FCB Global 利用 Adobe Workfront 提升了代理機構網路的營運效率

只有極少數行銷代理機構能擁有超過 100 年的成功客戶行銷活動。自 1873 年以來，FCB (Foote, Cone & Belding) 一直致力於改變大眾文化，為各行各業的品牌客戶推出屢獲殊榮的廣告和行銷方案。FCB 在全球範圍內部署了 Adobe Workfront**，以標準化和簡化代理機構流程，使其全球網路的員工能夠將更多精力放在客戶工作上，並減少處理非增值管理任務的時間。現在，FCB 13 個業務部門的團隊都在使用雲端 Workfront 工作管理解決方案，以獲得專案可見度並消除人工流程，從而提高員工的工作效率，並增加計費工時。

FCB 是一家屢獲殊榮的全球性全面整合行銷傳播公司，在創造力和助力客戶取得成功方面擁有深厚的曆史底蘊。基於對多元化本地市場和全球文化的深刻理解，FCB 致力於顯著改變消費者行為，為客戶、員工和社會謀福利。該公司隸屬於 Interpublic 集團公司，在全球 80 個國家和地區擁有 109 項業務，員工超過 8,000 人。

面臨的挑戰

隨著 FCB 網路中的工作越來越多地以專案為基礎，該代理機構需要一個高效的集中式解決方案，以確保每個人都知道什麼工作何時到期。

各種不同的工具

FCB 團隊使用 Basecamp、Microsoft Word 和 Microsoft Excel 等多種不同的工具追蹤任務和專案。個人需要手動更新狀態報告，每個人都嚴重依賴電子郵件進行溝通。例如，有一個辦事處透過電子郵件向員工傳送每日新聞簡報，以確保每個團隊都瞭解該代理機構數位和列印專案的狀態，但一些團隊成員仍然不瞭解情況，有時會造成資源爭奪。

FCB Health 執行副總裁兼產品長 Graham Johnson 回憶說：「我們很難確保我們的工程設計和營運團隊能夠清楚地瞭解所有即將到來的網站發佈和重大檔案版本。這些團隊往往會措手不及，如果沒有適當的規劃，我們可能沒有適當的時間或資源。」

進行一致的溝通和報告也是一項挑戰。FCB 團隊成員管理著諸多試算表，追蹤可用資源的細分情況，每天透過電子郵件在各辦事處和部門之間傳送一到兩次。這一過程每週需要 20 多個小時，減少了員工的計費工時。

此外，不同的客戶有不同的任務追蹤方式，每份人工報告都需要員工花費幾個小時才能完成。雖然 FCB 追蹤專案工時，但數據完全來自該代理機構的財務系統，而該系統只追蹤實際工時和客戶核准的工時。

FCB 副總裁兼戰略營運專案管理辦公室 (PMO) 主任 Katherine Haven 說：「不能自動對應實際花費的時間與計劃的專案工時，使我們難以在客戶工作開始之前談判更多工時或糾正潛在問題。」

隨著全球工作越來越以專案為中心，出現了開發更高效營運的機會，這促使 FCB 尋求一個用於專案規劃、任務分配和資源管理的單一平台。

Workfront 解決方案

雖然 Workfront 是一個直觀、使用者友好的解決方案，但 FCB 認為，要推廣標準化和跨辦事處分享成功經驗和教訓的最佳實務，最好的辦法是培訓兩名專職系統管理員，負責引導其網路代理機構使用工作管理解決方案，以及持續維護 FCB 的全球實例。這些資源與過渡到 Workfront 的新團隊合作，以解決獨特的工作流程問題，並確保迅速取得成功。

管理員首先要確定每個代理機構的超級使用者，這些使用者可以與管理員一起瞭解現有的專案結構和流程，如專案組合、變更順序、資源配置、追蹤和報告。然後，管理員就如何在 Workfront 中自動化和最佳化關鍵業務流程提供最佳實務建議。

Haven 解釋說：「我們在 Workfront 有各種類型的角色，從人力資源和財務人員到開發人員、品質保證 (QA)、使用者體驗、設計專業人員，等等。我們以客戶為中心的員工沒有時間瞭解新特性和新功能，因此管理員模式非常適合我們。我們可以隨時分享我們對於 Workfront 的知識和最佳實務，幫助我們的使用者提高工作效率。」

中央儲存庫

Workfront 中的集中式溝通和協作使 FCB 團隊能夠更智慧地協同工作。例如，為一家全球消費品客戶提供支援的兩個辦事處，透過在 Workfront 中共用行銷活動細節提高了效率。此外，兩個不同的 FCB 業務部門能夠透過該解決方案保護和共用數據。

由於該代理機構業務的保密性和競爭性，系統管理員使用 Workfront 中的群組功能來確保每位客戶的數據在實例中保持隔離。

「將所有專案都放到 Workfront 中進行管理對我們幫助極大，因為我們現在可以真正開始跨部門協作，」Haven 說道。

「Workfront 令人難以置信。使用的人越多，系統會變得越完善，並且我們使用權限來細分視圖，防止出現涉及衝突品牌的問題，」FCB Health 的 Johnson 補充道。

專案範本、請求佇列和自訂表單

為了最佳化流程，FCB Health 為所有數位和列印專案使用了請求佇列和標準專案計劃範本。這些計劃不僅在 Workfront 中制定，也在 Workfront 中更新。Workfront 中的請求佇列將流程從電子郵件轉移到可追溯的解決方案中，而範本則透過對應工作流程中的每個必要步驟來簡化重複性任務。有了事先列出的所有步驟，團隊成員就可以花更少的時間進行規劃，花更多的時間建立有影響力的行銷活動。最重要的是，範本可確保整個過程中不會遺漏任何步驟。

Johnson 解釋說：「製作者在 Workfront 中建置他們的時間表，我們規定每個人在建立計劃時都要使用預先存在的發佈模組。我們的發佈模組包含所有必要的任務、資源和時間安排，並自動填入發佈日曆，為整個團隊提供完全透明的資訊。我們在一週內建立了該模組並將其推廣到了部門。」

FCB Health 還使用 Workfront 自訂表單建立了一個工單系統，用於引導提交，以及追蹤和驗證提交。工單系統報告完全在 Workfront 中完成，數位專案的 QA 錯誤追蹤也是如此。自從部署 Workfront 以來，QA 團隊已經停用了之前使用的 JIRA 伺服器。

財務績效追蹤

透過將 Workfront 與 SAP 財務系統整合，FCB 簡化了專案估算流程。該解決方案納入了掙值計算，以比較三組數據——來自 SAP 的估計工時和實際工時，以及來自 Workfront 的計劃專案工時。該解決方案可自動生成準確的燃燒報告 (burn report)，將實際工時和費用與預計和計劃工時和費用進行比較。

Haven 表示：「更好的數據能讓客戶團隊更準確地瞭解他們所處的位置和進展情況。有了即時的資源配置數據，客戶經理還能在未來做出更準確的估算。」

自訂儀表板和報告

Workfront 儀表板和報告功能還可幫助 FCB 團隊節省時間，並最大限度地提高利用率。例如，在 Workfront 中建立的一個新儀表板，使 FCB Health 的 QA 資源經理能夠即時瞭解其共用服務團隊成員在何時何地利用不足或利用過度。最近建立的另一個儀表板，使專案經理和資源經理能夠在團隊成員預計不在辦公室時獲取替代人員，確保 FCB 在客戶截止日期前完成任務。

現在，FCB Health 使用 Workfront 來預測資源可用性。Johnson 說：「我們不再管理共用的試算表，也不再透過電子郵件在辦事處之間傳送每日明細表。此外，它還減少了對耗時會議的需求。」

在工作管理解決方案中，代理機構經理可以看到哪些專案正在按計劃進行，哪些專案還需要分配專案編號。當涉及到整個部門的任務（如填寫意見調查）時，FCB 鼓勵經理們透過 Workfront 中的「我的工作」頁面將任務指派給員工，而不是透過電子郵件或即時訊息傳送給他們。

透過自動化工作流程，使用者可以將每項任務標記為已完成，為代理機構提供一個關於進度的即時儀表板。工作管理解決方案還能自動生成標準化的狀態表，迅速為團隊成員提供有關每個專案的最新準確詳情。複製儀表板功能是系統管理員的最愛，因為它能讓任何人輕鬆修改參數，並在幾秒鐘內執行類似但不同的報告。FCB 的 Workfront 管理員無需複雜的程式設計或額外工具即可生成所有自訂專案報告。

Haven 表示：「Workfront 不僅協助我們簡化了後台流程，還讓我們對客戶工作產生了積極影響」。

優點

在北美和歐洲，FCB 13 個業務部門的團隊正在使用 Workfront 實現以下優勢：

• 提高生產力並增加計費工時。 透過使用 Workfront 最佳化和自動化資源規劃等人工流程，FCB 可以減少花在管理任務上的時間，增加花在客戶工作上的時間。該解決方案可協助 FCB Health 最大限度地提高利用率。Johnson 估計說：「Workfront 消除了共用試算表和透過電子郵件傳送資源可用性每日明細表的做法，而這需要多個辦事處每週花費約 20 個小時，即每年花費 1,000 個小時。」
• 提高專案估算的準確性。 將 Workfront 與該代理機構的 SAP 財務系統整合後，FCB 能夠生成更準確的燃燒報告。除了為收入報告提供關鍵資訊外，Workfront 還利用預定義範本和歷史專案資訊，協助專案經理更準確、更快速地進行估算。
• 擴大專案可見度。 儘管核心團隊成員（如專案經理、文案經理、藝術總監等）始終對當前和即將提供的客戶可交付成果具有可見度，但 Workfront 可確保對其他團隊成員（包括分析師、校對員和列印工作室員工等專業小組）完全透明。Haven 說：「我們在專注於全球直銷的 HackerAgency 推廣 Workfront 後，那些通常在幾乎沒有通知的情況下就收到工作請求的團隊成員非常高興，因為他們第一次收到提前通知，可以提前瞭解即將到來的工作，這讓他們能夠更好地規劃自己的一天。」
• 減少會議和準備新聞簡報的時間。 據估計，團隊成員每週在會議上花費的時間長達兩個小時——30 分鐘用於資源配置，30 分鐘用於帳戶狀態，1 個小時用於部門進度匯報會議。現在，專案任務在 Workfront 中保持最新，讓 FCB 團隊成員可以提高工作效率。此外，Workfront 現在還會自動生成新聞簡報，從而減少了手動準備今天和明天到期專案更新的時間，使團隊能夠專注於存在問題或逾期的專案。Haven 說：「以芝加哥 FCB 為例，按進度完成專案的員工不需要參加進度匯報會議。這有助於確保進度匯報會議的時間集中在需要關注的專案上。」
• 提高營運效率。 透過推廣 Workfront，FCB 提高了各業務部門和客戶團隊的營運效率。據 Imgrund 所說，隨著我們與內部領導者合作解決他們最緊迫的挑戰（例如，自動化每日新聞簡報），他們開始深入了解工作管理解決方案可以如何協助他們發展和完善其他流程。

展望未來

FCB 正在評估 Workfront 線上校訂功能，以簡化創意資產的審核和核准流程。數位校訂將具有挑戰性的工作流程轉變為隨選解決方案，所有團隊成員均可在任何裝置上方便地存取。透過淘汰現有工具，並利用 Workfront 作為單一解決方案並登入這一關鍵專案功能，FCB 預計每年可節省 60,000 美元。