Werknemers bepalen uiteindelijk het succes van een bedrijf. Bij CHG Healthcare staan mensen op de eerste plaats. Dat is een kernwaarde voor de organisatie die een verschil wil maken in het leven van haar mensen, klanten en community's. CHG streeft ernaar de productiviteit van werknemers continu te verbeteren. Daarom besloot de organisatie om kritieke marketingprocessen te herzien, waaronder traditionele projectmanagementtaken en -systemen, en Adobe Workfront te implementeren om de zichtbaarheid, transparantie, samenwerking en kwaliteit van het werk te verbeteren.

"Onze cultuur is erg mensgericht", zegt Amy Pett, Director Marketing Project Management bij CHG Healthcare. "Vroeger maten we succes af aan het gevoel dat mensen hadden over hun werk, wat nog steeds heel belangrijk is, maar Workfront heeft ons de data gegeven om dat te onderbouwen."

CHG Healthcare, opgericht in 1979, is een toonaangevend uitzendbureau voor zorgpersoneel en de grootste aanbieder van waarnemingsdiensten in het land. Via vertrouwde merken – CompHealth, Weatherby Healthcare, RNnetwork, Foundation Medical Staffing en Global Medical Staffing – regelt het bedrijf tijdelijke en permanente plaatsing van artsen, paramedici en verpleegkundigen aan zorginstellingen in heel Amerika.

De uitdaging

In de mensgerichte cultuur van CHG werd het succes van marketingprojecten vaak afgemeten aan het gevoel dat werknemers erover hadden. Projectcoördinatoren hadden alleen een taakbeheertool om werkaanvragen van interne merk- en communicatieteams vast te leggen. Alle productplanning werd vastgelegd in Microsoft Excel en de ontwikkeling in JIRA, waardoor de roadmap voor marketing en webontwikkeling en het lopende werk gescheiden bleven.

Drie jaar geleden stelde CHG een formeel projectmanagementteam en officiële standaarden in. Vervolgens werd een projectleider aangesteld die op zoek ging om het bestaande systeem te vervangen door een systeem dat de creatieve workflowprocessen verbetert, inzicht geeft in de resourcecapaciteit en capaciteitsplanning ondersteunt. Bovendien hoopte het bedrijf dezelfde oplossing voor werkbeheer te kunnen gebruiken voor creatieve projecten en initiatieven op het gebied van webontwikkeling.

"Ik besefte al snel dat we meer moesten doen dan één creatief systeem vervangen. We moesten het werk van verschillende teams beter op elkaar afstemmen en tegelijkertijd plannen maken voor toekomstige projecten", zo herinnert Pett zich.

De Adobe Workfront-oplossing

Vandaag de dag is Workfront het operationele marketingsysteem van CHG. Het digitale platform wordt gebruikt om werkaanvragen vast te leggen, te volgen en te beheren, waarbij kwalitatieve data wordt toegevoegd aan de zachte informatie die werknemers regelmatig verstrekken. Zo'n 100 marketingmedewerkers van CHG – werkzaam voor interne creatieve bureaus, webontwikkeling, bedrijfscommunicatie en public relations – gebruiken nu de oplossing voor werkbeheer om aanvragen te ondersteunen van het hoofdkantoor en de CHG-familie van zes merken, om zo de doelgroep van zorgverleners te bereiken. In eerste instantie werd Workfront alleen uitgerold voor leden van het creatieve team en aanvragers. Maar al snel zag het bedrijf in dat het nuttig was de processen van het webontwikkelteam aan de oplossing toe te voegen om beter te communiceren, te documenteren, samen te werken en te rapporteren over de status van al het marketingwerk.

Gecentraliseerd werk en capaciteitsplanning

CHG gebruikt Workfront om de volledige werkcyclus te automatiseren en te versnellen, waardoor de mensen in de frontlinie op de eerste plaats komen. Het bedrijfsplatform voor werkbeheer centraliseert en standaardiseert aanvragen, verbindt digitale werkstromen, verbetert de samenwerking en zet teams in op de juiste taken.

CHG heeft bijvoorbeeld een zestal aanvraagformulieren voor creatieve assets geautomatiseerd in Workfront. Op basis van de antwoorden op de vragen wordt nu automatisch de juiste sjabloon toegepast en wordt het werk aan de juiste medewerkers toegewezen. Sinds de implementatie van de aanvraagwachtrijen in Workfront heeft CHG een aanzienlijke daling gezien van het aantal extra werkzaamheden dat marketeers informeel uitvoeren voor collega's met wie ze privé hebben gesproken of gemaild.

"Workfront helpt ons om mensen op de eerste plaats te zetten, degenen die het werk doen in de frontlinie", zegt Pett.

CHG verbetert niet alleen processen, maar gebruikt data uit Workfront ook om inzicht te krijgen in trends in de werkbelasting, zodat projectmanagers hun capaciteit effectiever kunnen beheren. Ter ondersteuning van hun mensgerichte cultuur beschikt CHG nu over real-time, betrouwbare gebruiksdata waardoor een onevenwichtige werklast sneller wordt gesignaleerd. Zo kunnen problemen met de inzet van werknemers en de uitvoering van projecten aan het licht komen

Pett: "Eén projectmanager was zo efficiënt dat we zonder Workfront nooit hadden geweten dat ze een te hoge werklast had". Haar tempo was niet vol te houden en ze was hard op weg naar een burn-out, maar omdat we een deel van haar werklast op tijd hebben kunnen overhevelen, zit ze nu beter in haar vel. Ze draagt nu ook op andere belangrijke manieren bij omdat ze ruimte heeft om waarde toe te voegen, en ze stelt het op prijs dat het bedrijf heeft ingespeeld op haar behoefte aan een betere balans."

Dankzij Workfront is CHG ook meer gaan letten op de hoeveelheid werk die projectmanagers in één keer toewijzen. Marketingtaken worden nu in beter hanteerbare stappen verdeeld. In plaats van 15 taken toe te wijzen die aan het eind van de maand klaar moeten zijn, worden nu bijvoorbeeld drie taken toegewezen die aan het eind van de week klaar moeten zijn, vier taken de week erna, enzovoort. "Dankzij Workfront kunnen we het werk efficiënter indelen en de uitbreiding van teams en nieuwe vacatures onderbouwen met data", zegt Pett.

Projectmanagement met de agile en watervalmethode

Met de voorzieningen voor agile projectmanagement in Workfront kunnen de projectmanagers van CHG de werklast beter verdelen, kunnen medewerkers beter inspelen op veranderende prioriteiten en werken teams beter samen. CHG-projectmanagers die veel merken ondersteunen, zetten voor elk merk projecten op die worden opgenomen in de backlog van het marketingteam. Webontwikkeling werkt met een hecht scrumteam, dat sprints van twee weken uitvoert in Workfront. Gegevens worden ingevoerd in verschillende aangepaste Workfront-formulieren. Projectmanagers plannen al doende en doorlopen de backlog met behulp van het scrumboard om dagelijkse taken te beheren en uren bij te houden voor de capaciteitsplanning.

"We beheren alle scrumactiviteiten – sprintplanning, dagelijkse stand-ups, backlogprioritering of -grooming, storyboarding, schattingen, sprintreviews, evaluaties – via Workfront", zegt Pett.

Workfront biedt veel voorzieningen die agile projectmanagement vereenvoudigen voor de projectmanagers van CHG. Met overzichten van agile teams kunnen projectmanagers bijvoorbeeld agile teams samenstellen en organiseren, teambacklogs bekijken en beheren, huidige en toekomstige sprints plannen en eerdere sprints reviewen. Teambacklogs worden gebruikt om alle aanvragen en geplande taken op één plek te verzamelen, zodat de werklast volledig transparant is en productmanagers de prioriteiten voor webontwikkeling kunnen beheren en aanpassen als dat nodig is.

Bovendien stelt sprintplanning in Workfront CHG-productmanagers in staat om elke sprint eenvoudig in te stellen en te beheren. Zo kunnen ze taken toevoegen aan sprints, de teamcapaciteit en -focus selecteren, het tijdsbestek voor sprints instellen en taken met kleuren coderen. Met burndowngrafieken wordt de voortgang van sprints voor een team in real-time weergegeven en gemeten, en worden verwachte voltooiingsdatums berekend op basis van het tempo. Op interactieve storyboards is te zien hoe het werk van 'in planning' naar 'in uitvoering' naar 'in afwachting van goedkeuring' naar 'voltooid' gaat. De voortgang van de taken wordt weerspiegeld in het aantal voltooide taken en uren.

Naast het webontwikkelteam gebruiken ook de bedrijfscommunicatie- en pr-teams van CHG Workfront voor het beheren van redactionele kalenders en publicatievereisten voor social media, blogs, e-mailcampagnes en meer. Alle A/B-testen voor e-mails voor klanten worden ook bijgehouden op aangepaste boards in Workfront.

Dezelfde oplossing voor werkbeheer is ideaal voor zowel ontwikkelprojecten die worden beheerd met de agile methode als het creatieve werk dat wordt beheerd met de meer traditionele watervalmethode. Met effectieve ondersteuning voor beide modellen kan CHG een gecombineerd board in Workfront gebruiken voor grote projecten zoals merkupdates.

Real-time dashboards en rapporten

Projectmanagers en marketeers kunnen nu eenvoudig lopend, gepland en recent voltooid werk bekijken en bijhouden in Workfront. Dankzij snellere toegang tot belangrijke projectdetails en deadlines kan het dynamische uitzendbureau voor zorgpersoneel gefocust blijven. Vroeger bestond een rapport alleen uit een lijst met taken die werden uitgevoerd, maar nu beschikt CHG over veel meer details, zoals de taakstatus en het taakbehoud.

Pett: "Managers en aanvragers hebben de vrijheid om in Workfront een projectaanvraag te bekijken, een update door te voeren, een vraag te stellen en de status van taken bij te werken of te bekijken. Vroeger moesten ze iemand te pakken zien te krijgen om na te gaan wat er gebeurde."

Voordelen

Een team van zes CHG-projectmanagers en -coördinatoren beheert momenteel zo'n 200 projecten per jaar in Workfront, maar als er meer merken bijkomen, neemt naar verwachting ook het werk toe. Een onverwacht voordeel van de implementatie van Workfront is dat projectmanagers van CHG sneller carrière kunnen maken. Eén projectmanager is erkend als inspirerend leider en MVP van de afdeling. Drie projectmanagers hebben promotie gekregen, waarbij telkens werd aangegeven dat ze waardevol voor de marketingafdeling zijn omdat ze CHG-medewerkers meer mogelijkheden geven en beter laten samenwerken met Workfront – geheel in de geest van het bedrijf dat mensen op de eerste plaats zet. Als het gaat om marketing, heeft de implementatie van Workfront CHG de volgende voordelen opgeleverd:

• Grotere zichtbaarheid en transparantie
  Vroeger wisten de marketingmedewerkers van CHG vaak niet welk werk er in de komende drie weken ging komen. Nu is er een driemaandelijkse prognose waarin projectmanagers al het werk dat de merkenteams overwegen kunnen zien, zodat ze zich vast kunnen voorbereiden. "Zichtbaarheid en transparantie tussen verschillende afdelingen heeft echt een verschil gemaakt. We hebben nu duidelijkheid voor alle kanalen", zegt Pett.
• Capaciteitsplanning geïntroduceerd
  Elke vrijdagochtend nemen projectmanagers deel aan een capaciteitsvergadering om de opdrachten van de afgelopen week door te nemen en vooruit te blikken op de volgende week. Het team controleert Workfront-rapporten en bespreekt problemen of obstakels voor het voltooien van taken. Omdat projectmanagers inzicht hebben in zowel lopend en toekomstig werk als trends, kunnen ze slimmere en evenwichtigere werkopdrachten maken. Bovendien wordt capaciteitsdata nu meegenomen in beslissingen over personeelswerving, waardoor uitbreiding van het team en nieuwe vacatures beter worden onderbouwd.
• Verbeterde werkdefinitie en -kwaliteit
  Door het aantal uren (in plaats van het aantal taken) te voorspellen in Workfront, weten projectmanagers beter wat elk project vereist en hoe ze een werkschema voor dat project kunnen maken. Creatieve en webontwikkelingsmedewerkers hebben inzicht in wat snel kan worden voltooid en waar meer aandacht aan moet worden besteed. Ze weten nu zeker dat iedereen voldoende tijd heeft om de meer contentgestuurde taken uit te voeren. De teams zijn geëvolueerd en het werktempo is toegenomen. Vroeger moesten medewerkers reageren op werkaanvragen, maar nu maken projectmanagers planningen en prognoses voor projecten, zodat teamleden weten welke taken eraan komen en dat er voldoende resources voor die taken beschikbaar zijn. "Het proces is gerichter en het werk is van betere kwaliteit, wat betere leads oplevert", zegt Pett.
• Meer samenwerking en efficiëntie
  Workfront heeft de workflows van CHG aan elkaar gekoppeld, waardoor iedereen inzicht heeft in de prioriteiten van het creatieve team en het webteam. Hierdoor is de afdeling doelgerichter en efficiënter geworden. Er wordt sneller en effectiever gewerkt en de samenwerking tussen teams is verbeterd dankzij de zichtbaarheid die Workfront biedt. Toen het webteam overstapte op Workfront, kon CHG zijn agile- en scrumactiviteiten verbeteren, zodat alles nu op rolletjes loopt.
• Grotere werknemersbetrokkenheid
  Een van de grootste voordelen van Workfront is volgens Pett dat werknemers meer betrokken en tevredener zijn omdat ze toegang hebben tot nauwkeurige, real-time data. Ze weten ook dat projectmanagers taken zullen overdragen om het werk evenwichtig te verdelen.

"Nu de rol van de CHG-projectmanagers is veranderd, stelt dit operationele registratiesysteem ons in staat om te transformeren van aanvraagafhandelaar naar strategische planningspartner. Voor doorgewinterde projectmanagers zoals ik betekent Workfront een enorme en zeer interessante verandering", zo besluit Pett.

Voor jou aanbevolen

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/fragments/customer-success-stories/cards/11afd9ed2dfdaa117de1c022818eafba

Alle verhalen van klanten

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/fragments/customer-success-stories/contact-footer