JLL uppmuntrar till större kreativ frihet genom organiserade arbetsflöden som hanteras med Adobe Workfront.
fler slutprodukter på två år
Skapa fler designresurser för att stödja försäljning och marknadsföring av fastigheter
Kvantifiera nyttan av kreativa team åt ledningen
Minska utbrändheten genom att frigöra tid för företagets designers
Hjälpa företagets designers att lägga mindre tid på administrativt arbete
Antalet designslutprodukter ökade med 260 % på två år, för 10 000 resurser per år
Kommunicerar och mäter kreativ output med över 200 rapporter per år
Får det bästa betyget för arbetstillfredsställelse bland globala marknadsföringsteam
Använder kontrollpaneler för att följa arbetsflödenas utveckling i kreativa appar
Joel Caracci är en kreatör som brinner för kreativa processer. Sin entusiasm härleder han till en källa som kan verka förvånande: hans kärlek till jazzen.
”När man komponerar för ett jazzband börjar man med styckets regler”, förklarar Caracci. "Sedan ger man musikerna friheten att gå utöver ramverket för att skapa något extraordinärt. Likadant är det med designteam. Mitt jobb är att förbättra designernas arbetsflöden så att de kan fokusera på att förverkliga sina idéer.”
Som Associate Director of Creative Operations på JLL, en global ledare inom kommersiella fastigheter, arbetar Caracci med ett team på över 90 kreatörer i USA och Kanada. JLL Creative producerar nära 10 000 slutprodukter per år. Man skapar allt från nya fastighetsvarumärken och pitchar för nya företag till komplexa webbplatser och videor med rörlig grafik till kunderna.
JLL har infört fem Adobe Workfront-instanser för att hantera arbetsflöden i hela företaget, däribland för marknads- och IT-avdelningen samt det globala PMO-kontoret. Lösningen ger alla designers i Caraccis kreativa team möjlighet att jobba effektivare än någonsin tidigare, och investeringen gynnar affärsteamen samtidigt som arbetstillfredsställelsen når nya höjder.
”När designers tänker på väsentliga arbetsredskap tänker de ofta på Adobe Creative Cloud-apparna”, säger Caracci. "Workfront är precis lika väsentligt. Programmet är länken som saknas för att kunna hantera arbetsflöden så att designers kan prestera på topp utan att bli utbrända.”
”Rapporteringen är den största fördelen med Adobe Workfront. Den förändrar vårt sätt att kommunicera om kreativt arbete. Jag skapar över 200 rapporter per år för att hjälpa ledarna förstå hur kreativa team stöder verksamheten i stort.”
Joel Caracci
Associate Director of Creative Operations, JLL
Den större delen av innehållet som skapas av det kreativa teamet involverar fastighetsmarknadsföring och innehåll med säljstöd för lokala marknader. Företagets designers tar fram broschyrer, flygblad och videoguider som stöder försäljningen av kommersiella fastigheter. De skapar bildspel med pitchar som säljteamen kan använda när de träffar potentiella hyresgäster eller rekommenderar leasingtagare för fastighetsägare.
Vanligtvis lämnar fastighetsmäklare in förfrågningar till marknadsförarna, som sedan lämnar över arbetet till något av de sju regionala kreativa teamen. Innan Caracci effektiviserade arbetsflödena brukade dessa processer hanteras med hjälp av e-post och kalkylark. Med hjälp av arbetsflödesfunktionen kan trafikhanterare numera se exakt vilken uppgift som efterfrågas, jämföra scheman och matcha projekt med designers med rätt kompetens och tillgänglighet. Synligheten har hjälpt det kreativa teamet att öka sin output av slutprodukter med 260 % på två år. En annan fördel är att teamet kan påvisa värdet av sitt arbete för intressenter i hela organisationen.
”Rapporteringen är den största fördelen med Adobe Workfront” säger Caracci. ”Den förändrar vårt sätt att kommunicera om kreativt arbete. Jag skapar över 200 rapporter per år för att hjälpa ledarna förstå hur kreativa team stöder verksamheten i stort.”
Rapporter förmedlar hur många timmar som varje team har arbetat, projekttyperna, tidsåtgången per aktivitet och annan information som kan hjälpa ledningen att avgöra huruvida personalstyrkan behöver ökas eller om man behöver investera i andra designkompetenser. Ledarna är också intresserade av att få veta vilka affärsgrenar eller marknader som gör flest begäranden för att avgöra hur fastighetsmäklarna använder designresurser.
”Kontrollpanelens förmåga att visualisera projekt bidrar till att säkerställa att alla som är involverade i ett projekt tittar på samma sak”, säger Caracci. "Förståelsen av projektdatan hjälper oss i det kreativa teamet att skapa SLA:er och avgöra om den som gjorde begäran skickar rätt information till oss i kreativa instruktioner. På så sätt kan vi ha realistiska förväntningar och undvika att kommunikation fram och tillbaka försenar projekten.”
Kontrollpanelerna är även ovärderliga för designers. Designers kan hantera flera delar av ett projekt, och varje del kan kräva flera granskningsrundor. Designer-kontrollpanelen visar exakt vilka resurser som har tilldelats till varje designer och vad statusen är, så att alla designers kan lägga mer tid på kreativitet och mindre tid på administration av arbetet.
Designers använder en mängd kreativa appar, från Adobe Premiere Pro och After Effects för video till Illustrator för grafik i stor skala. Cirka 85 % av arbetet görs dock i InDesign. "Vi har börjat använda en betaversion av Workfronts insticksprogram i InDesign. Med insticksprogrammet kan vi se arbetsuppgifter, samarbeta, ladda upp och hantera resurser – utan att lämna deras kreativa kontext. Integrering med andra produkter tillför ännu mer värde till vår kreativa process", säger Caracci. "Våra designers gillar redan integreringen med Microsoft Teams, eftersom den ger dem möjlighet att på ett enkelt sätt spåra granskningar och godkännanden i ett chattliknande format. Vi tror att våra designers kommer att uppskatta tidsbesparingen som möjliggörs när de kan kontrollera arbetsflödena i sin Adobe Creative-app.”
”För oss är Workfront precis rätt lösning för att skapa arbetsflöden som håller igång kommunikationen utan att användarna blir överväldigade, vilket resulterar i en ökad kreativ output på kortare tid.”
Joel Caracci
Associate Director of Creative Operations, JLL
Caracci fortsätter att söka efter förbättringsmöjligheter för de kreativa arbetsflödena. Eftersom han är angelägen om att hitta bättre arbetsmetoder talar han med varje designer som kommer in i det kreativa teamet, men de flesta designers är redan imponerade av hur organiserade arbetsflöden kan hjälpa dem att bli mer kreativa.
Eftersom scheman är synligare för trafikhanterarna kan de även balansera arbetsbelastningen och hjälpa designers att hålla en bättre balans mellan arbete och fritid. Detta resulterade i att det kreativa teamet uppnådde den högsta betyget för arbetstillfredsställelse bland JLL:s globala marknadsteam, med bara 7 % oplanerade avgångar i jämförelse med 30 % för vissa jämförbara team.
”Ibland tänker jag på hur det löpande bandet revolutionerade tillverkningsindustrin. Jag tror att något liknande kommer att hända med kreativt arbete när man börjar ta arbetsflöden på allvar", säger Caracci. "Det rätta arbetsflödet kan se olika ut för varje team och varje företag. För oss är Workfront precis rätt lösning för att skapa arbetsflöden som håller igång kommunikationen utan att användarna blir överväldigade, vilket resulterar i en ökad kreativ output på kortare tid.”
Vill du veta mer om hur ni kan tillämpa dessa idéer på medelstora och stora designteam? Lyssna på Joels Adobe Summit-session, 20 000 Deliverables: From Workflow Chaos to Harmony.
