Bara en handfull marknadsföringsbyråer kan skryta med att ha bedrivit framgångsrika kundkampanjer i över 100 år. FCB (Foote, Cone & Belding) har förnyat populärkulturen sedan 1873 och lanserat prisbelönta reklam- och marknadsföringsprogram för sina varumärkeskunder inom olika branscher. FCB har infört Adobe Workfront** globalt för att standardisera och effektivisera sina byråprocesser och ge de anställda i sitt globala nätverk möjlighet att fokusera mer på kundarbete och mindre på administrativa arbetsuppgifter som inte tillför något värde. Nu använder FCB-team i 13 länder den molnbaserade arbetsledningslösningen Workfront för att öka projektinsynen och eliminera manuella processer, vilket ökar personalens produktivitet och de fakturerbara timmarna.
FCB är ett prisbelönt, globalt företag med fullt integrerad marknadsföringskommunikation som har en nedärvd tradition av kreativitet och framgångar. Utifrån en djupgående förståelse av diversifierade lokala marknader och globala kulturer fokuserar FCB på att förändra konsumenternas beteende på ett påtagligt sätt i syfte att gynna kunder, anställda och samhälle. Företaget har över 8 000 anställda i 109 verksamheter i 80 länder och ingår i företagsgruppen Interpublic.
Utmaningen
I takt med att arbetet i FCB:s nätverk blev alltmer projektbaserat behövde byrån en effektiv och centraliserad lösning för att säkerställa att alla kände till vilket arbete som aktuellt, och när.
Olika verktyg
FCB-teamen följde arbetsuppgifter och projekt i flera olika verktyg, däribland Basecamp, Microsoft Word och Microsoft Excel. Enskilda anställda uppdaterade statusrapporter manuellt, och alla var starkt beroende av e-post för att kommunicera. Till exempel mejlade ett kontor varje dag ett HotSheet till sina anställda för att säkerställa att varje team kände till statusen för byråns digitala och tryckta projekt. Detta till trots kunde en del teammedlemmar ändå befinna sig utanför loopen, vilket ibland orsakade en panikartad resurssökning.
"Vi hade svårt att säkerställa att vår teknik- och driftgrupp hade en tydlig bild av alla kommande webbplatslanseringar och större fillanseringar", berättar Graham Johnson, EVP och Chief Product Officer på FCB Health. "De teamen blev ofta överraskade, och utan ordentlig planering har vi kanske inte tillräckligt mycket tid eller rätt resurser till hands."
Konsekvent kommunikation och rapportering innebar också problem. FCB:s teammedlemmar spårade detaljerad information om resurstillgängligheten med hjälp av kalkylark och mejlade informationen en eller två gånger per dag mellan kontor och avdelningar. Denna process, som tog över 20 timmar per vecka, minskade personalens fakturerbara timmar.
Dessutom hade de olika kunderna sina egna sätt att spåra uppgifter, och varje manuell rapport tog flera timmar för personalen att färdigställa. Trots att FCB följde upp arbetstimmarna för projekten hämtades data bara från byråns ekonomisystem, som enbart spårade faktiska och kundgodkända timmar.
”Det fanns ingen automatiserad mappning av faktisk arbetad tid i förhållande till planerade projekttimmar, vilket minskade vår förmåga att förhandla om fler timmar eller korrigera eventuella problem innan kundens arbete startade”, säger Katherine Haven, Vice President och Director of the strategic operations Project Management Office (PMO) för FCB.
För att hitta möjligheter som kunde bidra till att effektivisera verksamheten när arbetet blev mer projektfokuserat globalt sökte FCB efter en enda plattform för projektplanering, uppgiftstilldelning och resurshantering.
Workfront-lösningen
Även om Workfront är en intuitiv, användarvänlig lösning tror FCB att det bästa sättet att främja standardisering och bästa praxis för delning av framgångar och erfarenheter mellan kontor är att utbilda två särskilda systemadministratörer som övervakar nätverksbyråernas introduktion till arbetshanteringslösningen, såväl som det fortlöpande underhållet av FCB:s globala närvaro. Dessa resurser samarbetar med nya team som går över till Workfront för att hantera unika arbetsflöden och främja en snabb framgång.
Dessa administratörer börjar med att identifiera superanvändare på varje byrå som kan arbeta tillsammans med dem för att förstå befintliga projektstrukturer och processer, till exempel portfolior, ändringsorder, resurser, spårning och rapportering. Därefter ger administratörerna råd om bästa praxis för att automatisera och optimera verksamhetskritiska processer i Workfront.
"Varje typ av roll finns i Workfront – från personal- och ekonomiavdelningspersonal till utvecklare och specialister på kvalitetssäkring, användarupplevelser och design", förklarar Haven. "Vår kundfokuserade personal har inte tid att hålla sig ajour med alla nya funktioner, och därför fungerar administratörsmodellen bra för oss. Vi finns alltid tillgängliga och kan dela med oss av våra Workfront-kunskaper och vår bästa praxis som kan hjälpa våra användare att bli mer produktiva."
Central lagringsplats
Centraliserade meddelanden och samarbete i Workfront ger FCB-teamen möjlighet att jobba smartare tillsammans. Till exempel har två kontor som stöder en global kund inom konsumentprodukter ökat sin effektivitet genom att dela kampanjinformation i Workfront. Dessutom kan två olika FCB-affärsenheter skydda och dela data med hjälp av denna lösning.
Eftersom byråns verksamhet är konfidentiell och konkurrenspräglad använder systemadministratörerna gruppfunktionen i Workfront för att säkerställa att alla kunders data hålls åtskilda i programmet.
"Det är till en enormt stor hjälp att kunna samla alla projekt i Workfront, eftersom teamen numera verkligen kan börja samarbeta", säger Haven.
"Workfront är otroligt. Ju fler som använder systemet, desto bättre blir det. Vi använder behörigheter för att segmentera visningar, vilket förebygger problem med konkurrerande varumärken", tillägger Johnson på FCB Health.
För att optimera processerna använder FCB Health begärandeköer och standardprojektplanmallar för alla digitala och tryckta projekt. Dessa planer är inte bara framtagna utan även uppdaterade i Workfront. Begärandeköerna i Workfront flyttar processerna från e-post till en spårbar lösning, och mallarna effektiviserar repetitiva arbetsuppgifter genom att mappa varje nödvändigt steg i Workfront. När alla steg är angivna på förhand lägger teammedlemmarna mindre tid på planering och mer tid på att skapa effektiva kampanjer. Viktigast av allt är att mallarna säkerställer att inga steg missas under arbetets gång.
Producenterna bygger sina tidslinjer i Workfront, och vi kräver att alla skapar sina planer med en befintlig uppstartsmodell”, förklarar Johnson. Vår uppstartsmodul innehåller samtliga obligatoriska uppgifter, resurser och tidskrav, och den fyller automatiskt i en kalender som ger full transparens för hela teamet. Vi skapade modulen och rulllade ut den på avdelningen på en vecka."
FCB Health har också skapat ett ärendesystem som använder anpassade Workfront-formulär för att prioritera ärenden, såväl som för att spåra och validera dem. Ärendesystemets rapportering sker helt i Workfront, precis som QA-buggspårning för digitala projekt. Sedan Workfront driftsattes har QA-teamet tagit en tidigare använd JIRA-server ur bruk.
Uppföljning av ekonomiska resultat
Genom att integrera Workfront med sitt SAP-ekonomisystem har FCB effektiviserat sin process för projektvärdering. Lösningen innefattar beräkningar av intjänat värde för att jämföra tre olika datamängder – uppskattade och faktiska timmar från SAP såväl som planerade projekttimmar från Workfront. Lösningen genererar automatiskt exakta rapporter över kvarstående arbete i jämförelse med faktiska timmar och avgifter i förhållande till uppskattade och planerade timmar och avgifter.
"Bättre data ger kundteamen en bättre uppfattning om var de befinner sig och vilka framsteg de gör", säger Haven. ”Med realtidsdata över resurser kan de kundansvariga också fortsättningsvis skapa fler exakta uppskattningar."
Kontrollpaneler och rapportering med anpassning
Även kontrollpaneler och rapporteringsfunktioner i Workfront hjälper FCB-teamen att spara tid och maximera utnyttjandet. Med en ny kontrollpanel som skapats i Workfront har FCB Healths QA-resursansvariga till exempel möjlighet att omedelbart se var och när medlemmarna i hennes delade serviceteam är under- eller överutnyttjade. En annan kontrollpanel som nyligen skapats ger projekt- och resurshanterare möjlighet att ordna vikarie när en teammedlem väntas vara frånvarande, vilket säkerställer att FCB kan möta kundernas tidsgränser.
"Vi behöver inte längre hantera delade kalkylark eller skicka daglig information via e-post”, säger Johnson. Detta har möjliggjorts genom att FCB Health numera planerar resurstillgången med hjälp av Workfront. "Även behovet av tidskrävande möten har minskat", fortsätter hon.
Inom arbetsledningslösningen kan byråchefer se vilka projekt som är schemalagda och vilka som fortfarande behöver få projektnummer tilldelade. När det gäller uppgifter för hela avdelningar – till exempel att fylla i en enkät – uppmuntrar FCB cheferna att tilldela dem till de anställda via My Work-sidorna i Workfront snarare än att skicka dem via e-post eller direktmeddelanden.
Genom det automatiserade arbetsflödet kan användarna markera varje uppgift som slutförd, vilket ger byrån en realtidskontrollpanel för utvecklingen. Även standardiserade statusblad är automatiserade i arbetsledningslösningen, så att teammedlemmarna snabbt får exakt, uppdaterad information om varje projekt. Kontrollpanelens kopieringsfunktion är en favorit bland systemadministratörerna, eftersom den ger alla möjlighet att på ett enkelt sätt ändra parametrarna och köra en liknande, men ändå annorlunda, rapport på några sekunder. FCB:s Workfront-administratörer tar fram alla anpassade projektrapporter utan någon komplex programmering eller några ytterligare verktyg.
"Workfront hjälper oss inte bara att effektivisera backoffice-processen, utan har även en positiv inverkan på kundarbetet", säger Haven.
Fördelar
I Nordamerika och Europa använder FCB-team i 13 affärsenheter Workfront för att uppnå följande fördelar:
- Ök a produktiviteten och de fakturerbara timmarna Genom att använda Workfront för att optimera och automatisera manuella processer, till exempel resursplanering, kan FCB minska tidsåtgången för administrativa uppgift och öka tiden som läggs på kundarbete. Lösningen hjälper FCB Health att maximera användningen. "Workfront eliminerar delade kalkylark och utskicken av daglig information om resurstillgänglighet via e-post, något som tog flera kontor cirka 20 timmar per vecka eller 1 000 timmar varje år", uppskattar Johnson.
- En exaktare projektvärdering Workfronts integrering med byråns SAP-ekonomisystem ger FCB möjlighet att skapa mer exakta rapporter över kvarstående arbete. Förutom att tillhandahålla viktig information för vinstrapporter hjälper Workfront projektledare att göra mer exakta och snabbare uppskattningar genom att utnyttja färdiga mallar och historisk projektinformation.
- Öka projektets synlighet Även om kärnteamets medlemmar – till exempel projektledare, copy-chefer och art directors – alltid har haft insyn i aktuella och kommande kundleveranser säkerställer Workfront en fullständig transparens för fler teammedlemmar, däribland specialistgrupper som till exempel analytiker, korrekturläsare och tryckeripersonal. "Sedan vi hade infört vår Workfront på vår HackerAgency, som fokuserar på global direktannonsering, var teammedlemmarna som brukade ta emot jobb med mycket kort förvarning mycket glada, eftersom de för första gången blev förvarnade om att jobb var på väg in och därmed kunde planera sin arbetsdag på ett bättre sätt", säger Haven.
- Minska tidsåtgången för möten och förberedelser av HotSheets Enligt vissa uppskattningar satt teammedlemmarna i möten upp till två timmar per vecka – 30 minuter på resurser, 30 minuter på kontostatus och en timme på avdelningens statusmöten. Nu när projektuppgifterna hålls uppdaterade i Workfront kan FCB:s teammedlemmar vara mer produktiva. Dessutom genereras HotSheets numera automatiskt av Workfront, vilket minskar tidsåtgången för manuella uppdateringar om vad som ska göras samma dag och dagen efter, så att teamen kan fokusera på projekt som har problem eller är försenade. "På FCB Chicago, till exempel, behöver inte anställda vars projekt håller tiden delta i statusmöten", säger Haven. ”Det bidrar till att statusmötena fokuseras på de projekt som behöver uppmärksammas."
- Effektivisera verksamheten Införandet av Workfront har gett FCB möjlighet att effektivisera verksamheten i affärsenheter och kundteam. När vi arbetar tillsammans med interna chefer för att lösa deras mest omedelbara utmaningar – till exempel automatiseringen av deras dagliga HotSheets – då börjar de enligt Imgrund förstå hur arbetshanteringslösningen kan hjälpa dem att utveckla andra processer och få dem att mogna.
Framförhållning
FCB utvärderar Workfronts funktion för onlinekorrektur för att effektivisera gransknings- och godkännandeprocesser av kreativa resurser. Digital korrekturläsning förvandlar problematiska arbetsflöden till en on-demand-lösning som är åtkomlig för alla teammedlemmar på en valfri enhet. Genom att eliminera det befintliga verktyget och göra Workfront till den enda lösningen och inloggningen för denna viktiga projektfunktion beräknar FCB:s experter att spara 60 000 USD per år.
