काम को पहले से ज़्यादा मैनेज करने लायक बनाने के लिए इसे प्राइऑरिटी दें
ऑपरेशनल एक्सीलेंस हासिल करें
रिज़ल्ट्स
विज़िबिलिटी और ट्रांसपेरेंसी में सुधार
केपेसिटी प्लानिंग की शुरुआत की गई
काम की पहले से बेहतर डेफ़िनिशन और क्वालिटी
कोलैबोरेशन और एफ़िशिएंसी में सुधार
एंप्लॉयीज़ का गहरा इंगेजमेंट हासिल किया
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किसी बिज़नेस की कामयाबी आखिरकार एंप्लॉयीज़ ही तय करते हैं. CHG Healthcare में, अपने लोगों, कस्टमर्स और कम्यूनिटीज़ की ज़िंदगियों में बदलाव लाने के लिए डेडिकेटेड ऑर्गनाइज़ेशन के लिए लोगों को सबसे ऊपर रखना मुख्य वैल्यू है. एंप्लॉयी प्रोडक्टिविटी में लगातार सुधार लाने के प्रति CHG के कमिटमेंट ने इसे पारंपरिक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ज़िम्मेदारियों और सिस्टम्स समेत बहुत अहम मार्केटिंग प्रोसेसेज़ पर फिर से विचार करने और काम में ज़्यादा विज़िबिलिटी, ट्रांसपेरेंसी, कोलैबोरेशन और क्वालिटी के लिए Adobe Workfront को अपनाने के लिए प्रेरित किया.
CHG Healthcare में मार्केटिंग प्रोजेक्ट मैनेजमेंट डायरेक्टर एमी पेट्ट कहती हैं, "हमारा कल्चर लोगों से ही चलता है." "हम कामयाबी को इस आधार पर मापा करते थे कि लोग अपने काम के बारे में कैसा महसूस करते हैं, जो अभी भी बहुत अहम है लेकिन Workfront ने इसे बैक अप करने के लिए हमें डेटा दिया है."
1979 में बना, CHG Healthcare हेल्थकेयर स्टाफ़िंग में लीडर है और देश में लोकम टेनेंस सर्विसेज़ का सबसे बड़ा प्रोवाइडर है. अपने भरोसेमंद ब्रांड्स — CompHealth, Weatherby Healthcare, RNnetwork, Foundation Medical Staffing और Global Medical Staffing — के ज़रिए कंपनी पूरे अमेरिका में हेल्थकेयर फ़ेसिलिटीज़ के लिए फ़िजिशियंस, एलाइड हेल्थ प्रोफ़ेशनल्स और नर्सों का अस्थायी और स्थायी प्लेसमेंट मुहैया कराती है.
चैलेंज
CHG के लोगों से चलने वाले कल्चर में, मार्केटिंग प्रोजेक्ट की कामयाबी अकसर इससे तय होती थी कि एंप्लॉयीज़ ने कैसा महसूस किया, ऐसा इसलिए था क्योंकि इंटर्नल ब्रांड और कम्यूनिकेशन टीम्स से वर्क रिक्वेस्ट्स को कैप्चर करने के लिए प्रोजेक्ट कोऑर्डिनेटर्स के पास सिर्फ़ वर्क मैनेजमेंट टूल ही था. सारी प्रोडक्ट प्लानिंग Microsoft Excel में और JIRA में डेवलपमेंट में रिकॉर्ड की जाती थी जिससे मार्केटिंग और वेब डेवलपमेंट रोडमैप बनाना और इन-प्रोग्रेस काम अलग और डिस्कनेक्ट रहे.
तीन साल पहले फ़ॉर्मल प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टीम और स्टैंडर्ड्स तय करने के बाद, CHG ने प्रोजेक्ट लीडर को अपॉइंट किया जिसने मौजूदा सिस्टम को ऐसे सिस्टम से बदलने की सर्च शुरू की जिससे क्रिएटिव वर्कफ़्लो प्रोसेसेज़ में सुधार आया, रिसोर्सेज़ केपेसिटी में विज़िबिलिटी मिली और इसने केपेसिटी प्लानिंग को सपोर्ट किया. इसके अलावा, कंपनी को उम्मीद थी कि क्रिएटिव प्रोजेक्ट्स और वेब डेवलपमेंट इनिशिएटिव्स के लिए भी इसी वर्क मैनेजमेंट सॉल्यूशन का इस्तेमाल हो जाएगा.
पेट्ट याद करती हैं, ''मुझे जल्दी ही एहसास हो गया कि हमें क्रिएटिव सिस्टम को बदलने से कुछ ज़्यादा करना होगा. हमारे लिए यह ज़रूरी था कि भविष्य के प्रोजेक्ट्स की प्लानिंग करने के दौरान अलग-अलग टीम्स के बीच काम को बेहतर तरीके से कनेक्ट किया जाए.''
“हमारा कल्चर लोगों से ही चलता है. हम कामयाबी को इस आधार पर मापते थे कि लोग अपने काम के बारे में कैसा महसूस करते हैं जोह अभी भी बहुत अहम है लेकिन Workfront ने इसे बैक अप करने के लिए हमें डेटा दिया है."
आज की बात करें, तो Workfront अब CHG का मार्केटिंग ऑपरेशनल रिकॉर्ड सिस्टम है. इस डिजिटल प्लेटफ़ॉर्म का वर्क रिक्वेस्ट्स को कैप्चर, ट्रैक और मैनेज करने के लिए इस्तेमाल किया जाता है जिससे एंप्लॉयीज़ द्वारा रेग्युलर रूप से दी जाने वाली सॉफ़्ट जानकारी में क्वालिटेटिव डेटा जुड़ता है. इंटर्नल क्रिएटिव एजेंसियों, वेब डेवलपमेंट, कॉर्पोरेट कम्यूनिकेशन्स और पब्लिक रिलेशन के करीब 100 CHG मार्केटिंग एंप्लॉयीज़ अब हेल्थकेयर प्रोवाइडर ऑडिएंसेज़ तक पहुँचने वाले कॉर्पोरेट और छह ब्रांड्स की CHG फ़ैमली की रिक्वेस्ट्स को सपोर्ट करने के लिए वर्क मैनेजमेंट सॉल्यूशन पर निर्भर हैं. कंपनी ने शुरू में Workfront को हालाँकि सिर्फ़ क्रिएटिव टीम मेंबर्स और रिक्वेस्टर्स के लिए ही रोल आउट किया था, लेकिन इसने जल्दी ही सारे मार्केटिंग काम के स्टेटस पर बेहतर कम्यूनिकेट, डॉक्युमेंट, कनेक्ट और रिपोर्ट करने के लिए सॉल्यूशन में वेब डेवलपमेंट टीम प्रोसेसेज़ को जोड़ने की अहमियत को समझ लिया.
“Workfront से हमें सबसे आगे रहकर काम करने वाले लोगों को सबसे ऊपर रखने में मदद मिलती है.”
काम के पूरे लाइफ़साइकल को ऑटोमेट करने और इसमें तेज़ी लाने के लिए CHG, Workfront का इस्तेमाल करता है जिससे हमें सबसे आगे रहकर काम करने वाले लोगों को सबसे ऊपर रखने में मदद मिलती है. एंटरप्राइज़ वर्क मैनेजमेंट प्लेटफ़ॉर्म रिक्वेस्ट्स को सेंट्रलाइज़ और स्टैंडर्डाइज़ करता है, डिजिटल वर्क स्ट्रीम्स को कनेक्ट करता है, कोलैबोरेशन में सुधार लाता है, और टीम्स को सही टास्क्स पर फ़ोकस करता है.
उदाहरण के लिए, CHG ने Workfront में करीब आधा दर्ज़न क्रिएटिव रिक्वेस्ट फ़ॉर्म्स को ऑटोमेट किया है. अब सवालों के रिस्पॉन्सेज़ के आधार पर, सिस्टम सही टेम्पलेट लागू करता है और सही एंप्लॉयीज़ को काम असाइन करता है. Workfront में रिक्वेस्ट क्यूज़ इंप्लीमेंट करने के बाद से, CHG ने मार्केटर्स द्वारा प्राइवेट तौर पर बात या ईमेल करने वाले साथियों के लिए किए गए साइड फ़ेवर्स की संख्या को बेहद कम किया है.
पेट्ट कहती हैं, "Workfront से हमें सबसे आगे रहकर काम करने वाले लोगों को सबसे ऊपर रखने में मदद मिलती है."
प्रोसेसेज़ में सुधार के अलावा, CHG वर्कलोड ट्रेंड्स में इनसाइट्स हासिल करने के लिए Workfront के डेटा का इस्तेमाल कर रहा है ताकि प्रोजेक्ट मैनेजर्स केपेसिटी को ज़्यादा असरदार तरीके से मैनेज कर सकें. अपने ‘लोग-सबसे पहले’ कल्चर के सपोर्ट में, CHG के पास अब रियल-टाइम, भरोसेमंद यूटिलाइज़ेशन डेटा है जिससे वर्कलोड केपेसिटी असंतुलनों को तेज़ी से पहचान कर इंगेजमेंट और कामयाबी की दिक्कतों को सामने लाने में मदद मिलती है.
पेट्ट के अनुसार, "एक प्रोजेक्ट मैनेजर इतनी एफ़िशिएंट थी कि अगर हमारे पास Workfront न होता, तो हमें कभी पता ही नहीं चलता कि वह केपेसिटी से ज़्यादा काम कर रही थी. उसकी रफ़्तार ज्यादा टिक नहीं पाती और वह थककर पस्त हो जाती लेकिन हम क्योंकि समय रहते उसके वर्कलोड में से कुछ काम शिफ़्ट कर पाए, इसलिए अब वह ज़्यादा खुश है. अब क्योंकि उसके पास वैल्यू ऐड करने की केपेसिटी है, इसलिए वह अन्य अहम तरीकों से भी कंट्रिब्यूट करती है और वह इसे समझती है कि कंपनी ने बेहतर संतुलन की उसकी ज़रूरत के प्रति कार्रवाई की."
कई उदाहरणों में, Workfront से CHG एक समय में प्रोजेक्ट मैनेजर द्वारा असाइन किए जाने वाले काम की मात्रा के बारे में ज़्यादा जागरूक हो पाया है. मार्केटिंग टास्क्स अब ज़्यादा मैनेज करने लायक इन्क्रिमेंट्स में डिस्ट्रिब्यूट किए जाते हैं — उदाहरण के लिए, महीने के आखिर में असाइन किए गए और बकाया 15 जॉब्स की बजाय — हफ़्ते के आखिर में तीन जॉब्स बकाया होते हैं और अगले हफ़्ते चार जॉब्स बकाया होते हैं. "Workfront से हमें टीम्स और मौकों में बढ़ोतरी को जस्टिफ़ाई करने के लिए डेटा का इस्तेमाल करते हुए काम को ज़्यादा एफ़िशिएंट रूप से ग्रुप करने में मदद मिलती है," पेट्ट कहती हैं.
Agile और Waterfall प्रोजेक्ट मैनेजमेंट
Workfront Agile प्रोजेक्ट मैनेजमेंट केपेबिलिटीज़ से CHG प्रोजेक्ट मैनेजर्स को वर्कलोड्स को बेहतर तरीके से बैलेंस करने, बदलती प्राइऑरिटीज़ के मुताबिक अडैप्ट होने में एंप्लॉयीज़ की मदद करने और टीम कोलैबोरेशन को बेहतर बनाने में भी मदद मिलती है. कई ब्रांड्स को सपोर्ट करने वाले CHG प्रोजेक्ट मैनेजर्स मार्केटिंग टीम बैकलॉग में फ़ीड किए जाने वाले हर ब्रांड के लिए प्रोजेक्ट्स सेट अप करते हैं. वेब डेवलपमेंट टाइट स्क्रम टीम रन करता है जिसमें Workfront में दो-हफ़्ते के स्प्रिंट्स एग्ज़िक्यूट किए जाते हैं. डिटेल्स कुछ Workfront कस्टम फ़ॉर्म्स में एंटर की जाती हैं. प्रोजेक्ट मैनेजर्स रोज़ाना के टास्क्स को मैनेज करने और केपेसिटी प्लानिंग के लिए घंटों को ट्रैक करने के लिए स्क्रम बोर्ड का इस्तेमाल करके बैकलॉग की जाँच करके प्लान करते हैं.
"मैनेजर्स और रिक्वेस्टर्स के पास Workfront में जाने, प्रोजेक्ट रिक्वेस्ट देखने, अपडेट करने, सवाल पूछने और टास्क का स्टेटस अपडेट करने या देखने की आज़ादी है. इससे पहले, हो रही चीज़ों को जानने के लिए उन्हें किसी पर निर्भर रहना पड़ता.”
"हम Workfront के ज़रिए सारे स्क्रम कामों — स्प्रिंट प्लानिंग, रोज़ाना स्टैंडअप्स, बैकलॉग को प्राइऑरिटी देना या ग्रूमिंग, स्टोरी बोर्डिंग, एस्टिमेट लगाना, दोहराव रिव्यू, रेट्रोस्पेक्टिव — को मैनेज करते हैं," पेट्ट कहती हैं.
CHG प्रोजेक्ट मैनेजर्स के लिए, Workfront की कई केपेबिलिटीज़ Agile प्रोजेक्ट मैनेजमेंट को सरल बनाती हैं. उदाहरण के लिए, Agile टीम व्यूज़ से प्रोजेक्ट मैनेजर्स Agile टीम्स बना और ऑर्गनाइज़ कर पाते हैं, टीम बैकलॉग्स को देख पाते हैं और मैनेज कर पाते हैं, मौजूदा और भविष्य के स्प्रिंट्स को प्लान कर पाते हैं और पिछले स्प्रिंट्स को रिव्यू कर पाते हैं. सभी रिक्वेस्ट्स और प्लान्ड टास्क्स को एक स्थान में इकट्ठे करने के लिए टीम बैकलॉग्स का इस्तेमाल किया जाता है, इससे वर्कलोड्स में पूरी विज़िबिलिटी मिलती है और प्रोडक्ट मैनेजर्स ज़रूरत के मुताबिक वेब डेवलपमेंट प्राइऑरिटीज़ को मैनेज और शिफ़्ट कर पाते हैं.
इसके अलावा, Workfront में स्प्रिंट प्लानिंग से CHG प्रोडक्ट मैनेजर्स हर स्प्रिंट को आसानी से सेट अप और मैनेज कर पाते हैं जिसमें स्प्रिंट्स को टास्क्स से पॉप्युलेट करना, टीम केपेसिटी और फ़ोकस को सेलेक्ट करना, स्प्रिंट टाइमफ़्रेम्स को सेट करना और टास्क्स को कलर-कोड करना शामिल हैं. बर्नडाउन चार्ट्स रियल टाइम में टीम की स्प्रिंट प्रोग्रेस को दिखाते और मापते हैं और रफ़्तार के आधार पर प्रोजेक्टेड कंप्लीशन तारीखें देते हैं. इंटरैक्टिव स्टोरीबोर्ड्स काम को "इन प्लानिंग" से "इन प्रोग्रेस" से "अप्रूवल के इंतज़ार में" से "पूरा" तक मूव होते हुए दिखाते हैं, वहीं टास्क्स प्रोग्रेस के रूप में टास्क्स और पूरे किए गए घंटों की संख्या दिखाई जाती है.
वेब डेवलपमेंट के अलावा, CHG कॉर्पोरेट कम्यूनिकेशन्स और पब्लिक रिलेशन्स (PR) दोनों टीम्स सोशल मीडिया, ब्लॉग्स, ईमेल कैंपेन्स आदि के लिए एडिटोरियल कैलेंडर्स और पब्लिशिंग ज़रूरतों को मैनेज करने के लिए Workfront का इस्तेमाल करती हैं. सारी कंज़्यूमर ईमेल A/B टेस्टिंग Workfront में कस्टम बोर्ड्स पर भी ट्रैक की जाती हैं.
Agile में डेवलपमेंट प्रोजेक्ट्स और ज़्यादा पारंपरिक Waterfall मेथडॉलजी में मैनेज किए गए क्रिएटिव काम के लिए एक ही वर्क मैनेजमेंट सॉल्यूशन सबसे सही है. दोनों मॉडल्स के लिए असरदार सपोर्ट के साथ, CHG ब्रांड रिफ़्रेशेज़ जैसे बड़े प्रोजेक्ट्स के लिए Workfront में कंबाइन्ड बोर्ड का इस्तेमाल कर सकता है.
रियल-टाइम डैशबोर्ड्स और रिपोर्ट्स
प्रोजेक्ट मैनेजर्स और मार्केटर्स Workfront में अब मौजूदा काम और इसे आसानी से देख और ट्रैक कर सकते हैं कि क्या प्लान किया गया है और हाल ही में क्या पूरा किया गया है. अहम प्रोजेक्ट डिटेल्स और डेडलाइन्स तक पहले से तेज़ एक्सेस से तेज़ी से आगे बढ़ने वाली हेल्थकेयर स्टाफ़िंग कंपनी को फ़ोकस रहने में मदद मिलती है. जहाँ रिपोर्ट में प्रोग्रेस वाले जॉब्स की लिस्ट हुआ करती थी, वहाँ CHG में अब रैंक पेंडिंग और जॉब प्रिज़र्वेशन समेत ज़्यादा डिटेल होती है.
पेट्ट के मुताबिक, "मैनेजर्स और रिक्वेस्टर्स के पास Workfront में जाने, प्रोजेक्ट रिक्वेस्ट देखने, अपडेट करने, सवाल पूछने और टास्क का स्टेटस अपडेट करने या देखने की आज़ादी है. इससे पहले, हो रही चीज़ों को जानने के लिए उन्हें किसी पर निर्भर रहना पड़ता.”
जैसे-जैसे CHG प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की भूमिका इवॉल्व हुई है, रिकॉर्ड का ऑपरेशनल सिस्टम होने से हम ऑर्डर्स लेने से लेकर स्ट्रैटेजिक प्लानिंग पार्टनर बनने तक कामयाबी से बदलाव कर पाए हैं. मेरे जैसे लाइफ़-लॉन्ग प्रोजेक्ट मैनेजर्स के लिए, Workfront विशाल और रोमांचक बदलाव है.”
छह CHG प्रोजेक्ट मैनेजर्स और कोऑर्डिनेटर्स की टीम फ़िलहाल Workfront में हर साल करीब 200 प्रोजेक्ट्स मैनेज करती है, फिर भी ब्रांड्स के बढ़ने के साथ-साथ उम्मीद है कि यह काम भी बढ़ेगा. CHG प्रोजेक्ट मैनेजर्स के लिए करियर में आगे बढ़ना Workfront डिप्लॉयमेंट का अप्रत्याशित लाभ रहा है. एक मैनेजर को प्रेरणादायक लीडर और डिपार्टमेंट MVP के रूप में सम्मान मिला है. तीन मैनेजर्स को प्रमोशन्स मिली हैं, हर बार Workfront को उस वैल्यू के रूप में साइट किया गया है जिसे मार्केटिंग डिपार्टमेंट में लाने में उन्होंने मदद की है, इससे CHG इंप्लायीज़ पहले से ज़्यादा मज़बूत और कनेक्टेड हुए हैं — यह कंपनी के ‘लोगों को सबसे ऊपर रखने’ के मोटो का सुबूत है. पूरी मार्केटिंग में CHG ने Workfront को इंप्लीमेंट करने के बाद से यह सब लाभ हासिल किए हैं:
विज़िबिलिटी और ट्रांसपेरेंसी में बढ़ोतरी पहले, CHG के मार्केटिंग स्टाफ़ को इस बारे में बहुत कम जानकारी थी कि अगले तीन हफ़्तों में क्या काम आ सकता है. अब, इसमें तीन महीने का फ़ोरकास्ट है जिसमें प्रोजेक्ट मैनेजर्स उस सारे काम को देख सकते हैं और उसके लिए तैयार हो सकते हैं जिस पर ब्रांड टीम्स विचार कर रही हों. "अलग-अलग डिपार्टमेंट्स में विज़िबिलिटी और ट्रांसपेरेंसी से वाकई बहुत फ़र्क आया है. अब हमारे पास क्लैरिटी है क्योंकि हम सब चैनल्स पर बनाते हैं, पेट्ट कहती हैं.
केपेसिटी प्लानिंग की शुरुआत हर शुक्रवार सुबह, प्रोजेक्ट मैनेजर्स पिछले हफ़्ते के असाइनमेंट्स को रिव्यू करने और अगले हफ़्ते के असाइनमेंट्स का अनुमान लगाने के लिए केपेसिटी मीटिंग में हिस्सा लेते हैं. टीम Workfront रिपोर्ट्स को चेक करती है और टास्क्स पूरे करने में आने वाली दिक्कतों या रुकावटों पर चर्चा करती है. मौजूदा और भविष्य के काम के साथ-साथ ट्रेंड्स में इनसाइट के साथ, प्रोजेक्ट मैनेजर्स ज़्यादा स्मार्ट और ज़्यादा बैलेंस्ड वर्क असाइनमेंट्स करते हैं. इसके अलावा, केपेसिटी डेटा को अब हायरिंग फ़ैसलों में शामिल किया जा रहा है जिससे टीम में बढ़ोतरी और नए मौकों को जस्टिफ़ाई करने में मदद मिलती है.
काम की पहले से बेहतर डेफ़िनिशन्स और क्वालिटी Workfront में (जॉब्स की संख्या की बजाय) घंटों को फ़ोरकास्ट करके, प्रोजेक्ट मैनेजर्स को इस बात का बेहतर अंदाज़ा होता है कि हर प्रोजेक्ट में क्या-क्या शामिल है और इसके लिए वर्क शेड्यूल कैसे बनाया जाए. क्रिएटिव और वेब डेवलपमेंट स्टाफ़ की इसमें विज़िबिलिटी होती है कि क्या तेज़ी से पूरा किया जा सकता है और किस पर ज़्यादा फ़ोकस की ज़रूरत होगी जिससे अब यह एश्योर होता है कि ज़्यादा कॉन्टेंट-ड्रिवन टास्क्स पूरे करने के लिए सबके पास उचित समय होगा. जैसे-जैसे टीम्स इवॉल्व हुई हैं, वैसे-वैसे काम में तेज़ी आई है. जहाँ पहले इंप्लायीज़ को वर्क रिक्वेस्ट्स पर रिएक्ट करना पड़ता था, अब प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोजेक्ट्स को प्लान और फ़ोरकास्ट करते हैं, इसलिए टीम मेंबर्स को पता होता है कि कौन से टास्क्स आने वाले हैं और उन्हें सपोर्ट करने के लिए रिसोर्सेज़ मौजूद हैं. पेट्ट कहती हैं, "यह ज़्यादा फ़ोकस्ड है और काम की बेहतर क्वालिटी होती है जिससे बेहतर लीड्स मिलते हैं."
कोलैबोरेशन और एफ़िशिएंसी में बढ़ोतरी Workfront ने CHG वर्कफ़्लोज़ को कनेक्ट किया है जिससे सभी को क्रिएटिव और वेब टीम प्राइऑरिटीज़ को समझने में मदद मिली है. इससे आगे, डिपार्टमेंट ज़्यादा फ़ोकस्ड और एफ़िशिएंट होता है. Workfront द्वारा डिलीवर की जाने वाली विज़िबिलिटी के कारण तेज़ी से ज़्यादा असरदार काम किया जा रहा है और टीम्स के बीच कोलैबोरेशन में सुधार हुआ है. जब वेब टीम ने Workfront को अपनाया, तब CHG अपने Agile और Scrum कामकाज को धार दे पाया, इसलिए अब वे मशीन की तरह काम करते हैं.
इंप्लॉयी का गहरा इंगेजमेंट पेट्ट के मुताबिक, Workfront की सबसे बड़ी कामयाबी यह है कि इंप्लॉयीज़ ज़्यादा इंगेज्ड और खुश हैं क्योंकि उनके पास रियल-टाइम एक्युरेट डेटा का एक्सेस है. उन्हें यह भी विश्वास है कि उनके लिए काम को बेहतर ढंग से बैलेंस करने के लिए प्रोजेक्ट मैनेजर्स टास्क्स को शिफ़्ट करेंगे.
जैसे-जैसे CHG प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की भूमिका इवॉल्व हुई है, रिकॉर्ड का ऑपरेशनल सिस्टम होने से हम ऑर्डर्स लेने से लेकर स्ट्रैटेजिक प्लानिंग पार्टनर बनने तक कामयाबी से बदलाव कर पाए हैं. मेरे जैसे लाइफ़-लॉन्ग प्रोजेक्ट मैनेजर्स के लिए, Workfront विशाल और रोमांचक बदलाव है," पेट्ट अपनी बात पूरी करती हैं.
