사용자를 위한 적합한 툴 제공

Josh Blackwood에게 생산성 향상은 단순히 작업을 빠르게 수행하는 것을 넘어 작업을 정확하고 제대로 완료하는 것입니다. 이런 미묘한 차이가 비즈니스의 수익성에는 큰 영향을 미칩니다.

Blackwood는 ADP의 인적자원 아웃소싱(HRO) 부문 수석 기술 솔루션 컨설턴트입니다. HRO는 ADP에서 Adobe Workfront를 사용하는 4개 주요 부서 중 하나입니다.

그는 자신 스스로 ‘해결사’라고 칭합니다. Blackwood가 작업을 시작할 때 가장 먼저 하는 일은 적합한 툴을 준비하는 것입니다.

IT 업계에서 첫 경력을 쌓은 Blackwood는 IT 팀 관리자가 되었습니다. 그러던 중 프로젝트 관리를 더욱 전문적으로 배우고자 PMP 자격증을 획득했습니다. 전문 분야가 바뀌는 일이 누군가에게는 힘든 여정이 될 수 있지만, Blackwood는 흥미롭게 받아들였습니다.

원스톱 샵을 위한 원스톱 툴

Blackwood가 ADP에서 프로젝트 매니저로 처음 채용되었을 때 중요도 높은 프로젝트를 맡았습니다. 성공적으로 완료한 이 프로젝트 덕분에 그는 현 직책으로 승진했고, HRO에서 크고 복잡한 이니셔티브를 위한 솔루션을 구축하게 되었습니다.

HRO는 ADP의 사업 범위 내에서 모든 아웃소싱 HR 제품을 포괄합니다. 대표적으로 인적자원 관리를 100% 아웃소싱하는 TotalSource가 있습니다. 복리후생, 급여, 온보딩 등 처음부터 끝까지 관리합니다.

Blackwood는 다양한 제품을 관리해야 하기 때문에 비즈니스 요구 사항의 균형을 맞춰야 했습니다. 그는 ADP가 사람들이 행정 업무에 대해 걱정하는 대신, 본업에 더 집중하도록 하므로 원스톱 샵과 같다고 설명합니다.

이러한 모든 니즈를 충족하려면 프로젝트는 더 복잡해집니다.

Blackwood의 팀은 원스톱 샵을 관리하기 위해 Workfront와 같은 원스톱 툴이 필요했습니다.

단일 저장소로 프로세스 향상

Workfront를 도입하기 전에는 모든 작업이 계획 없이 진행되었습니다. 그렇기 때문에 표준, 방법론, 추적 방식이 일관되지 않았습니다. 또한 전체 조직에서 진행 중인 작업에 대한 투명성과 가시성도 부족했습니다.

하지만 이제 Blackwood의 단일 저장소인 Workfront를 통해 모든 구성원이 비즈니스에 중요한 모든 작업을 한눈에 확인할 수 있습니다. 누구나 같은 정보 소스를 이용해 작업하고, 같은 언어를 사용하여 효율성을 높이고, 중요도 높은 업무에 집중하고, 우선순위를 효과적으로 지정합니다.

또한 작업 요청 접수, 우선순위 지정, 작업 완료, 보고 등 HRO의 모든 프로젝트 과정과 이니셔티브를 관리하고 있습니다. 이 모든 작업이 Workfront에서 수행됩니다. Blackwood의 팀은 이미 큰 성과를 거두고 있습니다.

Blackwood가 처음 ADP에 합류했을 당시, 새로운 이니셔티브를 반영하기 위해 플랫폼을 변경해야 했습니다. 최대 130명이 참석하는 3시간짜리 미팅을 수없이 해야 했습니다. 하지만 이제 Workfront를 통해 약 50명만 미팅에 참여해 프로젝트를 수월하게 진행합니다.

Workfront를 사용하면 이해관계자가 모두 실시간으로 프로젝트의 진행 상황을 확인할 수 있기 때문에 Blackwood의 팀은 업데이트에 시간을 할애하지 않아도 됩니다. 툴은 항상 최신 상태로 유지되며, 필수 인원만이 미팅에 참여합니다.

행정 업무 등의 부수적인 업무가 간소화되면서 실질적이고 더 중요한 업무에 대해 논의하는 시간이 많아졌습니다.

“가장 큰 이점은 팀 미팅에서 프로젝트 진행 상황을 공유하는 것이 아니라 실질적인 문제를 검토할 수 있다는 점입니다. 문제의 해결책을 찾는 데 주력하는 거죠”라고 Blackwood는 말합니다.

Workfront로 KPI 리포팅 및 프로젝트 우선순위 지정 기능 강화

Blackwood는 Workfront를 도입하기 전에는 KPI 보고를 어떻게 할지 막막했으며, 명확한 프로세스가 없었다고 합니다. 하지만 Workfront를 도입한 후 KPI 리포팅을 표준화할 수 있게 되면서 성공에 대한 구체적인 그림을 그릴 수 있었습니다.

HRO는 솔루션에 내장된 맞춤 양식을 통해 정보를 수집하고, 드롭다운 메뉴에서 매출 성장 등의 KPI를 쉽게 선택할 수 있습니다. 또한 이 툴은 관리자가 목표를 객관적으로 평가할 수 있도록 KPI 이니셔티브에 대한 변경 사항을 상세하게 보여줍니다.

HRO는 이러한 가시성 덕분에 비용을 절감하고 있습니다.

예를 들어, 이전에는 프로세스 단계마다 많은 양의 문서를 보내곤 했습니다. 하지만 이제 Workfront를 통해 키트 발송의 우선순위를 정해 적절한 양의 키트를 발송할 수 있으므로 종이와 우편 비용에 드는 비용을 절감할 수 있습니다.

KPI 보고가 더욱 체계적이고 투명해졌을 뿐만 아니라 Workfront가 제공하는 뛰어난 정확성 덕분에 KPI를 더 쉽게 달성할 수 있게 되었습니다.

또한 HRO는 Workfront를 통해 프로젝트 성과를 비즈니스에 중요한 목표와 연동할 수 있으므로 프로젝트의 우선순위를 훨씬 쉽게 정의할 수 있습니다.

“프로젝트가 시작될 때 성공에 대해 정의하지 않으면 프로젝트는 끝나지 않습니다”라고 Blackwood는 말합니다.

완료된 프로젝트가 HRO의 성공에 기여할 경우, Workfront를 통해 그 영향력이 얼마나 더 확장되는지를 확인할 수 있습니다.

HRO는 Workfront를 사용해 프로젝트를 준비하고, 성공 지표를 정의한 다음, 중요한 전략적 이니셔티브의 맥락에서 성과를 분석하고 있습니다.

이 모든 것이 투명성을 향상하는 데 도움이 됩니다. 성공적으로 완료된 작업에 대해 성과를 평가하고, 개선해야 할 영역도 더 명확하게 파악할 수 있습니다.

전략 중심의 접근 방식을 통한 역량 강화

HRO의 많은 직원들이 업무가 달라도 같은 워크플로우를 사용할 수 있다는 점을 높이 평가한다고 Blackwood는 말합니다. 프로젝트 접수 및 요청 과정이 이전에 비해 훨씬 쉬워졌고, 각기 다른 부서의 고유한 프로세스도 Workfront를 통해 표준화되었습니다. 이는 조직에 긍정적인 변화를 불러왔습니다.

스마트한 UI도 이점 중 하나입니다.

“툴을 도입하는 데 있어서 간편한 유저 인터페이스도 한몫했습니다. 이는 제품 사용과 가시성을 향상시키는 데 일조했습니다. 가볍고 사용이 간편합니다. 컴퓨터 전문가가 아니어도 누구나 쉽게 Workfront에서 프로젝트를 실행할 수 있습니다. 컴퓨터 관련 전문 지식이 없어도 기본적인 프로젝트 계획을 실행할 수 있습니다”라고 Blackwood는 말합니다.

툴이 가시성을 제공하지 못한다면 최고의 전략도 한계에 부딪히기 마련입니다. 하지만 Workfront는 다릅니다.

비즈니스의 주안점이 바뀌더라도 Workfront를 통해 유연하게 진행할 수 있습니다. 비즈니스 니즈의 변화에 따라 툴 내에서 패러다임을 쉽게 변경할 수 있습니다.

결론

ADP에서 대규모 프로젝트를 관리했던 Blackwood는 이제 HRO의 전체 프로젝트 설계자이자 전략적 사상가로 진화했습니다. 비즈니스의 전략적 목표와 연결해 팀원 모두가 더욱 가치 있는 업무에 집중하도록 하는 데 Workfront가 큰 도움이 되었습니다.

‘해결사’로서 Blackwood는 데이터에 기반한 빠른 의사 결정으로 매출 증대에 기여하고 있습니다.

업무 수행은 툴이 아닌, 툴을 사용하는 사람이 합니다. 뛰어난 역량을 가진 사람이 뛰어난 툴로 업무를 수행할 때 최고의 결과가 만들어집니다. Blackwood가 비즈니스를 간소화하고 매출을 증대할 수 있었던 것도 Workfront라는 최고의 툴을 가지고 있었기 때문입니다.