Aumento de la productividad de BBVA Compass con Adobe Workfront
El equipo sitio web del banco mejora la visibilidad de sus tareas, agiliza los flujos de trabajo y acelera la finalización de más de 1,000 proyectos al año.
Birmingham, Alabama
50%
Aumento diario
en el rendimiento del equipo
Productos:
Objetivos
- Reemplazar herramientas poco efectivas que complican la colaboración del equipo.
- Reducir el tiempo de las reuniones para optimizar el tiempo de los empleados.
- Eliminar las ineficiencias asociadas con el proceso de auditoría que consume mucho tiempo.
Resultados
- Recuperación de más de 20 horas por semana para realizar el trabajo.
- Aumento de la productividad del equipo +3 horas a la semana.
- Mejora en el rendimiento del proyecto en un 50% por día.
- Se eliminó el número de emails en los procesos de revisión.
El cambio es constante en la industria de servicios financieros. Las tarifas suben. Se modifican las ofertas. Se lanzan campañas para tarjetas de crédito, depósitos, hipotecas, pequeñas compañías y compañías de mayor tamaño. Los bancos deben adaptar rápidamente para mantener competitivos. BBVA Compass no es la excepción. Aún así, debido a que el equipo sitio web del banco recibió solicitudes y colaboró vía email y con hojas de cálculo, contínuamente no cumplían con fechas de entrega. Cuando el equipo sitio web buscaba una mejor manera de gestionar su trabajo, BBVA Compass descubrió Adobe Workfront. Ahora, Workfront brinda a los solicitantes y empleados del equipo sitio web, la visibilidad del proyecto en tiempo real para ahorrar tiempo y satisfacer las necesidades comerciales.
BBVA Compass, creada en la región de Sunbelt, es una institución financiera que opera en 672 sucursales a través de Texas, Alabama, Arizona, California, Florida, Colorado y Nuevo México, con oficinas comerciales y privadas para clientes a través de todos los Estados Unidos. BBVA Compass rankea entre los 25 bancos comerciales más grandes en los EE. UU. según su participación en el mercado. Es una subsidiaria de BBVA Compass Bancshares Inc., propiedad total de BBVA.
El equipo sitio web es responsable de todas las actualizaciones del banco en línea dentro de los Estados Unidos, desde actualizaciones simples para mantener los números de tasa hipotecaría al día, hasta campañas trimestrales de marketing con varias landing pages. El equipo sitio web también da soporte a las peticiones del grupo de análisis dentro del banco.
“Todo es visible desde Workfront. La transparencia aumenta la confianza del solicitante y la satisfacción del equipo sitio web mientras reduce su estrés. Trabajamos en Excel antes que en Workfront y nunca pudimos cumplir con los deadlines. Ahora, todo sale como estaba planeado.”
Maryland Tracy
Web Traffic Manager, BBVA Compass
Herramientas poco efectivas que manejan cientos de solicitudes
Dentro de BBVA Compass, actualmente, el trabajo que lleva el mantener actualizada la plataforma digital del banco es la responsabilidad de un equipo de 10 personas, incluyendo a los desarrolladores, diseñadores, project managers y un traffic manager. Y aún así, el equipo fallaba constantemente en cumplir las fechas de publicación, pues los requerimientos del proyecto venían de más de 150 solicitantes a través de varias líneas de negocio del banco que se enviaban por email y se gestionaban desde una hoja de cálculo en Excel.
Si algún proyecto era más complicado que el cambiar un porcentaje, la persona que aplicar tendría que completar un formulario en línea dentro de Wufoo. Esta solicitud y el formulario se enviaban al diseñador o desarrollador asignado al proyecto. Mientras el proyecto progresaba, el solicitante y el equipo sitio web intercambiaban correos con preguntas y comentarios, así como correcciones y aprobaciones, de ida y vuelta hasta que terminaba el proyecto.
“Las hojas de cálculo de Excel contenían más de 100 solicitudes totales en cualquier momento, pero no había forma de trackear que se cumplieran”, menciona Maryland Tracy, Sitio web Traffic Manager en BBVA Compass. “Cuando trabajamos en Excel, fue muy complicado cumplir con las fechas previstas de publicación del proyecto.”
Juntas largas disminuyen el tiempo productivo
Para estar en línea con el alto número de solicitudes, los miembros del equipo sitio web participaban en juntas largas casi todos los días. Era muy común para los diseñadores y desarrolladores el participar de manera regular en varias juntas de una hora cada semana, con algunas de 30 minutos. “Parecía que nuestros equipos pasaban el día en juntas”, recuerda Tracy. “Con el alto volumen de solicitudes que seguía creciendo, sabíamos que necesitábamos una mejor solución para el equipo.”
Preparación de auditorías que consumen mucho tiempo
Las auditorías también fueron ineficientes. Las regulaciones de la industria requieren que el equipo de seguridad de datos bancarios realice auditorías periódicas de los procesos del equipo sitio web. Para cumplir, el el traffic manager tuvo que almacenar cada email que contenía una solicitud de contenido (además de los documentos e imágenes de Word asociados), cada email enviado para revisión, cada email con correcciones, y cada email que contiene una aprobación. "Teníamos tantas solicitudes que configuré carpetas para que coincidieran con nuestro proceso de flujo de trabajo, y luego tuve que archivarlas semanalmente para evitar que mi email se bloqueara", recuerda Tracy. "Fue abrumador, por lo que empecé a investigar soluciones de gestión de proyectos."
La solución de Workfront
El equipo sitio web de BBVA Compass tenía 5 requisitos para una nueva solución: que fuera basada en la nube, que tuviera capacidades de project management superiores, que se integrara con la plataforma de imágenes ProofHQ y que incluyera características de tracking y reportes. Luego de evaluar 9 soluciones diferentes en línea, BBVA Compass redujo su decisión a 3: Adobe Workfront, Mavenlink y Work Zone. Luego de probar los demos de las 3 compañías, el equipo invitó a Adobe Workfront a su sucursal para una demostración.
Tracy comenta, “Nuestro equipo completo estuvo presente durante el demo de Workfront y simplemente era la plataforma más fácil de usar y el sistema correcto para BBVA. Nuestro manager, que tenía experiencia previa con Basecamp, mencionó “Workfront se ve asombroso.”
“A los miembros del equipo les encanta Adobe Workfront porque solamente quieren saber en qué tienen que enfocar durante el día. Todo está en Workfront para que los miembros del equipo comiencen a trabajar, terminen tareas y pasen al siguiente proyecto.”
Maryland Tracy
Web Traffic Manager, BBVA Compass
Implementación rápida
Luego de elegir Adobe Workfront, BBVA Compass requirió que todo el equipo sitio web participara en el entrenamiento fundamental de la plataforma en línea y presencial. Los project managers también fueron invitados a un entrenamiento adicional de project management. De manera simultánea, Tracy comenzó a documentar el flujo de trabajo de los procesos del equipo y los miembros del equipo comenzaron a emplear Adobe Workfront en un entorno preliminar. Poco después, un consultor de Adobe Workfront estuvo en sitio durante 2 semanas para cerciorar de que la transición fuera exitosa. El consultor ayudó particularmente en explicar la creación de proyectos, configurar el número de solicitudes y en establecer las reglas al hacer solicitudes.
“La experiencia con el consultor fue muy buena porque fuimos trabajando nuestros procesos dentro de la plataforma, lo que nos permitió comenzar a producir inmediatamente”, menciona Tracy. “Ingresar solicitudes de proyecto y tareas fue la parte sencilla. Lo más complicado fueron las dos semanas que me costaron el poder ingresar los 101 proyectos desde la hoja de cálculo que tanto odiaba a Workfront, para así poder trackearlos y reportar sus status”.
Visualizaciones de trabajo y protección personalizadas
Hoy, todos los miembros del equipo sitio web de BBVA Compass y más de 200 solicitantes (con más sumar en línea día a día) están colaborando de manera efectiva con los 1,000 proyectos que gestiona Workfront cada año. Los diseñadores, desarrolladores y project managers tienen una área de trabajo personalizada que muestra que proyectos son prioritarios o urgentes. Debido a que todos los comentarios y preguntas dirigidas y recibidas de los solicitantes y miembros del equipo sitio web, son trackeados de manera apropiada en cada proyecto, en lugar de varios emails, la comunicación mejoró dramáticamente.
La solución aumenta la productividad general del equipo, pues cuando una solicitud llega incompleta al sitio web traffic manager, la solución la regresa pidiendo más información. Por ejemplo, pidiendo al solicitante la URL de la página en la cuál se tiene que hacer el cambio. Los detalles más precisos del proyecto ahorran a los diseñadores y desarrolladores asignados posibles interrupciones en el trabajo que tarda en resolver.
“A los miembros del equipo les encanta Adobe Workfront porque solamente quieren saber en qué tienen que enfocar durante el día”. explica Tracy. “Workfront les ahorró tiempo significativo, pues la ida y vuelta de emails paró y sus días no están llenos de interrupciones tratando de encontrar lo que necesitan para completar una tarea. Todo está en Workfront para que los miembros del equipo comiencen a trabajar, terminen tareas y pasen al siguiente proyecto.
Adicionalmente, los miembros del equipo sitio web pueden cumplir de manera más efectiva las solicitudes del equipo de marketing a través de la integración sin precedentes de ProofHQ con los proyectos, personas y tareas de Adobe Workfront. La función de revisión incluye herramientas intuitivas de comentarios y anotaciones para obtener revisiones claras y precisas sobre más de 150 tipos de archivos, incluidos impresos, sitio web, interactivos, emails, videos y más. Los proyectos se mantienen en marcha y las revisiones permanecen en Adobe Workfront.
“Todo es visible desde Workfront. La transparencia aumenta la confianza del solicitante y la satisfacción del equipo sitio web mientras reduce su estrés”, comenta Tracy. “Trabajamos en Excel antes que en Workfront y nunca pudimos cumplir con los deadlines. Ahora, todo sale como estaba planeado”.
Dentro de Adobe Workfront, los administradores de sistema de BBVA Compass tienen preferencias seteadas y grupos que contienen ciertos proyectos. Segmentar los proyectos permite a los afiliados a los equipos internos cerciorar que solo estén viendo lo que más les interesa. En el caso del equipo de análisis, esto también significa que solo los miembros del equipo indicados tengan las licencias necesarias para acceder a datos sensibles. Al establecer la protección, ayuda al banco a cerciorar de mejor manera la propiedad intelectual, mientras extiende la solución a socios externos, tales como escritores de contratos y expertos en SEO.
“Adobe Workfront es el guardián eficaz que nos ahorra una gran cantidad de tiempo.”
Maryland Tracy
Web Traffic Manager, BBVA Compass
Reportes y auditorías simplificadas
Antes de que el nuevo contenido se publique en el sitio web de BBVA Compass, debe ser aprobado por el solicitante y la línea de negocio, así como en el departamento legal. Adobe Workfront simplificó el proceso de aprobación al capturar las solicitudes, revisiones y aprobaciones en un solo sistema, en lugar de varios emails por proyecto.
“El proceso de aprobación es simple y ahora podemos tener un registro de auditoría para todo lo que hacemos”, explica Tracy. “Nuestro equipo legal disfruta de este nuevo proceso porque Adobe Workfront es fácil de buscar y las correcciones y aprobaciones están dentro del proyecto. Las aprobaciones ya no están en mi correo y así, eliminé el trabajo excesivo”.
BBVA Compass también usa de las características integradas de reporte en Adobe Workfront, para así compartir un reporte con el status del proyecto. “Antes no teníamos formas de reportar”, dice Tracy. “Ahora, podemos realizar y compartir reportes semanales con mi manager para compartirlo con otros miembros del equipo. También puedo ejecutar rápidamente un reporte de auditoría que muestre qué líneas de negocio aplicar más de nuestro equipo”.
Beneficios
Desde la implementación de Workfront, el equipo sitio web de BBVA Compass obtuvo estos beneficios:
- Recuperación de más de 20 horas por semana para realizar el trabajo.
10 miembros del equipo sitio web solían estar en juntas de estatus de 1 hora o 30 minutos varias veces a la semana. Ahora, solamente participan en una junta semanal, cada lunes, de 30 minutos. - Aumento de la productividad del equipo +3 horas a la semana.
Debido a que todas las colaboraciones están coordinadas con Adobe Workfront, las peticiones vía email, recordatorios, ediciones y aprobaciones directas al equipo sitio web ya no son necesarias. Además de mejorar la productividad, el equipo sitio web vio un decrecimiento del 80% de correos enviados desde que implementaron Workfront, que además reducirá costos. - Mejoras en el rendimiento de los proyectos un 50% por día.
La mejor visibilidad y transparencia de los solicitantes resultó en menores distracciones e incrementó el enfoque de los miembros del equipo sitio web. Las solicitudes más precisas ayudan a que los miembros del equipo puedan lograr más cosas cada día, reduciendo retrasos y mejorando las entregas a tiempo. A medida que aumentó la velocidad de trabajo, también lo hizo el número de solicitudes. Al realizar un seguimiento de todas las tareas en Workfront, el equipo puede informar sobre su éxito, lo que resultó recientemente en la incorporación de un nuevo miembro del equipo sitio web. - Cumplimiento del 100% de los deadlines.
Las fechas de publicación eran ignoradas cuando se trackeaban en hojas de cálculo. En Adobe Workfront, cada tarea y proyecto ahora está programado y los miembros del equipo pueden realizar el trabajo requerido a tiempo para cumplir con todos los deadlines. - Se eliminó el número de emails en los procesos de revisión.
Al quitar los procesos vía email e implementarlos a Adobe Workfront, BBVA Compass simplificó sus reportes y procesos de auditoría. El departamento legal se integró al proceso de aprobación y, cuando es necesario, el equipo de seguridad de datos puede revisar los flujos de trabajo.
“Adobe Workfront es el guardián eficaz que nos ahorra una gran cantidad de tiempo”, concluye Tracy.
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