esistenti, ad esempio il portfolio, l’ordine di modifica, le risorse, il tracciamento e il reporting. Dopodiché, illustrano le buone prassi per automatizzare e ottimizzare i processi business-critical in Workfront.

“Abbiamo qualsiasi tipo di ruolo in Workfront, dalle risorse umane al personale dell’ufficio finanze, ma anche gli sviluppatori, i responsabili del controllo qualità (QA) e dell’esperienza utente e i professionisti della progettazione”, racconta Haven. “Il nostro personale orientato al cliente non ha tempo per stare al passo con le nuove funzioni e funzionalità ed è per questo che l’idea degli amministratori funziona bene per noi. Siamo disponibili in qualsiasi momento per condividere le nostre conoscenze su Workfront e le buone prassi che aiutano gli utenti a essere più produttivi.”

Archivio centrale

Le comunicazioni e la collaborazione centralizzate in Workfront permettono ai team di FCB di lavorare insieme in modo più intelligente. Ad esempio, due uffici che supportano un cliente per prodotti di consumo globali aumentano l’efficienza condividendo i dettagli delle campagne in Workfront. Inoltre, due diverse unità aziendali di FCB riescono a proteggere e condividere i dati tramite questa soluzione.

Data la natura riservata e competitiva del business dell’agenzia, gli amministratori di sistema utilizzano la funzionalità di gruppo di Workfront per assicurarsi che i dati di ogni cliente rimangano protetti all’interno dell’istanza.

“Avere tutti i progetti in Workfront ci aiuta tantissimo, perché ora possiamo davvero iniziare a collaborare”, afferma Haven.

“Workfront è incredibile. Più le persone lo utilizzano, più ci sembra migliore. E noi utilizziamo le autorizzazioni per segmentare le viste, evitando problemi di conflitti tra marchi”, aggiunge Johnson di FCB Health.

Modelli di progetto, code delle richieste e moduli personalizzati

Per ottimizzare i processi, FCB Health utilizza le code delle richieste e i modelli dei piani di progetto standard per tutti i progetti digitali e cartacei. Questi piani non vengono solo sviluppati, ma anche aggiornati in Workfront. Le code delle richieste in Workfront spostano i processi dalle e-mail a una soluzione tracciabile, mentre i modelli semplificano le attività ripetitive mappando ogni passaggio necessario in un flusso di lavoro. Con tutti i passaggi già chiari, i membri del team passano meno tempo a pianificare e più tempo a creare campagne di valore. E, aspetto ancora più importante, i modelli assicurano che nessun passaggio venga dimenticato.

“I produttori creano delle timeline in Workfront e noi abbiamo espressamente chiesto che tutti utilizzino un modulo di lancio pre-esistente durante la creazione dei piani”, spiega Johnson. “Il nostro modulo di lancio contiene tutte le attività, le risorse e le tempistiche necessarie e popola automaticamente il calendario del lancio, che fornisce trasparenza totale a tutto il team. In una sola settimana abbiamo creato il modulo e lo abbiamo passato a tutto il reparto”.

FCB Health ha creato anche un sistema di ticketing utilizzando i moduli personalizzati di Workfront per incanalare le richieste, tracciarle e approvarle. Il reporting con questo sistema viene completato interamente in Workfront, così come il tracciamento dei bug nel QA per i progetti digitali. Da quando è stato implementato Workfront, il team QA ha dismesso il server JIRA precedentemente utilizzato.

Tracciamento delle prestazioni finanziarie

Integrando Workfront nel suo sistema finanziario SAP, FCB ha semplificato anche la procedura di valutazione dei progetti. La soluzione include i calcoli del valore aggiunto per confrontare tre set di dati, le ore stimate ed effettive da SAP e le ore pianificate per i progetti da Workfront. Inoltre, genera automaticamente dei report burn precisi che confrontano le ore effettive e le tariffe rispetto alle ore pianificate e stimate e le tariffe.

“Dati migliori danno ai team del cliente un’idea più precisa di dove sono e di come stanno procedendo”, dice Haven. “Con i dati delle risorse in tempo reale, i responsabili dei clienti riescono anche a creare stime più accurate nel tempo.”

Dashboard e report personalizzati

Le dashboard e le funzionalità di reporting di Workfront aiutano i team di FCB anche a risparmiare del tempo e massimizzare l’utilizzo. Ad esempio, una nuova dashboard creata in Workfront permette alla responsabile delle risorse del QA di FCB Health di vedere sul momento quando e dove i membri del suo team di servizi condivisi vengono impiegati troppo o troppo poco. Un’altra dashboard creata recentemente, invece, permette ai responsabili dei progetti e delle risorse di coprire i membri dei team quando non sono a lavoro, così FCB riesce sempre a rispettare le scadenze dei clienti.

Ora che FCB Health utilizza Workfront per prevedere la disponibilità delle risorse, “non abbiamo più i fogli di calcoli condivisi e non inviamo più breakdown giornalieri via e-mail a tutti gli uffici”, dice Johnson. “Ed è diminuita anche la necessità di organizzare riunioni, che ci rubavano moltissimo tempo.”

Nella soluzione di gestione del lavoro, i responsabili dell’agenzia riescono a vedere quali progetti sono in programma e a quali non è ancora stato assegnato un numero. Per quanto riguarda delle attività che includono un reparto intero, come il completamento di un sondaggio, FCB incoraggia i manager ad assegnarle ai dipendenti tramite la pagina I miei lavori in Workfront invece di inviare loro e-mail o messaggi.

Grazie al flusso di lavoro automatizzato, gli utenti contrassegnano ogni attività come completa, il che offre all’agenzia una dashboard in tempo reale dei progressi. Anche i fogli standardizzati sullo stato vengono automatizzati tramite la soluzione di gestione del lavoro e danno quindi rapidamente ai membri del team dei dettagli aggiornati e precisi su ogni progetto. La funzionalità di copia della dashboard è una delle opzioni preferite dell’amministratore, perché permette a tutti di modificare facilmente i parametri e di eseguire report simili, ma anche diversi, in pochi secondi. Gli amministratori di Workfront in FCB riescono a produrre tutti i report dei progetti personalizzati senza complessi strumenti di programmazione aggiuntivi.

“Workfront non ci aiuta solo a semplificare i processi di back-office, ma anche ad avere un impatto positivo sul lavoro del cliente”, dice Haven.

Vantaggi

In Nord America e in Europa, i team di FCB in 13 unità aziendali diverse stanno utilizzando Workfront per ottenere i seguenti vantaggi:

• Aumento della produttività e delle ore fatturabili Utilizzando Workfront per ottimizzare e automatizzare i processi manuali, come la pianificazione delle risorse, FCB riesce a ridurre il tempo necessario per svolgere le attività amministrative e ad aumentare quello dedicato al lavoro per i clienti. La soluzione aiuta FCB Health a massimizzare l’utilizzo. “Workfront elimina i fogli di calcolo condivisi e l’invio di breakdown giornalieri sulla disponibilità delle risorse tramite e-mail, che richiedeva circa 20 ore di lavoro a settimana, ovvero 1000 ore annuali di lavoro, a diversi uffici”, stima Johnson.
• Miglioramento della precisione nella stima di progetto L’integrazione di Workfront con il sistema finanziario SAP dell’agenzia permette a FCB di produrre report burn più accurati. Oltre a fornire informazioni chiave per ottenere i report, Workfront aiuta i project manager a eseguire stime più rapide e più precise sfruttando i modelli predefiniti e le informazioni sui progetti precedenti.
• Espansione della visibilità sui progetti Anche se i membri principali dei team, come i project manager, i copy manager, i direttori artistici e tanti altri, hanno sempre avuto visibilità sui lavori attuali e futuri dei clienti, Workfront assicura trasparenza completa anche per tutti gli altri membri, tra cui i gruppi specializzati, come gli analisti, i proofreader e il personale dedicato alla stampa. “Dopo aver presentato Workfront alla nostra HackerAgency, che si occupa del direct marketing globale, i membri del team che generalmente ricevevano le richieste di lavoro con poco preavviso erano felicissimi, perché per la prima volta le avevano ricevute con largo anticipo e potevano quindi iniziare a pianificare diversi giorni prima”, racconta Haven.
• Riduzione del tempo passato in riunione e nella preparazione di HotSheet Secondo i calcoli, i membri del team passavano fino a due ore a settimana in riunione, considerando 30 minuti per le risorse, 30 minuti per lo stato del cliente e un’ora per lo stato del reparto. Ora che le attività dei progetti vengono aggiornate in Workfront, i membri di FCB riescono a essere più produttivi. Anche gli HotSheet ora vengono generati automaticamente da Workfront, riducendo il tempo necessario per preparare manualmente gli aggiornamenti sulle consegne della giornata e del giorno successivo e permettendo quindi ai team di concentrarsi sui progetti più complicati o su quelli in ritardo. “In FCB Chicago, ad esempio, i dipendenti con il tracciamento dei progetti in tempo reale non sono obbligati a partecipare alle riunioni sullo stato”, racconta Haven. “Questo permette loro di sfruttare il tempo che avrebbero dedicato alle riunioni per svolgere i progetti che richiedono la loro attenzione”.
• Miglioramento dell’efficienza operativa Il rollout di Workfront ha permesso a FCB di diventare più efficiente a livello operativo in tutte le unità aziendali e i team dei clienti. Secondo Imgrund, mentre lavoriamo insieme ai leader interni per risolvere le sfide più immediate, ad esempio l’automazione degli HotSheet giornalieri, inizia a vedersi in che modo la soluzione di gestione del lavoro può aiutare a far evolvere e maturare altri processi.

Uno sguardo al futuro

FCB sta valutando la funzionalità di proofing online delle bozze di Workfront per semplificare i processi di revisione e approvazione delle risorse creative. La revisione digitale, infatti, modifica i flussi di lavoro complicati in una soluzione on-demand a cui tutti i membri dei team possono accedere in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo. Eliminando lo strumento attuale e sfruttando Workfront come unica soluzione e login per questa funzionalità di progetto importante, FCB stima un risparmio di circa 60.000 $ all’anno.