มีเอเจนซีการตลาดเพียงไม่กี่รายเท่านั้นที่มีแคมเปญลูกค้าที่ประสบความสำเร็จมานานกว่า 100 ปี FCB (Foote, Cone & Belding) ได้เปลี่ยนวัฒนธรรมสมัยนิยมตั้งแต่ปี 2416 โดยเปิดตัวโปรแกรมการโฆษณาและการตลาดที่ได้รับรางวัลสำหรับลูกค้าแบรนด์ต่างๆ ทั่วทั้งอุตสาหกรรม FCB ได้ deploy Adobe Workfront** ทั่วโลกเพื่อกำหนดมาตรฐานและปรับปรุงกระบวนการของเอเจนซีและช่วยให้พนักงานทั่วทั้งเครือข่ายทั่วโลกมุ่งเน้นไปที่การทำงานของลูกค้ามากขึ้นและลดงานธุรการที่ไม่ได้เพิ่มมูลค่า ตอนนี้ทีม FCB ใน 13 หน่วยธุรกิจใช้โซลูชันการจัดการการทำงานบนระบบคลาวด์ของ Workfront เพื่อติดตามโปรเจกต์และลดกระบวนการทำงานด้วยตนเอง ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและเวลาในการทำงานที่เรียกเก็บเงินได้
FCB เป็นบริษัทสื่อสารการตลาดที่ได้รับรางวัลระดับโลกและครบวงจร ซึ่งเป็นที่รู้จักในด้านความคิดสร้างสรรค์และประสบความสำเร็จ จากความเข้าใจที่พัฒนาขึ้นอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับตลาดท้องถิ่นที่หลากหลายและวัฒนธรรมระดับโลก FCB มุ่งเน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมของผู้บริโภคอย่างมีนัยสำคัญเพื่อประโยชน์ของลูกค้า ผู้คน และสังคม บริษัทอยู่ในเครือ Interpublic Group of Companies โดยมีบุคลากรมากกว่า 8,000 คนในการดำเนินงาน 109 แห่งใน 80 ประเทศ
ความท้าทาย
เนื่องจากเครือข่าย FCB เริ่มมีโปรเจกต์มากขึ้น เอเจนซีแห่งนี้จึงจำเป็นต้องมีโซลูชันแบบรวมศูนย์ที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้ทุกคนทราบเกี่ยวกับกำหนดเวลาส่งงาน
เครื่องมือที่ไม่เชื่อมต่อกัน
ทีม FCB ติดตามงานและโปรเจกต์ในเครื่องมือต่างๆ รวมถึง Basecamp, Microsoft Word และ Microsoft Excel สมาชิกแต่ละคนในทีมต้องรายงานอัปเดตความคืบหน้าด้วยตนเองและทุกคนต้องพึ่งพาอีเมลเป็นอย่างมากในการสื่อสาร ตัวอย่างเช่น ออฟฟิศแห่งหนึ่งส่งอีเมล HotSheet รายวันให้พนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าทุกทีมเข้าใจสถานะของโปรเจกต์ดิจิทัลและงานพิมพ์ของเอเจนซี แต่สมาชิกในทีมบางคนยังคงไม่ได้รับการอัปเดต ซึ่งนำไปสู่ปัญหาทรัพยากรเป็นครั้งคราว
“เราพยายามอย่างหนักเพื่อให้แน่ใจว่าทีมวิศวกรและการปฏิบัติการของเราเข้าใจอย่างชัดเจนเกี่ยวกับการเปิดตัวเว็บไซต์ที่กำลังจะมาถึงและการเปิดตัวไฟล์ที่สำคัญทั้งหมด” Graham Johnson ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายผลิตภัณฑ์และ EVP ของ FCB Health กล่าว “ทีมมักจะไม่ทันระวัง และหากไม่มีการวางแผนที่เหมาะสม เราอาจไม่มีเวลาหรือทรัพยากรที่จำเป็น”
การสื่อสารและการรายงานที่สม่ำเสมอก็เป็นเรื่องท้าทายเช่นกัน สมาชิกในทีม FCB จัดการรายละเอียดการติดตามความพร้อมใช้งานของทรัพยากรด้วยสเปรดชีตและส่งข้อมูลเหล่านี้วันละครั้งหรือสองครั้งผ่านทางอีเมลระหว่างออฟฟิศและแผนก กระบวนการนี้ใช้เวลามากกว่า 20 ชั่วโมงทุกสัปดาห์ ซึ่งลดเวลาที่พนักงานใช้กับงานที่เรียกเก็บเงินได้
นอกจากนี้ ลูกค้าแต่ละรายมีวิธีการติดตามงานที่แตกต่างกันและการรายงานด้วยตนเองแต่ละครั้งใช้เวลาสองสามชั่วโมงในการดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์ แม้ว่า FCB จะติดตามชั่วโมงการทำงานของโปรเจกต์แต่ข้อมูลถูกดึงมาจากระบบการเงินของเอเจนซีโดยเฉพาะ ซึ่งจะติดตามชั่วโมงการทำงานจริงและชั่วโมงการทำงานที่ได้รับอนุมัติจากลูกค้าเท่านั้น
“หากไม่มีการเชื่อมโยงอัตโนมัติเพื่อเปรียบเทียบเวลาจริงที่ใช้กับเวลาที่วางแผนไว้สำหรับโปรเจกต์ ก็เป็นการยากที่จะเจรจาขอเวลาเพิ่มเติมหรือแก้ไขปัญหาก่อนที่จะเริ่มงานลูกค้า” Katherine Haven รองประธานและผู้อำนวยการฝ่ายปฏิบัติการเชิงกลยุทธ์สำหรับ Project Management Office (PMO) ของ FCB กล่าว
โอกาสในการพัฒนาการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นเนื่องจากการทำงานมุ่งเน้นไปที่โปรเจกต์ทั่วโลกมากขึ้นทำให้ FCB มองหาแพลตฟอร์มเดียวสำหรับการวางแผนโปรเจกต์ การมอบหมายงาน และการจัดการทรัพยากร
โซลูชัน Workfront
แม้ว่า Workfront จะเป็นโซลูชันที่ใช้งานง่ายและเป็นมิตรกับผู้ใช้ แต่ FCB เชื่อว่าวิธีที่ดีที่สุดในการส่งเสริมการสร้างมาตรฐานและการแบ่งปันความสำเร็จและบทเรียนที่ดีที่สุดในออฟฟิศคือการฝึกอบรมผู้ดูแลระบบมาทำหน้าที่โดยเฉพาะสองคนเพื่อดูแลการเตรียมความพร้อมของเอเจนซีเครือข่ายด้วยโซลูชันการจัดการงาน รวมถึงการบำรุงรักษาอินสแตนซ์ทั่วโลกของ FCB อย่างต่อเนื่อง ทรัพยากรเหล่านี้ช่วยให้ทีมใหม่ใช้ Workfront ในการจัดการเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกันและประสบความสำเร็จได้อย่างรวดเร็ว
ผู้ดูแลระบบเริ่มต้นด้วยการระบุผู้ใช้ระดับสูงในแต่ละเอเจนซีที่สามารถทำงานร่วมกับตนเพื่อทำความเข้าใจโครงสร้างและกระบวนการของโปรเจกต์ที่มีอยู่ เช่น พอร์ตโฟลิโอ การเปลี่ยนแปลงคำสั่งซื้อ การจัดหาทรัพยากร การติดตาม และการรายงาน จากนั้นผู้ดูแลระบบจะให้คำแนะนำที่ดีที่สุดเกี่ยวกับวิธีการทำให้กระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญเป็นระบบอัตโนมัติและเพิ่มประสิทธิภาพด้วย Workfront
“Workfront ครอบคลุมการทำงานทุกฝ่ายของเราตั้งแต่เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลและการเงินไปจนถึงนักพัฒนาซอฟต์แวร์, การประกันคุณภาพ (QA), ประสบการณ์ผู้ใช้ และผู้เชี่ยวชาญด้านการออกแบบ” Katherine อธิบาย “พนักงานของเรายุ่งเกินกว่าจะตามทันฟีเจอร์ใหม่ๆ ดังนั้นการใช้โมเดลผู้ดูแลระบบจึงทำงานได้ดีสำหรับเรา เราพร้อมที่จะแชร์ความรู้เกี่ยวกับ Workfront และแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดซึ่งจะช่วยให้ผู้ใช้ของเราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น”
ที่เก็บข้อมูลส่วนกลาง
การสื่อสารและการทำงานร่วมกันแบบรวมศูนย์ใน Workfront ช่วยให้ทีม FCB สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ออฟฟิศสองแห่งทำงานร่วมกันเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพโดยแชร์รายละเอียดแคมเปญสำหรับลูกค้าผลิตภัณฑ์อุปโภคบริโภคทั่วโลกใน Workfront นอกจากนี้ หน่วยธุรกิจ FCB สองหน่วยที่แตกต่างกันสามารถรักษาความปลอดภัยและแชร์ข้อมูลผ่านโซลูชันได้
เนื่องจากธุรกิจเอเจนซีมีความลับและมีการแข่งขันสูง ผู้ดูแลระบบจึงใช้ฟังก์ชันการทำงานแบบกลุ่มใน Workfront เพื่อแยกข้อมูลของลูกค้าแต่ละรายออกจากกันในอินสแตนซ์
“การได้ติดตามโปรเจกต์ทั้งหมดใน Workfront ช่วยได้มากเพราะตอนนี้เราสามารถเริ่มทำงานร่วมกันได้อย่างแท้จริง” Katherine กล่าว
“Workfront ทำได้ดีมากๆ ยิ่งมีคนใช้ระบบมากเท่าไร ก็ยิ่งดีขึ้นเท่านั้น และเราใช้สิทธิ์ในการแบ่งเซกเมนต์การเข้าชม เพื่อป้องกันปัญหาเกี่ยวกับแบรนด์ที่ขัดแย้งกัน” Graham จาก FCB Health กล่าวเสริม
เทมเพลตโปรเจกต์ คิวคำขอ และแบบฟอร์มที่กำหนดเอง
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงาน FCB Health ใช้คิวคำขอและเทมเพลตแผนโปรเจกต์มาตรฐานสำหรับโปรเจกต์ดิจิทัลและงานพิมพ์ทั้งหมด แผนเหล่านี้ไม่เพียงแต่ได้รับการพัฒนาเท่านั้น แต่ยังได้รับการอัปเดตใน Workfront อีกด้วย คิวคำขอใน Workfront จะย้ายกระบวนการจากอีเมลไปยังโซลูชันที่ตรวจสอบย้อนกลับได้ ในขณะเดียวกันเทมเพลตก็ช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานซ้ำๆ โดยการเชื่อมโยงทุกขั้นตอนที่จำเป็นในเวิร์กโฟลว์ ด้วยขั้นตอนทั้งหมดที่ระบุไว้ล่วงหน้า สมาชิกในทีมจะใช้เวลาในการวางแผนน้อยลงและมีเวลามากขึ้นในการสร้างแคมเปญที่มีประสิทธิภาพ สิ่งที่สำคัญที่สุดคือเทมเพลตช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีขั้นตอนใดที่พลาดไประหว่างการทำงาน
“ผู้ผลิตสร้างไทม์ไลน์ใน Workfront และเราได้กำหนดให้ทุกคนใช้โมดูลการเปิดตัวที่มีอยู่ก่อนเมื่อกำหนดแผนของตน” Graham อธิบาย “โมดูลการเปิดตัวของเราประกอบด้วยงาน ทรัพยากร และเวลาที่จำเป็นทั้งหมด ทั้งยังป้อนข้อมูลในปฏิทินการเปิดตัวที่ให้ความโปร่งใสอย่างเต็มที่แก่ทั้งทีมโดยอัตโนมัติ เราสร้างโมดูลและเปิดตัวการใช้งานที่แผนกในหนึ่งสัปดาห์ ”
FCB Health ยังสร้างระบบทิกเก็ตโดยใช้แบบฟอร์มที่กำหนดเองของ Workfront เพื่อส่ง funnel รวมถึงติดตามและตรวจสอบความถูกต้อง การรายงานระบบทิกเก็ตเสร็จสมบูรณ์ทั้งหมดภายใน Workfront เช่นเดียวกับการติดตามจุดบกพร่อง QA สำหรับโปรเจกต์ดิจิทัล ตั้งแต่เริ่ม deploy Workfront ทีม QA ได้ยกเลิกการใช้เซิร์ฟเวอร์ JIRA ที่เคยใช้ก่อนหน้านี้
การติดตามผลการดำเนินงานทางการเงิน
ด้วยการผสานการทำงานของ Workfront กับระบบการเงิน SAP ทำให้ FCB ได้ปรับปรุงกระบวนการประเมินโปรเจกต์ให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น โซลูชันนี้รวมการคำนวณมูลค่าที่ได้รับเพื่อเปรียบเทียบข้อมูลสามชุด ได้แก่ เวลาโดยประมาณและเวลาจริงจาก SAP รวมถึงเวลาที่วางแผนไว้สำหรับโปรเจกต์จาก Workfront โซลูชันนี้จะสร้างรายงานการใช้ทรัพยากรที่แม่นยำโดยอัตโนมัติเมื่อเปรียบเทียบเวลาและค่าธรรมเนียมจริงกับเวลาและค่าธรรมเนียมโดยประมาณตามแผน
“ข้อมูลที่ดีขึ้นช่วยให้ทีมลูกค้าเข้าใจสถานการณ์ปัจจุบันและติดตามความคืบหน้าได้แม่นยำยิ่งขึ้น” Katherine กล่าว “ด้วยข้อมูลการจัดหาทรัพยากรแบบเรียลไทม์ ผู้จัดการลูกค้าจะสามารถสร้างการประมาณที่แม่นยำยิ่งขึ้นในอนาคต”
แดชบอร์ดและการรายงานที่กำหนดเอง
แดชบอร์ดและความสามารถในการรายงานของ Workfront ยังช่วยให้ทีม FCB ประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงสุด ตัวอย่างเช่น แดชบอร์ดใหม่ที่สร้างขึ้นใน Workfront ช่วยให้ผู้จัดการทรัพยากร QA ของ FCB Health สามารถดูได้ทันทีว่าสมาชิกในทีมบริการที่ใช้ร่วมกันทำงานหนักเกินไปหรือน้อยเกินไป แดชบอร์ดที่สร้างขึ้นเมื่อเร็วๆ นี้ช่วยให้ผู้จัดการโปรเจกต์และทรัพยากรติดตามความพร้อมในการทำงานเมื่อสมาชิกในทีมไม่อยู่เพื่อให้แน่ใจว่า FCB เป็นไปตามกำหนดเวลาของลูกค้า
ตอนนี้ FCB Health ใช้ Workfront เพื่อคาดการณ์ความพร้อมของทรัพยากร “เราไม่ได้จัดการสเปรดชีตที่ใช้ร่วมกันหรือส่งรายละเอียดรายวันผ่านอีเมลระหว่างออฟฟิศอีกต่อไป” Graham กล่าว “แถมยังช่วยลดความจำเป็นในการประชุมที่ต้องใช้เวลาอีกด้วย”
สำหรับโซลูชันการจัดการงาน ผู้จัดการเอเจนซีสามารถดูได้ว่าโปรเจกต์ใดเป็นไปตามกำหนดการและโปรเจกต์ใดยังคงต้องมีการกำหนดหมายเลขโปรเจกต์ เมื่อพูดถึงงานทั่วทั้งแผนก เช่น การทำแบบสำรวจ FCB สนับสนุนให้ผู้จัดการมอบหมายงานให้พนักงานผ่านหน้า My Work ใน Workfront แทนที่จะส่งอีเมลหรือส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที
เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำเครื่องหมายแต่ละงานว่าเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งมีแดชบอร์ดความคืบหน้าแบบเรียลไทม์เพื่อให้เอเจนซีได้ติดตาม ชีตสถานะมาตรฐานยังสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติผ่านโซลูชันการจัดการงาน เพื่อให้สมาชิกในทีมได้รับรายละเอียดที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันเกี่ยวกับทุกโปรเจกต์อย่างรวดเร็ว ฟีเจอร์ “คัดลอกแดชบอร์ด” เป็นที่ชื่นชอบของผู้ดูแลระบบเพราะช่วยให้ทุกคนสามารถปรับเปลี่ยนพารามิเตอร์และเรียกใช้รายงานที่คล้ายกันแต่แตกต่างกันได้ในไม่กี่วินาที ผู้ดูแลระบบ Workfront ของ FCB สร้างรายงานโปรเจกต์ที่กำหนดเองทั้งหมดโดยไม่มีการเขียนโปรแกรมที่ซับซ้อนหรือเครื่องมือเพิ่มเติม
“Workfront ไม่เพียงแต่ช่วยให้เราปรับปรุงกระบวนการหลังบ้านเท่านั้น แต่ยังเป็นประโยชน์ต่อลูกค้าของเราด้วย” Katherine กล่าว
ประโยชน์
ในอเมริกาเหนือและยุโรป ทีม FCB ใน 13 หน่วยธุรกิจใช้ Workfront เพื่อประโยชน์ต่อไปนี้
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและเวลาในการทำงานที่เรียกเก็บเงินได้ การใช้ Workfront เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและทำให้กระบวนการทำงานด้วยตนเองเป็นอัตโนมัติ เช่น การวางแผนทรัพยากร FCB ช่วยลดเวลาที่ใช้ในงานธุรการและเพิ่มเวลาในการทำงานของลูกค้า โซลูชันนี้ช่วยให้ FCB Health เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้สูงสุด “Workfront ลดการใช้งานสเปรดชีตร่วมกันและการส่งรายละเอียดรายวันเกี่ยวกับทรัพยากรที่มีอยู่ผ่านทางอีเมล ซึ่งใช้เวลาประมาณ 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์หรือ 1,000 ชั่วโมงต่อปีสำหรับหลายๆ ออฟฟิศ” Graham กล่าว
- เพิ่มความแม่นยำโดยประมาณของโปรเจกต์ การผสานการทำงานของ Workfront กับระบบการเงิน SAP ของเอเจนซีช่วยให้ FCB สามารถจัดทำรายงานการใช้ทรัพยากรที่แม่นยำยิ่งขึ้น นอกเหนือจากการให้ข้อมูลสำคัญสำหรับรายงานรายได้แล้ว Workfront ยังช่วยให้ผู้จัดการโปรเจกต์ประมาณการได้อย่างแม่นยำและรวดเร็วยิ่งขึ้นโดยใช้เทมเพลตที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและข้อมูลโปรเจกต์ในอดีต
- เพิ่มความสามารถในการมองเห็นโปรเจกต์ แม้ว่าสมาชิกหลักในทีมหลัก เช่น ผู้จัดการโปรเจกต์ ผู้จัดการข้อความโฆษณา ผู้อำนวยการฝ่ายศิลปะ และอื่นๆ จะสามารถดูการส่งมอบงานให้ลูกค้าในปัจจุบันและที่กำลังจะเกิดขึ้นอยู่เสมอ Workfront ให้ความโปร่งใสอย่างสมบูรณ์สำหรับสมาชิกคนอื่นๆ ในทีม รวมถึงกลุ่มเฉพาะ เช่น นักวิเคราะห์ พนักงานพิสูจน์อักษร และพนักงานสตูดิโองานพิมพ์ “หลังจากที่เราเริ่มใช้งาน Workfront กับ HackerAgency ซึ่งมุ่งเน้นไปที่การตลาดทางตรงทั่วโลก สมาชิกในทีมที่มักจะได้รับคำขอเกี่ยวกับงานโดยไม่ได้แจ้งให้ทราบล่วงหน้ามีความสุขมากเพราะเป็นครั้งแรกที่ได้รับการแจ้งล่วงหน้าเกี่ยวกับงานที่เข้ามาและทำให้สามารถเริ่มวางแผนได้ดีขึ้น” Katherine กล่าว
- ลดเวลาที่ใช้ในการประชุมและการเตรียมความพร้อมของ HotSheets โดยการประมาณการบางอย่าง สมาชิกในทีมใช้เวลาถึงสองชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการประชุม โดย 30 นาทีกับการสรรหาบุคลากร, 30 นาทีกับสถานะบัญชีและ 1 ชั่วโมงกับการประชุมสถานะของแผนก ตอนนี้งานของโปรเจกต์ได้รับการอัปเดตใน Workfront แล้วสมาชิกในทีมของ FCB สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ Workfront ยังสร้าง HotSheets โดยอัตโนมัติซึ่งช่วยลดเวลาในการเตรียมการอัปเดตด้วยตนเองเกี่ยวกับสิ่งที่จะครบกำหนดในวันนี้และพรุ่งนี้ รวมทั้งช่วยให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่โปรเจกต์ที่มีปัญหาหรือล่าช้าได้ Katherine กล่าวว่า “ที่ FCB Chicago หากโปรเจกต์ของพนักงานเป็นไปตามกำหนดเวลา ก็ไม่จำเป็นต้องเข้าประชุมเกี่ยวกับสถานะ” ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเวลาประชุมเกี่ยวกับสถานะจะยังคงมุ่งเน้นไปที่โปรเจกต์ที่ต้องให้ความสำคัญ”
- เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน การเปิดตัว Workfront ทำให้ FCB มีประสิทธิภาพในการดำเนินงานมากขึ้นในหน่วยธุรกิจและทีมลูกค้า Imgrund กล่าวว่าในขณะที่เราทำงานร่วมกับผู้นำภายในองค์กรเพื่อแก้ปัญหาความท้าทายที่เกิดขึ้นทันทีที่สุด เช่น การสร้าง HotSheets รายวันอัตโนมัติ ก็เริ่มเห็นว่าโซลูชันการจัดการงานช่วยพัฒนากระบวนการอื่นๆ ให้ดีขึ้นอย่างไร
มองไปข้างหน้า
FCB กำลังประเมินความสามารถในการพิสูจน์อักษรออนไลน์ของ Workfront เพื่อปรับปรุงกระบวนการตรวจทานและอนุมัติ assets สำหรับชิ้นงาน การตรวจทานทางดิจิทัลเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ที่ท้าทายให้เป็นโซลูชันแบบ on-demand ที่สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงได้ง่ายบนอุปกรณ์ใดก็ได้ ด้วยการลดจำนวนเครื่องมือปัจจุบันและใช้ประโยชน์จาก Workfront เป็นโซลูชันเดียวและเข้าสู่ระบบสำหรับฟังก์ชันการทำงานของโปรเจกต์ที่สำคัญนี้ FCB คาดว่าจะประหยัดเงินได้ 60,000 ดอลลาร์ต่อปี
