Agilización de las promociones digitales para ampliar el negocio
El equipo de Adobe.com reduce el tiempo y el estrés que conllevan las importantes campañas promocionales con Adobe Workfront.
Fundación:
1982
Personal: más de 29 000 personas en todo el mundo
San José, California (EE. UU.)
97 %
Agilización del desarrollo de planes de promociones al aprovechar plantillas de gestión de campañas
Objetivos
Acelerar los plazos de comercialización de importantes promociones digitales como, por ejemplo, el Black Friday y la vuelta al cole
Automatizar las tareas manuales, reducir el riesgo de errores y permitir a las personas involucradas invertir más tiempo en centrarse en la estrategia
Fomentar una mayor colaboración y visibilidad para esas personas y, al mismo tiempo, impedir que se efectúen cambios no autorizados en el plan de promoción
Resultados
Reducción de los SLA de las promociones de 10 a 6 semanas, con la ejecución simultánea de hasta cuatro promociones
Agilización del desarrollo de planes de promociones en un 97 % mediante el aprovechamiento de plantillas de gestión de campañas
Automatización de tareas manuales con Workfront Fusion como, por ejemplo, la generación de URL, la asignación de llamadas a la acción y la introducción de detalles de las ofertas
Reducción en un 83 % del tiempo invertido en empaquetar contenidos y en un 88 % del tiempo dedicado a activarlos, ya que todo está cómodamente disponible en una sola ubicación
Sincronizar importantes campañas promocionales con períodos festivos o acontecimientos tales como la vuelta al cole puede suponer grandes ingresos para las empresas. Ahora bien, llevar a cabo semejantes promociones no es tarea fácil. En Adobe, para que las promociones tengan éxito, se requiere la colaboración de decenas de personas de diversos equipos (el de marketing, el de diseño, en encargado de la web, el jurídico y el de gestión de productos).
“Efectuamos entre dos y cuatro promociones online por trimestre en cada una de las cuatro regiones en las que operamos, lo que cada año supera de largo las 30 promociones”, declara Nick Lam, director principal de Producto de Adobe.com. “A veces, lanzamos varias promociones simultáneamente para captar más atención, y algunas de las más grandes, como es el caso del Black Friday, están coordinadas en todas las regiones a escala mundial. Nos jugamos mucho para asegurarnos de que todo salga bien y optimizar las experiencias de nuestra clientela de forma que podamos seguir ampliando nuestros ingresos”.
Para que estas promociones vitales vean la luz online, un pequeño equipo de tan solo media docena de profesionales del marketing de Adobe.com colaboran con las personas involucradas de toda la empresa. Antes, dicho equipo empleaba hojas de cálculo para hacer un seguimiento de las campañas, pero resultaban difíciles de gestionar. En cada hoja de cálculo podían llegar a trabajar hasta una docena de personas. Cualquiera podía cambiarla, eliminarla o modificarle el formato, y se dedicaba gran parte del tiempo a copiar información entre la hoja de cálculo y otros sistemas internos.
El equipo decidió que había llegado la hora de acelerar la creación de promociones y optimizar la gestión con Adobe Workfront. Ahora, esta plataforma de gestión del trabajo colaborativo actúa como centro de operaciones en el que todas las personas involucradas pueden visualizar un proyecto, alinearlo con las expectativas y consultar su progreso. Al aprovechar la integración nativa con Adobe Experience Manager Assets y la plataforma comercial de back-end de Adobe, así como las automatizaciones con Workfront Fusion, ahora la gestión de promociones es un proceso más rápido y sencillo.
“Workfront fomenta una mayor colaboración con los equipos de marketing, de desarrollo y del estudio para reducir los errores de comunicación y agilizar los plazos de comercialización incluso en las promociones más complejas”, afirma Lam.
“El tiempo y la eficiencia adicionales que hemos conseguido mediante Workfront lo invertimos en ampliar la producción: hemos ejecutado hasta cuatro promociones simultáneamente, cuando antes nos habría costado mucho hacerlo con dos”.
Nick Lam
Director principal de producto de Adobe.com
Ejecución eficiente de promociones
Ahora, Workfront actúa como fuente de información fiable para todas las promociones de la región de América. Las plantillas preconfiguradas de planes promocionales permiten al equipo establecer un plan de proyecto estándar con solo unos clics. Sin embargo, las plantillas siguen dejando un margen para la flexibilidad, al brindarles a las personas involucradas la capacidad de adaptar el alcance específico de cada promoción.
“Antes, cada miembro del equipo de marketing solía necesitar cinco días para desarrollar un plan, pero ahora podemos crearlo en una hora o menos”, declara Lam. “Esto nos ha permitido reducir los SLA de las promociones de diez a seis semanas”.
Los paneles de control capturan, muestran y gestionan todo el trabajo para los equipos de marketing, multimedia y web. Las personas involucradas pueden consultar los detalles de las ofertas, la forma en que se visualizarán en la página web, los elementos que hay que crear o actualizar, y el progreso de cada paso. A cada cual se le asignan permisos a partir de su función, lo cual le permite visualizar informes personalizados y ajustar únicamente los requisitos que les competen. Las personas involucradas también pueden asignar tareas concretas a cada miembro del equipo, de modo que cada integrante del equipo de diseño y de desarrollo sabe lo que tiene que hacer y cuándo.
“Antes, dedicábamos horas de seguimiento con las personas involucradas para averiguar qué había cambiado en el plan de promoción y quién había efectuado dichos cambios”, comenta Lam. “En cambio, ahora el tiempo y la eficiencia adicionales que hemos conseguido lo invertimos en ampliar la producción: hemos ejecutado hasta cuatro promociones simultáneamente, cuando antes nos habría costado mucho hacerlo con dos”.
“Intentamos automatizar todo lo posible con Workfront Fusion para que las personas encargadas de la producción web no tengan que dedicar tanto tiempo a gestionar manualmente tareas repetitivas tales como generar URL o asignar llamadas a la acción a los botones. Automatizar estas tareas no solo nos ahorrará horas de trabajo, sino que también mejorará nuestro entorno de trabajo creativo”.
Nick Lam
Director principal de producto de Adobe.com
Ahorro de horas con la automatización y la optimización de procesos
Workfront Fusion añade una capa de automatización para optimizar aún más la gestión de proyectos. Las personas involucradas pueden buscar ofertas en el catálogo comercial e importar los detalles directamente al proyecto. De este modo, se agiliza la creación de proyectos al reducir la introducción manual de datos mientras se disminuye el riesgo de que se produzcan errores.
Todas las solicitudes de actualización del contenido de las promociones como, por ejemplo, la incorporación de nuevos banners con imágenes, se gestionan a través de la plataforma de gestión del trabajo. Los nuevos activos se introducen desde Adobe Creative Cloud en Experience Manager Assets, listos para publicarse. Asimismo, el equipo implementa fragmentos de experiencia compartidos de Experience Manager Assets en elementos tales como ventanas emergentes o barras de promociones que aparecen en la parte inferior de una página web. El equipo de producción web puede personalizar fragmentos de experiencia con rapidez para crear nuevas experiencias de cliente a partir de las aportaciones del equipo de diseño. Al aumentar el uso de elementos repetibles, el cumplimiento de los estándares de la marca se puede mantener con mayor facilidad.
“Intentamos automatizar todo lo posible con Workfront Fusion para que las personas encargadas de la producción web no tengan que dedicar tanto tiempo a gestionar manualmente tareas repetitivas tales como generar URL o asignar llamadas a la acción a los botones” indica Lam. “Automatizar estas tareas no solo nos ahorrará horas de trabajo, sino que también mejorará nuestro entorno de trabajo creativo”.
“Con Workfront, invertimos más tiempo en centrarnos en la estrategia, en vez de en la gestión táctica. Lanzamos promociones con menos estrés y podemos seguir contribuyendo al crecimiento de la empresa”.
Nick Lam
Director principal de producto de Adobe.com
Desde la planificación hasta la publicación más rápidamente
Las ventajas de Workfront persisten hasta el momento en el que se activa una promoción. Con toda la información y los activos disponibles en una sola ubicación, las personas que se encargan de la producción web dedican un 83 % menos de tiempo a empaquetar contenidos para la localización, desde una hora hasta solo diez minutos. Además, el equipo invierte un 88 % menos de tiempo en activar contenidos cuando la promoción está lista para lanzarse. Ahora, este proceso lleva menos de 30 minutos, cuando antes podría haber requerido cuatro horas.
“Intentamos ejecutar con mayor rapidez cada promoción”, afirma Lam. “Con Workfront, invertimos más tiempo en centrarnos en la estrategia, en vez de en la gestión táctica. Lanzamos promociones con menos estrés y podemos seguir contribuyendo al crecimiento de la empresa”.
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