Joel Caracci is een ontwerper met een passie voor creatieve processen. Naar eigen zeggen komt zijn enthousiasme voort uit een verrassende bron: zijn liefde voor jazzmuziek.

"Als je componeert voor een jazzensemble, begin je met regels voor een stuk", legt Caracci uit. "Daarna geef je de muzikanten de vrijheid om het kader te overstijgen en iets buitengewoons te creëren. Hetzelfde geldt voor ontwerpteams. Het is mijn taak om de workflows voor ontwerpers te verbeteren, zodat ze alle ruimte hebben om hun ideeën tot leven te brengen."

https://video.tv.adobe.com/v/3419997

Als Associate Director of Creative Operations bij JLL, een wereldleider in diensten op het gebied van commercieel vastgoed, werkt Caracci met een team van meer dan 90 ontwerpers in de Verenigde Staten en Canada. JLL Creative is goed voor zo'n 10.000 geleverde producten per jaar, variërend van nieuwe merken voor vastgoed en pitches voor nieuwe klanten tot complexe websites en video's met motion graphics voor klanten.

JLL heeft vijf instances van Adobe Workfront geïmplementeerd voor het beheer van workflows in het hele bedrijf, waaronder marketing, IT en het wereldwijde PMO-kantoor. De oplossing stelt de ontwerpers in het creatieve team van Caracci in staat om efficiënter dan ooit te werken – een investering die de bedrijfsteams ten goede komt en de tevredenheid van de werknemers naar nieuwe hoogten tilt.

"Als ontwerpers het hebben over essentiële werktools, noemen ze vaak Adobe Creative Cloud-apps", zegt Caracci. "Maar Workfront is net zo belangrijk. Het is de ontbrekende schakel om workflows zo te beheren dat ontwerpers hun beste werk kunnen creëren zonder een burn-out te krijgen."

Data over ontwerpen visualiseren

Het merendeel van de content die door het creatieve team wordt gemaakt, heeft betrekking op marketing en verkoopondersteuning voor vastgoed voor lokale markten. Ontwerpers maken brochures, flyers en video's met virtuele rondleidingen om de verkoop van commerciële ruimten te ondersteunen. Ze maken pitchpresentaties die verkoopteams kunnen gebruiken bij gesprekken met potentiële huurders of om huurders aan te bevelen bij eigenaars van gebouwen.

Doorgaans dienen makelaars aanvragen voor content in bij marketeers, die het werk vervolgens toewijzen aan een van de zeven regionale creatieve teams. Voordat Caracci de workflows stroomlijnde, werden deze processen meestal afgehandeld via e-mail en spreadsheets. Met behulp van de workflow-app kunnen trafficmanagers nu precies zien welke taak wordt aangevraagd, planningen vergelijken en projecten koppelen aan ontwerpers met de juiste vaardigheden en beschikbaarheid. Dankzij deze zichtbaarheid wist het creatieve team het aantal geleverde producten in twee jaar tijd met 260% te verhogen. Bovendien kan het team de waarde van dit werk aantonen aan stakeholders in de hele organisatie.

"De rapportagefunctie is het grootste voordeel van Workfront", zegt Caracci. Daardoor kunnen we op een heel andere manier over creatief werk communiceren. Ik maak meer dan 200 rapporten per jaar om managers inzicht te geven in hoe creatieve teams de algemene bedrijfsactiviteiten ondersteunen."

De rapporten bevatten de uren die door elk team zijn gewerkt, de soorten projecten, de tijd die aan elke activiteit is besteed en andere informatie op basis waarvan managers kunnen beslissen of ze hun personeelsbezetting moeten aanpassen of moeten investeren in andere ontwerpvaardigheden. Managers zijn ook geïnteresseerd in welke bedrijfsonderdelen of markten de meeste aanvragen doen, om te bepalen hoe makelaars ontwerpresources inzetten.

"Door de duidelijke visualisatie van de projecten in het dashboard, weten we zeker dat iedereen die bij een project betrokken is hetzelfde te zien krijgt", zegt Caracci. "Doordat het creatieve team inzicht heeft in de data over projecten, kunnen we gemakkelijker SLA's opstellen en bepalen of aanvragers de juiste informatie sturen in creative-briefings. Hierdoor kunnen we realistische verwachtingen stellen en vermijden we heen-en-weer-communicatie waardoor projecten vertraging oplopen."

Meer tijd voor creativiteit

De dashboards zijn ook van onschatbare waarde voor ontwerpers. Projecten kunnen uit meerdere onderdelen bestaan en voor elk onderdeel kunnen verschillende reviewrondes nodig zijn. De dashboards voor ontwerpers laten precies zien welke assets aan elke ontwerper zijn toegewezen en wat de status is, zodat ontwerpers meer tijd hebben om creatief te zijn en minder tijd kwijt zijn aan het beheren van het werk.

Ontwerpers gebruiken verschillende creatieve apps, van Adobe Premiere Pro en After Effects voor video tot Illustrator voor grootschalige afbeeldingen. Maar zo'n 85% van het werk wordt uitgevoerd in InDesign. "We gaan aan de slag met een bètaversie van de Workfront-plug-in in InDesign. Met de plug-in kunnen we taken bekijken, samenwerken, assets uploaden en beheren – zonder de creatieve context te verlaten. Integratie met andere producten voegt nog meer waarde toe aan ons creatieve proces", zegt Caracci. "De ontwerpers zijn blij met de integratie met Microsoft Teams, omdat ze nu gemakkelijk reviews en goedkeuringen kunnen bijhouden in een chatachtige omgeving. En ze zullen zeker enthousiast zijn over de tijdwinst die ze boeken door workflows te controleren in hun creatieve app van Adobe."

Creatieve werk-privébalans

Caracci blijft zoeken naar manieren om creatieve workflows te verbeteren. Hij praat met elke ontwerper die bij het creatieve team komt en probeert te achterhalen hoe hij ze beter kan laten werken. Maar de meeste ontwerpers zijn al onder de indruk van de workflows die hen in staat stellen creatiever te werken.

Omdat trafficmanagers meer inzicht hebben in planningen, kunnen ze de werklast evenwichtig verdelen om de werk-privébalans van ontwerpers te verbeteren. Daardoor behaalde het creatieve team de hoogste score voor werktevredenheid onder de wereldwijde marketingteams van JLL, met slechts 7% ongepland verloop, vergeleken met 30% voor sommige vergelijkbare teams.

"Ik denk weleens aan de revolutie die de lopende band teweeg heeft bracht in de industriële productie. Zoiets gaat volgens mij ook gebeuren met creatief werk als mensen workflows serieus gaan nemen", zegt Caracci. "De ideale workflow kan er voor elk team en bedrijf anders uitzien. "Voor ons is Workfront de ideale oplossing om workflows te creëren die de communicatiestroom op gang houden zonder mensen te overspoelen, wat resulteert in meer creatieve output in minder tijd."

Je kennis vergroten

Als je meer wilt weten over hoe je deze ideeën kunt toepassen voor middelgrote en grote ontwerpteams, luister dan naar de Adobe Summit-sessie van Joel, 20,000 Deliverables: From Workflow Chaos to Harmony.

Voor jou aanbevolen

Alle verhalen van klanten