För Josh Blackwood innebär att vara produktiv inte bara att få arbete gjort. Det innebär att få rätt arbete gjort – en skillnad som kan låta liten men som kan ha stor effekt på ett företags slutresultat.

Blackwood är Principal Technology Solutions Consultant för HRO (Human Resources Outsourcing) på ADP, en av de fyra stora avdelningarna på ADP som använder Adobe Workfront.

Han beskriver också sig själv som en ”fixare” (som klarar av både motorcyklar och trasiga processer), så när Blackwood ska reparera något är det högprioriterat att ha rätt verktyg till hands.

Blackwood började sin karriär på IT-avdelningen och kom till slut att leda teamen där. På vägen lade han sig även till med ett intresse för projektledning och blev PMP-certifierad. Ett sådant karriärbyte skulle kanske kännas överväldigande för en del, men för Blackwood var det spännande.

Ett enda verktyg för en one-stop shop

När Blackwood först anställdes som projektledare på ADP, hade han hand om ett mycket synligt och viktigt projekt. Att det var framgångsrikt hjälpte honom att nå sin nuvarande roll, där han skapar lösningar för stora – ofta komplexa – initiativ inom HRO.

HRO ansvarar för alla HR-produkterna för outsourcing som ADP har. Som exempel är deras största produkt TotalSource, vilken möjliggör fullständigt oursourcad personalhantering. Tänk: förmåner, löner, introduktion osv.

Blackwood har hand om alla de här produkterna, från början till slut, så han måste vara extremt skicklig på att väga affärsbehoven för de olika produkterna mot varandra. Han har beskrivit ADP:s utbud som en one-stop shop för företag, så att de kan fokusera på det som de är bra på, utan att behöva oroa sig för administrativa funktioner.

Med ett sådant uppdrag kan projekten blir komplicerade och utmanande.

Blackwood och hans team insåg att de behövde det rätta verktyget för att kunna styra sin one-stop shop-produktlinje. Det var där Workfront kom in i bilden.

Hitta en sanning

Innan Workfront hanterades arbetet mer spontant. Det innebar avsaknad av enhetliga standarder, metodik eller uppföljning. Man led även brist på transparens och insyn i arbetet som skedde över hela företaget.

Blackwood beskriver Workfront som ADP:s enda informationskälla; den gemensamma plats där alla placerar allt som är viktigt för företaget. Alla arbetar med samma informationskälla och talar samma språk, vilket ökar effektiviteten, skärper fokus och förbättrar förmågan att prioritera.

Blackwood använder nu Workfront för att hantera HRO:s projekt och initiativ, från inledning och prioritering till slutförande och rapportering. Allt görs i Workfront. Och både han och hans team ser resultaten.

När Blackwood först började på ADP bytte hans team plattform för ett annat initiativ, som var ett enormt projekt. Så det var många tretimmarsmöten med upp till 130 personer. Men Workfront hjälpte dem att skapa en mer fokuserad grupp på ungefär 50 personer under det projektet.

Eftersom Workfront låter intressenterna se projektstatus för de olika projekten i realtid, behöver Blackwoods team inte lägga lika mycket tid som de brukade på att informera om detta. Allting är uppdaterat i verktyget, så rätt personer började komma till rätt möten.

I slutänden har tiden man sparar på att prata mindre kunnat användas till att arbeta på det som verkligen är viktigt.

”En av de största fördelarna är att mötena kan ha ett annat fokus nu”, säger Blackwood. ”Istället för att bara meddela projektstatus för våra projekt kan vi nu använda mötena till att titta på riktiga problem som kan finnas på de olika avdelningarna. Det ger oss mer tid att hitta riktiga lösningar.”

Förbättrad nyckeltalsrapportering och projektprioritering med Workfront

Innan Workfront, minns Blackwood, fanns det en vag idé om hur nyckeltalsrapportering skulle göras, men ingen riktig process. Workfront hjälpte ADP att standardisera sin nyckeltalsrapportering, så att de verkligen kan förstå internt vad att lyckas med ett projekt innebär.

HRO samlar in information via anpassade formulär, som är inbyggda i verktyget. Nyckeltal för värden att mäta, som t.ex. intäktsökning, väljs lätt i listrutor. Verktyget ger även en mycket detaljerad bild av förändringar avseende nyckeltalsinitiativ, så att chefer kan bedöma målen korrekt.

Och den här synligheten har hjälpt till att sänka kostnaderna också.

Till exempel skickar HRO dokument i pappersform till ADP:s kunders anställda. Tidigare skickades de i flera omgångar. Men med Workfront kan Blackwoods team prioritera vad de skickar, vilket innebär att rätt mängd dokument skickas – och mindre pengar läggs på att skicka ut dem.

Så inte bara är nyckeltalsrapporteringen mer strukturerad och transparent nu, nyckeltalen i sig är också lättare att uppnå med den tydlighet Workfront ger.

Workfront har också hjälpt HRO att knyta projektresultat till större mål som är viktiga för företaget, så att det är lättare att prioritera projekt.

”Om man inte definierar vad det betyder att lyckas med ett projekt när man börjar med det, så tar det aldrig slut”, säger Blackwood.

Om varje slutfört projekt är en ring på vattnet i HRO:s framgång, så hjälper Workfront Blackwood att se hur långt den ringen når med avseende på hela verksamheten i företaget.

De använder Workfront för att organisera projekt, definiera vad det innebär att lyckas med dem och sedan analysera resultatet så som det förhåller sig till övergripande strategiska initiativ.

Allt detta gör saker och ting mer transparenta, så att arbete som utförs väl uppskattas fullt ut för den positiva effekt det har, och områden som kräver förbättring syns tydligare än tidigare.

Stärka interna team med en strategifokuserad taktik

Blackwood säger att de anställda uppskattar att ha ett gemensamt sätt att utföra sina olika jobb. Att påbörja projekt och ta hand om projektförfrågningar har blivit enklare. Och olika processer på olika avdelningar har standardiserats med Workfront, vilket är en positiv intern förändring.

Ett smart användargränssnitt underlättar också.

”Användargränssnittets utseende och upplevelsen av att använda det ledde till att det gärna användes, vilket ledde till ökad produktanvändning och därmed bättre synlighet. Det är inte tungrott eller överväldigande. Du behöver inte ha någon examen i datavetenskap för att leda ett projekt med hjälp av Workfront. Du kan köra en grundläggande projektplan med begränsad kunskap”, säger Blackwood.

Strategin hämmas alltför ofta av verktygen som används för att definiera den. Workfront har förändrat det för Blackwood och hans team.

När verksamhetens fokus ändras på ADP, är det lätt att se exakt hur flexibelt Workfront är. De kan enkelt uppdatera sina tidigare paradigm inom verktyget så att de passar verksamhetens förändrade behov.

Slutgiltiga tankar

På ADP har Blackwood utvecklat sin roll från att hantera ett stort verksamhetsprojekt till att bli arkitekt och strategiutformare för hela HRO. Och Workfront hjälpte till eftersom han kunde fokusera – både sig själv och teamet – på rätt arbete genom att tydligt koppla det till företagets strategiska mål.

Som ”fixare” har Blackwood kunnat fatta mer dataunderbyggda beslut snabbare, vilket har hjälpt till att öka intäkten.

Det är i slutänden trots allt händerna som håller i verktyget som gör arbetet – inte verktyget. Det allra bästa resultatet uppnås när du har ett verktyg i världsklass i kapabla händer. Och det är precis så som Blackwood har tagit sig an sin verksamhet och att öka intäkterna: med Workfront som rätt verktyg.

Rekommenderas för dig

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/fragments/customer-success-stories/cards/11afd9ed2dfdaa117de1c022818eafba

Möt alla nöjda kunder

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/fragments/customer-success-stories/contact-footer