Para Josh Blackwood, para tener productividad no basta con hacer el trabajo, sino garantizar que sea adecuado, y esta es una diferencia que puede parecer nimia, pero puede repercutir drásticamente sobre la cuenta de resultados de una empresa.

Blackwood es el consultor jefe de Soluciones Tecnológicas en el departamento de Externalización de Recursos Humanos (HRO, por las siglas en inglés de “Human Resources Outsourcing”) de ADP, uno de los cuatro principales departamentos de ADP en los que se utiliza Adobe Workfront.

Además, se ha descrito a sí mismo como un “reparador” (tanto de motocicletas como de procesos defectuosos), por lo que cuando Blackwood se lanza a reparar algo, su prioridad es contar con la herramienta adecuada.

Blackwood empezó su carrera profesional en el ámbito informático, pero acabó ascendiendo hasta dirigir dichos equipos. Sin embargo, por el camino, desarrolló un interés por la gestión de proyectos y obtuvo la certificación PMP. Para algunas personas, semejante cambio en la carrera profesional podría antojarse abrumador, pero para Blackwood fue emocionante.

Una herramienta única para una empresa de servicios integrales

Cuando Blackwood entró como gestor de proyectos en ADP, supervisaba un proyecto muy visible e importante. Su rotundo éxito lo catapultó hasta la función que desempeña en la actualidad, donde crea soluciones para grandes (y, a menudo, complejas) iniciativas en el departamento de HRO.

HRO abarca todos los productos de externalización de Recursos Humanos que ofrece ADP. A modo de referencia, el mayor de ellos es TotalSource, que sirve para gestionar el capital humano completamente externalizado. Piensa en cuestiones como las prestaciones, la nómina, la incorporación, etc.

Blackwood gestiona esos productos de principio a fin, por lo que tiene que equilibrar de forma excelente las necesidades de la empresa en todos esos productos. Describe el catálogo de productos y servicios de ADP como unos servicios integrales para empresas, de forma que estas puedan centrarse en lo que se les da bien en vez de tener que preocuparse por las funciones administrativas.

Con semejante propósito, los proyectos pueden ser complejos y plantear desafíos.

Blackwood y su equipo se dieron cuenta de que necesitaban la herramienta adecuada para gestionar su línea de productos integrales desde un único lugar. Y ahí fue cuando Workfront entró en escena.

La búsqueda de una única fuente de información fiable

Antes de Workfront, el trabajo se gestionaba de manera no estructurada, lo que conllevaba la ausencia de estándares, metodología o seguimiento. El grupo también sufría de una falta de transparencia y visibilidad del trabajo que se desarrollaba en toda la empresa.

Blackwood describe Workfront como la única fuente de información fiable de ADP, el lugar común en el que el personal vierte todo lo que importa para la empresa. Todo el mundo trabaja a partir de la misma fuente de información y habla el mismo idioma, lo que amplía la eficiencia, el enfoque y la priorización.

Ahora, Blackwood utiliza Workfront para gestionar los proyectos e iniciativas de HRO, desde la admisión y priorización hasta la realización y elaboración de informes. Todo esto se hace mediante Workfront. Y tanto su equipo como él están viendo los resultados.

Cuando Blackwood empezó a trabajar para ADP, su equipo estaba cambiando las plataformas por otra iniciativa, lo que era un proyecto enorme. Por lo tanto, tenían muchas reuniones de 3 horas, abarrotadas con hasta 130 personas, pero Workfront les ayudó a tener un grupo más concentrado de aproximadamente 50 personas durante ese proyecto.

Dado que Workfront permite a las personas involucradas ver el estado de los proyectos en tiempo real, el equipo de Blackwood no tiene que dedicar tanto tiempo como antes a comunicar actualizaciones. Todo está actualizado en la herramienta, por lo que el personal adecuado empezó a asistir a las reuniones relevantes.

En definitiva, dedicar menos tiempo a hablar sobre el trabajo ha dado más tiempo para llevar a cabo el trabajo que de verdad importa.

“Una de las mayores ventajas es que las reuniones ahora pueden tener un enfoque distinto”, comenta Blackwood. “En vez de limitarnos a comunicar el estado de los proyectos, podemos aprovechar las reuniones para examinar los problemas reales interdepartamentalmente, lo que nos da más tiempo para buscar soluciones reales”.

Rediseño de los informes de KPI y de la priorización de los proyectos con Workfront

Antes de usar Workfront, Blackwood recuerda que había una idea vaga de la forma en que se debían elaborar los informes de KPI, pero no había ningún proceso real. Workfront ayudó a ADP a estandarizar la estructura de los informes de KPI, por lo que ahora pueden entender de verdad que significa que el proyecto haya salido bien.

El departamento de HRO adquiere la información mediante formularios personalizados, que están integrados en la herramienta. Los menús desplegables presentan KPI fácilmente seleccionables para medirlos, como sucede con el aumento de ingresos. Además, la herramienta ofrece una visión pormenorizada y en profundidad de las iniciativas de KPI, por lo que el equipo de gestión puede evaluar los objetivos correctamente.

Y esta visibilidad también ha contribuido a reducir los costes.

Por ejemplo, el departamento de HRO envía kits en papel al personal de la clientela de ADP. Antes, los enviaban en varias fases. En cambio, mediante Workfront, el equipo de Blackwood puede priorizar el envío de los kits, lo que significa que se envía la cantidad adecuada de kits y se gasta menos dinero en papel y gastos de envío.

Por lo tanto, ahora no solo los informes de KPI están más estructurados y son más transparentes, sino que los propios KPI son más alcanzables con la ultraclaridad que proporciona Workfront.

Workfront también ha ayudado al departamento de HRO a vincular los resultados de los proyectos a los objetivos generales que importan para la empresa, lo que facilita la priorización de los proyectos.

“Si no defines el éxito de un proyecto antes de comenzar, el proyecto no terminará nunca”, asevera Blackwood.

Si todo proyecto finalizado actúa como un factor más para el éxito de HRO, Workfront ayuda a Blackwood a ver hasta qué punto repercute dicho factor sobre la empresa en general.

Utilizan Workfront para configurar los proyectos, definir el éxito y, acto seguido, analizar el rendimiento en lo referente a las iniciativas estratégicas globales.

Todo esto contribuye a la transparencia y, de este modo, el trabajo bien hecho se valora positivamente por todos sus efectos y los aspectos que hay que mejorar quedan más claros que antes.

Potenciación de los equipos internos con un enfoque que prioriza la estrategia

Según, Blackwood el personal agradece tener una forma común de desempeñar sus distintos cometidos. La admisión de proyectos y las solicitudes se han vuelto más sencillas. Además, los procesos únicos de cada departamento se han estandarizado a través de Workfront, lo cual supone un cambio interno positivo.

La interfaz de usuario inteligente también ayuda.

“La apariencia de la interfaz de usuario contribuyó a impulsar la adopción, lo que aumenta la utilización del producto y, por consiguiente, la visibilidad. Ya no es algo pesado ni intimidante. No necesitas un título en ciencias de la computación para llevar a cabo un proyecto en Workfront. Puedes ejecutar un plan de proyecto básico aunque tengas conocimiento escasos”, afirma Blackwood.

En demasiadas ocasiones, la estrategia se ve limitada por las herramientas que la hacen tangible. Workfront ha cambiado eso para Blackwood y su equipo.

Cuando el enfoque de la empresa cambia en ADP, se ve con facilidad hasta qué punto es flexible Workfront. Pueden modificar con facilidad los paradigmas anteriores dentro de la herramienta para reajustar las cambiantes necesidades de la organización.

Conclusiones

En ADP, Blackwood transformó su función de gestionar un gran proyecto operativo a convertirse en un arquitecto y cerebro estratégico para el departamento de HRO en conjunto. Y Workfront le ayudó a conseguirlo, ya que les permitió centrarse (tanto a él como a su equipo) en el trabajo adecuado vinculándolo a los objetivos estratégicos de la empresa.

Como “reparador”, Blackwood ha podido adoptar decisiones más fundamentadas en datos con mayor velocidad, lo que ha contribuido a aumentar los ingresos.

Al fin y al cabo, son las manos que manejan una herramienta las que hacen el trabajo, no la herramienta propiamente dicha. El resultado ideal llega cuando tienes una herramienta de primer nivel en manos hábiles. Y así es exactamente cómo encaró Blackwood la optimización de su empresa y el aumento drástico de los ingresos: con Workfront como la herramienta adecuada.

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