기업의 비즈니스 성패는 직원에게 달려 있습니다. CHG Healthcare는 직원과 고객의 삶, 그리고 지역 사회에 긍정적인 영향을 미치는 기업이 되는 것을 목표로 ‘사람 중심’이라는 철학을 갖고 있습니다. 직원의 업무 생산성을 높이고자 했던 CHG는 기존 프로젝트 관리 책무와 시스템을 포함해 중요한 마케팅 프로세스를 재고하게 되었고, 업무 가시성, 투명성, 협업, 품질에서 모두 뛰어난 Adobe Workfront를 도입했습니다.
CHG Healthcare의 마케팅 프로젝트 관리 부문 이사 Amy Pett은 “사람 중심의 문화를 확립한 우리는 직원의 업무 만족도를 성공의 척도로 삼았죠. Workfront의 데이터가 이를 증명해 줍니다”라고 말합니다.
1979년 창립된 CHG Healthcare는 선도적인 의료 인력 파견업체이자, 미국 최대 규모의 대진의사 제공 서비스 업체로, CompHealth, Weatherby Healthcare, RNnetwork, Foundation Medical Staffing, Global Medical Staffing 등 자사 브랜드를 통해 의사, 관련 의료 전문가, 간호사를 임시직 또는 정규직 형태로 미국 전역의 각종 의료시설에 제공하고 있습니다.
당면 과제
CHG의 사람 중심의 문화에서 마케팅 프로젝트의 성패는 직원 만족도에 따라 결정되었습니다. 프로젝트 코디네이터는 내부 브랜드 팀과 커뮤니케이션 팀의 작업 요청을 확인하는 작업 관리 툴만 사용할 수 있었기 때문이었습니다. 모든 제품 계획은 Microsoft Excel에 기록하고 개발 작업은 JIRA에서 수행했기 때문에 마케팅과 웹 개발 로드맵 구축, 작업 진행이 단절된 상태에서 수행되었습니다.
3년 전 공식 프로젝트 관리 팀과 표준을 확립한 후 프로젝트 리더를 지정하고, 크리에이티브 워크플로우 프로세스를 향상시키고, 리소스 용량에 대한 가시성을 제공하고, 리소스 배분 계획을 지원할 시스템으로 대체하기 위한 조사를 시작했습니다. 또한 같은 작업 관리 솔루션으로 크리에이티브 프로젝트와 웹 개발 이니셔티브를 관리할 수 있기를 희망했습니다.
“하나의 크리에이티브 시스템을 교체하는 것을 넘어 서로 다른 팀의 작업을 효과적으로 연결하고 향후 프로젝트를 계획해야 했죠”라며 Pett은 그 당시 상황을 떠올렸습니다.
“사람 중심의 문화를 확립한 우리는 직원의 업무 만족도를 성공의 척도로 삼았죠. Workfront의 데이터가 이를 증명해 줍니다.”
Amy Pett
CHG Healthcare 마케팅 프로젝트 부문 이사
Adobe Workfront 솔루션
이제 Workfront가 CHG의 공식 마케팅 운영 시스템이 되었습니다. 디지털 플랫폼은 작업 요청을 접수하고 추적 및 관리하여 직원이 정기적으로 제공하는 정보에 정성적 데이터를 추가하는 데 사용됩니다. 사내 크리에이티브 에이전시, 웹 개발 팀, 기업 커뮤니케이션 팀, 홍보 팀 약 100명의 CHG 마케팅 직원이 작업 관리 솔루션을 이용해 기업의 작업 요청과 의료인을 고객으로 둔 CHG의 6개 계열사의 작업 요청을 지원하고 있습니다. 처음에는 Workfront를 크리에이티브 팀원과 요청 팀에만 배포했지만, 웹 개발 팀 프로세스를 이 솔루션에 추가한 후 더 효과적으로 소통하고, 기록하고, 연결하고, 모든 마케팅 작업의 진행 상황을 보고하게 되면서 활용 범위를 점차 넓혀갔습니다.
“Workfront는 사람을 중요하게 생각하는 우리 회사의 철학을 뒷받침하는 솔루션입니다.”
Amy Pett
CHG Healthcare 마케팅 프로젝트 부문 이사
한곳에서 작업 관리 및 리소스 배분 계획
CHG는 Workfront를 사용해 처음부터 끝까지 의료 종사자 중심의 업무 라이프사이클을 자동화하고 가속화하고 있습니다. 이 엔터프라이즈 작업 관리 플랫폼을 통해 작업 요청을 중앙에서 관리 및 표준화하고, 디지털 워크플로우를 연결하고, 협업을 향상시키고, 더욱 중요한 작업에 주력하고 있습니다.
CHG는 Workfront에서 10여 개의 크리에이티브 요청 양식 중 거의 절반을 자동화했습니다. 질문에 대한 응답을 바탕으로 적합한 템플릿을 적용하고 해당 작업을 적합한 직원에게 할당합니다. Workfront에서 작업 대기열을 구현한 이후, 마케터가 친분 있는 동료의 편의를 봐주는 사례가 크게 줄었습니다.
“Workfront는 사람을 중요하게 생각하는 우리 회사의 철학을 뒷받침하는 솔루션입니다”라고 Pett은 말합니다.
프로세스를 향상시키는 것은 물론이고 Workfront의 데이터를 바탕으로 작업 현황을 파악할 수 있으므로 프로젝트 매니저가 리소스를 더 효과적으로 관리할 수 있습니다. CHG는 사람 중심의 기업 문화를 고수하기 위해 신뢰할 수 있는 실시간 데이터로 리소스 배분 불균형을 빠르게 파악해 참여율 등 다양한 지표를 향상하고 있습니다.
“효율성 높은 한 프로젝트 매니저가 있는데, Workfront 도입 후 그가 업무 초과 상태였다는 사실을 알았습니다. 이 매니저가 번아웃을 겪는 것은 시간문제였습니다. 하지만 이 사실을 알고나서 작업량을 적절히 분산할 수 있었기 때문에 모두가 만족하며 일하고 있습니다. 현재 이 매니저는 더 가치 있는 작업을 수행함으로써 팀 성장에 기여하고, 회사가 자신의 삶과 일의 적절한 균형을 위해 노력하고 있다는 점에 매우 흡족해합니다”라고 Pett은 말합니다.
이제 CHG는 Workfront를 통해 모든 프로젝트 매니저의 작업량을 명확히 알 수 있습니다. 또한 마케팅 업무는 관리하기 쉽게 더욱 세분화됩니다. 예를 들어, 15개의 작업을 한 번에 맡긴 다음, 완료일을 월말까지 정하는 것이 아니라 이번 주말까지 3개 작업, 다음 주까지 4개 작업을 완료하도록 하는 방식입니다. “Workfront는 협업 효율성을 높이고, 데이터를 바탕으로 성장하고 기회를 확보하도록 도와줍니다”라고 Pett은 말합니다.
애자일 및 워터폴 프로젝트 관리
CHG 프로젝트 매니저는 Workfront Agile 프로젝트 관리 기능을 사용해 작업량을 더 효과적으로 배분하고, 우선순위가 바뀌더라도 차질없이 업무를 수행하며, 팀의 협업을 향상하고 있습니다. 수많은 브랜드를 지원하는 CHG 프로젝트 매니저는 각 브랜드의 프로젝트를 준비한 다음 마케팅 팀 백로그로 보냅니다. 웹 개발 팀은 Workfront에서 긴밀한 스크럼 팀을 운영하고, 2주 기간의 스프린트를 실행합니다. 세부 사항은 Workfront의 여러 맞춤 양식에 입력합니다. 프로젝트 매니저는 백로그를 살펴보면서 스크럼 보드를 이용해 계획하고, 일상적인 작업을 관리하고, 리소스 배분 계획에 소요된 시간을 확인합니다.
“관리자와 작업 요청자가 Workfront에서 프로젝트 요청을 확인하고, 변경하고, 질문을 남기고, 작업 상태를 업데이트하거나 확인할 수 있습니다. 이전에는 진행 상황을 파악하려면 담당자를 찾아다녀야 했지만 이제는 그럴 필요가 없습니다.”
Amy Pett
CHG Healthcare 마케팅 프로젝트 부문 이사
“우리는 스프린트 계획, 일일 스탠드업 미팅, 백로그 우순순위 결정, 그루밍, 스토리보딩, 추정, 반복 검토, 스크럼과 관련한 모든 작업을 Workfront를 통해 관리합니다”라고 Pett은 말합니다.
CHG 프로젝트 매니저의 경우 Workfront의 다양한 기능을 사용해 애자일 프로젝트 관리를 간소화합니다. 예를 들어 애자일 팀을 만들어 구성하고, 팀 백로그를 보고 관리하며, 현행 스프린트와 향후 스프린트를 계획하고 이전 스프린트를 검토합니다. 팀 백로그는 모든 작업 요청과 계획된 업무를 수집해 작업량을 한눈에 확인하고, 프로젝트 매니저가 필요할 때마다 웹 개발 우선순위를 관리하고 조정하는 데 사용합니다.
또한 Workfront에서 스프린트를 계획할 수 있으므로 CHG 제품 관리자는 스프린트를 채우고, 팀 작업량과 주력 영역을 선택하고, 스프린트 기간을 설정하고, 업무를 색상으로 분류하는 등 각 스프린트를 간편하게 계획하고 관리할 수 있습니다. 번다운 차트는 팀의 스프린트 진행 상황을 실시간으로 표시 및 측정하고, 속도를 기반으로 예상 완료일을 제공합니다. 인터랙티브한 스토리보드를 통해서는 작업이 ‘계획 중’에서 ‘진행 중’, ‘승인 대기 중’, ‘완료’로 바뀌는 것을 확인할 수 있고, 작업이 진행되는 동안 완료되는 작업 수와 소요 시간을 확인할 수도 있습니다.
웹 개발 팀 외에도 CHG 기업 커뮤니케이션 팀과 홍보(PR) 팀도 Workfront를 사용해 편집 일정표와 SNS, 블로그, 이메일 캠페인 등을 위한 게시 요구 사항을 관리하고 있습니다. Workfront의 맞춤 보드에서 모든 이메일 A/B 테스트를 추적할 수도 있습니다.
에자일 방법론으로 개발 프로젝트를 관리하고, 전통적인 워터폴 방법론으로 크리에이티브 작업을 관리하는 경우에도 Workfront가 적합합니다. 이 작업 관리 솔루션이 두 가지 방법론을 효과적으로 지원하므로 브랜드 개편 등의 대규모 프로젝트를 수월하게 관리할 수 있습니다.
실시간 대시보드 및 보고서
프로젝트 매니저와 마케터는 Workfront에서 기존 작업, 계획 중인 작업, 최근 완료한 작업을 간편하게 확인하고 추적합니다. 중요한 프로젝트의 세부 사항 및 마감일을 빠르게 확인할 수 있으므로 의료 인력 파견업체가 본업에 집중할 수 있습니다. 이전 보고서에는 진행 중인 작업 목록만 포함되었지만, 이제 보류된 작업 순위, 예약 작업 등 더 자세한 정보를 포함합니다.
“관리자와 작업 요청자가 Workfront에서 프로젝트 요청을 확인하고, 변경하고, 질문을 남기고, 작업 상태를 업데이트하거나 확인할 수 있습니다. 이전에는 진행 상황을 파악하려면 담당자를 찾아다녀야 했지만 이제는 그럴 필요가 없습니다”라고 Pett은 말합니다.
“CHG 프로젝트 관리 기능이 발전하면서 우리도 공식 운영 시스템을 통해 주문을 받고 있습니다. 전략적 파트너로서 이룬 혁신이라고 할 수 있죠. Workfront는 저와 같이 평생 프로젝트 매니저로 살아온 사람에게 큰 변화입니다.”
Amy Pett
CHG Healthcare 마케팅 프로젝트 부문 이사
이점
6명의 CHG 프로젝트 매니저와 코디네이터로 이뤄진 팀이 현재 Workfront에서 연간 약 200개의 프로젝트를 관리하고 있지만, 브랜드가 증가함에 따라 작업도 증가할 전망입니다. Workfront 배포를 통해 CHG 프로젝트 매니저들은 승진의 기회도 누릴 수 있었습니다. 3명은 승진했고, 1명은 영감을 주는 리더이자 부서 MVP로 선정되었습니다. Workfront를 통해 마케팅 부서의 가치가 향상했고, CHG 직원의 역량이 강화되었으며, 여러 부서가 연결된 상태에서 일할 수 있게 되었다고 모두가 말합니다. CHG Healthcare가 고수하는 사람 중심의 문화가 더욱 굳건해진 것입니다. 마케팅 측면에서는 Workfront 구현 이후 다음의 이점을 얻고 있습니다.
가시성 및 투명성 향상 Workfront를 도입하기 전 CHG의 마케팅 직원은 향후 3주 내에 어떤 작업이 예정되어 있는지 전혀 알지 못했습니다. 그렇지만 이제 3개월 간격의 예측 시스템을 통해 프로젝트 매니저는 브랜드 팀이 고려 중인 모든 작업을 확인하고 준비할 수 있습니다. “여러 부서의 현황을 한눈에 확인할 수 있는 가시성과 투명성이 크게 향상되었습니다. 이제 모든 채널을 명확히 파악할 수 있습니다”라고 Pett은 말합니다.
리소스 배분 계획 프로젝트 매니저는 매주 금요일 오전에 리소스 배분 미팅에 참여하여 전주에 배정된 작업을 검토하고 다음 작업을 계획합니다. 팀은 Workfront 보고서를 통해 작업 진행을 저해하는 문제 또는 장애 요인에 대해 의논합니다. 프로젝트 매니저는 현재 및 향후 작업은 물론이고 추세에 대한 인사이트를 바탕으로 훨씬 더 스마트하고 균형 있게 작업을 배분하고 있습니다. 또한 작업량 데이터는 채용 의사 결정에 반영되기 때문에 팀의 성장과 새로운 기회의 당위성을 뒷받침합니다.
작업 정의 및 품질 향상 프로젝트 매니저는 Workfront에서 작업 시간을 예측함으로써 각 프로젝트에 얼마나 많은 시간이 투입되고 있는지 파악할 수 있으므로 작업 일정을 효과적으로 계획할 수 있습니다. 크리에이티브 팀원과 웹 개발 팀원도 빠르게 완료할 수 있는 작업과 집중이 더 필요한 작업을 한눈에 파악할 수 있기 때문에 더 많은 콘텐츠 중심의 작업을 완료할 수 있습니다. 팀이 성장하면 작업 속도도 빨라져야 합니다. Workfront를 도입하기 전 직원들이 작업 요청에 대응하기 바빴던 데 반해, 이제 프로젝트 매니저가 프로젝트를 계획하고 예상할 수 있으므로 팀원도 어떤 작업이 예정되어 있고, 해당 프로젝트를 지원할 리소스가 준비되어 있는지를 알 수 있습니다. “작업에 집중하기 때문에 품질이 향상되고, 그만큼 리드도 향상됩니다”라고 Pett은 말합니다.
협업 및 효율성 증가 Workfront에서는 CHG 워크플로우가 연결되어 있으므로 누구나 크리에이티브 팀과 웹 팀의 작업 우선순위를 파악할 수 있습니다. 마케팅 부서는 자신이 맡은 작업에 더 집중할 수 있고, 효율성도 그만큼 높아집니다. 효율성이 향상되면 빠르게 작업을 완료할 수 있고, Workfront가 제공하는 가시성 덕분에 팀 간 협업이 더욱 강화됩니다. 웹 팀이 Workfront로 전환할 때 정교하게 구축한 애자일 및 스크럼 방법론은 이제 기계만큼이나 철저하게 작동합니다.
직원의 참여도 향상 Pett에 따르면 Workfront 도입으로 거둔 엄청난 성과 중에서 가장 큰 성과는 정확한 데이터에 실시간으로 액세스함으로써 직원의 참여도와 만족도가 향상되고 프로젝트 매니저가 자신을 위해서라도 더 효율적으로 작업을 배분하는 것입니다.
“CHG 프로젝트 관리 기능이 발전하면서 우리도 공식 운영 시스템을 통해 주문을 받고 있습니다. 전략적 파트너로서 이룬 혁신이라고 할 수 있죠. Workfront는 저와 같이 평생 프로젝트 매니저로 살아온 사람에게 큰 변화입니다”라고 Pett는 말합니다.
