Gestión colaborativa del trabajo: estrategias y casos de éxito reales

Gestiona todo el trabajo de los equipos con una solución potente y centralizada.

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Principales desafíos laborales en 2025

Centraliza todo el trabajo en un solo lugar

Planifica y monitorea el trabajo

Potencia la colaboración entre equipos

Automatiza los flujos de trabajo con inteligencia

La gestión colaborativa del trabajo comienza con Workfront

Gestión de flujos de trabajo: guía de introducción

Descubre cómo Adobe Workfront permite a los equipos eliminar obstáculos para colaborar, comunicarse y encontrar recursos de manera eficiente, monitorear el avance, crear espacios de trabajo y reducir los tiempos de entrega de contenido.

Sigue leyendo para encontrar soluciones a los desafíos del trabajo diario.

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Independientemente del sector, el equipo o el rol, el trabajo es el motor que impulsa a las empresas. Por eso, no basta con asegurarse de que las tareas se completen: también es fundamental que quienes las realizan encuentren esa experiencia significativa y gratificante.

Una forma clave de lograrlo es eliminando los obstáculos que complican los flujos de trabajo modernos. Las empresas suelen sobrecomplicar sus procesos por falta de visibilidad sobre el trabajo, resultados desconectados de la estrategia, sistemas fragmentados y colaboración en silos.

La gestión colaborativa del trabajo es la solución a estos problemas.

La gestión colaborativa del trabajo es un enfoque empresarial que integra la gestión de proyectos, la planificación, los flujos de revisión y aprobación, y la medición e informes, todo en una plataforma unificada que funciona como centro de operaciones. Este enfoque conecta y optimiza cada aspecto del trabajo, permitiendo a los equipos colaborar sin fricciones, comunicarse con claridad, acceder a recursos, monitorear el progreso, crear espacios de trabajo y mucho más.

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Principales desafíos laborales en 2025

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La demanda de contenido crece, pero la ineficiencia en los flujos de trabajo se convierte en un obstáculo crítico. El 58% de los profesionales de marketing señala que casi la mitad de su tiempo se destina a gestionar revisiones y aprobaciones, no a crear contenido. Los equipos enfrentan desafíos persistentes que frenan la entrega y la colaboración, entre ellos:

Eliminar los silos entre los equipos creativos y de marketing.
Agilizar los procesos de revisión y aprobación.
Conectar el trabajo con la estrategia para tomar decisiones basadas en datos.
Reducir los tiempos de entrega de contenido.
Mantener visibilidad completa y predictibilidad en proyectos complejos.

En esta guía, abordaremos cuatro pasos clave para que los equipos trabajen de forma más inteligente, no más ardua.

Centraliza todo el trabajo en un solo lugar.

Planifica y monitorea el trabajo.

Potencia la colaboración entre equipos.

Automatiza los flujos de trabajo con inteligencia.

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Centraliza todo el trabajo en un solo lugar.

Planifica y monitorea el trabajo.

Potencia la colaboración entre equipos.

Automatiza los flujos de trabajo con inteligencia.

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Centraliza todo el trabajo en un solo lugar

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Con tanto trabajo distribuido en la empresa, no siempre resulta sencillo tener una visión clara de las tareas completadas y las pendientes. Concentrar todo en un centro de operaciones establece una única fuente de verdad, el sistema de registro operacional (OSR), para todo aquello en lo que se enfoca el equipo.

Centralizar el trabajo ayuda a eliminar esfuerzos duplicados y otorga a todos los grupos de interés visibilidad sobre las actividades de la empresa. Este enfoque facilita alinear el trabajo con la estrategia, asegurando que todos se concentren en los proyectos e iniciativas más relevantes.

Caso de éxito: Xfinity Creative

Xfinity Creative, una agencia interna, necesitaba escalar la producción de contenido con una plantilla completamente remota y, al mismo tiempo, eliminar las tareas administrativas que les impedían crear. Al implementar Adobe Workfront como única fuente de verdad, construyeron un sólido conjunto de herramientas que integró la gestión del ciclo de vida del contenido. La integración fluida con Adobe Creative Cloud for Business y Adobe Experience Manager Assets fue clave para automatizar tareas repetitivas y aliviar la carga administrativa del equipo creativo. En el primer año, esta transformación aumentó la velocidad de entrega de proyectos en un 700% y redujo el tiempo de incorporación de nuevos empleados en más del 50%.

Para conocer el recorrido de Xfinity Creative y cómo construyó un conjunto de herramientas de alto rendimiento, lee la historia completa.

Planifica y da seguimiento al trabajo

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Con el trabajo centralizado, el equipo está listo para mirar hacia el futuro.

Al reunir todos los proyectos e iniciativas en un mismo lugar, es fácil definir objetivos y vincular las solicitudes entrantes con ellos. Además, quienes gestionan proyectos obtienen visibilidad sobre la capacidad del equipo, pueden identificar los recursos disponibles y planificar los que se necesitarán. Por encima de todo, los equipos contarán con una visión clara de su trabajo: podrán hacer seguimiento de cada tarea de principio a fin y acceder a detalles clave, como quién ha contribuido, las necesidades de recursos próximas y los plazos estimados de finalización.

Caso de éxito: Adobe

El equipo interno de Adobe necesitaba un centro unificado para planificar y ejecutar promociones digitales clave, como Black Friday y Back-to-School, que exigían una coordinación estricta entre múltiples regiones globales. Gracias a Workfront, el equipo eliminó las engorrosas hojas de cálculo y estableció un plan de proyecto estándar y preconfigurado para todas las promociones. Esta centralización de la Planificación redujo los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para las promociones de 10 a 6 semanas, lo que generó una aceleración del 40% en el tiempo de comercialización. Asimismo, el equipo logró desarrollar los planes de promoción un 97% más rápido aprovechando las plantillas de gestión de campañas.

Para conocer más detalles sobre cómo Adobe acelera las promociones digitales, lee la historia completa.

Potencia la colaboración interfuncional

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Una vez que el trabajo está centralizado y los procesos de planificación y seguimiento están en marcha, el siguiente paso es asegurar que los equipos y departamentos colaboren entre sí para eliminar los silos organizacionales.

Unificar el trabajo en un espacio centralizado permite que los equipos colaboren sin fricciones. Esto elimina de forma natural los silos más comunes que ralentizan y complican el flujo de trabajo, como buscar la versión correcta de un documento para revisión o los activos necesarios para la creación de contenido. El control de versiones para revisiones se gestiona dentro de Workfront, mientras que la administración de activos se respalda mediante la integración con el sistema de gestión de activos digitales (DAM). Para aprovechar al máximo estas ventajas, asegúrate de que los equipos reciban una incorporación adecuada y comprendan todo lo que este espacio centralizado puede ofrecerles.

Una vez que los equipos comprenden los beneficios de un espacio de trabajo centralizado, es posible optimizar los procesos de revisión y aprobación de proyectos. Los equipos pueden colaborar fácilmente en todos los aspectos del trabajo: actualizaciones de estado, retroalimentación, cambios en proyectos, decisiones y mucho más. Además, al integrar la solución de gestión del trabajo con otras aplicaciones clave, como las soluciones de Entrega y analítica, los equipos pueden seguir utilizando sus herramientas preferidas mientras colaboran en un único espacio.

Caso de éxito: BNY Mellon

BNY Mellon Investment Management opera en un entorno financiero altamente regulado. El equipo enfrentaba dificultades con la creación manual de correos electrónicos y las revisiones de cumplimiento normativo, procesos que solían tomar hasta 16 horas por correo. Al integrar Workfront con su plataforma de automatización de marketing, el equipo de operaciones de demanda creó flujos de trabajo automatizados y conformes con la normativa. Este entorno digital ofreció un registro de auditoría claro para cumplir con regulaciones estrictas y facilitó un proceso unificado entre los equipos de marketing y cumplimiento. La eficiencia obtenida permitió a BNY Mellon internalizar más tareas de creación de correos electrónicos, ahorrando 6 horas por correo y miles de horas al año.

Para conocer más sobre cómo BNY Mellon mejoró su engagement y eficiencia, lee la historia completa.

Automatiza los flujos de trabajo de forma inteligente

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Una vez implementadas las estrategias para centralizar el trabajo, planificar y dar seguimiento a los proyectos, y fomentar la colaboración en equipo, es fundamental enfocarse en la automatización. Este enfoque sistemático mantendrá todos los proyectos en curso y garantizará que el trabajo fluya sin interrupciones.

Con procesos bien establecidos, es posible comenzar a automatizar y conectar flujos de trabajo entre personas y sistemas, haciendo avanzar cada proyecto y automatizando cada etapa del proceso. Por ejemplo, las plantillas prediseñadas ahorran tiempo al configurar proyectos. Una vez que se crea y completa un formulario de solicitud, el equipo recibe una alerta inmediata sobre el nuevo proyecto. A medida que se completan las tareas dentro de ese proyecto, los datos se sincronizan automáticamente entre sistemas y plataformas como Adobe Experience Platform (AEP). El equipo o la persona responsable de la siguiente tarea recibe una notificación automática cuando está lista para continuar.

Este tipo de flujo de trabajo permite que todos sepan exactamente en qué estado se encuentran los proyectos, cuándo les tocará trabajar en una tarea y cuál es su fecha límite. Al compartir esta información en toda la empresa y en los sistemas integrados, los equipos están en condiciones de tomar decisiones informadas basadas en datos.

Completar el trabajo de manera eficiente es solo una parte del desafío. Si ese trabajo no está vinculado a los objetivos estratégicos de la empresa, el equipo está ocupado, pero no necesariamente siendo productivo. Una función clave de una solución de gestión del trabajo real es ofrecer un único lugar para planificar y hacer seguimiento de los proyectos empresariales alineados con las metas estratégicas.

Esto responde al desafío persistente de que los resultados no estén vinculados a la estrategia, y brinda a quienes lideran la organización visibilidad en tiempo real para tomar decisiones basadas en datos.

Obtén visibilidad en tiempo real

Cuando el trabajo está centralizado, se dispone de una única fuente de verdad. En lugar de ir detrás de actualizaciones de estado, quienes lideran la organización pueden consultar datos en tiempo real sobre el rendimiento de los proyectos, la capacidad de los recursos y la asignación del presupuesto.

Las plataformas modernas de gestión del trabajo ofrecen herramientas visuales e intuitivas, como paneles de control tipo canvas y widgets personalizables, que recopilan información de todos los proyectos. Las personas en dirección de marketing pueden ver el avance general respecto a los objetivos empresariales, mientras que quienes gestionan equipos pueden monitorear las cargas de trabajo y asegurarse de que todos estén enfocados en las prioridades correctas.

Conecta la ejecución con los objetivos estratégicos

Un sistema de gestión del trabajo eficaz va más allá del simple seguimiento de tareas: ofrece una solución integral para conectar los planes estratégicos con la ejecución. Permite modelar todo el ciclo de vida del marketing, desde la ideación hasta la entrega, y vincular cada proyecto con el objetivo empresarial de alto nivel al que contribuye.

Esto genera una trazabilidad clara y auditable desde un objetivo global, como “aumentar la participación de mercado”, hasta cada tarea individual. Así, quienes lideran pueden revisar los planes de manera integral y garantizar que todo el trabajo esté alineado con los objetivos de la empresa.

Toma decisiones orientadas al futuro con base en datos

Con todos los datos de trabajo en un solo lugar, es posible exportarlos a un data lake y combinarlos con otros datos empresariales, como ventas, finanzas o analíticas web, en las herramientas de inteligencia empresarial que prefieras. Esto permite pasar del simple seguimiento del trabajo a medir con precisión su impacto real en la organización.

Además, las funciones de revisión y aprobación con trazabilidad no solo reducen el riesgo, sino que también agilizan las auditorías. Esto contribuye a acortar el tiempo de comercialización y proporciona datos medibles sobre la eficiencia de los procesos.

Caso de estudio: Lloyds Banking Group

Lloyds Banking Group necesitaba reemplazar un sistema de flujo de trabajo heredado y rígido para hacer frente a la creciente demanda de contenido de marketing, sin descuidar el cumplimiento normativo. Al implementar Workfront, el equipo logró automatizar la entrada de datos y otras tareas repetitivas mediante 76 escenarios personalizados.

Esta automatización estratégica permitió al equipo digital reducir sus pasos de proceso en un 50% y recortar a la mitad el tiempo de comercialización de nuevas campañas. Como resultado, quienes gestionan campañas, crean contenido y velan por el cumplimiento normativo ahora trabajan de forma coordinada en un entorno flexible y auditado.

"La solución permite que el equipo de marketing mantenga flexibilidad, respondiendo a las diversas demandas de creación de contenido y revisión de quienes gestionan campañas para las marcas, canales y medios de la empresa."

Conoce en detalle el recorrido de Lloyds Banking Group y los beneficios de la automatización en la historia completa.

La gestión colaborativa del trabajo comienza con Workfront

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Estos cuatro pasos son la base para construir una cultura de trabajo colaborativo. En el centro de cada uno se encuentra la solución que lo hace posible.

Workfront está diseñado para impulsar la colaboración interfuncional dentro de ecosistemas empresariales específicos. Pero, más importante aún, está pensado para las personas que dan vida a una marca, y adaptado a la forma en que trabajan.

Al integrarse con otras aplicaciones clave, Workfront permite que todos los equipos trabajen desde sus herramientas preferidas mientras colaboran en tiempo real, desde cualquier lugar. Además, cada tarea del día a día queda vinculada a las estrategias principales. Al definir objetivos y asociar proyectos a esas metas, es posible comparar planes en paralelo con facilidad. Luego, los informes en tiempo real brindan los insights necesarios para tomar las decisiones correctas.

“Las capacidades empresariales de Adobe Workfront se encuentran entre las más sólidas del mercado de gestión colaborativa del trabajo”

The Forrester Wave™: Collaborative Work Management Tools, Q2 2025

Por tercer año consecutivo, Workfront es líder en gestión colaborativa del trabajo, una posición respaldada por su enfoque en la planificación estratégica y la entrega empresarial. El informe The Forrester Wave™ señala que Workfront es ideal para grandes empresas con necesidades de planificación interfuncional, y también para quienes estén listos para evolucionar desde casos de uso iniciales de marketing hacia una planificación empresarial integral. Adobe también fue reconocido como “Customer Favorite” en esta evaluación. Sabemos exactamente qué se necesita para llevar el trabajo al siguiente nivel, y estamos aquí para acompañar ese proceso.

Conoce las funciones y ventajas de Adobe Workfront y descubre por qué nuestra aplicación es una de las mejores opciones para las empresas.