Bekroonde creativiteit uit de cloud
3x
Beoogde besparingen op kosten van externe bureaus ten opzichte van vorig jaar
7x
Hogere projectsnelheid
89%
Retentiepercentage voor fulltimepersoneel
Xfinity Creative maakt gebruik van deze oplossingen:
Adobe Experience Manager Assets
Een creatief bureau dat is opgezet in ongekende tijden
Toen Christopher Grove ('Grove'), VP of Operations van Xfinity Creative, en Ephraim Gerard Cruz ('Eph'), Director of Operations en Software Initiatives Lead, de uitdaging aannamen om het eerste interne creatieve bureau van Xfinity op te zetten, wisten ze dat ze vindingrijkheid en strategisch inzicht nodig hadden om een creatief team samen te stellen dat grote zakelijke successen kon boeken. Twee weken later stonden ze voor een nog grotere uitdaging: vanwege de pandemische lockdown van maart 2020 moesten ze het bureau volledig virtueel opbouwen.
Dat was niet volgens plan en er stond veel op het spel. Xfinity is verantwoordelijk voor het leeuwendeel van de omzet van Comcast Cable, het grootste Amerikaanse multinationale telecombedrijf en het op twee na grootste bedrijf in de VS. Het was geen eenvoudige opgave om met een nieuw, extern model een agile bureau op te zetten dat in staat was te voldoen aan de creatieve eisen en omzetdoelstellingen van Xfinity.
Dat ze het toch voor elkaar hebben gekregen, is een understatement. Hun innovatieve benadering van 'digital-first' teambuilding, creatieve workflows en een technologiestack op basis van Adobe Workfront hebben geleid tot aanzienlijke besparingen op de kosten van externe bureaus en hebben bijgedragen aan de groei van de omzet en klantenwerving van het merk – en ze zijn nog maar net begonnen.
Een team op basis van vertrouwen
Toen mensen in maart 2020 ineens massaal thuis moesten blijven, moest het nog maar enkele weken oude creatieve bureau snel nadenken en het roer direct omgooien. "Een extern bureau was niet het plan", zegt Grove. "We moesten snel alles omgooien om het bureau virtueel op te zetten, maar de tijdlijn van drie jaar bleef gewoon staan."
Cruz: "Ik heb nooit in een kantoor gewerkt zoals Grove. Dus ik had me er al emotioneel en mentaal op voorbereid dat we dit vanuit onze huiskamers gingen opzetten."
De partners begonnen met een gezonde dosis vertrouwen en wederzijds respect, waardoor ze snel aan de slag konden gaan. "De grootste kracht van Grove, afgezien van het feit dat hij een schat aan ervaring heeft, is zijn vermogen om onder alle omstandigheden kalm te blijven", zegt Cruz. "Die houding is essentieel voor elke start-up en heeft me geholpen om in balans te blijven en contact te houden met de werkelijkheid terwijl we bleven opschalen."
"Ik had in het verleden met Eph gewerkt aan allerlei verschillende toolsets en hij is enorm technisch onderlegd en gepassioneerd over deze materie, dus ik wist dat ik hem bij het team moest halen", zegt Grove.
De 'bron van waarheid' centraliseren
Grotere kostenefficiëntie was niet de enige drijfveer van Xfinity om een intern creatief bureau op te zetten. "Xfinity wilde veel meer", zegt Grove. "Ze wilden echt een volledig functioneel, full-service bureau binnen Comcast opzetten om het merk Xfinity te ondersteunen, dus niet alleen een productieteam of een studio in de kelder van Comcast."
Het team was op zoek naar een werkbeheeroplossing voor ondernemingen die meegroeit met het bureau en die zowel creatieve als administratieve workflows gemakkelijk aankan – van projectintake, onboarding en training tot rapportage en dashboards. "We moesten uitzoeken hoe we de bron van waarheid voor campagnes konden centraliseren en zochten een plek waar mensen alles kunnen vinden en gemakkelijk een project kunnen oppakken", zegt Cruz.
Ze vonden wat ze zochten in Workfront, een innovatieve werkbeheeroplossing die fungeert als het centrale marketingsysteem van de organisatie en de spil vormt van elk creatief project dat ze ondernemen.
De keuze voor Workfront als gecentraliseerde oplossing voor Xfinity Creative was een no-brainer. "Al in een heel vroeg stadium besloten we dat Workfront het enige centrale platform zou worden waarop we het bureau zouden runnen. Het bevat al onze resourcetoewijzingen, al onze projectactiviteiten, al onze projectnummers, onze programma's en onze pijlers, plus alle urenstaten en de statussen van zowel fulltime- als tijdelijke medewerkers", aldus Grove.
Cruz bouwde vervolgens dashboards waarop teamleiders real-time data konden bekijken. "We konden in real-time letterlijk alles zien, van financiële data tot het aantal projecten dat actief was, geordend op type", zegt hij. Met real-time data beschikten de managers over de zichtbaarheid en de strategische inzichten die ze nodig hadden om snel beslissingen te nemen, bijvoorbeeld om de kosten te verlagen of effectiever in te spelen op de behoeften van klanten.
"De hele Adobe-suite die we hebben samengesteld, heeft de creatieve professionals echt geholpen om te focussen op het creatieve aspect. Het hele idee van deze tools en integraties is dat ze ondersteunend zijn – ze belemmeren of vertragen het werk van de creatieve professionals op geen enkele manier."
Ephraim Gerard Cruz
Director of Operations en Software Initiatives Lead, Xfinity Creative
Xfinity Creative maakt gebruik van deze oplossingen:
Adobe Workfront
Verbind, werk samen en vereenvoudig workflows om campagnes te lanceren en op grote schaal gepersonaliseerde ervaringen te leveren.
Adobe Experience Manager Assets
Bespaar tijd door je digitale assets vanaf hetzelfde platform te bewerken, te optimaliseren en aan te leveren.
Adobe Creative Cloud voor ondernemingen
Adobe Creative Cloud voor ondernemingen biedt organisaties alles wat ze nodig hebben om de kracht van creativiteit te benutten.
Frame.io
Deel media, houd feedback bij en stroomlijn je videoproductieworkflow van opname tot publicatie.
Creatieve professionals de tijd geven om te creëren
Workfront als enige bron van waarheid ondersteunde de topprioriteit van het team: meer tijd vrijmaken om bekroond creatief werk te maken. Met behulp van Workfront werden de processen van Xfinity Creative geoptimaliseerd, waardoor het team al in het eerste jaar projecten 700% sneller wist te leveren. Deze spectaculaire transformatie is voor een groot deel te danken aan de naadloze integraties tussen Adobe Workfront, Adobe Creative Cloud voor ondernemingen en Adobe Experience Manager Assets. Daardoor kon een krachtige toolkit worden gecreëerd om terugkerende taken te automatiseren en het creatieve team te ontlasten van administratieve taken.
Met deze toolkit vielen alle elementen van het levenscyclusbeheer voor content op zijn plaats. Via Workfront bleven hun teams en stakeholders up-to-date en konden ze heel eenvoudig rechtstreeks vanuit de Creative Cloud-workflows content proeflezen, reviewen en goedkeuren in de apps zelf. Experience Manager Assets bood AI-gestuurd asset- en versiebeheer, waardoor teams en stakeholders content konden activeren op verschillende kanalen en contactpunten.
Het feit dat het bureau volledig was ingesteld op werken op afstand, zorgde er ook voor dat het creatieve team geografische grenzen kon overstijgen, gaf creatieve professionals de flexibiliteit om te werken in de omgeving waar ze zich het prettigst voelden en maakte het mogelijk om op elk moment en vanaf elke locatie ideeën te delen. Teamleden kunnen in real-time opmerkingen toevoegen aan projecten, zodat iedereen die bij het project betrokken is alles kan bekijken op elk apparaat dat met de cloud verbonden is. Deze voorzieningen voor directe samenwerking verenigen het team van Xfinity, dat over het hele land is verspreid.
"Het was belangrijk dat we talent uit het hele land konden inzetten; zonder onze 'virtual-first' aanpak hadden we nooit zo snel kunnen opschalen en in zo'n vroeg stadium zoveel talent kunnen vinden", zegt Cruz.
"Inspiratie komt op onverwachte momenten", voegt Grove eraan toe. "Ja, ze werkten samen met collega's, maar ze werkten ook min of meer in hun eentje in hun eigen ruimte. En dat kan gunstig zijn voor de creativiteit. Zo konden ze wat avontuurlijker met ideeën stoeien en werden ze niet meegesleept door de hectiek van een reclamebureau, die funest kan zijn voor de concentratie van een creatief persoon."
Grove en Cruz bouwden hun team op met de krachtige externe onboarding- en trainingsfuncties van Workfront. "Toen we onze onboarding en training aan het digitaliseren en virtualiseren waren, moesten we ervoor zorgen dat elke werknemer dezelfde ervaring had en optimaal voorbereid werd om het werk goed uit te voeren", zegt Cruz. "Workfront stelde ons in staat om alles aan te passen op basis van iemands rol of profiel en ervoor te zorgen dat ze het materiaal kregen dat ze nodig hadden."
Door werknemers op een soepele manier in het bedrijf te introduceren, ontstond er vanaf het begin een sterke teamcultuur en werd de onboardingtijd met meer dan 50% verkort – van 5 naar 2 dagen. "Nog steeds vertellen mensen me dat ze hun onboardingervaring hier geweldig vonden en dat ze in de eerste week zo goed ondersteund werden. Dat zegt denk ik alles: dat we zulke geweldige talenten zo lang aan ons hebben weten te binden, is zeker te danken aan de gestroomlijnde onboardingervaring die we in Workfront hebben gecreëerd."
"We wilden dat onze creatieve professionals elk uur alleen maar creatief bezig zouden zijn. Dat kan alleen als ze kunnen blijven werken in een tool waar ze vertrouwd mee zijn. Elk uur dat ze niet tussen systemen hoeven te schakelen en hoeven uit te zoeken waar ze een opdrachtnummer kunnen krijgen of waar ze een asset moeten publiceren, levert weer een uur aan pure creatieve output op."
Christopher Grove
VP Operations, Xfinity Creative
Eindeloze integraties maken in Workfront
Toen het duo voor het eerst in Workfront investeerde, waren ze simpelweg op zoek naar een werkbeheeroplossing met integraties met externe applicaties. Nu, ruim twee jaar later, hebben ze Workfront gekoppeld aan Frame.io. Ze kijken vol verwachting uit naar de volgende integraties die Adobe zal lanceren en maken plannen om deze integraties te implementeren voor een krachtigere en naadlozere content supply chain.
"Voor ons is het een gelukkig toeval dat we nu zo'n geïntegreerde toolset hebben, maar het is een strategische zet geweest van Adobe om deze tool aan te schaffen. We waren al Workfront-gebruiker en we zouden Frame toch wel in onze workflow hebben opgenomen, ook zonder de integratie", zegt Grove.
Het review- en goedkeuringsproces is een belangrijk onderdeel van de workflow van het team. Dat proces is cruciaal voor de klanttevredenheid. Dankzij de integraties met Workfront Proof en Frame.io kan het studioteam op efficiënte wijze versies beheren, de voortgang van video's volgen naast de bijbehorende producten en naadloze klantreviews faciliteren.
"De integraties met Frame.io bieden ook een geweldige ervaring voor onze klanten; die kunnen video's naast elkaar bekijken en overal aantekeningen maken, die automatisch een tijdstempel krijgen – het werkt echt heel eenvoudig", zegt Cruz. "De naadloze ervaring en de prettige interface versterken onze relatie met de klant, die ons echt als partners gaat zien. Doordat onze creatieve professionals bij deze processen virtueel samenwerken en binnen de tool kunnen communiceren, kunnen ze hun dagelijks werk veel beter doen."
"Integraties maken de processen voor ons veel efficiënter als het gaat om de algemene toolstack, het ecosysteem, connectiviteit en zelfs verificatie. We zijn heel benieuwd wat Adobe nog meer in petto heeft voor de content supply chain."
Christopher Grove
VP of Operations, Xfinity Creative
Doelstellingen en verwachtingen overtreffen
Het succes van het creatieve team heeft rechtstreeks bijgedragen aan het verhogen van de omzet van Xfinity, het stimuleren van breedband en het werven van nieuwe particuliere klanten. Het team overtrof zijn besparingsdoelstellingen in het eerste jaar. "We hebben ze verpulverd", zegt Cruz.
"We nemen nu meer verantwoordelijkheid op ons, met mobiele apps en digitale initiatieven. Er zijn ook gesprekken geweest om het merk te internaliseren. Dat we nu meer doen dan alleen reclamewerk is een enorme stap vooruit en geeft duidelijk aan welke impact ons werk heeft op Comcast en Xfinity", zegt Cruz.
De aanpak heeft geleid tot een cultuuromslag binnen het bedrijf. Vroeger werden marketing- en creatieve teams gezien als orderopnemers, maar bij Xfinity worden ze nu gewaardeerd als strategische partners. "Daardoor konden de marketeers echt deel gaan uitmaken van het creatieve proces", zegt Grove. "Ze zitten naast ons, gebruiken vergelijkbare toolsets en hebben toegang tot dezelfde informatie als wij. Er wordt veel meer samengewerkt."
"Workfront is een geweldige basistool die ons in staat heeft gesteld ons proces vorm te geven en onze manier van werken te definiëren. Het was onze bron van waarheid. Creatieve professionals konden inloggen en zeggen: 'Oké. Dit is de nieuwste versie van het project waar ik aan werk'. Dat was heel belangrijk."
Ephraim Gerard Cruz
Director of Operations en Software Initiatives Lead, Xfinity Creative
De toekomst van Xfinity Creative
Hierna is het duo van plan om financiële rapportagevoorzieningen te integreren met Workfront, zodat ze een nauwkeurig beeld krijgen van de prestaties zodra er kosten worden gemaakt voor een project. "Het is heel belangrijk om data over campagneprestaties in Workfront op te nemen en een deel van die data en analyses aan elk project toe te kennen", zegt Cruz. "We willen teams retrospectieve data geven, zodat ze de campagneprestaties voor de volgende ronde kunnen optimaliseren."
En als echte visionairs kijken de twee niet alleen naar de volgende stappen voor Xfinity Creative, maar ook naar hoe deze integraties de toekomst van werk zullen veranderen. "Het mooie is dat het niet alleen voor de marketingsector of de telecomsector geldt", zegt Cruz. "Welke workflows teams over de hele wereld ook creëren, ze kunnen veelal dezelfde tools op vergelijkbare manieren gebruiken. Zo wordt de creatieve wereld veel efficiënter. Dat is het allermooiste aan de manier waarop Adobe dit hele ecosysteem samenbrengt."
- Ontdek meer over de aanpak van Xfinity Creative in deze webinar waarin Ephraim Cruz best practices deelt om elke organisatie te helpen creatieve resources te beheren en workflows efficiënter te maken.
Voor jou aanbevolen
https://main--bacom--adobe.hlx.page/fragments/customer-success-stories/contact-footer
