Cuando se trata de buscar una asistencia sanitaria de calidad, la experiencia de los pacientes es similar a la de sentarse en una sala de espera.

Healthgrades proporciona información de confianza sobre médicos y hospitales para que los consumidores y los proveedores puedan entablar conexiones más significativas. Además, la empresa ofrece apoyo a más de 1500 hospitales y 400 sistemas de salud para ayudarles a cultivar relaciones nuevas, mejorar el acceso de los pacientes y fomentar el reconocimiento de su marca y la lealtad de su clientela.

“Con cinco oficinas en Estados Unidos, necesitábamos mejorar la gestión de nuestros procesos internos”, dice Chris Besting, VP de Lanzamiento de Campañas.

De procesos en papel a pruebas digitales

Healthgrades usaba una herramienta interna de gestión de proyectos para administrar el trabajo, pero con el tiempo se volvió más evidente que necesitaban un sistema de gestión laboral más sólido. Los equipos recopilaban parte de los comentarios sobre sus tareas de marketing en fichas impresas o notas adhesivas. Las actualizaciones de estado se enviaban por correo electrónico.

Para la gestión de proyectos de marketing individuales, Healthgrades usaba pruebas en PDF impresas que se pasaban de un escritorio a otro y se editaban a mano. Luego, ese PDF se enviaba por correo electrónico al cliente para solicitarle comentarios.

Healthgrades necesitaba una solución de pruebas digitales integrada y la encontró en Workfront. Ahora, el equipo utiliza una lista de verificación digital para hacer el seguimiento de todas las ediciones y los comentarios directamente en la prueba digital, lo que minimiza las idas y vueltas innecesarias y asegura el progreso fluido del proyecto.

“Nuestra metodología de trabajo anterior no nos permitía ser tan eficientes como queríamos en la administración del negocio y de los proyectos”, dice Besting. “La posibilidad de llevar la gestión y planificación de proyectos al siguiente nivel es lo que nos atrajo de Workfront”.

Visibilidad que aumenta la flexibilidad

Workfront le otorga a Healthgrades la visibilidad que necesita para optimizar los flujos de trabajo de marketing. Ahora, el equipo conoce cuál es el estado de cada proyecto y quiénes están trabajando en él. En lugar de depender de que una sola persona notifique a las demás cuando es su turno de iniciar una tarea, se envía una notificación automática que alerta al miembro del equipo correspondiente.

Los procesos anteriores eran manuales y dependían de que cada miembro del equipo estuviera físicamente presente, lo cual limitaba las posibilidades de tomarse una licencia o irse de vacaciones. Con los flujos de trabajo que implementó Healthgrades gracias a Workfront, los equipos obtuvieron una mayor flexibilidad en sus tareas y pudieron empezar a equilibrar mejor su vida personal y su vida laboral: ahora, si una persona se ausenta de la oficina, alguien más puede reemplazarla y retomar el proyecto.

“Ahora tenemos la tranquilidad de que cualquiera puede entrar a Workfront, encontrar el proyecto y empezar a trabajar”, dice Melissa Treinen, Líder de Diseño de Producción.

Esa transparencia también se extiende al lado organizativo de la empresa. Healthgrades usa Workfront para para ir más allá de administrar el trabajo con su clientela. Cuando Healthgrades implementó Workfront en toda la organización, usó plantillas, flujos de trabajo y procesos personalizados que ya había creado en la plataforma para aumentar la adopción y poder administrar desde la implementación inicial hasta la incorporación y la capacitación de empleados nuevos.

“Workfront se convirtió en nuestra fuente de confianza para todos nuestros servicios de marketing”, dice Treinen.

Mejoras en la colaboración interna y con la clientela

Los clientes de Healthgrades necesitan que la empresa entregue campañas innovadoras, cautivantes y efectivas. Para esto, los integrantes del equipo de Healthgrades colaboran estrechamente con los clientes y entablan relaciones laborales interactivas y productivas.

Al trabajar con los clientes a lo largo del proceso creativo, Workfront facilita el seguimiento, la edición y la corrección en tiempo real. Los clientes valoran este proceso optimizado y colaborativo ya que agiliza los tiempos de conclusión. Pueden hacer ediciones directamente en las pruebas, y el equipo de Healthgrades puede implementarlas de inmediato. Como resultado, Healthgrades ha logrado reducir los errores de producción en un 40%, lo cual se traduce en un producto superior para sus clientes.

Y lo que es más importante, aunque existen muchas herramientas que permiten satisfacer las necesidades básicas de la gestión de proyectos, Healthgrades no quería una solución estandarizada. Workfront ofrece la flexibilidad y la personalización requeridas para los procesos únicos de Healthgrades, así como informes y flujos de trabajo para sus necesidades empresariales específicas.

Adelantarse al cambio para gestionar el cambio

Toda empresa debe lidiar con cambios constantes: el lanzamiento de productos nuevos, el descubrimiento de prácticas recomendadas, los cambios de dirección gracias a pensamientos innovadores, y más. El caos es inevitable, y las empresas más exitosas son aquellas que encuentran formas de administrarlo.

Las formas de trabajar también están cambiando. La gestión del trabajo digital pasó de ser algo deseable a ser algo esencial, y las personas esperan que sus interacciones digitales con las empresas coincidan con sus experiencias del día a día.

“Workfront nos permitió llevar a cabo la transformación digital de nuestra oferta de servicios para acompañar la transformación digital que estaban emprendiendo nuestros clientes y así poder anticiparnos a sus demandas”, dice Besting.

En la actualidad, como todas las tareas y los plazos se gestionan mediante las plantillas de proyectos personalizadas de Workfront, las personas tienen la flexibilidad y la libertad que necesitan para hacer el trabajo sobre la marcha. Además, la integración de Workfront para Slack permite que los equipos colaboren en cualquier proyecto sin salir de las herramientas que usan para comunicarse todos los días, estén donde estén.

“Gran parte de nuestras conversaciones ocurren en Slack, ya sea entre dos personas o entre todo un equipo. Para mí es una necesidad que Slack se integre con Workfront”, dice Mike Clark, Gestor de Proyectos Senior. “Esta integración ayuda a que Workfront sea nuestra única fuente de confianza”.

“Hemos mejorado la eficiencia del flujo de trabajo de marketing y podemos seguir mejorando continuamente”, concluye Besting. “Ya no nos conformamos con el ‘es lo que hay.’ Ahora tenemos la visibilidad y la eficiencia necesarias para pensar en cómo evolucionar como empresa”.

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