พนักงานจะเป็นผู้กำหนดความสำเร็จของธุรกิจในท้ายที่สุด ที่ CHG Healthcare การให้ความสำคัญกับบุคลากรเป็นค่านิยมหลักสำหรับองค์กรที่มุ่งมั่นในการสร้างความแตกต่างในชีวิตของผู้คน ลูกค้า และชุมชน ความมุ่งมั่นของ CHG ในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานอย่างต่อเนื่องโดยการทบทวนกระบวนการทางการตลาดที่สำคัญ รวมถึงความรับผิดชอบและระบบการจัดการโปรเจกต์แบบเดิมและใช้ Adobe Workfront เพื่อนำไปสู่การมองเห็นการทำงาน ความโปร่งใส การทำงานร่วมกัน และคุณภาพที่ดีขึ้น
“วัฒนธรรมของเราให้ความสำคัญเป็นอย่างมากกับบุคลากร” Amy Pett ผู้อำนวยการฝ่ายบริหารโปรเจกต์การตลาดของ CHG Healthcare กล่าว “เราเคยวัดความสำเร็จจากความรู้สึกของผู้คนเกี่ยวกับงานซึ่งยังคงสำคัญมากแต่ Workfront ได้ให้ข้อมูลสนับสนุนแก่เรา”
CHG Healthcare ก่อตั้งขึ้นในปี 2522 และเป็นผู้นำด้านบุคลากรทางการแพทย์และเป็นผู้ให้บริการผู้ปฏิบัติหน้าที่แทนชั่วคราวที่ใหญ่ที่สุดในประเทศ บริษัทได้จัดหาแพทย์ ผู้เชี่ยวชาญด้านสุขภาพที่เป็นพันธมิตร และพยาบาลชั่วคราวและถาวรไปยังสถานพยาบาลในสหรัฐอเมริกาผ่านแบรนด์ที่ได้รับความไว้วางใจ ได้แก่ CompHealth, Weatherby Healthcare, RNnetwork, Foundation Medical Staffing และ Global Medical Staffing
ความท้าทาย
ในวัฒนธรรมที่มุ่งเน้นบุคลากรของ CHG ความสำเร็จของโปรเจกต์การตลาดมักขึ้นอยู่กับความพึงพอใจของพนักงาน เนื่องจากผู้ประสานงานโปรเจกต์มีเพียงเครื่องมือจัดการงานเพื่อจัดการคำของานจากแบรนด์ภายในและทีมสื่อสาร การวางแผนผลิตภัณฑ์ทั้งหมดได้รับการบันทึกไว้ใน Microsoft Excel ส่วนการพัฒนาจะบันทึกข้อมูลไว้ใน JIRA การสร้างแผนการตลาดและการพัฒนาเว็บกับการทำงานจริงจึงแยกจากกันและไม่เชื่อมโยงกัน
หลังจากจัดตั้งทีมบริหารโปรเจกต์และมาตรฐานอย่างเป็นทางการเมื่อสามปีที่แล้ว CHG ได้แต่งตั้งหัวหน้าโปรเจกต์เพื่อค้นหาระบบใหม่ที่ปรับปรุงกระบวนการเวิร์กโฟลว์ของชิ้นงานและให้ความสามารถในการมองเห็นทรัพยากรและการวางแผนขีดความสามารถที่รองรับ นอกจากนี้ บริษัทยังหวังที่จะใช้โซลูชันการจัดการงานเดียวกันสำหรับโปรเจกต์ชิ้นงานและโครงการในการพัฒนาเว็บ
“ดิฉันตระหนักได้อย่างรวดเร็วว่าเราจำเป็นต้องทำมากกว่าการเปลี่ยนระบบครีเอทีฟเพียงระบบเดียว เราจำเป็นต้องปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างทีมต่างๆ ในขณะที่วางแผนโปรเจกต์ในอนาคต” Amy กล่าว
โซลูชัน Adobe Workfront
ตอนนี้ CHG ใช้ Workfront เป็นระบบหลักในการจัดการและติดตามกิจกรรมทางการตลาดทั้งหมดหรือ system of record แพลตฟอร์มดิจิทัลตัวนี้ใช้ในการเก็บข้อมูล ติดตาม และจัดการคำขอของงาน พร้อมทั้งเพิ่มข้อมูลเชิงคุณภาพให้กับพนักงานเป็นประจำ นอกเหนือจากข้อมูลพื้นฐาน พนักงานการตลาดของ CHG เกือบ 100 คนจากเอเจนซีครีเอทีฟภายใน การพัฒนาเว็บ การสื่อสารองค์กร และการประชาสัมพันธ์ ใช้โซลูชันการจัดการงานเพื่อรองรับคำขอจากองค์กรและแบรนด์ในเครือ CHG ทั้งหกแบรนด์ที่เข้าถึงกลุ่มเป้าหมายของผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพ แม้ว่าในตอนแรกบริษัทจะเริ่มใช้งาน Workfront สำหรับสมาชิกทีมครีเอทีฟและผู้ร้องขอเท่านั้น แต่ไม่นานก็ตระหนักได้ถึงประโยชน์สำหรับทีมพัฒนาเว็บในการปรับปรุงการสื่อสาร เอกสาร การเชื่อมต่อ และการรายงานสถานะงานทางการตลาดทั้งหมด
การทำงานแบบรวมศูนย์และการวางแผนขีดความสามารถ
CHG ใช้ Workfront เพื่อทำให้การทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติและเร่งวงจรการทำงานที่สมบูรณ์โดยจัดลำดับความสำคัญของความต้องการของผู้ปฏิบัติงานแนวหน้า แพลตฟอร์มการจัดการงานระดับองค์กรนี้จะรวมศูนย์และกำหนดมาตรฐานคำขอ เชื่อมต่อกระแสการทำงานทางดิจิทัล ปรับปรุงการทำงานร่วมกัน และมุ่งเน้นทีมในงานที่เหมาะสม
ตัวอย่างเช่น CHG มีแบบฟอร์มคำขอชิ้นงานเกือบ 6 รายการโดยอัตโนมัติใน Workfront ระบบประมวลผลคำตอบในแบบฟอร์มแล้วเลือกใช้เทมเพลตที่ถูกต้องและมอบหมายงานให้กับพนักงานที่เหมาะสม นับตั้งแต่การดำเนินการตามคิวคำขอใน Workfront ทาง CHG ได้ลดจำนวนการให้ความช่วยเหลือที่ไม่จำเป็นจากนักการตลาดสำหรับเพื่อนร่วมงานผ่านการสนทนาหรือส่งอีเมลลงอย่างมาก
“Workfront ช่วยให้เราสามารถให้ความสำคัญกับบุคลากร ซึ่งเป็นผู้ที่อยู่แนวหน้าในการทำงาน” Amy กล่าว
นอกเหนือจากการปรับปรุงกระบวนการแล้ว CHG ยังใช้ข้อมูลจาก Workfront เพื่อรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับแนวโน้มปริมาณงานเพื่อให้ผู้จัดการโปรเจกต์สามารถบริหารจัดการขีดความสามารถได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพื่อสนับสนุนวัฒนธรรมที่ให้ความสำคัญกับบุคลากร ตอนนี้ CHG มีข้อมูลการใช้งานแบบเรียลไทม์ที่เชื่อถือได้ ซึ่งช่วยแก้ไขปัญหาการมีส่วนร่วมและความสำเร็จโดยระบุความไม่สมดุลของปริมาณงานได้เร็วขึ้น
Amy กล่าวว่า “ผู้จัดการโปรเจกต์คนหนึ่งทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมาก ถ้าไม่มี Workfront ก็จะไม่มีใครรู้ว่าเธอทำงานมากเกินไป ความเร็วในการทำงานของเธอเร็วเกินไปและอาจนำไปสู่ภาวะหมดไฟ แต่เพราะเราสังเกตเห็นได้ทันเวลาและปรับภาระงานของเธอ เธอจึงมีความสุขมากขึ้น” ตอนนี้เธอมีส่วนร่วมในรูปแบบที่สำคัญอื่นๆ เพราะเธอมีตอนนี้เธอมีส่วนช่วยบริษัทในรูปแบบที่สำคัญอื่นๆ เพราะเธอมีความสามารถในการสร้างความแตกต่างและรู้สึกยินดีที่บริษัทตอบสนองต่อความต้องการสมดุลที่ดีขึ้นในชีวิตการทำงานของเธอ”
ในหลายๆ กรณี Workfront ช่วยให้ CHG ตระหนักถึงปริมาณงานที่ผู้จัดการโปรเจกต์มอบหมายในครั้งเดียวมากขึ้น ขณะนี้งานทางการตลาดมีการกระจายออกไปซึ่งสามารถจัดการได้มากขึ้น เช่น งานสามงานที่จะครบกำหนดในช่วงปลายสัปดาห์และสี่งานในสัปดาห์ถัดไป แทนที่จะต้องทำงานทั้งหมด 15 งานให้เสร็จสิ้นตอนสิ้นเดือน “Workfront ช่วยให้เราจัดกลุ่มการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในขณะที่ใช้ข้อมูลเพื่อแสดงให้เห็นถึงการเติบโตของทีมและโอกาส” Amy กล่าว
การจัดการโปรเจกต์ Agile และ Waterfall
ความสามารถในการจัดการโปรเจกต์ Agile ของ Workfront ยังช่วยให้ผู้จัดการโปรเจกต์ CHG ปรับสมดุลปริมาณงานได้ดีขึ้นเพื่อช่วยให้พนักงานปรับตัวให้เข้ากับลำดับความสำคัญที่เปลี่ยนแปลงไปและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันของทีม ผู้จัดการโปรเจกต์ CHG ที่ทำงานกับหลายแบรนด์สร้างโปรเจกต์สำหรับแต่ละแบรนด์ที่อยู่ใน backlog ของทีมการตลาด ในการพัฒนาเว็บ ทีมได้มุ่งเน้นไปที่ scrum ซึ่งใช้เวลาดำเนินการกับ sprints ในระยะเวลาสองสัปดาห์โดยใช้ Workfront รายละเอียดจะได้รับการป้อนลงในแบบฟอร์มที่กำหนดเองของ Workfront หลายแบบ ผู้จัดการโปรเจกต์จัดการและวางแผน backlog โดยใช้ scrum board เพื่อจัดการงานประจำวันและติดตามชั่วโมงสำหรับการวางแผนขีดความสามารถ
“เราใช้ Workfront เพื่อจัดการทุกแง่มุมของ scrum รวมถึงการวางแผน sprint, สแตนด์อัพรายวัน, การจัดลำดับความสำคัญของ backlog, การทำ story board, การประมาณค่า,การตรวจสอบ iteration และการตรวจย้อนหลัง” Amy กล่าว
สำหรับผู้จัดการโปรเจกต์ CHG ความสามารถหลายอย่างของ Workfront ทำให้การจัดการโปรเจกต์ Agile ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น มุมมองของทีม Agile ช่วยให้ผู้จัดการโปรเจกต์สามารถสร้างและจัดระเบียบทีม Agile ดูและจัดการ backlogs ของทีม วางแผน sprints ปัจจุบันและอนาคต รวมทั้งตรวจสอบ sprints ที่ผ่านมา Backlogs ของทีมนำไปใช้เพื่อรวบรวมคำขอและงานที่วางแผนไว้ทั้งหมดไว้ในที่เดียว เพื่อให้มองเห็นภาระงานได้อย่างสมบูรณ์และช่วยให้ผู้จัดการผลิตภัณฑ์สามารถจัดการและเปลี่ยนลำดับความสำคัญของการพัฒนาเว็บได้ตามต้องการ
นอกจากนี้การวางแผน sprint ใน Workfront ยังช่วยให้ผู้จัดการผลิตภัณฑ์ CHG สามารถตั้งค่าและจัดการ sprint แต่ละครั้งได้อย่างง่ายดาย รวมถึงการป้อนข้อมูล sprints พร้อมกับงาน การเลือกขีดความสามารถและการมุ่งเน้นของทีม การกำหนดกรอบเวลาของ sprint และงานที่กำหนดรหัสด้วยสี แผนภูมิ burndown จะแสดงและวัดความคืบหน้า sprint ของทีมแบบเรียลไทม์และระบุวันที่คาดการณ์ว่าจะเสร็จสมบูรณ์ตามความเร็ว Storyboard เชิงโต้ตอบจะแสดงงานที่เปลี่ยนจาก “อยู่ระหว่างวางแผน” เป็น “อยู่ระหว่างดำเนินการ” เป็น “รอการอนุมัติ” เป็น “เสร็จสมบูรณ์” ในขณะที่แสดงจำนวนงานและชั่วโมงที่เสร็จสมบูรณ์ตามความคืบหน้าของงาน
นอกเหนือจากการพัฒนาเว็บแล้ว ทั้งทีมสื่อสารองค์กรของ CHG และทีมประชาสัมพันธ์ (PR) ยังใช้ Workfront เพื่อจัดการปฏิทินงานบรรณาธิการและข้อกำหนดในการเผยแพร่สำหรับโซเชียลมีเดีย บล็อก แคมเปญอีเมล และอื่นๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ยังมีการติดตามการทดสอบ A/B สำหรับอีเมลผู้บริโภคทั้งหมดบนบอร์ดที่กำหนดเองใน Workfront
โซลูชันการจัดการงานเดียวกันเหมาะอย่างยิ่งสำหรับโปรเจกต์พัฒนาใน Agile และงานสร้างสรรค์ที่จัดการด้วยวิธีการแบบเดิมของ Waterfall ด้วยการสนับสนุนที่มีประสิทธิภาพสำหรับทั้งสองโมเดล CHG สามารถใช้บอร์ดแบบรวมใน Workfront สำหรับโปรเจกต์ขนาดใหญ่ เช่น การรีเฟรชแบรนด์
แดชบอร์ดและรายงานแบบเรียลไทม์
ผู้จัดการโปรเจกต์และนักการตลาดสามารถดูและติดตามงานที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดาย งานที่วางแผนไว้ และงานที่เพิ่งเสร็จใน Workfront เข้าถึงรายละเอียดและกำหนดเวลาที่สำคัญของโปรเจกต์ได้เร็วขึ้นเพื่อช่วยให้บริษัทจัดหาบุคลากรทางการแพทย์ที่ดำเนินการอย่างรวดเร็วยังคงมุ่งเน้นได้ ก่อนหน้านี้ รายงานจะแสดงเฉพาะรายการงานที่ดำเนินอยู่ แต่ตอนนี้ CHG มีรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น ลำดับความสำคัญและสถานะของงาน
Amy กล่าว “ผู้จัดการและผู้ร้องขอมีอิสระในการเข้าสู่ Workfront, ดูคำขอโปรเจกต์, อัปเดตข้อมูล, ถามคำถาม และอัปเดตหรือดูสถานะงาน ซึ่งก่อนหน้านี้พวกเขาจะต้องไล่ถามคนอื่นว่าเกิดอะไรขึ้น”
ประโยชน์
ทีมผู้จัดการโปรเจกต์ CHG หกคนและผู้ประสานงานปัจจุบันจัดการโปรเจกต์ประมาณ 200 โปรเจกต์ต่อปีใน Workfront แต่เมื่อแบรนด์เพิ่มขึ้น ก็ต้องจัดการงานมากขึ้นตาม ความก้าวหน้าทางอาชีพเป็นประโยชน์ที่ไม่คาดคิดเมื่อผู้จัดการโปรเจกต์ CHG มีการ deploy สำหรับ Workfrot ผู้จัดการรายหนึ่งได้รับการยอมรับว่าเป็นผู้นำที่สร้างแรงบันดาลใจและ MVP ของแผนก ผู้จัดการสามคนได้รับการเลื่อนตำแหน่งเพราะใช้ Workfront เพื่อช่วยแผนกการตลาดและปรับปรุงความสัมพันธ์ระหว่างพนักงาน CHG ซึ่งแสดงให้เห็นถึงค่านิยม “การให้ความสำคัญกับบุคลากร” ของบริษัท นับตั้งแต่ใช้ Workfront ฝ่ายการตลาดของ CHG ได้รับประโยชน์ดังต่อไปนี้
- การมองเห็นและความโปร่งใสที่เพิ่มขึ้น
ก่อนหน้านี้ เจ้าหน้าที่การตลาดของ CHG รู้เพียงเล็กน้อยเกี่ยวกับงานที่อาจเกิดขึ้นในอีกสามสัปดาห์ข้างหน้า ตอนนี้ มีการคาดการณ์ในระยะเวลาสามเดือนที่แสดงให้ผู้จัดการโปรเจกต์เห็นและเตรียมการได้ว่าทีมแบรนด์กำลังวางแผนการทำงานอะไรบ้าง” “ข้อมูลที่ชัดเจนและความโปร่งใสในแผนกต่างๆ ได้สร้างความแตกต่างอย่างแท้จริง ตอนนี้เรามีความชัดเจนในทุกช่องทางแล้ว” Amy กล่าว
- การเปิดตัวการวางแผนขีดความสามารถ
ทุกเช้าวันศุกร์ผู้จัดการโปรเจกต์เข้าร่วมการประชุมเกี่ยวกับขีดความสามารถเพื่อตรวจสอบงานที่ได้รับมอบหมายในสัปดาห์ก่อนและคาดการณ์งานในอนาคต ทีมจะตรวจสอบรายงาน Workfront และพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาหรืออุปสรรคในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ ผู้จัดการโปรเจกต์สามารถพิจารณาข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับงานทั้งในปัจจุบันและอนาคตรวมถึงแนวโน้ม แล้วมอบหมายงานได้อย่างชาญฉลาดและสมดุลมากขึ้น นอกจากนี้ ข้อมูลขีดความสามารถยังกลายเป็นปัจจัยในการตัดสินใจจ้างงานเพื่อช่วยขยายทีมและสร้างโอกาสใหม่ๆ
- ความเข้าใจและคุณภาพของงานที่ดีขึ้น
ด้วยการคาดการณ์จำนวนชั่วโมง (แทนจำนวนงาน) ใน Workfront ผู้จัดการโครงการสามารถทำความเข้าใจแต่ละโปรเจกต์และวางแผนตารางงานได้ดีขึ้น พนักงานของทีมครีเอทีฟและการพัฒนาเว็บสามารถมองเห็นสิ่งที่สามารถทำได้อย่างรวดเร็วและสิ่งที่จะต้องให้ความสำคัญมากขึ้น โดยมั่นใจได้ว่าตอนนี้ทุกคนจะมีเวลาที่เหมาะสมในการทำงานเกี่ยวกับเนื้อหามากขึ้น เมื่อทีมมีการพัฒนา ความเร็วในการทำงานก็ดีขึ้นตาม เมื่อก่อนพนักงานต้องตอบสนองต่อคำของาน ตอนนี้ผู้จัดการโปรเจกต์วางแผนและคาดการณ์โปรเจกต์เพื่อให้สมาชิกในทีมรู้ว่างานใดกำลังจะเข้ามาและมีทรัพยากรรองรับหรือไม่ “เจาะจงขึ้นและงานมีคุณภาพดีขึ้นซึ่งเป็นแรงผลักดันให้เกิดโอกาสในการขายที่ดีขึ้น” Amy กล่าว
- การทำงานร่วมกันและประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น
Workfront ได้เชื่อมต่อเวิร์กโฟลว์ CHG ซึ่งช่วยให้ทุกคนเข้าใจลำดับความสำคัญของทีมครีเอทีฟและเว็บ ในทางกลับกัน แผนกสามารถมุ่งเน้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น การทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นจะทำให้งานเสร็จเร็วขึ้นและการทำงานร่วมกันระหว่างทีมได้รับการปรับปรุงเนื่องจาก Workfront ช่วยให้มองเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้ง่ายขึ้น เมื่อทีมงานเว็บเปลี่ยนไปใช้ Workfront ทาง CHG สามารถปรับปรุงแนวทาง Agile และ Scrum ดังนั้นจึงทำงานได้อย่างราบรื่น
- การมีส่วนร่วมของพนักงานที่ดียิ่งขึ้น
Amy กล่าวว่า ในแง่ของความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ที่สุดจากการใช้ Workfront คือการที่พนักงานมีส่วนร่วมและมีความสุขมากขึ้นเพราะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องได้แบบเรียลไทม์ พนักงานยังมั่นใจว่าผู้จัดการโปรเจกต์จะเปลี่ยนงานเพื่อสร้างความสมดุลในการทำงานให้กับตนมากขึ้น
“เมื่อบทบาทการจัดการโปรเจกต์ของ CHG ได้รับการพัฒนา การมี system of record สำหรับการดำเนินงานจะช่วยให้เราเปลี่ยนผ่านจากการรับคำสั่งไปเป็นพาร์ทเนอร์การวางแผนระยะยาวได้สำเร็จ สำหรับผู้จัดการโปรเจกต์อย่างดิฉัน Workfront คือการเปลี่ยนแปลงครั้งยิ่งใหญ่และน่าตื่นเต้น” Amy สรุป
