合適的工具掌握在合適的人手中

對於 Josh Blackwood 來說，高效並不僅僅意味著完成工作就行，而是要完成正確的工作。這聽起來不過是很小的差別，卻能極大地影響企業的底線。

Blackwood 是 ADP 公司 HRO（人力資源外包）部門的首席技術解決方案顧問，HRO 是 ADP 公司使用 Adobe Workfront 的四個主要部門之一。

他還自稱「修理工」（既修理機車，也修理受損的流程），因此，當 Blackwood 需要修理時，他會優先考慮準備好合適的工具。

Blackwood 的職業生涯始於 IT 部門，並最終成長為管理這些團隊的人。但一路走來，他對專案管理產生了興趣，並獲得了 PMP 認證。對有些人來說，這樣的職業轉換可能令人望而生畏，但對 Blackwood 來說，這是一件令人興奮的事情。

用於打造一站式服務的一站式工具

Blackwood 初入 ADP 擔任專案經理時，他負責監督一個備受矚目的重要專案。該專案最終大獲成功，他也因此晉升到了目前的工作崗位，為 HRO 的大型行動方案（通常很複雜）制定解決方案。

HRO 負責 ADP 全公司的所有人力資源外包產品。僅供參考，他們最大的一項解決方案是 TotalSource，這是完全外包的人力資本管理解決方案。所提供的管理包括員工的福利、薪資、入職等等。

Blackwood 從頭到尾管理這些產品，因此他必須非常善於平衡這些產品的業務需求。他將 ADP 的產品組合形容為面向公司提供的一站式服務，讓他們可以專注於自己擅長的領域，而不必擔心管理職能。

肩負這樣的使命，專案可能既複雜又具有挑戰性。

Blackwood 和他的團隊意識到，他們需要合適的一站式工具來管理他們的一站式服務產品線。這正是 Workfront 的用武之地。

尋找一個真相來源

在使用 Workfront 之前，工作都是臨時臨為地處理。這意味著沒有一致的標準、方法或追蹤。此外，該團隊還為缺乏透明度所苦，難以清楚地瞭解整個企業正在開展的工作。

Blackwood 將 Workfront 形容為 ADP 的一個真相來源，是大家將與業務有關的一切放在一起的共同場所。所有人都使用同一個資訊源，並且使用同一種語言，這不僅能夠提高大家的工作效率和專注度，還能加強優先順序排定。

Blackwood 現在使用 Workfront 管理 HRO 的專案和行動方案。從接收和排定優先順序，到完成和報告，都是透過 Workfront 完成。他和他的團隊都看到了成果。

Blackwood 剛加入 ADP 時，他的團隊正在為另一項行動方案更換平台，這是一個龐大的專案。因此，有很多 3 個小時的會議擠滿了多達 130 個人。但在開展該專案的過程中，Workfront 協助他們建立了一個約 50 人的更為專注的團隊。

由於 Workfront 允許利害關係人即時查看專案狀態，Blackwood 的團隊不必再像以前那樣需要花費大量時間交流最新情況。工具中的所有內容都是最新的，因此可以實現僅相關的人員參加相關的會議。

最終，花在談論工作上的時間少了，大家就有更多的時間去做真正重要的工作。

Blackwood 表示：「最大的好處之一是，會議現在可以有不同的重點。我們可以利用會議來跨部門探討實際問題，而不僅僅是分享專案狀態。這讓我們有更多的時間來尋找真正的解決方案。」

利用 Workfront 改善 KPI 報告和專案優先順序排定

Blackwood 回憶說，在 Workfront 之前，公司對於如何完成 KPI 報告只有一個模糊的概念，但沒有實際的流程。Workfront 協助 ADP 規範了 KPI 報告結構，使他們能夠真正理解成功在公司內部意味著什麼。

HRO 透過工具內建的自訂表單獲取資訊。下拉式選單顯示了可輕鬆選取的 KPI 用於衡量，例如收入增長。該工具還能讓人詳細、深入地瞭解 KPI 行動方案的變化情況，以便管理者能夠公平地評估目標。

這種可見度也有助於降低成本。

例如，HRO 會向 ADP 客戶的員工郵寄紙質工具包。以前，他們會分多個階段郵寄。但透過 Workfront，Blackwood 的團隊可以排定郵寄工具包的優先順序，這意味著只需郵寄適量的工具包即可。此舉不僅減少了紙張成本，還降低了郵寄費用。

因此，現在不僅 KPI 報告更加結構化和透明，利用 Workfront 提供的超清晰度，KPI 本身也更容易達到。

此外，Workfront 還幫助 HRO 將專案成果與對業務至關重要的更大目標聯繫起來，從而更容易排定專案的優先順序。

Blackwood 表示：「如果在專案開始時不明確如何衡量成功，那麼專案就永遠不會結束。」

如果說完成的每個專案都是 HRO 取得成功的一道漣漪，那麼 Workfront 可幫助 Blackwood 看到這道漣漪如何延伸到更大的業務範圍。

他們使用 Workfront 設立專案，定義成功的含義，然後分析與總體戰略行動方案相關的績效。

所有這一切都有助於提高透明度，從而使做得好的工作得到充分肯定，需要改進的方面也比以前更加清晰。

利用以戰略為先的方法為內部團隊賦能

Blackwood 說，人們喜歡用一種常用的方式來完成不同的工作。專案接收和請求已經變得更加容易。透過 Workfront，不同部門的獨特流程已經變得標準化，這是一個積極的內部變化。

智慧使用者介面也有幫助。

「使用者介面的外觀和感覺有助於推動採用率，從而提高產品的使用率，並進一步提高可見度。它並不晦澀難懂，也不會令人生畏。在 Workfront 中執行專案並不需要高深的電腦科學知識。無需豐富的知識，便可執行一個基本的專案計劃，」Blackwood 表示。

戰略往往受到使其具體化的工具的限制。Workfront 改變了 Blackwood 及其團隊的現狀。

當 ADP 的業務重點發生變化時，很容易發現 Workfront 是多麼靈活。他們可以輕鬆更新工具中以前的範例，以適應不斷變化的組織需求。

結語

在 ADP，Blackwood 的角色從管理一個大型營運專案，演變成為 HRO 的架構者和戰略智囊。Workfront 功不可沒，因為透過明確地將工作與企業的戰略目標聯繫起來，他能夠將自己和團隊的精力集中在正確的工作上。

作為「修理工」，Blackwood 能夠以更快的速度做出更多數據驅動型決策，這有助於企業增加收入。

歸根結底，是手握工具的人在工作，而不是工具自身在工作。讓世界一流的工具掌握在能幹的人手中，將獲得令人驚歎的結果。而將 Workfront 作為正確的工具，正是 Blackwood 精簡業務和增加收入的方法。