让合适的人员掌握合适的工具

对于 Josh Blackwood 来说，高效不仅仅意味着完成工作。它意味着完成正确的工作——这种差异可能听起来不大，但却能极大地影响企业的利润。

Blackwood 是 ADP 人力资源外包 (HRO) 部门的首席技术解决方案顾问，ADP 有四个主要部门使用 Adobe Workfront，HRO 是其中之一。

而且他还自称是“修理工”（故障摩托车和有问题的流程他都能处理），当 Blackwood 要去修理时，他会优先确保手头有合适的工具。

Blackwood 的职业生涯始于 IT 领域，并最终成长为这些团队的管理者。但一路走来，他对项目管理产生了兴趣，并获得了 PMP 认证。像这样的职业转变对某些人来说可能令人畏惧，但对 Blackwood 来说，这很令人兴奋。

一站式商店的一站式工具

当 Blackwood 最初被 ADP 聘为项目经理时，他负责监督一个备受瞩目的重要项目。该项目的最终成功帮助他获得了现在的职位，在这个职位上，他为 HRO 的大型（通常是复杂的）项目制定解决方案。

HRO 涵盖了 ADP 范围内所有的外包人力资源产品。作为参考，他们最大的产品是 TotalSource，这是完全外包的人力资本管理。想想看：福利、工资单、入职等等。

Blackwood 全面管理这些产品，所以他必须善于平衡这些产品的业务需求。他将 ADP 的产品组合描述为公司的一站式商店，这样他们就可以专注于自己擅长的事情，而不必担心行政职能。

对于这样的任务，项目可能很复杂且具有挑战性。

Blackwood 和他的团队意识到他们需要合适的一站式工具来管理他们的一站式商店产品线。这就是 Workfront 的用武之地。

找到单一数据源

在 Workfront 之前，工作是以临时方式处理的。这意味着没有一致的标准、方法或跟踪。该团队还因公司内部缺乏透明度以及对正在进行的工作的缺乏可见性而受到影响。

Blackwood 将 Workfront 描述为 ADP 的唯一事实来源；对业务重要的一切都被放在这个共享空间。每个人都依据相同的信息来源工作，说着相同的语言，这改善了效率、专注力和优先级排序。

Blackwood 现在使用 Workfront 来管理 HRO 的项目和计划，从接收、确定优先级到完成和报告。这一切都是通过 Workfront 完成的。他和他的团队都看到了成果。

当 Blackwood 刚开始在 ADP 工作时，他的团队正在为另一个计划更换平台，这是一个庞大的项目。因此，有很多长达 3 小时的会议，参与人员多达 130 人。但是 Workfront 帮助他们在那个项目中建立了一个更专注的团队，仅有约 50 人。

由于 Workfront 允许利益相关者实时查看项目状态，Blackwood 的团队不必像以前那样花费大量时间来提供更新。工具中的一切都是最新的，所以合适的人能参加到合适的会议。

最终，花更少的时间谈论工作，可以腾出更多的时间来做真正重要的工作。

“其中最大的好处之一是，会议现在可以有不同的重点，”Blackwood 说，“我们不再只是分享项目状态，而是可以利用会议跨部门研究真正的问题。这让我们有更多时间找到真正的解决方案。”

使用 Workfront 改进 KPI 报告和项目优先级

在加入 Workfront 之前，Blackwood 回忆说，对于如何进行 KPI 报告只有一个模糊的想法，却没有真正的流程。Workfront 帮助 ADP 标准化了他们的 KPI 报告结构，让他们能够真正理解成功在内部的含义。

HRO 通过内置在工具中的自定义表单来接收信息。下拉菜单提供了易于选择的可衡量 KPI，例如收入增长。该工具还能详细、深入地查看 KPI 计划的变化，因此管理人员可以公平地评估目标。

此外，这种可见性也有助于降低成本。

例如，HRO 向 ADP 客户的员工发送纸质工具包。以前，他们会分多个阶段发送。但通过 Workfront，Blackwood 的团队可以优先安排工具包的发送，这意味着发送的工具包数量恰到好处，在纸张和邮寄成本上的支出更少。

所以，现在不仅 KPI 报告更有条理且透明；Workfront 提供的超高清晰度也使 KPI 本身更容易实现。

Workfront 还帮助 HRO 将项目结果与对业务重要的更大目标联系起来，从而更轻松地确定项目的优先级。

“如果您在项目开始时没有定义成功的内涵，那么它就永远无法结束，”Blackwood 说。

如果每个完成的项目都像是 HRO 成功中的一道涟漪，那么 Workfront 帮助 Blackwood 看到这种涟漪能延伸到更大的业务范围。

他们使用 Workfront 来设置项目，定义什么是成功，然后分析与总体战略计划相关的绩效。

所有这些都有助于提高透明度，因此做得好的工作因其全部效果而受到赞赏，而需要改进的方面也比以前更清晰。

以战略优先的方法为内部团队赋能

Blackwood 表示，人们很喜欢有一种通用的方式来完成不同的工作。项目接收和请求变得更加容易。而且，不同部门的独特流程通过 Workfront 实现了标准化，这是内部的一大积极变化。

智能用户界面也有帮助。

“用户界面的外观和风格有助于推动采用，这增加了产品的使用率，也提高了可见性。它不繁琐，也不令人生畏。您不需要计算机科学学位，也可以在 Workfront 中运行项目。不需要大量知识即可运行基本的项目计划，”Blackwood 介绍。

战略往往受到使其具体化的工具的限制。Workfront 为 Blackwood 和他的团队改变了这一点。

当 ADP 的业务重点发生变化时，很容易看出 Workfront 是多么灵活。他们可以轻松地在工具中更新以前的范式，以适应不断变化的组织需求。

最后的思考

在 ADP，Blackwood 的角色从管理一个大型运营项目转变为 HRO 整体的架构师和战略思想家。而且 Workfront 发挥了重要作用，让他能够将自己和团队的工作与企业的战略目标明确地联系起来，从而专注于正确的工作。

作为一名“修理工”，Blackwood 能够以更快的速度做出更多数据驱动的决策，帮助增加收入。

归根结底，是拿着工具的手在完成工作，而不是工具本身。当您拥有世界一流的工具时，自然会获得最好的结果。这正是 Blackwood 简化业务和增加收入的方式：以 Workfront 作为正确的工具。

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