Voor Josh Blackwood betekent productief zijn niet alleen dat je je werk afkrijgt. Het betekent dat je het juiste werk afkrijgt. Dat lijkt misschien een klein verschil, maar het kan een enorme impact hebben op het bedrijfsresultaat.

Blackwood is Principal Technology Solutions Consultant voor HRO (Human Resources Outsourcing) bij ADP, een van de vier grote afdelingen van ADP die Adobe Workfront gebruiken.

En hij is ook een zelfverklaarde 'reparateur' (van zowel motorfietsen als kapotte processen), dus als Blackwood een reparatie moet uitvoeren, zorgt hij er altijd voor dat hij het juiste gereedschap bij de hand heeft.

Blackwood begon zijn carrière in de IT en klom uiteindelijk op tot manager van die teams. Maar gaandeweg raakte hij geïnteresseerd in projectmanagement en werd hij PMP-gecertificeerd. Voor sommige mensen kan zo'n carrièreswitch intimiderend zijn, maar Blackwood vond het vooral heel leuk.

Een complete tool voor een complete oplossing

Toen Blackwood pas in dienst was als projectmanager bij ADP, had hij de leiding over een erg zichtbaar en belangrijk project. Dankzij het succes van dat project kon hij doorgroeien naar zijn huidige rol, waarin hij oplossingen creëert voor grote – vaak complexe – initiatieven in HRO.

HRO omvat alle HR-producten voor outsourcing in het ADP-spectrum. Hun grootste product is TotalSource, dat volledig uitbesteed human capital management biedt. Denk aan secundaire arbeidsvoorwaarden, salarisadministratie, onboarding, enzovoort.

Blackwood beheert die producten van a tot z, dus hij moet de bedrijfsbehoeften zorgvuldig afwegen voor alle producten. Hij omschrijft het portfolio van ADP als een complete oplossing die bedrijven administratieve taken uit handen neemt, zodat ze zich kunnen richten op de dingen waar ze goed in zijn.

Met zo'n missie kunnen projecten ingewikkeld en uitdagend zijn.

Blackwood en zijn team beseften dat ze een complete tool nodig hadden om de productlijn van hun complete oplossing te beheren. Toen kwam Workfront in beeld.

Zoeken naar één bron van waarheid

Vóór Workfront werd het werk op een ad-hocmanier gedaan. Dat hield in: geen consistente standaarden, methodologie of tracering. Door gebrek aan transparantie had de groep ook weinig zicht op het werk dat in het bedrijf werd gedaan.

Blackwood omschrijft Workfront als de enige 'bron van waarheid' voor ADP; de gemeenschappelijke plek waar mensen alles onderbrengen wat belangrijk is voor het bedrijf. Iedereen werkt met dezelfde informatiebron en spreekt dezelfde taal, wat de efficiëntie, focus en prioritering ten goede komt.

Blackwood gebruikt nu Workfront voor het beheer van de projecten en initiatieven van HRO, van intake en prioritering tot voltooiing en rapportage. Dat gaat allemaal via Workfront. En hij en zijn team zien de resultaten.

Toen Blackwood bij ADP begon, veranderde zijn team van platform voor een ander initiatief, wat een enorm project was. Daarom waren er veel vergaderingen van zo'n 3 uur met wel 130 mensen. Maar met behulp van Workfront wisten ze tijdens dat project tot een gerichtere groep van ongeveer 50 mensen te komen.

Omdat stakeholders via Workfront de projectstatus in real-time kunnen zien, is het team van Blackwood minder tijd kwijt aan het doorgeven van updates. De tool bevat alleen maar actuele informatie, zodat de juiste mensen naar de juiste vergaderingen komen.

Omdat we minder hoeven te praten over het werk, is er uiteindelijk meer tijd om het werk te doen dat echt belangrijk is.

"Een van de grootste voordelen is dat vergaderingen nu een andere focus kunnen hebben", zegt Blackwood. "In plaats van alleen maar projectstatussen te delen, kunnen we tijdens vergaderingen ook echte afdelingsoverschrijdende problemen bespreken. Daardoor hebben we meer tijd om echte oplossingen te vinden."

KPI-rapportage en projectprioritering transformeren met Workfront

Blackwood herinnert zich dat er vóór Workfront wel een vaag idee was over hoe KPI-rapportage moest worden uitgevoerd, maar een echt proces was er niet. Workfront heeft ADP in staat gesteld hun KPI-rapportagestructuur te standaardiseren, zodat de definitie van succes intern volkomen duidelijk is.

HRO verzamelt informatie via aangepaste formulieren, die zijn ingebouwd in de tool. Via vervolgkeuzelijsten kunnen gebruikers eenvoudig KPI's selecteren die ze willen meten, zoals de omzetgroei. De tool geeft ook een gedetailleerd overzicht van wijzigingen in KPI-initiatieven, zodat managers doelen eerlijk kunnen beoordelen.

En dankzij deze zichtbaarheid zijn ook de kosten gedaald.

HRO stuurt bijvoorbeeld papieren kits naar de werknemers van ADP-klanten. Vroeger verstuurden ze die in meerdere fasen. Maar met Workfront kan het team van Blackwood het verzenden van de kits prioriteren, waardoor het juiste aantal kits wordt verzonden en er minder geld wordt uitgegeven aan papier en verzendkosten.

Niet alleen is de KPI-rapportage nu gestructureerder en transparanter, de KPI's zelf zijn beter haalbaar dankzij de duidelijkheid die Workfront biedt.

Workfront heeft HRO ook in staat gesteld projectresultaten te koppelen aan grotere doelen die belangrijk zijn voor het bedrijf, waardoor het gemakkelijker is geworden om projecten te prioriteren.

"Als je aan het begin van een project geen definitie van succes vaststelt, wordt het project nooit voltooid", zegt Blackwood.

Als elk voltooid project een golf is in het succes van HRO, dan stelt Workfront Blackwood in staat om te zien hoe ver die golf doorstroomt naar het grotere bedrijf.

Ze gebruiken Workfront om projecten op te zetten, de definitie van succes vast te stellen en vervolgens de prestaties te analyseren in relatie tot overkoepelende strategische initiatieven.

Dit alles bevordert de transparantie, zodat goed uitgevoerd werk ten volle wordt gewaardeerd en verbeterpunten duidelijker zijn dan voorheen.

Interne teams versterken met een strategische aanpak

Blackwood zegt dat mensen het waarderen dat ze een gemeenschappelijke manier hebben om hun verschillende taken uit te voeren. Projectintake en -aanvragen zijn eenvoudiger geworden. En unieke processen voor verschillende afdelingen zijn gestandaardiseerd via Workfront, wat voor een positieve interne verandering heeft gezorgd.

De slimme gebruikersinterface is ook een voordeel.

"De look-and-feel van de gebruikersinterface heeft de adoptie gestimuleerd, waardoor het product meer wordt gebruik en dus de zichtbaarheid is toegenomen. Het is niet ingewikkeld en intimiderend. Je hoeft geen informaticadiploma te hebben om een project in Workfront uit te voeren. Zelfs met beperkte kennis kun je een basisprojectplan uitvoeren", aldus Blackwood.

Strategie wordt maar al te vaak beperkt door de tools die voor tastbare resultaten moeten zorgen. Workfront heeft daar verandering in gebracht voor Blackwood en zijn team.

Wanneer de bedrijfsfocus bij ADP verandert, wordt duidelijk hoe flexibel Workfront is. Ze kunnen eenvoudig eerdere paradigma's in de tool aanpassen aan de veranderende behoeften van de organisatie.

Tot slot

Blackwood heeft zijn rol bij ADP steeds verder uitgebouwd. Hij begon als manager van één groot operationeel project en is nu uitgegroeid tot architect en strategisch denker voor HRO als geheel. En Workfront heeft daarbij een grote rol gespeeld. Dankzij Workfront kon hij zichzelf en zijn team focussen op het juiste werk door het expliciet te koppelen aan de strategische doelen van het bedrijf.

Als 'reparateur' heeft Blackwood sneller meer datagestuurde beslissingen kunnen nemen, waardoor de omzet is gestegen.

Uiteindelijk zijn het de handen die het gereedschap vasthouden die het werk doen – en niet het gereedschap. Het allerbeste resultaat krijg je als gereedschap van wereldklasse door bekwame handen wordt gehanteerd. En dat is precies hoe Blackwood zijn bedrijf heeft gestroomlijnd en de omzet heeft verhoogd: met Workfront als de juiste tool.

Voor jou aanbevolen

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/fragments/customer-success-stories/cards/11afd9ed2dfdaa117de1c022818eafba

Alle verhalen van klanten

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/fragments/customer-success-stories/contact-footer