FCB Global, Adobe Workfront로 에이전시 네트워크의 운영 효율성 향상

10개가 넘는 사업부를 둔 FCB Global은 리소스 활용도를 최대한 높이고 매년 행정 업무에 드는 수천 시간을 절약하고 있습니다.

뉴욕주 뉴욕

www.fcb.com

100%

향상된 프로젝트 가시성

제품:

Adobe Workfront ›

목표

주간 미팅에 소요되는 업무 시간 감소

다양한 팀의 리소스 활용 프로세스 향상

HotSheets 작성 시간 및 수동 프로세스 감소

성과

생산성 향상, 보수 청구 시간 약 1,000시간 절약

프로젝트 예측 정확성 향상

프로젝트 가시성 100% 향상

주간 미팅과 현황 업데이트 준비에 소요되는 시간 감소, 일부 팀원의 경우 약 2시간 단축

운영 효율성 향상

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100년 이상의 고객 캠페인 성공 역사를 지닌 마케팅 에이전시는 소수에 불과합니다. 1873년 이래로 대중 문화의 혁신을 이끈 FCB(Foote, Cone &Belding)는 다양한 업계의 주요 고객사를 위해 수상 경력에 빛나는 광고 및 마케팅 프로그램을 선보인 바 있습니다. FCB는 Adobe Workfront**를 전 세계 사업부에 배포하여 에이전시 프로세스를 표준화 및 간소화하고, 전 세계 직원이 클라이언트를 위한 주요 작업에 주력하고, 행정 업무에 소요되는 시간을 줄이도록 했습니다. 13개 사업부를 둔 FCB 팀은 클라우드 기반의 Workfront 작업 관리 솔루션을 이용하여 프로젝트의 가시성을 확보하고, 수동 프로세스를 제거하여 직원의 생산성을 높이고 보수 청구가 가능한 작업 시간을 확보하고 있습니다.

“부서 간 협업 시 Workfront에서 모든 프로젝트를 확인할 수 있는 것만으로 큰 도움이 됩니다.”

Katherine Haven

FCB 전략적 운영 PMO 부사장 겸 이사

FCB는 창의성과 성공의 전통을 이어오고 있으며, 수상 경력에 빛나는 글로벌 마케팅 커뮤니케이션 기업입니다. FCB는 분산된 지역 시장과 글로벌 문화에 대한 깊은 이해를 바탕으로 클라이언트, 직원, 사회에 유익한 소비자 행동 변화를 이끄는 데 주력합니다. 80개국에서 109개 사무실과 8,000명 이상의 직원을 보유한 FCB는 미국 광고 에이전시 그룹 IPG(Interpublic Group of Companies) 산하 기업입니다.

당면 과제

FCB는 프로젝트 중심의 작업이 많아지면서 누구나 작업 세부 사항과 프로젝트 마감일을 파악할 수 있도록 한곳에서 관리할 수 있는 효율적인 솔루션이 필요했습니다.

다양한 툴

과거 FCB 팀은 Basecamp, Microsoft Word, Microsoft Excel 등 다양한 툴로 여러 작업과 프로젝트를 추적해야 했습니다. 개인이 현황 보고서를 수동으로 작성해 업데이트하고, 이메일을 통해 소통했습니다. 예를 들어, 한 사무실에서 모든 팀이 에이전시의 디지털 프로젝트와 인쇄 프로젝트의 진행 상황을 파악할 수 있게 일일 HotSheet를 이메일로 보내도, 일부 팀원은 이메일을 받지 못해 리소스가 중복되는 문제가 발생되기도 했습니다.

FCB Health 전무이사 겸 최고 제품 책임자(CPO)인 Graham Johnson은 “우리는 엔지니어링 팀과 운영 팀이 예정된 모든 사이트 런칭과 주요 파일 릴리스의 현황을 정확히 파악해 진행하는 것이 중요했습니다. 팀은 제대로 된 계획이 세워져 있지 않은 상태에서 불시에 요청을 받곤 했기 때문에 시간과 리소스를 적절히 사용할 수 없었죠”라고 말합니다.

일관된 커뮤니케이션과 리포팅도 필요했습니다. FCB 팀원은 리소스 가용성에 대한 세부 사항을 스프레드시트로 관리하고 이메일을 통해 매일 1~2회 여러 사무실과 사업부에 전송했습니다. 이 일에 매주 20시간 이상 걸렸기 때문에 고객사에 보수를 청구할 수 있는 작업 시간은 상대적으로 줄어들었습니다.

게다가 클라이언트마다 작업을 추적하는 방식이 다르고, 보고서를 수동으로 작성해야 했기 때문에 완료하는 데 몇 시간이 걸렸습니다. 프로젝트에 소요된 시간을 추적하더라도 데이터가 에이전시의 재무 시스템에서만 추출되기 때문에 실제 작업 시간과 클라이언트가 승인한 시간을 추적할 수밖에 없었습니다.

FCB의 전략적 운영 프로젝트 관리 팀(PMO)의 부사장 겸 이사인 Katherine Haven은 “프로젝트에 소요될 예상 시간과 실제 작업 시간을 자동으로 연결하는 시스템이 마련되어 있지 않아 고객사가 프로젝트를 시작한 이후에는 우리가 작업 시간 추가를 위한 협상이나 프로젝트 진행 중에 발생할 수 있는 잠재적 문제를 시정하는 데 어려움이 있었습니다”라고 말합니다.

전 세계적으로 프로젝트 중심의 작업이 많아지면서 효율적인 운영 시스템이 필요했던 FCB는 프로젝트 계획, 업무 배분, 리소스 관리를 모두 지원할 단일 플랫폼을 찾기 시작했습니다.

“Workfront는 아주 훌륭합니다. 많은 사람이 사용할수록 가치가 더욱 향상됩니다.”

Graham Johnson

FCB Health, 전무이사 겸 최고 제품 책임자

Workfront 솔루션

Workfront는 직관적이고 사용자 친화적인 솔루션이기는 하지만, FCB가 솔루션 표준화를 촉진하고 다양한 성공 사례와 교훈 사례에 기반한 모범 사례를 여러 팀과 공유할 수 있는 최고의 방법은 네트워크 에이전시의 온보딩을 감독하고 FCB의 글로벌 인스턴스를 유지 관리하는 일을 수행할 2명의 전담 시스템 관리자를 두는 것이었습니다. 두 관리자는 Workfront로 전환하는 새로운 팀과 협업하면서 원활한 워크플로우로 성공적인 결과를 빠르게 얻을 수 있도록 도와줍니다.

두 관리자는 각 에이전시에서 적절한 사용자를 찾아내 포트폴리오, 주문 변경, 리소싱, 추적, 리포팅 등 기존 프로젝트 구조와 프로세스를 파악합니다. 그런 다음 Workfront에서 복잡한 프로세스를 자동화하고 최적화하는 방법에 대한 모범 사례를 제공합니다.

“Workfront는 인사, 재무, 개발자, QA, 사용자 경험, 디자이너 등 모든 유형의 역할이 가능합니다. 클라이언트 중심으로 업무를 수행하는 직원은 새로운 기능을 파악할 시간이 없습니다. Workfront와 모범 사례에 대해 우리가 갖고 있는 지식을 공유하고 사용자가 생산성을 높이도록 지원하고 있습니다”라고 Haven은 설명합니다.

중앙 저장소

FCB는 Workfront의 중앙 관리 방식의 커뮤니케이션과 협업을 통해 더 스마트하게 협업하고 있습니다. 예를 들어 두 사무실이 하나의 클라이언트를 지원하는 경우, Workfront를 통해 캠페인의 세부 정보를 공유함으로써 효율성을 높이고 있습니다. 또한 2개의 서로 다른 FCB 사업부는 이 솔루션을 통해 데이터를 확보하고 공유할 수 있습니다.

이 에이전시의 비즈니스가 기밀을 중시하고 경쟁적인 점을 고려해 시스템 관리자는 Workfront의 그룹 기능을 이용해 각 클라이언트의 데이터를 인스턴스에서 격리하여 관리하고 있습니다.

“부서 간 협업 시 Workfront에서 모든 프로젝트를 확인할 수 있는 것만으로 큰 도움이 됩니다”라고 Haven은 말합니다.

“Workfront는 아주 훌륭합니다. 많은 사람이 사용할수록 가치가 더욱 향상됩니다. 또한 사용 권한을 통해 브랜드 간 충돌 문제를 미연에 방지하고 있습니다”라고 FCB Health의 Johnson은 말합니다.

프로젝트 템플릿, 요청 대기열, 맞춤 양식

FCB Health는 모든 디지털 프로젝트와 인쇄 프로젝트를 수행할 때 프로세스를 최적화하기 위해 요청 대기열과 표준 프로젝트 계획 템플릿을 사용하고 있습니다. 이런 계획 템플릿은 Workfront에서 개발되고 업데이트됩니다. Workfront의 요청 대기열은 이메일에서 추적 가능한 솔루션으로 프로세스를 진행하는 사이 템플릿이 워크플로우의 모든 단계를 서로 연결하여 반복 작업을 간소화합니다. 따라서 계획에 소요되는 시간을 줄이고, 매력적인 캠페인을 제작하는 데 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다. 가장 큰 이점은 템플릿 덕분에 단계를 누락할 위험이 없다는 점입니다.

“제작자는 Workfront에서 자신의 타임라인을 작성하고, 모두가 기존 런칭 모듈을 사용해 플랜을 만들도록 했습니다. 런칭 모듈에는 모든 필수 작업, 리소스 및 일정이 포함되고, 런칭 캘린더를 자동으로 채우기 때문에 팀 전체의 일정을 모두 투명하게 파악할 수 있습니다. 일주일 만에 이 모듈을 완성해 부서에 배포할 수 있습니다”라고 Johnson은 말합니다.

FCB Health는 Workfront 맞춤 양식을 이용해 티켓 발권 시스템을 만들어 작업 제출, 추적 및 확인 창구를 일원화했습니다. 이 티켓 시스템 리포팅은 처음부터 끝까지 Workfront에서 수행되고, 디지털 프로젝트의 QA 버그 추적도 마찬가지입니다. QA 팀은 Workfront를 배포한 후 이전에 사용하던 JIRA 서버를 폐기했습니다.

“Workfront는 백오피스 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되었을 뿐만 아니라 클라이언트를 위한 작업에도 긍정적인 영향을 주었습니다.”

Katherine Haven

FCB 전략적 운영 PMO 부사장 겸 이사

재무 성과 추적

FCB는 Workfront와 SAP 재무 시스템을 통합해 프로젝트 견적 프로세스를 간소화했습니다. 이 솔루션은 고유의 가치 계산법을 적용하여 SAP의 예상 시간과 실제 시간, Workfront에서 계획된 프로젝트 시간 등 3가지 데이터 세트를 비교합니다. 또한 실제 시간 및 비용과 예상 시간, 계획 시간 및 비용을 비교해 정확한 지출(burn) 보고서를 자동으로 생성합니다.

“더 나은 데이터로 모든 진행 상황을 정확하게 파악할 수 있습니다. 실시간 리소싱 데이터를 함께 사용하면 클라이언트 매니저는 더욱 정확한 견적을 낼 수 있습니다”라고 Haven은 말합니다.

맞춤 대시보드 및 리포팅

FCB 팀은 Workfront 대시보드 및 보고 기능을 통해 시간을 절약하고 활용도를 극대화하고 있습니다. 예를 들어 Workfront에서 새로운 대시보드를 만들면 FCB Health의 QA 리소스 매니저는 공유 서비스의 활용도가 낮거나 높은 시기와 위치를 바로 확인할 수 있습니다. 최근에 만들어진 또 다른 대시보드에서는 프로젝트 매니저와 리소스 매니저가 팀원이 부재중일 때 이를 충원할 인력을 확보하여 일정에 차질이 발생하지 않도록 하고 있습니다.

FCB Health는 Workfront를 사용해 리소스 가용성을 예측합니다. Johnson은 “우리는 더 이상 스프레드시트를 공유하거나 이메일을 통해 일일 보고서를 전송하지 않습니다. 시간 소모적인 미팅의 필요성도 그만큼 줄어들었습니다”라고 말합니다.

이 작업 관리 솔루션에서 에이전시 매니저는 어떤 프로젝트가 일정대로 진행되고 있고, 앞으로 진행되어야 하는 프로젝트를 확인할 수 있습니다. 설문조사처럼 부서 차원에서 수행하는 작업의 경우 이메일을 보내거나 채팅 메시지를 전송하기보다는 Workfront에서 My Work 페이지를 통해 매니저가 직원에게 해당 작업을 배분하도록 합니다.

사용자는 자동화된 워크플로우를 통해 각 작업을 ‘완료함’으로 표시하면, 에이전시에서 대시보드를 통해 진행 상황을 실시간으로 확인할 수 있습니다. 표준화된 진행 현황 시트는 이 작업 관리 솔루션을 통해 자동화되므로, 모든 프로젝트가 최신 상태로 업데이트됩니다. 복사 대시보드 기능은 시스템 관리자에게 매우 유용한 기능입니다. 누구나 쉽게 매개 변수를 변경하고, 유사한 보고서를 빠르게 실행할 수 있기 때문입니다. FCB의 Workfront 관리자는 복잡한 프로그래밍 툴이나 추가 툴 없이 맞춤 프로젝트 보고서를 생성할 수 있습니다.

“Workfront는 백오피스 프로세스를 간소화하는 데 도움이 되었을 뿐만 아니라 클라이언트를 위한 작업에도 긍정적인 영향을 주었습니다”라고 Haven은 말합니다.

“이제 더 이상 스프레드시트를 공유하거나 이메일을 통해 리소스 가용성에 대한 일일 보고서를 전송하지 않아도 됩니다. 우리는 매주 약 20시간, 연간 1,000시간을 절약하고 있습니다. 모두 Workfront 덕분입니다.”