合適的工具掌握在合適的人手中
ADP 公司的 Josh Blackwood 如何藉助 Adobe Workfront 實現業務轉型。
目標
為開展複雜專案的部門提供功能強大的單一專案管理工具
減少會議次數和所需與會者人數
處理與優先事項不符的臨時專案
結果
會議次數 減少了 50%，節省了 240 個小時
100% 的重點專案 與戰略優先事項保持一致
戰略 為先
對於 Josh Blackwood 來說，高效並不僅僅意味著完成工作就行，而是要完成正確的工作。這聽起來不過是很小的差別，卻能極大地影響企業的底線。
Blackwood 是 ADP 公司 HRO（人力資源外包）部門的首席技術解決方案顧問，HRO 是 ADP 公司使用 Adobe Workfront 的四個主要部門之一。
他還自稱「修理工」（既修理機車，也修理受損的流程），因此，當 Blackwood 需要修理時，他會優先考慮準備好合適的工具。
Blackwood 的職業生涯始於 IT 部門，並最終成長為管理這些團隊的人。但一路走來，他對專案管理產生了興趣，並獲得了 PMP 認證。對有些人來說，這樣的職業轉換可能令人望而生畏，但對 Blackwood 來說，這是一件令人興奮的事情。
用於打造一站式服務的一站式工具
Blackwood 初入 ADP 擔任專案經理時，他負責監督一個備受矚目的重要專案。該專案最終大獲成功，他也因此晉升到了目前的工作崗位，為 HRO 的大型行動方案（通常很複雜）制定解決方案。
HRO 負責 ADP 全公司的所有人力資源外包產品。僅供參考，他們最大的一項解決方案是 TotalSource，這是完全外包的人力資本管理解決方案。所提供的管理包括員工的福利、薪資、入職等等。
Blackwood 從頭到尾管理這些產品，因此他必須非常善於平衡這些產品的業務需求。他將 ADP 的產品組合形容為面向公司提供的一站式服務，讓他們可以專注於自己擅長的領域，而不必擔心管理職能。
肩負這樣的使命，專案可能既複雜又具有挑戰性。
Blackwood 和他的團隊意識到，他們需要合適的一站式工具來管理他們的一站式服務產品線。這正是 Workfront 的用武之地。
「最大的好處之一是，會議現在可以有不同的重點。我們可以利用會議來跨部門探討實際問題，而不僅僅是分享專案狀態。這讓我們有更多的時間來尋找真正的解決方案。」
Josh Blackwood
ADP 首席技術解決方案顧問
尋找一個真相來源
在使用 Workfront 之前，工作都是臨時臨為地處理。這意味著沒有一致的標準、方法或追蹤。此外，該團隊還為缺乏透明度所苦，難以清楚地瞭解整個企業正在開展的工作。
Blackwood 將 Workfront 形容為 ADP 的一個真相來源，是大家將與業務有關的一切放在一起的共同場所。所有人都使用同一個資訊源，並且使用同一種語言，這不僅能夠提高大家的工作效率和專注度，還能加強優先順序排定。
Blackwood 現在使用 Workfront 管理 HRO 的專案和行動方案。從接收和排定優先順序，到完成和報告，都是透過 Workfront 完成。他和他的團隊都看到了成果。
Blackwood 剛加入 ADP 時，他的團隊正在為另一項行動方案更換平台，這是一個龐大的專案。因此，有很多 3 個小時的會議擠滿了多達 130 個人。但在開展該專案的過程中，Workfront 協助他們建立了一個約 50 人的更為專注的團隊。
由於 Workfront 允許利害關係人即時查看專案狀態，Blackwood 的團隊不必再像以前那樣需要花費大量時間交流最新情況。工具中的所有內容都是最新的，因此可以實現僅相關的人員參加相關的會議。
最終，花在談論工作上的時間少了，大家就有更多的時間去做真正重要的工作。
Blackwood 表示：「最大的好處之一是，會議現在可以有不同的重點。我們可以利用會議來跨部門探討實際問題，而不僅僅是分享專案狀態。這讓我們有更多的時間來尋找真正的解決方案。」
「如果在專案開始時不明確如何衡量成功，那麼專案就永遠不會結束。」
Josh Blackwood
ADP 首席技術解決方案顧問
利用 Workfront 改善 KPI 報告和專案優先順序排定
Blackwood 回憶說，在 Workfront 之前，公司對於如何完成 KPI 報告只有一個模糊的概念，但沒有實際的流程。Workfront 協助 ADP 規範了 KPI 報告結構，使他們能夠真正理解成功在公司內部意味著什麼。
HRO 透過工具內建的自訂表單獲取資訊。下拉式選單顯示了可輕鬆選取的 KPI 用於衡量，例如收入增長。該工具還能讓人詳細、深入地瞭解 KPI 行動方案的變化情況，以便管理者能夠公平地評估目標。
這種可見度也有助於降低成本。
例如，HRO 會向 ADP 客戶的員工郵寄紙質工具包。以前，他們會分多個階段郵寄。但透過 Workfront，Blackwood 的團隊可以排定郵寄工具包的優先順序，這意味著只需郵寄適量的工具包即可。此舉不僅減少了紙張成本，還降低了郵寄費用。
因此，現在不僅 KPI 報告更加結構化和透明，利用 Workfront 提供的超清晰度，KPI 本身也更容易達到。
此外，Workfront 還幫助 HRO 將專案成果與對業務至關重要的更大目標聯繫起來，從而更容易排定專案的優先順序。
Blackwood 表示：「如果在專案開始時不明確如何衡量成功，那麼專案就永遠不會結束。」
如果說完成的每個專案都是 HRO 取得成功的一道漣漪，那麼 Workfront 可幫助 Blackwood 看到這道漣漪如何延伸到更大的業務範圍。
他們使用 Workfront 設立專案，定義成功的含義，然後分析與總體戰略行動方案相關的績效。
所有這一切都有助於提高透明度，從而使做得好的工作得到充分肯定，需要改進的方面也比以前更加清晰。
利用以戰略為先的方法為內部團隊賦能
Blackwood 說，人們喜歡用一種常用的方式來完成不同的工作。專案接收和請求已經變得更加容易。透過 Workfront，不同部門的獨特流程已經變得標準化，這是一個積極的內部變化。
智慧使用者介面也有幫助。
「使用者介面的外觀和感覺有助於推動採用率，從而提高產品的使用率，並進一步提高可見度。它並不晦澀難懂，也不會令人生畏。在 Workfront 中執行專案並不需要高深的電腦科學知識。無需豐富的知識，便可執行一個基本的專案計劃，」Blackwood 表示。
戰略往往受到使其具體化的工具的限制。Workfront 改變了 Blackwood 及其團隊的現狀。
當 ADP 的業務重點發生變化時，很容易發現 Workfront 是多麼靈活。他們可以輕鬆更新工具中以前的範例，以適應不斷變化的組織需求。
結語
在 ADP，Blackwood 的角色從管理一個大型營運專案，演變成為 HRO 的架構者和戰略智囊。Workfront 功不可沒，因為透過明確地將工作與企業的戰略目標聯繫起來，他能夠將自己和團隊的精力集中在正確的工作上。
作為「修理工」，Blackwood 能夠以更快的速度做出更多數據驅動型決策，這有助於企業增加收入。
歸根結底，是手握工具的人在工作，而不是工具自身在工作。讓世界一流的工具掌握在能幹的人手中，將獲得令人驚歎的結果。而將 Workfront 作為正確的工具，正是 Blackwood 精簡業務和增加收入的方法。
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