350년 과학 혁신의 역사

1668년 Friedrich Jacob Merck는 독일 다름슈타트에서 약국을 열었습니다. 이 약국은 대대손손 가업으로 이어져 전 세계 66개국에 지사를 둔 세계 최대 제약사 중 하나인 Merck KGaA로 성장했습니다. 의료, 생명과학 및 기능성 소재를 세 가지 핵심 사업으로 하는 Merck KGaA는 수백만 명의 삶에 변화를 가져오는 혁신적인 의약품, 화학 성분, 기술 및 솔루션을 개발하며 업계를 선도하고 있습니다.

Merck의 전략적 클라우드 솔루션 및 디지털 혁신 부문 글로벌 프로젝트 관리자인 Dimitri Metzger는 "올해는 과학 발전에 이바지한 Merck의 창립 350주년이 되는 해"라면서 "우리 회사가 오랫동안 번영한 것은 쇄신을 멈추지 않았기 때문입니다. 이러한 노력이 우리의 혁신을 이끄는 힘이자 디지털 혁신을 위한 원동력입니다"라고 덧붙입니다.

연구는 Merck의 일상적 업무 중 핵심적인 활동으로, 심층적인 연구에는 철저한 문서화 작업이 수반됩니다. 이는 특히 제약과 같이 규제가 엄격한 분야의 연구에는 더욱 그러합니다. 기존의 문서화 작업은 종이를 사용하여 시간이 많이 들었고, Merck는 직원이 더 중요한 업무에 집중할 수 있도록 수작업 프로세스를 혁신하고 행정 관련 부담을 줄이고자 했습니다.

Metzger는 "Merck에서 직원 경험은 중요합니다. 행복하고 생산성 높은 직원이 더 나은 결과를 내고 이에 따라 최종 사용자를 위해 더 혁신적이고 창의적인 솔루션을 만들어내기 때문입니다"라고 말하며 "따라서 직원이 순조롭게 업무를 수행할 수 있는 프로세스를 마련하면 그것이 기업의 성공에 기여한다고 믿습니다"라고 덧붙입니다.

Merck는 직원을 위한 문서화 프로세스를 간소화하고 디지털화하고자 했습니다. 단, 이에 필요한 솔루션은 수고스러운 학습 과정을 거치지 않고도 사용 첫날부터 사용자가 원활하게 사용할 수 있을 만큼 직관적이어야 했습니다.

Merck가 Adobe Document Cloud에 포함된 Adobe Sign 전자 서명 솔루션을 채택한 것은 사용의 용이성 때문이었습니다. Adobe Sign을 통해 Merck는 서명과 승인을 비롯한 문서 워크플로우를 100% 디지털로 구현할 수 있었습니다. Merck는 사용자를 손쉽게 관리하기 위해 SSO를 활용했기 때문에 배포 작업도 간단했습니다. Merck는 Adobe Sign으로 조달과 신입사원 온보딩이라는 두 가지 업무에서 워크플로우를 혁신하고 효율성을 높이며 서명자와 관리자 모두의 경험을 향상할 초기 활용 영역을 발견했습니다.

Metzger는 "Adobe Sign을 사용하면서 종이를 사용하는 번거로운 프로세스가 더는 필요하지 않게 되었습니다"라면서 "혁신적인 디지털 솔루션 덕분에 직원과 파트너는 물론이고 궁극적으로 우리 고객을 위한 경험까지 개선할 수 있게 되었습니다"라고 덧붙입니다.

서명 시간 일주일 단축

다국적 기업인 Merck는 여러 국가와 지역에 있는 사무실과 직원 사이에 협업이 필요한 경우가 종종 있습니다. 직원이 지리적으로 분산되어 있다 보니 종이 문서를 사용한 작업의 경우 지연되는 일이 잦았습니다. 예를 들어 조달 계약서에는 보통 최소 두 명, 즉 구매 부서의 관리자와 조달 부서의 관리자가 서명해야 합니다.

서명을 받으려면 계약서를 인쇄해 다른 지역 사무실에 있는 담당 관리자에게 우편으로 보내면, 이를 받은 관리자가 계약서에 서명한 다음 또 다른 지역에 있는 조달 부서에 계약서를 우편으로 다시 송부합니다. 이 과정에서 계약서가 분실되거나 일정이 바쁜 관리자가 우편물이 온 것을 미처 살피지 못하면 업무가 지연되기 십상입니다.

Adobe Sign의 매끄러운 디지털 워크플로우가 도입되고 나서 조달 계약서의 서명에 걸리는 평균 시간이 7.5일에서 0.5일로 줄었습니다. 다른 비즈니스 솔루션과 통합된다는 점에서도 속도와 사용 편이성의 장점이 있습니다.

조달 부서 직원은 대시보드에서 클릭 몇 번으로 계약서 서명 워크플로우를 시작할 수 있습니다. 서명이 완료된 계약서는 디지털 방식으로 저장되므로, 과거 기록의 저장과 검색이 훨씬 쉬우며 비용도 절감됩니다. 이제 직원이 계약서의 정확한 조항을 재검토하기 위해 멀리 있는 문서 보관소에 가는 대신 Adobe Sign에 로그인하면 됩니다.

다음 단계는 Adobe Sign과 SAP Ariba 조달 소프트웨어를 통합하는 작업이 될 것입니다.

Merck의 비즈니스 기술 R&D 프로젝트 매니저인 Rahul Jain은 "Adobe Sign의 표준 API를 통해 Adobe Sign을 우리가 이미 사용 중인 툴, 시스템과 통합할 수 있습니다"라면서 "새로운 솔루션으로 갈아탈 필요 없이 수년간 사용하던 소프트웨어를 그대로 활용하여 전자 서명 워크플로우를 시작하고 모니터링할 수 있습니다. 덕분에 새로운 솔루션에 대한 트레이닝을 받지 않고도 손쉽게 사용할 수 있어 직원의 생산성이 향상됩니다"라고 전합니다.

계약서 서명 프로세스는 계약서 수신자도 사용이 간단합니다. 서명해야 하는 담당자가 링크가 포함된 이메일을 받으면 모든 디바이스, 심지어 휴대폰에서도 해당 문서를 보고 서명할 수 있습니다.

조달 계약서의 서명 시간이 단축되면서 Merck는 공급업체에 더욱 빠르게 주문을 제출할 수 있게 되었고, 그 결과 지연 시간을 줄여 긴급한 주문이 지체되는 상황을 피할 수 있게 되었습니다.

Metzger는 "Adobe Sign을 채택하기 전, 우리는 우편에 의존했고 우편 시스템은 우리가 통제할 수 있는 부분이 아니었기 때문에 서명 절차를 빠르게 진행할 방법이 막연했습니다. Adobe Sign을 사용하면서 서명 프로세스를 처음부터 끝까지 관리할 수 있게 되었습니다. 워크플로우에서 문서 진행 상태를 추적하고 클릭 몇 번으로 서명자에게 알림 이메일을 보내거나 자동 전송하여 조달 과정이 지연되는 경우를 크게 줄일 수 있게 되었습니다"라고 밝힙니다.

Merck는 Adobe Sign 구현 1년 차에 5,000건의 조달 트랜잭션 처리를 목표로 하고 있습니다. 이 조달 트랜잭션에는 기밀 유지 협약서(NDA), 포괄 협력계약서(Master service agreements), 15페이지에 달하는 서비스 계약서 등이 포함됩니다. 엄청난 양의 종이를 사용할 필요가 없어지면서 환경에도 긍정적인 영향을 미쳐 8개월 동안 2,000kg의 목재와 53,000리터의 물을 절약했습니다.*

우수 인재 채용을 위한 경쟁

혁신을 위한 첫걸음은 최고의 인재를 영입하는 것입니다. Merck의 HR 부서는 Adobe Sign을 통해 맞춤형 디지털 온보딩과 계약서를 전달함으로써 최고의 지원자들에게 강한 인상을 심어주고 있습니다.

계약서는 지원자마다 내용이 상이하여, 직무, 복리후생, 근무지로의 이사 지원, 해당 지역의 법규 등에 따라 다양한 버전의 문서를 사용합니다.

Adobe Sign 도입 이전에는, 에이전트가 종이 문서로 맞춤형 계약서를 준비하는 데 상당한 시간이 소요되었습니다. 계약서 작성을 완료한 후 에이전트가 지원자에게 해당 계약서를 우편으로 보내 검토 및 서명하도록 하고, 이후 이 계약서를 HR 서비스 총괄책임자에게 보내 서명을 받으면, 비로소 채용 프로세스가 종료되었습니다.

하지만 Adobe Sign을 사용하기 시작하면서, Merck는 HR 서비스 에이전트가 종이 문서를 인쇄해 우편으로 송부하고 HR 담당자에게 전달하는 과정을 생략하게 되었습니다. Adobe Sign의 간편한 워크플로우 덕분에 서비스 에이전트가 맞춤형 계약서를 작성하는 시간이 50% 단축되었고, 그 결과 각 계약서에 맞는 문서를 적절하게 조합하고 오류 및 처리 시간도 줄일 수 있게 되었습니다.

Metzger는 "지원자가 채용 계약서를 간편하게 보고 서명할 수 있어, 영업일 하루 만에 계약서를 돌려받고 있습니다"라면서 "Adobe Sign은 Merck를 최첨단 디지털 기업으로 변신시키는 데 일조했을 뿐만 아니라 Merck가 혁신적인 인재를 확보하는 데에도 많은 도움을 주고 있습니다"라고 덧붙입니다.

또한 Adobe Sign은 온보딩과 채용 프로세스에 훨씬 더 높은 가시성을 제공합니다. 계약서가 다양한 이해관계자에게 전달되면 채용 담당자가 이를 통보받습니다. HR 팀은 점점 더 많은 데이터 인사이트를 바탕으로 워크플로우를 지속적으로 개선하여 신입사원에게 양질의 경험을 전달할 수 있습니다.

Metzger는 "혁신 기업은 늘 최첨단 기술을 활용하는 기업입니다"라고 말하며 "Adobe Sign은 Merck 직원들이 수백만 명의 삶을 변화시키는 과학 혁신에 매진할 수 있도록 우리의 디지털 혁신을 지원하고 있습니다"라고 전합니다.

*Adobe Document Cloud 리소스 절감 계산기 를 사용하여 산출한 환경 절감 효과

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