Con Adobe Acrobat Sign, los contratos de préstamos hipotecarios electrónicos permiten reducir significativamente el tiempo de ejecución.
Fundación:
2001
Empleados: 498 (a finales de marzo de 2019)
Capital: 31 000 millones de JPY
Tokio, Japón
https://sonybank.net
Cierre de contratos
en tan solo una hora, en lugar de las dos a tres semanas que se requerían antes
Productos:
Aumentar la velocidad de procesamiento de los documentos de los préstamos
Digitalizar el flujo de trabajo de los documentos de los préstamos
Integrar el flujo de trabajo de procesamiento de préstamos con el sistema de gestión de relaciones con los clientes existente
Resultados
Cierre de contratos en tan solo una hora, en lugar de las dos a tres semanas que se requerían antes
Reducción de la carga de trabajo y de los costos
Eliminación de la necesidad de sellos registrados, certificados de registro de sellos y derechos de timbre
Capacidad de hacer frente al gran aumento del número de contratos
“Se espera que los contratos electrónicos aumenten el valor de los servicios para los clientes y reduzcan el costo de la mano de obra en nuestra compañía, lo que nos permitirá reducir los costos de operación en un 10 %”.
Koji Shigeta
Director general adjunto y jefe de la sección de Planeación Comercial, Departamento de Préstamos para Compañías, Sony Bank
Sony Bank Incorporated, fundado en 2001, es un banco cuyas actividades se desarrollan únicamente por Internet y que participa de forma activa en nuevas iniciativas. Ofrece una gran cantidad de productos y servicios, como préstamos hipotecarios online, depósitos en moneda extranjera, fondos de inversión, préstamos mediante tarjeta y negociación de divisas con margen, basar en el concepto de “banco de gestión de activos para individuos”. El banco lanzó productos financieros que aplican la última tecnología e ideas únicas, como “Sony Bank WALLET”, una tarjeta de débito de efectivo Visa para gestionar once divisas, y “Sony Bank GATE”, un servicio de microfinanciación colectiva de tipo inversión que apoya a las compañías emergentes.
Revisión del flujo de trabajo de los contratos para reducir el tiempo de ejecución
Uno de los principales productos de Sony Bank son los préstamos hipotecarios, pero, en los últimos años, el efecto de las políticas de tasas de interés negativas agudizó la competencia entre los bancos para reducirlos. En tales circunstancias, en las que resulta muy difícil conseguir un aumento de los beneficios, la reducción del tiempo necesario para llevar a cabo los procedimientos y las revisiones contractuales hizo que la mejora de la productividad empresarial cobre mayor importancia. Por ello, Sony Bank empleó la IA de manera interna para llevar a cabo revisiones provisionales de los préstamos hipotecarios. Al dejar que la IA asimilara los datos almacenados, se pudieron realizar las revisiones de los contratos en muy poco tiempo y con una precisión casi idéntica a la del criterio de los revisores.
A continuación, con el fin de acortar aún más el tiempo necesario para recibir un préstamo, el banco se centró en los procedimientos contractuales que se llevan a cabo una vez finalizadas estas revisiones. Hablamos con Koji Shigeta, director general adjunto y jefe de la sección de Planeación Comercial del Departamento de Préstamos para Compañías.
“A los clientes que superaban la revisión se les enviaban los documentos contractuales en papel, en los que debían estampar su sello registrado y anexar también el certificado de registro del sello. Aunque se concedía tiempo suficiente para el envío y la recepción de los documentos, si un sello no se veía con claridad o si faltaba alguna información obligatoria, teníamos que volver a enviar los documentos, por lo que todo el proceso llevaba de dos a tres semanas. Esto resultaba molesto para el cliente y no era una forma eficaz de llevar a cabo nuestra actividad empresarial. Para mejorar la situación, decidimos revisar nuestro flujo de trabajo de intercambio de documentos en papel desde la base, y nos empezamos a plantear la transición a los documentos electrónicos”, explicó Shigeta.
“Uno de los factores fue que ofrecía mecanismos de seguridad muy poderosas adecuados para su uso en un banco, pero también que tanto a nosotros como a nuestros clientes nos resultaba muy sencillo emplearla. Consideramos que Adobe Acrobat Sign ofrecía el mejor equilibrio”.
Yosuke Shimizu
Asesor sénior de la sección de Planeación Comercial, Departamento de Préstamos para Compañías, Sony Bank
Equilibrio entre la seguridad y la operatividad
Tras considerar varias soluciones, el banco decidió adoptar Adobe Acrobat Sign, con lo que se digitalizaría por completo el flujo de trabajo, desde el envío de documentos hasta la obtención de firmas y el almacenamiento de los datos contractuales generados. Yosuke Shimizu, asesor sénior de la sección de Planeación Comercial del Departamento de Préstamos para Compañías, señaló los factores clave que se tuvieron en cuenta a la hora de hacer esta selección.
“Uno de los factores fue que ofrecía mecanismos de seguridad muy poderosas adecuados para su uso en un banco, pero también que tanto a nosotros como a nuestros clientes nos resultaba muy sencillo emplearla”, comentó Shimizu. “Consideramos que Adobe Acrobat Sign ofrecía el mejor equilibrio. Otro factor fue el elevado grado de integración que se podía conseguir con nuestro sistema de gestión de clientes, Salesforce. Es fascinante poder agregar el flujo de trabajo de firmas de Adobe Acrobat Sign a la interfaz de usuario de Salesforce y emplearlo como una extensión de nuestro trabajo de gestión de clientes sin tener que cambiar de pantalla”, agrega.
Una firma electrónica tiene la misma validez que un sello registrado, pero el banco debe poder demostrar que fue el cliente quien firmó el contrato. Como resultado de repetidas reuniones y de la coordinación del Departamento de Riesgos y otras áreas relacionadas, se determinó que el seguimiento que se registra en Acrobat Sign, así como el uso de la verificación en dos pasos, ofrecería la seguridad adecuada.
“Al eliminar la necesidad de enviar correos de ida y vuelta, y de que los clientes preparen un certificado de registro del sello, el tiempo necesario para formalizar un contrato, que antes era de entre dos y tres semanas, se redujo a una hora aproximadamente”.
Ayako Yamamoto
Responsable de la sección de Asesoría 1, Departamento de Préstamos para Compañías, Sony Bank
Eliminación de la complicada gestión del progreso al realizar todo en el sitio web
Con la puesta en marcha del “servicio de contrato electrónico”, un préstamo hipotecario cuyo procedimiento de contratación se realiza en el sitio web, se suprimió por completo el envío de documentos en papel. Si bien antes se enviaba por correo una copia del contrato una vez formalizado, con la introducción de esta solución, el contrato se anexa como archivo PDF a un aviso por email que se envía automáticamente en cuanto este se finaliza.
“Al eliminar la necesidad de enviar correos de ida y vuelta, y de que los clientes preparen un certificado de registro del sello, el tiempo necesario para formalizar un contrato, que antes era de entre dos y tres semanas, se redujo a una hora aproximadamente. Ya no tenemos que volver a generar el contrato porque un sello registrado esté borroso”, explicó Ayako Yamamoto, responsable de la sección de Asesoría 1 del Departamento de Préstamos para Compañías de Sony Bank
“Cuando un cliente firma, se envía un aviso al sistema y, si no finaliza los trámites, se le envían recordatorios de forma automática, por lo que ya no tenemos que encargarnos de las engorrosas tareas de gestión del progreso que teníamos que llevar a cabo por teléfono y email a diario”, destacó Ikumi Yamada
, asesora sénior de la sección de Asesoría 1 del Departamento de Préstamos para Compañías de Sony Bank.
Ambos asesores reconocieron que, en un principio, les preocupaba que la introducción de Acrobat Sign supusiera cambios sustanciales en el proceso empresarial que complicaran aún más las cosas, dada la eliminación del papel, pero que, después, quedaron gratamente sorprendidos por lo mucho que se simplificó su trabajo. Además, los clientes se familiarizan muy fácilmente con la herramienta; de hecho, ambos cercioraron que, a menudo, reciben comentarios favorables de parte de clientes que no imaginaban que los contratos de préstamos hipotecarios pudieran cerrar de una forma tan sencilla.
“Cuando un cliente firma, se envía un aviso al sistema y, si no finaliza los trámites, se le envían recordatorios de forma automática, por lo que ya no tenemos que encargarnos de las engorrosas tareas de gestión del progreso que teníamos que llevar a cabo por teléfono y email a diario”.
Ikumi Yamada
Asesora sénior de la sección de Asesoría 1, Departamento de Préstamos para Compañías, Sony Bank
Reducción de los costos en un 10 % y aumento del número de contratos firmados
“Pasó poco tiempo desde que iniciamos este servicio, de hecho, aún tenemos que realizar una verificación a gran escala, pero, por lo que respecta a su eficacia, creemos que se consiguió la reducción de costos prevista de alrededor del 10 %”, explicó Shigeta.
Además de la reducción de los costos operativos, el principal beneficio que obtuvo el banco fue el aumento del número de préstamos hipotecarios. Shimizu cree que esto puede atribuir a la reducción del tiempo que transcurre desde la presentación de una solicitud hasta la formalización de un contrato, así como a la eliminación del costo de los sellos que se anexaban antes a los documentos contractuales y del costo de emisión de los certificados de registro de sellos.
Aplicación a varios servicios bancarios en el futuro
Sony Bank, que comprobó de primera mano los beneficios de la eficacia operativa que ofrece Acrobat Sign, tiene la intención de estudiar la posibilidad de emplear un servicio de contratos electrónicos en el futuro, incluso cuando realice cambios en sus contratos hipotecarios. Shigeta describió lo que espera de Acrobat Sign.
“Antes de que adoptáramos esta solución, había una resistencia psicológica considerable al uso de la informatización para eliminar el proceso de ‘intercambio de documentos en papel’. Sin embargo, ahora que se superó este obstáculo, todos los miembros del personal se dieron cuenta de que el proceso contractual se simplificó en gran medida. Y no solo nosotros notamos este beneficio, sino también nuestros clientes, por lo que esperamos poder aplicarlo de forma generalizada en el futuro a otros servicios bancarios para los que se requieran documentos en papel”.
Sony Bank Incorporated
Se fundó en 2001 como “banco de gestión de activos para individuos” y crea servicios financieros que trascienden los marcos de trabajo tradicionales, como “MONEYKit” (un sitio web en el que se ofrece un servicio basado en el concepto de “conjunto de herramientas financieras para mantener el estilo de vida”), “préstamos hipotecarios” que pueden obtener por Internet, desde su solicitud hasta su formalización, “Sony Bank WALLET” (un servicio de débito multidivisa para gestionar once monedas con una única tarjeta) y “Sony Bank GATE” (un servicio de microfinanciación colectiva de tipo inversión que pone en contacto a compañías y particulares con grandes ambiciones).
* Información actualizada a septiembre de 2019.