ビジネスが成功するかどうかは、従業員にかかっているといっても過言ではありません。CHG Healthcareでは、自社の中核的な価値観として「人を第一に考える」を掲げ、従業員、顧客、コミュニティの生活に変革をもたらしています。同社は、従業員の生産性を継続的に向上し、作業の質、可視性、透明性、コラボレーションを強化したいと考えていました。そこで同社は、従来のプロジェクト管理の責任およびシステムを含む、重要なマーケティングプロセスを刷新するために、Adobe Workfrontを導入しました。
「当社では、人を重視する文化を醸成しています。以前は、業務に対する従業員の意見をもとに、ビジネス成果を判断していました。Adobe Workfrontを導入したことで、従業員の意見を裏付けるデータを入手できるようになりました」と、同社のマーケティングプロジェクト管理担当ディレクターであるAmy Pett氏は述べています。
1979年に設立されたCHG Healthcareは、米国の医療業界で最大級の人材派遣サービス企業です。同社は、CompHealth、Weatherby Healthcare、RNnetwork、Foundation Medical Staffing、Global Medical Staffingなどの信頼性の高いブランドを通じて、全米の医療機関に医師、医療関連専門家、看護師の臨時および常勤派遣をおこなっています。
課題
CHG Healthcareには、人を重視する文化が根付いています。以前は、プロジェクトコーディネーターは、タスク管理ツールを通じてのみ、社内のブランドチームやコミュニケーションチームから作業リクエストを受けていました。そのため、従業員の意見や感情にもとづいてマーケティングプロジェクトの成功を判断していました。製品計画はMicrosoft Excel、開発はJIRAでそれぞれ管理していたため、マーケティング、web開発ロードマップの作成、進行中の作業は分断されていました。
そこで同社は、3年前に正式なプロジェクト管理チームを立ち上げ、プロジェクト管理に関する標準を策定しました。また、プロジェクトリーダーを指名し、既存のシステムを新しいシステムに移行するための調査を開始しました。新しいシステムに移行することで、クリエイティブワークフロープロセスの改善、リソースキャパシティの可視化、キャパシティプランニングのサポートを実現しようとしていました。さらに同社は、単一の作業管理ツールを使用して、クリエイティブプロジェクトとweb開発プロジェクトを一元管理したいと考えていました。
「ひとつのクリエイティブシステムを刷新するだけでは不十分であると、すぐに気がつきました。今後のプロジェクト計画を進めながら、さまざまなチームをまたいで作業をより適切に連携させる必要がありました」と、Pett氏は述べています。
Adobe Workfrontの導入
CHG Healthcareは現在、マーケティング業務記録管理システムとして、Adobe Workfrontを使用しています。作業リクエストを取得、追跡、管理し、従業員が定期的に提供する主観的な情報に定性データを追加できます。現在、社内のクリエイティブエージェンシー、web開発、企業コミュニケーション、広報など、約100人のマーケターがAdobe Workfrontを使用しています。社内のリクエストに対応するだけでなく、6つの自社ブランドがオーディエンスにリーチできるように支援しています。同社は当初、クリエイティブチームのメンバーとプロジェクトの依頼者だけでAdobe Workfrontを使用していました。しかし、その後すぐに、web開発チームにもAdobe Workfrontを導入し、あらゆるマーケティング業務におけるコミュニケーション、ドキュメント、連携、レポートを改善しました。
作業とキャパシティプランニングの一元化
CHG Healthcareは、Adobe Workfrontを使用して作業のライフサイクル全体を自動化および高速化させることで、医療現場の最前線で働く人々を第一に考え、サポートしています。エンタープライズ作業管理プラットフォームで、リクエストを一元化および標準化し、デジタル作業の流れをつなぎあわせ、コラボレーションを促進しています。これにより、各チームは適切なタスクに専念できるようになりました。
例えば、Adobe Workfrontを導入したことで、6つのクリエイティブリクエストフォームを自動化しました。質問への回答にもとづいて最適なテンプレートを自動的に適用し、適切な従業員に作業を割り当てます。Adobe Workfrontにリクエストキューを実装したことで、マーケターは、各リクエストに対応するのに要する時間と手間を大幅に軽減できました。
「Adobe Workfrontのおかげで、医療現場の最前線で働く人々を第一に考え、サポートできるようになりました」と、Pett氏は述べています。
同社は、プロセスを改善するだけでなく、Adobe Workfrontのデータを活用して作業負荷の傾向を把握し、プロジェクトマネージャーがより効果的にキャパシティを管理できるようにしています。人を重視する文化を推進するために、信頼性の高いリアルタイムのデータを収集し、作業負荷の不均衡を迅速に把握して、従業員のエンゲージメントと成果に関する課題を特定しています。
「あるプロジェクトマネージャーは、効率よく作業していました。Adobe Workfrontがなければ、そのプロジェクトマネージャーに過剰な負荷がかかっていたことを見落としていたでしょう。プロジェクトマネージャーの作業スピードは持続できるものではなく、燃え尽き症候群に陥っていたかもしれません。一部のワークロードを他の従業員に割り当てたことで、作業負荷を軽減できました。ライフワークバランスに対するニーズに対応したことで、プロジェクトマネージャーの満足度も向上しました。プロジェクトマネージャーは現在、キャパシティを活かして付加価値を生み出し、さまざまな方法で当社に貢献しています」と、Pett氏は述べています。
同社は、Adobe Workfrontを導入したことで、各プロジェクトマネージャーに割り当てる作業量をより慎重に検討するようになりました。マーケティングタスクは、より管理しやすい単位で分配されるようになりました。たとえば、月末までに完了する必要がある15件の作業をすべて割り当てるのではなく、今週は3件、来週は4件といった具合に分散しています。「Adobe Workfrontのおかげで、作業をより効果的に分担しながら、チームの成長や成果の向上をデータによって裏付けることができるようになりました」と、Pett氏は述べています。
アジャイルプロジェクト管理とウォーターフォールプロジェクト管理
CHG Healthcareは、Adobe Workfrontのアジャイルプロジェクト管理能力を活用して、プロジェクトマネージャーがワークロードのバランスを調整し、従業員が優先順位の変化に適応できるようにして、チームのコラボレーションを促進しています。さまざまなブランドを統括しているプロジェクトマネージャーは、ブランドごとにプロジェクトを設定し、マーケティング部門のバックログにプロジェクトを割り当てることができます。web開発では、Adobe Workfrontを通じてスクラムチームを立ち上げ、2週間のスプリントを実行しています。複数のカスタムフォームに詳細情報を入力し、チームに共有できます。プロジェクトマネージャーは、スクラムボードを使用してバックログを実行し、日々のタスクやキャパシティプランニングに要する時間を管理することで、プロジェクトを予定通りに進めることができます。
「当社では、スプリント計画、日々のスタンドアップミーティング、バックログの優先順位付けおよびグルーミング、ストーリーボード、見積もり、イテレーションレビュー、レトロスペクティブなど、Adobe Workfrontを使用してあらゆるスクラム作業を管理しています」と、Pett氏は述べています。
プロジェクトマネージャーは、Adobe Workfrontのさまざまな機能を活用することで、アジャイルプロジェクト管理を簡素化できます。たとえば、アジャイルチームビューでは、アジャイルチームの立ち上げおよび編成、チームバックログの表示および管理、現在および将来のスプリント計画の策定、過去のスプリントのレビューが可能です。チームバックログでは、あらゆるリクエストやタスクをひとつにまとめ、ワークロード全体を可視化できます。プロダクトマネージャーは、必要に応じてweb開発の優先順位を管理および変更できます。
スプリント計画機能を使用すれば、プロダクトマネージャーは、スプリントへのタスクの追加、チームのキャパシティとフォーカスの選択、スプリント期間の設定、タスクの色分けなど、各スプリントを容易に設定および管理できます。バーンダウンチャートでは、スプリントの進捗状況をリアルタイムで確認および測定し、完了予定日を把握できます。インタラクティブなストーリーボードでは、作業が「計画中」から「進行中」、「承認待ち」、「完了」へと移行する過程を追跡し、完了したタスク数と実際の所要時間を確認できます。
web開発に加えて、同社の企業コミュニケーション部門および広報部門も、Adobe Workfrontを使用してソーシャルメディア、ブログ、メールキャンペーンなどの編集カレンダーや公開要件を管理しています。さらに、Adobe Workfrontのカスタムボードを通じて、あらゆる消費者向け電子メールやA/Bテストを追跡しています。
Adobe Workfrontは、アジャイル開発プロジェクトだけでなく、従来のウォーターフォール手法によるクリエイティブ管理にも対応します。これにより、ブランド変革などの大規模なプロジェクトを効果的に進めることができます。
リアルタイムのダッシュボードとレポート
プロジェクトマネージャーやマーケターは、Adobe Workfrontを通じて、既存の作業、予定されている作業、最近完了した作業を容易に把握および追跡できるようになりました。重要なプロジェクトの詳細情報や期限をすばやく確認し、変化の速い環境に対応しながら、業務に専念できます。CHG Healthcareでは、以前は進行中の作業のみをレポートに記載していました。現在は、保留中の作業や今後予定されている作業など、より詳細な情報を提供できるようになりました。
「プロジェクトの管理者や依頼者は、Adobe Workfrontにアクセスして、プロジェクトのリクエストを確認、更新し、必要があれば質問をおこない、タスクのステータスを更新、表示するなど、自由に活用できます。以前は、プロジェクトの状況を確認するためには、まず、それを知る担当者を探し出す必要がありました」と、Pett氏は述べています。
Adobe Workfrontの利点
CHG Healthcareでは、プロジェクトマネージャーおよびコーディネーター6名で構成されるチームが、Adobe Workfrontを使用して、年間約200件のプロジェクトを管理しています。今後、ブランド数の増加に伴い、作業量も増加すると予測しています。Adobe Workfrontの導入は、プロジェクトマネージャーのキャリアアップという、予期せぬメリットをもたらしています。プロジェクトマネージャーのひとりは、部門のMVPに選出され、インスピレーションリーダーとして評価されています。また、プロジェクトマネージャー3名が昇進しました。そのたびに、Adobe Workfrontがマーケティング部門にもたらした価値が再認識され、従業員を力づけ、さらに連携が強化されました。こうした取り組みには、「人を第一に考える」という同社の理念が反映されています。Adobe Workfrontが同社にもたらしたメリットは、次のとおりです。
- 可視性と透明性の向上
同社のマーケターはこれまで、今後3週間以内にどのような作業が発生するのかをほとんど予測できませんでした。現在では、プロジェクトマネージャーは3ヶ月間の作業を予測し、ブランドチームが検討しているあらゆる作業を把握して、準備することができます。「さまざまな部門をまたいで可視性と透明性を確保できたことは、大きな効果をもたらしました。チャネルを問わず、あらゆる作業を把握できるようになりました」と、Pett氏は述べています。
- キャパシティプランニングの導入
毎週金曜日の朝、プロジェクトマネージャーはキャパシティミーティングに出席し、前週の割り当てをもとに、次週の割り当てを予測します。チームはAdobe Workfrontのレポートを確認し、タスクを完了するための課題を話し合います。現在および将来の作業や傾向に関するインサイトにより、プロジェクトマネージャーは、よりスマートでバランスの取れた作業の割り当てをおこなうことができます。さらに、新規採用の意思決定においてキャパシティデータを考慮し、チームの成長や機会創出への貢献度を証明できるようにしています。
- 作業の定義と質の向上
Adobe Workfrontを使用して、作業数ではなく作業時間を予測することで、プロジェクトマネージャーは各プロジェクトに何が必要か、またその作業スケジュールをどのように計画すればよいのかをより正確に把握できます。クリエイティブ担当者やweb開発担当者は、すぐに完了できる作業や、より集中力を要する作業を把握できるため、コンテンツ重視のタスクを完了するために、チームメンバー全員が十分な作業時間を確保できるようになります。チームの変革に伴い、作業スピードも向上しています。以前は、チームメンバーが作業リクエストに対応する必要がありました。現在は、プロジェクトマネージャーがプロジェクトを計画および予測するため、チームメンバーは今後のタスクと、そのタスクをサポートするためのリソースが揃っていることを把握できます。「従業員の集中力と作業の質が向上し、より優れたリードを確保できるようになりました」と、Pett氏は述べています。
- コラボレーションと効率性の促進
Adobe Workfrontによってワークフローをつなぎあわせ、クリエイティブ部門やweb部門のメンバー全員が、優先順位を把握できるようになりました。これにより、部門全体の集中力と効率性が高まりました。Adobe Workfrontを使用することで、可視性を確保し、作業をより効果的かつ迅速に遂行し、チーム間の連携を促進できるようになりました。web部門にAdobe Workfrontを導入し、アジャイル手法とスクラム手法を強化したことで、作業効率を大幅に向上できました。
- 従業員のエンゲージメントの強化
Pett氏によると、Adobe Workfrontがもたらした大きなメリットのひとつは、従業員がリアルタイムで正確なデータにアクセスできるようになったことで、従業員のエンゲージメントと満足度が高まったことです。また、プロジェクトマネージャーが従業員の作業量を調整することで、プロジェクトマネージャーに対する従業員の信頼も向上できます。
「当社におけるプロジェクト管理の役割は、変化しています。業務記録管理システムを導入したことで、単なる受注先から、戦略的プランニングパートナーへと進化することができました。プロジェクトマネージャーとしての長いキャリアにおいて、Adobe Workfrontは大きな変革をもたらしてくれました」と、Pett氏は述べています。
