ความคิดสร้างสรรค์ที่ได้รับรางวัลจากระบบคลาวด์

เอเจนซีครีเอทีฟที่ถือกำเนิดขึ้นท่ามกลางความโกลาหล

เมื่อ Christopher Grove (“Grove”), รองประธานฝ่ายปฏิบัติของ Xfinity Creative และ Ephraim Gerard Cruz (“Eph”), ผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการและหัวหน้าฝ่ายโครงการซอฟต์แวร์ตอบตกลงที่จะตั้งเอเจนซีครีเอทีฟภายในบริษัทแห่งแรกของ Xfinity ทั้งคู่ทราบดีว่าเอเจนซีนี้ต้องการการคิดนอกกรอบและวิสัยทัศน์ที่เฉียบคมเพื่อสร้างทีมครีเอทีฟที่สามารถบรรลุความสำเร็จทางธุรกิจที่สำคัญได้ ในสองสัปดาห์ถัดมา ทีมต้องเผชิญกับความท้าทายที่ใหญ่หลวงกว่านั้น นั่นคือการล็อกดาวน์เนื่องจากการระบาดใหญ่ในเดือนมีนาคม 2563 ทีมจึงต้องสร้างเอเจนซีที่ทำงานแบบออนไลน์ทั้งหมด

ทีมตกอยู่ในสถานการณ์ที่ไม่ได้คาดคิดและมีเดิมพันสูงมาก รายได้ส่วนใหญ่ของ Comcast Cable เป็นผลงานของ Xfinity โดย Comcast เป็นบริษัทโทรคมนาคมข้ามชาติที่ใหญ่ที่สุดในอเมริกาและเป็นบริษัทที่ใหญ่เป็นอันดับสามของสหรัฐอเมริกา การสร้างเอเจนซีแบบ agile ที่สามารถตอบสนองความต้องการด้านความคิดสร้างสรรค์และเป้าหมายรายได้ของ Xfinity ด้วยรูปแบบการทำงานใหม่จากระยะไกลไม่ใช่เรื่องง่าย

ทีมทำยิ่งกว่าการเอาชนะอุปสรรค เพราะแนวทางที่เป็นนวัตกรรมใหม่ในการสร้างทีม digital-first, การออกแบบเวิร์กโฟลว์การสร้างสรรค์ผลงาน และชุดเทคโนโลยีของ Adobe Workfront ได้ช่วยประหยัดค่าบริการเอเจนซีภายนอกได้มาก ทั้งยังช่วยเพิ่มรายได้และลูกค้าใหม่ๆ ให้แบรนด์ ทั้งที่เพิ่งจะอยู่ในระยะเริ่มต้นเท่านั้น

ทีมที่สร้างขึ้นด้วยความไว้วางใจ

เมื่อมีข้อกำหนดให้ทุกคนอยู่บ้านอย่างกะทันหันทั่วโลกในเดือนมีนาคม 2563 เอเจนซีครีเอทีฟที่มีอายุไม่กี่สัปดาห์ต้องคิดเร็วทำเร็วและปรับตัวอย่างรวดเร็ว “เราไม่ได้วางแผนที่จะทำเอเจนซีแบบทำงานจากระยะไกลเลย” Grove กล่าว “เราต้องเปลี่ยนไปสร้างทุกอย่างออนไลน์หมดโดยต้องทำให้เสร็จภายในกำหนดสามปีเหมือนเดิม”

Eph จำได้ว่า “ผมไม่เคยนั่งในออฟฟิศเหมือน Grove ในสมองผมเลยพร้อมอยู่แล้ว ทั้งในแง่ของอารมณ์และจิตใจ เพราะรู้ว่าเราจะทำงานนี้จากห้องนั่งเล่นที่บ้าน”

ทั้งคู่เริ่มต้นการไว้วางใจซึ่งกันและกันอย่างพอเหมาะและความเคารพซึ่งกันและกันซึ่งช่วยให้เริ่มงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ “จุดแข็งที่สำคัญที่สุดของ Grove นอกเหนือจากประสบการณ์มากมายแล้วก็คือการรักษาความเยือกเย็นไว้ได้ในทุกสถานการณ์” Eph กล่าว “แนวทางแบบนั้นเป็นสิ่งสำคัญในวัฒนธรรมของสตาร์ทอัพ เพราะช่วยให้ผมมีความสมดุลและอยู่กับความเป็นจริงในขณะที่เราเติบโตต่อไป”

“ผมเคยทำงานกับ Eph ด้วยเครื่องมือต่างๆ มากมาย เขามีความเข้าใจและไฟแรงกับเรื่องทางเทคนิคมากๆ ผมจึงมองว่าต้องดึงมาร่วมทีมให้ได้” Grove กล่าว

การรวมศูนย์ “แหล่งที่มาของข้อมูลที่ถูกต้อง”

การประหยัดเงินมากขึ้นไม่ใช่เหตุผลเดียวที่ทำให้ Xfinity ตั้งเอเจนซีครีเอทีฟภายในองค์กร “สำหรับ Xfinity แล้ว เอเจนซีนี้เป็นอะไรที่มากกว่านั้น” Grove กล่าว “จริงๆ แล้วคือการสร้างเอเจนซีที่ให้บริการเต็มรูปแบบภายใน Comcast สำหรับแบรนด์ Xfinity ไม่ใช่แค่ทีมผลิตหรือสตูดิโอในห้องใต้ดินของ Comcast”

ตอนนั้นทีมกำลังมองหาโซลูชันการจัดการงานระดับองค์กรที่สามารถขยายการรองรับได้เมื่อเอเจนซีเติบโตขึ้นและพร้อมจัดการกับเวิร์กโฟลว์ทั้งด้านครีเอทีฟและงานธุรการได้อย่างง่ายดาย ตั้งแต่การนำเข้าโปรเจกต์ การเตรียมความพร้อม และการฝึกอบรมผ่านการรายงานและแดชบอร์ด “เราต้องหาวิธีรวมศูนย์แหล่งที่มาของข้อมูลที่ถูกต้องสำหรับแคมเปญไว้ในที่ที่ผู้คนสามารถอ้างอิงทุกอย่างและเข้าร่วมโปรเจกต์ได้” Eph กล่าว

ทีมพบคำตอบใน Workfront ซึ่งเป็นโซลูชันการจัดการงานสุดล้ำซึ่งเป็น system of record สำหรับงานการตลาดขององค์กรและเป็นจุดเริ่มต้นของทุกโปรเจกต์ครีเอทีฟที่ทำ

การเลือก Workfront เป็นโซลูชันแบบรวมศูนย์สำหรับ Xfinity Creative นั้นถือเป็นการตัดสินใจที่ชัดเจน “จากจุดเริ่มต้นเราตัดสินใจใช้ Workfront เป็นแพลตฟอร์มหลักที่เดียวในการดำเนินงานของเอเจนซี โดยมีการจัดสรรทรัพยากรทั้งหมด กิจกรรมโปรเจกต์ทั้งหมด หมายเลขโปรเจกต์ทั้งหมด โปรแกรมของเรา และเสาหลักของเรา รวมถึงชีตเวลาและสถานะของพนักงานทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นพนักงานสัญญาจ้างหรือประจำ” Grove กล่าว

จากนั้น Eph ก็สร้างแดชบอร์ดให้หัวหน้าทีมดูข้อมูลแบบเรียลไทม์ “เราดูข้อมูลทุกอย่างได้แบบเรียลไทม์ ตั้งแต่การเงินไปจนถึงจำนวนโปรเจกต์ที่ดำเนินอยู่โดยจัดเรียงตามประเภท” เขากล่าว การมีข้อมูลแบบเรียลไทม์ช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงได้รับข้อมูลเชิงลึกด้านกลยุทธ์เพื่อทำการตัดสินใจเกี่ยวกับทุกสิ่งได้อย่างรวดเร็ว ตั้งแต่การลดต้นทุนไปจนถึงการตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ช่วยให้ทีมครีเอทีฟมีเวลาในการสร้างสรรค์

การใช้ Workfront เป็นแหล่งที่มาเดียวของข้อมูลที่ถูกต้องไว้สนับสนุนงานที่สำคัญที่สุดของทีม ช่วยให้ทีมมีเวลามากขึ้นในการสร้างสรรค์ผลงานที่ชนะรางวัล Workfront ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานของ Xfinity Creative โดยปิดโปรเจกต์ได้เร็วขึ้น 700% เพียงแค่ในปีแรก การเปลี่ยนแปลงที่น่าทึ่งนี้เกิดขึ้นได้เนื่องจากทีมใช้การผสานการทำงานที่ไร้รอยต่อระหว่าง Adobe Workfront, Adobe Creative Cloud สำหรับองค์กรและ Adobe Experience Manager Assets เพื่อสร้างชุดเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสูงในการทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติและลดงานธุรการสำหรับทีมครีเอทีฟ

ชุดเครื่องมือนี้ทำให้การจัดการวงจรการใช้งานเนื้อหาง่ายขึ้นและเป็นระเบียบมากขึ้น Workfront ช่วยให้ทีมและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้รับข้อมูลอัปเดตและสามารถพิสูจน์อักษร ตรวจทาน และอนุมัติในแอปได้อย่างง่ายดายโดยตรงจากเวิร์กโฟลว์ของ Creative Cloud Experience Manager Assets มีการจัดการ asset และเวอร์ชันที่ทำงานด้วยระบบ AI เพื่อให้ทีมและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถใช้งานเนื้อหาผ่านช่องทางและแพลตฟอร์มต่างๆ ได้

ลักษณะของเอเจนซีที่ทำงานจากระยะไกลเต็มรูปแบบยังช่วยให้ทีมครีเอทีฟเติบโตโดยปราศจากข้อจำกัดทางภูมิศาสตร์ มีความยืดหยุ่นในการทำงานในทุกสภาพแวดล้อมที่แต่ละคนสะดวกที่สุด รวมทั้งสนับสนุนการแชร์ไอเดียได้ตลอดเวลาจากทุกที่ สมาชิกในทีมสามารถแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับโปรเจกต์ได้แบบเรียลไทม์เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องกับโปรเจกต์ทราบความเป็นไปทุกอย่างผ่านอุปกรณ์ที่เชื่อมต่อกับระบบคลาวด์ ความสามารถในการทำงานร่วมกันแบบทันทีนี้ช่วยรวมทีมที่กระจัดกระจายทั่วประเทศของ Xfinity

“การค้นหาบุคลากรที่มีความสามารถทั่วประเทศเป็นประโยชน์อย่างมาก เราคงไม่เติบโตและว่าจ้างบุคลากรที่มีความสามารถได้อย่างที่เราทำสำเร็จหากไม่ให้ความสำคัญกับแนวทางออนไลน์ตั้งแต่ต้น” Eph กล่าว

“แรงบันดาลใจเกิดขึ้นอย่างไม่คาดคิด” Grove กล่าวเสริม “ทีมทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานแต่โดยพื้นฐานแล้วยังอยู่ในพื้นที่ของตัวเองและเกือบจะอยู่คนเดียว ซึ่งดีต่อความคิดสร้างสรรค์ โดยช่วยให้ทีมคิดไอเดียได้อย่างอิสระมากกว่าที่จะถูกครอบงำด้วยความเร่งรีบและความวุ่นวายของสภาพแวดล้อมการโฆษณา ซึ่งอาจทำให้เสียสมาธิอย่างยิ่งสำหรับคนที่ต้องใช้ความคิดสร้างสรรค์”

Grove และ Eph ใช้ฟีเจอร์การออนบอร์ดจากระยะไกลและการฝึกอบรมอันทรงพลังของ Workfront เพื่อสร้างทีมที่กำลังเติบโต “ในขณะที่เรากำลังเปลี่ยนเป็นระบบดิจิทัลและออนไลน์สำหรับการออนบอร์ดและการฝึกอบรม เราจำเป็นต้องให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนมีประสบการณ์เดียวกันและพร้อมสำหรับความสำเร็จในการทำงาน” Eph กล่าว “Workfront ช่วยให้เราปรับแต่งทุกอย่างตามบทบาทหรือโปรไฟล์พนักงานและแน่ใจว่าพนักงานได้รับเอกสารที่ต้องการ”

การให้พนักงานมีส่วนร่วมตั้งแต่ต้นอย่างราบรื่นนำไปสู่วัฒนธรรมการทำงานเป็นทีมที่แข็งแกร่งขึ้นตั้งแต่เริ่มต้น โดยลดเวลาในการเตรียมความพร้อมได้มากกว่า 50% จาก 5 วันเป็น 2 วัน “จนถึงวันนี้พนักงานพูดคุยกับผมว่าประสบการณ์ในการออนบอร์ดที่นี่ยอดเยี่ยมมากและรู้สึกว่าได้รับการสนับสนุนตลอดทั้งสัปดาห์แรก สำหรับผมแล้ว สิ่งนี้ถือเป็นความสำเร็จ ความจริงที่ว่าเรายังคงรักษาบุคลากรที่มีความสามารถได้นานขนาดนี้ ชี้ให้เห็นว่าเราได้ปรับปรุงประสบการณ์การเตรียมความพร้อมทั้งหมดใน Workfront ได้ดีขนาดไหน”

การสร้างการผสานการทำงานที่ไม่มีที่สิ้นสุดใน Workfront

ตอนที่เพิ่งใช้งาน Workfront ในครั้งแรก ทั้งคู่เพียงแค่มองหาโซลูชันการจัดการงานที่มีการผสานการทำงานกับ third-party เท่านั้น ตอนนี้ที่ผ่านมาสองปีแล้ว ทั้งคู่ได้ใช้งาน Workfront กับแอปพลิเคชันต่างๆ เช่น Frame.io พวกเขากำลังรอดูอย่างกระตือรือร้นว่า Adobe จะผสานการทำงานกับอะไรต่อไป และวางแผนวิธีนำการผสานการทำงานเหล่านั้นไปใช้งานเพื่อ content supply chain ที่มีประสิทธิภาพและไร้รอยต่อยิ่งขึ้น

“เราไม่ได้วางแผนที่จะมีชุดเครื่องมือแบบครบวงจรที่ยอดเยี่ยมเช่นนี้ แต่ Adobe วางกลยุทธ์ได้ฉลาดมากที่ซื้อเครื่องมือตัวนี้ เราเป็นผู้ใช้ Workfront รายแรกๆ และใช้ Frame ในเวิร์กโฟลว์ของเราอยู่แล้ว แม้จะไม่มีการผสานการทำงานก็ตาม” Grove กล่าว

กระบวนการตรวจทานและอนุมัติเป็นส่วนสำคัญของเวิร์กโฟลว์สำหรับทีมและการดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพจะทำให้ลูกค้าพึงพอใจ การผสานรวมระบบของ Workfront Proof กับ Frame.io ช่วยให้ทีมสตูดิโอจัดการกับการสร้างเวอร์ชันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ติดตามความคืบหน้าของวิดีโอควบคู่ไปกับการส่งมอบที่เกี่ยวข้อง และเพิ่มขีดความสามารถในการตรวจทานที่ไร้รอยต่อจากลูกค้า

“การผสานการทำงานกับ Frame.io ยังสร้างประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมให้กับลูกค้าของเรา โดยสามารถดูวิดีโอแบบเทียบเคียงกันและใส่คำอธิบายประกอบเมื่อจำเป็น ซึ่งจะมีประทับเวลาโดยอัตโนมัติ ง่ายมาก” Eph กล่าว “ประสบการณ์และอินเทอร์เฟซนั้นน่าใช้ ซึ่งส่งผลดีต่อความสัมพันธ์และช่วยให้ลูกค้ามองเราเป็นพาร์ทเนอร์ การทำงานร่วมกันทางออนไลน์ของกระบวนการเหล่านี้และความสามารถในการสื่อสารภายในเครื่องมือได้ปรับปรุงวิธีที่ทีมครีเอทีฟของเราเข้าถึง[งาน]ในแต่ละวัน”

เอาชนะเป้าหมายและตอบสนองได้เกินความคาดหวัง

ความสำเร็จของทีมครีเอทีฟมีส่วนช่วยโดยตรงในการเพิ่มรายได้ของ Xfinity โดยปรับปรุงบรอดแบนด์และดึงดูดลูกค้าที่อยู่อาศัยรายใหม่ ทีมงานประหยัดได้เกินเป้าในปีแรก “เราทำได้ดีเป็นพิเศษ” Eph กล่าว

“ตอนนี้เรากำลังจัดการงานต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับแอปมือถือและระบบดิจิทัลมากขึ้น มีการพูดคุยกันเกี่ยวกับการย้ายแบรนด์ด้วย การบรรลุผลที่เหนือกว่าการลงโฆษณาเป็นชัยชนะที่ยิ่งใหญ่และแสดงให้เห็นว่างานของเราส่งผลต่อ Comcast และ Xfinity มากเพียงใด” Eph กล่าว

แนวทางนี้กระตุ้นให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมภายในบริษัท ซึ่งทีมการตลาดและทีมครีเอทีฟเคยถูกมองว่าเป็นผู้รับคำสั่ง แต่ตอนนี้ได้รับการประเมินว่าเป็นพาร์ทเนอร์เชิงกลยุทธ์ของ Xfinity “ช่วยให้นักการตลาดได้เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสร้างสรรค์จริงๆ” Grove กล่าว “ทีมทำงานอย่างใกล้ชิดกับเราโดยใช้เครื่องมือที่คล้ายกันและเข้าถึงข้อมูลเดียวกัน เป็นการทำงานร่วมกันมากขึ้น”

มองอนาคตของ Xfinity Creative

ทั้งคู่วางแผนที่จะผสานรวมความสามารถในการรายงานทางการเงินเข้ากับ Workfront เพื่อให้สามารถเห็นผลการดำเนินงานได้อย่างถูกต้องทันทีที่เกิดค่าใช้จ่ายในโปรเจกต์ “การนำข้อมูลประสิทธิภาพของแคมเปญเข้าสู่ Workfront และระบุแหล่งที่มาของข้อมูลและการวิเคราะห์บางส่วนในทุกโปรเจกต์เป็นสิ่งสำคัญมาก” Eph กล่าว “เราต้องการให้ข้อมูลย้อนหลังแก่ทีมไว้ใช้เพิ่มประสิทธิภาพแคมเปญสำหรับการดำเนินการครั้งต่อไปได้”

ในด้านวิสัยทัศน์ ทั้งสองไม่เพียงแค่วางแผนขั้นตอนต่อไปสำหรับ Xfinity Creative เท่านั้น แต่ยังคิดถึงว่าการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะกำหนดอนาคตของการทำงานอย่างไร “ความสวยงามไม่ได้มีไว้สำหรับอุตสาหกรรมการตลาดหรืออุตสาหกรรมโทรคมนาคมเท่านั้น” Eph กล่าว “ไม่ว่าเวิร์กโฟลว์ใดที่ทีมสร้างขึ้นทั่วโลก เครื่องมือเดียวกันจำนวนมากสามารถใช้ประโยชน์ได้ในรูปแบบที่คล้ายกันมาก นั่นคือวิธีที่โลกแห่งความคิดสร้างสรรค์จะมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งเป็นส่วนที่น่าตื่นเต้นที่สุดเกี่ยวกับการที่ Adobe รวมระบบนิเวศทั้งหมดเข้าด้วยกัน”

• เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแนวทางของ Xfinity Creative ในการสัมมนาผ่านเว็บนี้ที่ Ephraim Cruz ได้แบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเพื่อช่วยองค์กรต่างๆ จัดการทรัพยากรการสร้างสรรค์และเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์