A FCB Global melhora a eficiência operacional da rede de agências usando o Adobe Workfront.

Poucas agências de marketing conseguem atingir mais de 100 anos criando campanhas de sucesso para clientes. A FCB (Foote, Cone & Belding) tem impactado a cultura popular desde 1873, lançando programas de marketing e de anúncios premiados para clientes da marca em todos os setores. A FCB implementou o Adobe Workfront** no mundo inteiro para padronizar e simplificar os processos das agências e permitir que os funcionários em sua rede global passem mais tempo no trabalho de clientes e menos tempo em tarefas administrativas que não agregam valor. Agora, as equipes da FCB em 13 unidades de negócios estão usando a gestão de trabalho baseada na nuvem do Workfront para ter visibilidade do projeto e eliminar processos manuais, aumentando a produtividade e as horas faturáveis do pessoal.

A FCB é uma empresa de comunicações de marketing global, premiada e totalmente integrada que carrega consigo uma tradição de criatividade e sucesso. Com uma compreensão sólida sobre diferentes culturas globais e mercados locais, a FCB se concentra em mudar de maneira significativa o comportamento dos consumidores para favorecer seus clientes, suas pessoas e a sociedade. Com mais de 8 mil funcionários em 109 operações em 80 países, a empresa é parte do Interpublic Group of Companies.

O desafio

Conforme o trabalho na FCB foi se tornando cada vez mais baseado em projetos, a agência precisava de uma solução eficiente e centralizada para garantir que todos estivessem cientes dos trabalhos e dos prazos.

Ferramentas diferentes

As equipes da FCB monitoravam tarefas e projetos em várias ferramentas diferentes, incluindo Basecamp, Microsoft Word e Microsoft Excel. As pessoas atualizavam manualmente os relatórios de status, e todo mundo usava email para se comunicar. Por exemplo, um escritório enviou para os funcionários uma planilha inteligente diária para garantir que todas as equipes entendiam o status dos projetos físicos e digitais da agência. Mesmo assim, alguns membros da equipe ainda não receberam o arquivo, às vezes gerando confusão em relação aos recursos.

“Tínhamos dificuldade para garantir que nossos departamentos de engenharia e de operações tivessem uma visão clara dos próximos lançamentos de sites e publicações de arquivos importantes”, lembra o EVP e diretor de produtos da FCB Health, Graham Johnson. “Geralmente, essas equipes eram pegas de surpresa. Além disso, sem o planejamento correto, é possível que a empresa não tenha o tempo ou os recursos adequados.”

Comunicação e relatórios consistentes também eram desafios. Os membros da equipe da FCB gerenciavam planilhas que monitoravam as alocações de recursos e enviavam esses arquivos uma ou duas vezes por dia por email aos escritórios e departamentos. Esse processo, que levava mais de 20 horas toda semana, reduzia as horas faturáveis da equipe.

Além do mais, clientes diferentes monitoravam as tarefas de maneiras diferentes, os membros da equipe levavam algumas horas para concluir cada relatório manual. Embora a FCB acompanhasse as horas trabalhadas em projetos, os dados eram extraídos exclusivamente do sistema financeiro da agência, que só monitorava as horas reais e aprovadas pelos clientes.

“Não havia mapeamento automatizado do tempo real gasto em comparação com as horas planejadas do projeto, o que atrapalhava nossa capacidade de negociar mais horas ou corrigir possíveis problemas antes do início do trabalho para o cliente”, afirma Katherine Haven, vice-presidente e diretora de operações estratégicas do escritório de gerenciamento de projetos (PMO) da FCB.

Por causa das oportunidades para desenvolver operações mais eficientes conforme o trabalho se tornava mais focado em projetos no mundo inteiro, a FCB buscou uma só plataforma para planejamento de projetos, atribuição de tarefas e gerenciamento de recursos.

A solução Workfront

Embora o Workfront seja uma solução intuitiva e fácil de usar, a FCB acreditava que a melhor maneira de impulsionar a padronização, compartilhar as práticas recomendadas para o sucesso e abordar as lições aprendidas nos escritórios era treinar dois administradores de sistema dedicados para supervisionar a integração da rede de agências à solução de gestão de trabalho, bem como fazer a manutenção constante da instância global da FCB. Esses recursos colaboraram com as novas equipes que estão migrando para o Workfront para dar conta de fluxos de trabalho únicos e garantir rapidamente o sucesso.

Primeiro, os administradores identificaram os superusuários em cada agência com os quais poderiam trabalhar para entender os processos e as estruturas de projetos atuais, como portfólios, pedidos de alterações, alocação de recursos, monitoramento e criação de relatórios. Em seguida, os administradores ofereceram orientações de práticas recomendadas sobre como automatizar e otimizar processos importantes da empresa no Workfront.

“Temos todos os tipos de funções no Workfront, de equipes financeiras e de recursos humanos a profissionais de desenvolvimento, de controle de qualidade (QA), de experiência do usuário e de design”, explica Haven. “Nossa equipe focada nos clientes não tem tempo para aprender novos recursos e funcionalidades, por isso o modelo com administradores funciona bem para nós. Estamos sempre disponíveis para compartilhar nosso conhecimento e nossas práticas recomendadas sobre o Workfront, que pode ajudar nossos usuários a serem mais produtivos.”

Repositório central

A colaboração e as comunicações centralizadas no Workfront permitem que as equipes da FCB trabalhem de maneira mais inteligente e em conjunto. Por exemplo, dois escritórios que atendem um cliente de produtos de consumo estão aumentando a eficiência por meio do compartilhamento de detalhes da campanha no Workfront. Além disso, duas unidades de negócios diferentes da FCB conseguem proteger e compartilhar dados usando a solução.

Por causa da natureza competitiva e confidencial dos negócios da agência, os administradores de sistema usam a funcionalidade de grupo no Workfront para garantir que os dados de cada cliente fiquem separados na instância.

“É muito útil ter todos os projetos no Workfront porque agora podemos realmente colaborar uns com os outros,” afirma Haven.

“O Workfront é inacreditável. Quanto mais pessoas usam o sistema, melhor ele fica. Além disso, usamos permissões para segmentar visualizações, evitando problemas de marcas conflitantes”, acrescenta Johnson, da FCB Health.

Modelos de projetos, filas de solicitações e formulários personalizados

Para otimizar os processos, a FCB Health usa as filas de solicitações e modelos padrão de planejamento para todos os projetos físicos e digitais. Esses planos são criados e atualizados no Workfront. As filas de solicitações no Workfront movem os processos do email para uma solução monitorável ao passo que modelos simplificam tarefas repetitivas mapeando cada etapa necessária em um fluxo de trabalho. Com todas as etapas definidas com antecedência, os membros da equipe passam menos tempo planejando e mais tempo criando campanhas incríveis. Mais importante: o modelo garante que nenhuma etapa seja esquecida ao longo do caminho.

“Os produtores criam os cronogramas no Workfront, e estabelecemos que todos devem usar um módulo de lançamento pré-existente ao criar os planos”, explica Johnson. “Nosso módulo de lançamento contém todas as tarefas, os recursos e o tempo necessários, além de preencher automaticamente um calendário de lançamento, que proporciona transparência total para a equipe toda. Criamos o módulo e o implementamos no departamento em uma semana.”

A FCB Health também criou um sistema de criação de tíquetes usando formulários personalizados do Workfront para direcionar, monitorar e validar os formulários enviados. Os relatórios do sistema de tíquetes são feitos dentro do Workfront, pois é um monitorador de erros de QA para projetos digitais. Desde a implementação do Workfront, a equipe de QA desativou o servidor do JIRA usado anteriormente.

Monitoramento do desempenho financeiro

Ao integrar o Workfront ao respectivo sistema financeiro SAP, a FCB simplificou seu processo de estimativa de projetos. A solução incorpora os cálculos de valores agregados para comparar três conjuntos de dados: horas reais e estimadas do SAP e horas planejadas do projeto do Workfront. A solução gera automaticamente relatórios burndown precisos comparando as horas e os valores reais aos valores e às horas planejados e estimados.

“Dados melhores fornecem às equipes dos clientes uma ideia mais precisa do status atual e do progresso”, diz Haven. “Com dados de recursos em tempo real, os gerentes de clientes também conseguirão criar estimativas mais precisas nas próximas vezes.”

Relatórios e painéis personalizados

Os recursos de relatórios e de painéis do Workfront também ajudam as equipes da FCB a poupar tempo e maximizar a utilização. Por exemplo, com um novo painel criado no Workfront, o gerente de recursos de QA da FCB Health pode ver instantaneamente quando e onde os membros da equipe de serviços compartilhada são muito ou pouco utilizados. Outro painel criado recentemente permitiu que os gerentes de recursos e de projetos alocassem outro funcionário para o dia em que um membro da equipe avisou que não trabalharia, garantindo que a FCB cumprisse os prazos dos clientes.

Segundo Johnson, agora que a FCB Health usa o Workfront para fazer previsões de disponibilidade de recursos, ela não gerencia mais planilhas compartilhadas nem envia detalhamentos diários por email para os escritórios. “Isso também diminuiu a necessidade de reuniões demoradas.”

Dentro da solução de gestão de trabalho, os gerentes da agência conseguem ver quais projetos estão dentro do cronograma e quais têm números de projetos que precisam ser atribuídos. No caso de tarefas que devem ser feitas por todo o departamento, como responder a uma pesquisa, a FCB incentiva os gerentes a atribuí-las aos funcionários por meio das páginas Meu trabalho do Workfront em vez de enviá-las por email ou mensagem instantânea.

Por meio do fluxo de trabalho automatizado, os usuários podem marcar essas tarefas como concluídas, o que exibe para a agência um painel em tempo real com o progresso. As planilhas de status padronizadas também são automatizadas na solução de gestão de trabalho, fornecendo aos membros da equipe informações precisas e atualizadas sobre cada projeto. O recurso de copiar painéis é um dos favoritos dos administradores de sistema, pois permite que qualquer pessoa modifique facilmente os parâmetros e crie um relatório semelhante, mas diferente, em segundos. Os administradores do Workfront na FCB produzem todos os relatórios personalizados de projetos sem programação complexa ou outras ferramentas.

“Além de nos ajudar a simplificar os processos de back-office, o Workfront nos permite criar um impacto positivo no trabalho do cliente”, afirma Haven.

Vantagens

Na América do Norte e na Europa, as equipes da FCB em 13 unidades de negócios estão usando o Workfront para conseguir os seguintes benefícios:

• Aumento da produtividade e das horas faturáveis. Ao usar o Workfront para otimizar e automatizar os processos manuais, como o planejamento de recursos, a FCB consegue reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas e aumentar o tempo dedicado ao trabalho de clientes. A solução ajuda a FCB Health a maximizar a utilização. “O Workfront elimina a necessidade de planilhas compartilhadas e do envio de detalhamentos diários de disponibilidade de recursos por email, o que exigia 20 horas por semana, ou mil horas por ano, de vários escritórios”, estima Johnson.
• Melhora da precisão das estimativas de projetos. Graças à integração do Workfront ao sistema financeiro SAP da agência, a FCB consegue produzir relatórios burndown mais precisos. Além de disponibilizar informações importantes para os relatórios de ganhos, o Workfront ajuda os gerentes de projetos a fazer estimativas com mais precisão e rapidez usando modelos pré-definidos e informações de projetos anteriores.
• Maior visibilidade dos projetos. Embora os principais membros da equipe, como gerentes de projetos, de texto, de arte e muito mais, sempre tivessem visibilidade dos entregáveis atuais e futuros dos clientes, o Workfront garante a transparência total para outros membros da equipe, incluindo grupos de especialistas, como analistas, revisores e equipes do estúdio de impressão. “Depois de implementar o Workfront na nossa HackerAgency, que foca no marketing direto global, os membros da equipe que costumavam receber solicitações de trabalho em cima da hora ficaram felizes porque, pela primeira vez, sabiam quais trabalhos chegariam permitindo que planejassem melhor seus dias”, diz Haven.
• Redução do tempo gasto em reuniões e na preparação de planilhas inteligentes. De acordo com algumas estimativas, os membros da equipe passavam até duas horas por semana em reuniões: 30 minutos de alocação de recursos, 30 minutos de status da conta e 1 hora de status do departamento. Agora que as tarefas dos projetos permanecem atualizadas no Workfront, os membros da equipe da FCB conseguem ser mais produtivos. As planilhas inteligentes também são geradas automaticamente pelo Workfront, reduzindo o tempo gasto na preparação manual de atualizações sobre tarefas com prazo para hoje e amanhã e permitindo que as equipes foquem em projetos que estão passando por problemas ou atrasados. De acordo com Haven, “Na FCB de Chicago, por exemplo, os funcionários com projetos dentro do prazo não precisam participar de reuniões de status. Isso ajuda a concentrar o tempo da reunião de status em projetos que precisam de atenção.”
• Melhora da eficiência operacional. Com a implementação do Workfront, a FCB está mais eficiente operacionalmente em todas as unidades de negócios e equipes de clientes. De acordo com Imgrund, ao trabalhar com líderes internos para resolver os desafios mais imediatos, por exemplo, automatizar as planilhas inteligentes, eles começam a ver como a solução de gestão de trabalho pode ajudá-los a evoluir e aprimorar outros processos.

O futuro

A FCB está avaliando o recurso de revisão online do Workfront para simplificar os processos de revisão e de aprovação de ativos criativos. A revisão digital transforma fluxos de trabalho desafiadores em uma solução sob demanda que pode ser acessada por todos os membros da equipe a qualquer hora, em qualquer dispositivo. Ao eliminar a ferramenta atual e usar somente o Workfront como solução e para logon dessa funcionalidade de projetos importante, a FCB espera economizar US$ 60 mil por ano.