FCB Global 利用 Adobe Workfront 提高机构网络的运营效率

只有少数营销机构能够吹嘘自己拥有百余年的客户营销活动成功经验。自 1873 年以来，FCB (Foote, Cone & Belding) 一直在改变流行文化，为跨行业的知名客户推出屡获殊荣的广告和营销计划。FCB 在全球范围内部署了 Adobe Workfront**，以标准化和简化代理流程，并使全球网络中的员工能够更多地关注客户工作，而不是非增值管理任务。现在，13 个业务部门的 FCB 团队正在使用基于云的 Workfront 工作管理解决方案来获得项目可见性和消除手动流程，从而提高员工生产力和计费时间。

FCB 是一家屡获殊荣的全球性全方位整合营销传播公司，一直很有创造力，且有很多成功经验。基于对多元化本地市场和全球文化的深刻理解，FCB 专注于显著改变消费者行为，以造福其客户、员工和社会。该公司作为 Interpublic 集团公司的一部分，在 80 个国家/地区的 109 项业务中拥有超过 8000 名员工。

挑战

随着 FCB 网络的工作越来越以项目为基础，该机构需要一个高效且集中的解决方案，以确保每个人都知道哪些工作到期以及何时到期。

不同的工具

FCB 团队在几个不同的工具中跟踪任务和项目，包括 Basecamp、Microsoft Word 和 Microsoft Excel。个人要靠手动更新状态报告，每个人都严重依赖电子邮件进行沟通。例如，一个办公室通过电子邮件向员工发送每日热点单，以确保每个团队都了解该机构的数字和印刷项目的状态，但有时仍有一些团队成员不知情，导致资源紧张。

“我们很难确保我们的工程和运营团队清楚了解所有即将推出的网站发布和主要文件发布，”FCB Health 执行副总裁兼首席产品官 Graham Johnson 回忆道，“这些团队经常会措手不及，而且由于没有适当的规划，我们可能没有合适的时间或资源。”

一致的交流和报告也很难实现。FCB 团队成员管理跟踪资源可用性细分的电子表格，每天通过电子邮件在办公室和部门之间发送一到两次。这个过程每周需要花费 20 多个小时，占用了员工的计费工作时间。

此外，针对不同的客户，跟踪任务的方式也不同，每份手动报告都需要员工花费几个小时才能完成。尽管 FCB 跟踪花费在项目的工作时间，但这些数据完全来自该机构的财务系统，而该系统仅跟踪实际和客户批准的工作时间。

“未将实际花费的时间与计划的项目时间进行自动映射，这限制了我们在客户工作开始前协商更多时间或纠正潜在问题的能力，”FCB 副总裁兼战略运营项目管理办公室 (PMO) 总监 Katherine Haven 说。

由于工作在全球范围内更加侧重于项目，开发更高效运营的机会推动着 FCB 去寻找一个用于项目规划、任务分配和资源管理的单一平台。

Workfront 解决方案

尽管 Workfront 是一个直观、用户友好型的解决方案，不过 FCB 认为，要在各办公室推进标准化以及成功经验和教训的最佳实践分享，最好的办法是培训两名专门的系统管理员，监督其网络代理机构进入工作管理解决方案的进程，以及 FCB 全球实例的持续维护工作。这些资源与过渡到 Workfront 的新团队通力合作，以处理独特的工作流程，并迅速确保成功。

管理员首先在每个代理机构中确定超级用户，他们可以与这些超级用户合作，了解现有的项目结构和流程，例如项目组合、变更单、资源配置、跟踪和报告。然后，管理员就如何在 Workfront 中自动化和优化关键业务流程提供最佳实践建议。

“在 Workfront 中，我们有各种类型的角色——从人力资源和财务人员到开发人员、质量保证（QA）、用户体验和设计专业人员，”Haven 解释道，“我们以客户为核心的员工没有时间去掌握新的功能和特性，所以管理员模式对我们很有效。我们可以随时分享关于 Workfront 的知识和最佳实践，帮助我们的用户提高工作效率。”

中央存储库

Workfront 中的集中式通信和协作使 FCB 团队能够更智能地协同工作。例如，为一个全球消费品客户提供支持的两个办公室通过在 Workfront 中共享活动详细信息来提高效率。此外，两个不同的 FCB 业务部门能够通过该解决方案保护和共享数据。

由于该机构业务的机密性和竞争性，系统管理员使用 Workfront 中的组功能来确保每个客户端的数据在实例中保持隔离。

“将所有项目都放在 Workfront 中非常有帮助，因为我们现在可以真正展开交叉协作了,”Haven 说。

“Workfront 令人难以置信。使用该系统的人越多，它就会变得越好，我们使用权限来为视图分段，以防止出现品牌冲突的问题，”FCB Health 的 Johnson 补充道。

项目模板、请求队列和自定义表单

为优化流程，FCB Health 会对所有数字和印刷项目使用请求队列和标准项目计划模板。这些计划不仅在 Workfront 中开发，也在 Workfront 中更新。Workfront 中的请求队列将流程从电子邮件中移出，转移到可跟踪的解决方案中，而模板则通过映射工作流中的每个必要步骤来简化重复性任务。由于所有步骤都提前列出，团队成员花在规划上的时间更少，而将更多的时间用于创建有影响力的活动。最重要的是，该模板可确保在此过程中不会遗漏任何步骤。

“制作人在 Workfront 中构建他们的时间线，而且我们要求每个人在制定计划时使用预先存在的启动模块，”Johnson 解释道，“我们的启动模块包含所有必要的任务、资源和时间安排，且会自动填充启动日历，为整个团队提供完全透明的信息。我们创建了该模块，并在一周内将其推广到该部门。”

FCB Health 还使用 Workfront 自定义表单创建了一个工单系统，以汇集提交的内容，并对其进行跟踪和验证。工单系统报告完全在 Workfront 中完成，数字项目的 QA 错误跟踪也是如此。自从部署 Workfront 以来，QA 团队已经停用了之前使用的 JIRA 服务器。

财务绩效跟踪

通过将 Workfront 与其 SAP 财务系统集成，FCB 简化了其项目估算流程。该解决方案结合挣值计算来比较三组数据 — SAP 的估计工时和实际工时，以及 Workfront 的计划项目工时。该解决方案自动生成准确的消耗报告，将实际工时和费用与估计和计划的工时及费用进行比较。

“更好的数据可以让客户团队更准确地了解他们所处的情况以及他们的进展，”Haven 说，“有了实时资源数据，客户经理也将能够创建更准确的估算。”

自定义仪表板和报告

Workfront 仪表板和报告功能还可以帮助 FCB 团队节省时间并最大限度提高利用率。例如，在 Workfront 中创建的一个新仪表板，能够让 FCB Health 的 QA 资源经理即刻看到她的共享服务团队成员在何时何地未得到充分使用或被使用过度。另一个近期创建的仪表板让项目和资源经理能够在团队成员预计不在办公室的情况下获得人员补充，确保 FCB 能够满足客户的截止日期。

现在 FCB Health 使用 Workfront 来预测资源可用性，“我们不再管理共享电子表格，也不再在办公室之间通过电子邮件发送每日细分，”Johnson 说，“这也减少了对耗时会议的需求。”

在工作管理解决方案中，代理经理可以看到哪些项目在按计划进行，哪些项目仍需要分配项目编号。当涉及到全部门的任务（例如完成一项调查）时，FCB 鼓励经理通过 Workfront 中的“我的工作”页面将其分配给员工，而不是通过电子邮件或即时消息通知他们。

通过自动化工作流程，用户可以将每个任务标记为已完成，这为代理机构提供了一个实时的进度仪表板。标准化状态表也通过工作管理解决方案实现自动化，快速为团队成员提供有关每个项目的准确、最新的详细信息。复制仪表板功能是系统管理员的最爱，因为它使任何人都能轻松修改参数，并在几秒钟内运行一个类似但不同的报告。FCB 的 Workfront 管理员无需复杂的编程或其他工具即可生成所有自定义项目报告。

“Workfront 不仅帮助我们简化了后台流程，还让我们对客户工作产生了积极的影响，”Haven 说。

优势

在北美和欧洲，FCB 13 个业务部门的团队正在使用 Workfront 实现以下优势：

• 提高工作效率和增加计费工时 通过使用 Workfront 优化和自动化手动流程（如资源规划），FCB 可以减少花在行政任务上的时间，并增加花在客户工作上的时间。该解决方案可帮助 FCB Health 最大限度地提高利用率。Johnson 估计：“Workfront 使我们不必再共享电子表格和通过电子邮件发送资源可用性的每日明细，这曾让多个办公室每周花费约 20 小时，即每年 1000 小时。”
• 提升项目估计的准确性 Workfront 与该机构 SAP 财务系统的集成使 FCB 能够生成更准确的消耗报告。除了为收益报告提供关键信息外，Workfront 还通过利用预定义的模板和历史项目信息，帮助项目经理更准确、更快速地进行估算。
• 扩大项目可见性 尽管核心团队成员（例如项目经理、文案经理、艺术总监和其他人员）始终能够看到当前和即将到来的客户交付成果，但 Workfront 可确保其他团队成员（包括分析师、校对员和印刷工作室工作人员等专业小组）完全透明。“在我们将 Workfront 推广到专注于全球直销营销的 HackerAgency 之后，那些通常在接到工作请求时几乎没有得到过通知的团队成员非常高兴，因为他们第一次提前知道了即将到来的工作，这使他们能够更好地规划自己的生活，”Haven 说。
• 减少会议时间和准备热点单的时间 据估计，团队成员每周在会议上花费多达两个小时：30 分钟用于资源分配，30 分钟用于账户状态，1 小时用于部门状态会议。由于项目任务在 Workfront 中始终保持最新状态，FCB 团队成员可以更高效。热点单现在也由 Workfront 自动生成，减少了手动准备关于今明两天到期工作的更新所花费的时间，使团队能够专注于有问题或延迟的项目。Haven 说：“例如，在 FCB Chicago，项目跟踪状态为按时的员工不需要参加状态会议。这有助于确保状态会议时间集中在需要关注的项目上。”
• 提高运营效率 Workfront 的推出使 FCB 能够提高跨业务部门和客户团队的运营效率。根据 Imgrund 的说法，当我们与内部领导者合作解决他们最紧迫的挑战时（例如，自动化每日热点单），他们开始了解到工作管理解决方案是如何助力他们改进和完善其他流程的。

展望未来

FCB 正在评估 Workfront 在线校对功能，以简化创意资产的审查和审批流程。数字校对将具有挑战性的工作流程转变为按需解决方案，所有团队成员都可以在任何设备上方便地访问该解决方案。通过淘汰当前的工具，并将 Workfront 作为此关键项目功能的单一解决方案和登录入口，FCB 预计每年可节省 6 万美元。

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