La herramienta correcta en las manos correctas

Para Josh Blackwood, ser productivo no significa solo trabajar; significa hacer el trabajo correcto. Esta diferencia parece pequeña, pero puede tener un gran impacto en los resultados de una empresa.

Blackwood es el Consultor Principal de Soluciones Tecnológicas para el área de subcontratación de recursos humanos en ADP, uno de los cuatro departamentos principales de ADP que utilizan Adobe Workfront.

Además, también se describe a sí mismo como un “reparador” (tanto de motocicletas como de procesos rotos), por lo que cuando Blackwood se dispone a hacer una reparación, su prioridad es tener a mano la herramienta adecuada.

Blackwood comenzó su carrera trabajando en TI y con el tiempo llegó a liderar los equipos de esa área. En el camino, se interesó por la gestión de proyectos y obtuvo su certificación PMP (Project Management Professional). Un cambio de carrera de este tipo puede ser intimidante para algunas personas, pero para Blackwood fue emocionante.

Una herramienta integral para un servicio integral

Blackwood comenzó a trabajar como gestor de proyectos en ADP supervisando un proyecto de mucha visibilidad e importancia. El éxito de ese proyecto llevó a Blackwood a su función actual, donde crea soluciones para iniciativas grandes y a menudo complejas en HRO.

HRO abarca todos los productos de subcontratación de RR. HH. que ofrece ADP. A modo de referencia, el producto más grande es TotalSource, una herramienta de administración de capital humano completamente subcontratado. Incluye las prestaciones, la nómina, las incorporaciones, y más.

Blackwood administra esos productos de principio a fin, así que necesita poder equilibrar las necesidades empresariales entre todos ellos. En sus palabras, el catálogo de productos de ADP es un servicio integral que permite que las empresas se enfoquen en sus fortalezas en lugar de tener que preocuparse por las tareas administrativas.

Con una misión así, es de esperar que los proyectos sean complejos y desafiantes.

Blackwood y su equipo sabían que necesitaban la herramienta integral indicada para administrar la línea de productos que componen su servicio integral. Ahí es donde entra en escena Workfront.

Una única fuente de confianza

Antes de Workfront, el trabajo se administraba de forma ad hoc. En otras palabras, no había uniformidad en los estándares, las metodologías ni los seguimientos. Además, faltaba transparencia y visibilidad en toda la empresa, y eso afectaba el trabajo del grupo.

Blackwood describe a Workfront como la única fuente de confianza de ADP: un sitio común donde las personas colocan todo aquello que es importante para la empresa. Cuando todos trabajan a partir de la misma fuente de información y hablan el mismo idioma, mejora la eficiencia, la concentración y el establecimiento de prioridades.

Ahora Blackwood usa Workfront para administrar los proyectos y las iniciativas de HRO, desde la recepción y la priorización hasta la finalización y la creación de informes. Todo lo hacen a través de Workfront. Y tanto él como su equipo pueden ver los resultados.

Cuando Blackwood comenzó a trabajar en ADP, su equipo estaba en el proceso de cambiar de plataformas como parte de otra iniciativa, lo que suponía un proyecto enorme. Se llevaban a cabo muchas reuniones de 3 horas y con hasta 130 personas a la vez. Pero Workfront les ayudó a formar un grupo más enfocado de unas 50 personas durante ese proyecto.

Gracias a que Workfront permite que las partes interesadas vean el estado del proyecto en tiempo real, el equipo de Blackwood se ahorra gran parte del tiempo que antes dedicaba a enviar actualizaciones. Todo dentro de la herramienta está actualizado, y esto ayuda a que las personas indicadas asistan a las reuniones indicadas.

En última instancia, ahora pasan menos tiempo hablando sobre el trabajo y más tiempo haciendo las tareas que realmente importan.

“Una de las ventajas principales es que las reuniones ahora tienen otro enfoque”, dice Blackwood. En lugar de solo hablar del estado de los proyectos, usamos las reuniones para estudiar qué problemas reales hay en cada departamento. Eso nos da más tiempo para encontrar soluciones reales”.

Renovar los informes de KPI y las prioridades de los proyectos con Workfront

Antes de usar Workfront, Blackwood recuerda que había una idea muy vaga acerca de cómo crear los informes de KPI, pero que no existía un proceso real. Con Workfront, ADP estandarizó la estructura de creación de informes de KPI, y esto permitió que toda la empresa entendiera lo que implicaba tener éxito.

HRO recibe la información a través de formularios personalizados que están integrados en la herramienta. Los menús desplegables permiten elegir fácilmente qué KPI medir, como el crecimiento de los ingresos. Además, la herramienta ofrece una perspectiva detallada de cualquier cambio en las iniciativas de KPI para que los administradores puedan evaluar las metas con facilidad.

Esta visibilidad también ayudó a reducir los costos.

Por ejemplo, HRO envía kits en papel a los empleados de su clientela. Anteriormente los enviaban en varias etapas. Pero ahora, con Workfront, el equipo de Blackwood prioriza el envío de kits para que se envíe la cantidad correcta, con lo que se reducen los costos de impresión y de correo postal.

Entonces, además de que la creación de informes de KPI ahora es más estructurada y transparente, los KPI en sí mismos son más alcanzables gracias a la claridad altísima que ofrece Workfront.

Workfront también ayudó a que HRO vincule los resultados de cada proyecto con las metas más importantes de la empresa, lo que facilita la priorización de los proyectos.

“Si no se determina lo que constituye el éxito al principio de un proyecto, el proyecto nunca termina”, dice Blackwood.

Si cada proyecto completado es un granito de arena que contribuye al éxito de HRO, Workfront ayuda a Blackwood a conocer el impacto que tendrá ese granito de arena en toda la empresa.

Con Workfront, el equipo puede configurar proyectos, definir lo que constituye el éxito y luego analizar el rendimiento frente a iniciativas estratégicas generales.

Todo esto contribuye a la transparencia, de manera que se reconoce el trabajo bien hecho por el efecto completo que tiene y se obtiene una mayor claridad sobre las áreas de mejora.

Potenciar a los equipos internos con un enfoque centrado en la estrategia

Blackwood señala que las personas quieren tener un método compartido para realizar sus distintas tareas. La recepción de proyectos y solicitudes ahora es más fácil. Y otro cambio interno positivo es que Workfront permite estandarizar los distintos procesos de cada departamento.

La interfaz de usuario inteligente también ayuda.

“Gracias al aspecto y el comportamiento de la interfaz de usuario, la adopción y el uso del producto fueron altos, y esto aumenta la visibilidad. No es un producto difícil ni intimidante. No hace falta ser un experto en informática para ejecutar un proceso en Workfront. Cualquiera puede administrar un plan de proyecto básico teniendo conocimientos limitados”, dice Blackwood.

Muchas veces, la estrategia está limitada por las herramientas que se usan para llevarla a la práctica. Para Blackwood y su equipo, eso es cosa del pasado gracias a Workfront.

Cuando el enfoque comercial cambia en ADP, es fácil ver lo flexible que es Workfront. Es posible actualizar fácilmente los paradigmas anteriores dentro de la herramienta y ajustarse a las cambiantes necesidades de la organización.

Reflexiones finales

En ADP, Blackwood pasó de administrar un solo proyecto operativo grande a ser el arquitecto y estratega de toda el área de HRO. Y Workfront fue de gran ayuda, pues permitió a Blackwood vincular los proyectos con las metas estratégicas de la empresa y así poner su atención (y la atención de su equipo) en las tareas más importantes.

Siendo “el que todo lo resuelve”, Blackwood ahora puede tomar más decisiones basadas en datos más rápidamente, y esto ayuda a aumentar los ingresos.

Al fin y al cabo, el trabajo no lo hace la herramienta, sino quienes la usan. Los mejores resultados se obtienen cuando tienes una herramienta de primera clase en manos capaces. Y esa fue justamente la estrategia que aplicó Blackwood para optimizar su área e incidir en los ingresos al elegir a Workfront como la herramienta indicada.